會議室使用管理辦法

1、會議室使用規(guī)定定及目的 為進(jìn)一步加強會議室管理，充分發(fā)揮作用，提高使用率，明確各部門使用公司會議室的規(guī)申請使用流程，現(xiàn)對會議室的使用作如下規(guī)定：定義 會議室指的是 1008 室的 1 個大會議室和 1 個小會議室。 會議室用途：公司會議、部門會議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及 適合在會議室舉辦的小型活動、競賽活動 等的場所，不做其它用途。1、會議室使用規(guī)定2 個會議室均由行政部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對室內(nèi)備物品的管理；2、部門或個人需要使用會議室時， 需提前一天向人事行政部提出申請并填寫會議室使用申請表，經(jīng)人事行政部準(zhǔn)許后方可使用。臨時性使用會議室，

2、必須經(jīng)人事行政部3、責(zé)人同意。使用原則：先申請，后使用。沒有經(jīng)過申請的部門或個人，在沒有沖突的情況下，可使用，但如有沖突，必需禮讓已申請使用會議室的部門或個人。4、按申請的先后順序使用。特殊情況下， 經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。 但行政部不負(fù)責(zé)協(xié)商，由使用者自己協(xié)商。5、遇公司層級的緊急及重要的會議， 已申請使用會議室的部門或個人，在不能調(diào)換的情6、況下，部門或個人應(yīng)先讓公司層級的重要會議。部門及個人應(yīng)在所預(yù)約的時間到達(dá)會議室，并開始使用。超過 10 分鐘未到達(dá)會議室的，行政部有權(quán)對會議室的使用權(quán)另作安排。7、部門及個人應(yīng)按預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢，不許超時使用。如需延長使用時， 請及時通超

3、時使用的部門或知行政部， 如在緊接的時間段內(nèi)已安排了給其他部門或個人使用，8、個人必須離開該會議室，終止使用該會議室。任 何部門或個人在使用會議室期間， 必須愛護(hù)會議室的設(shè)備設(shè)施， 安全使用， 嚴(yán)禁私接拉電源，私自移動設(shè)備。如因個人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照價賠償。9、會議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不能帶出會議室10、會議室使用期間， 使用部門或個人自行負(fù)責(zé)會議的模式安排，人員接待， 會議記錄等會議需求，前臺接待員可以協(xié)助。11、會議室使用期間， 使用部門或個人需保持會議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為；使用完畢后，務(wù)必將所有移動過的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原，離開時閉電源、空調(diào)

4、。12、如部門或個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。程序1、申請流程1)部門或個人到前臺接待員處查詢會議室的使用狀況；2、2)3)4)5)部門或個人向前臺接待員申請并提出使用會議室的大小的要求；前臺接待員根據(jù)部門或個人的申請需求作出安排，并記錄在會議室使用登記表；前臺接待員將會議室使用登記表張貼在會議室指定位置處；部門或個人按時間使用會議室。使用流程1) 部門或個人按會議室使用規(guī)定使用會議室；2) 部門或個人自行指定人員安排會務(wù)工作。3、交還流程1) 部門或個人使用完畢后，前臺接待員檢查會議室， 發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的，及時要求部門或個人改正；2) 如部門或個人不改正，前臺接待員應(yīng)及時上報人事行政部經(jīng)理協(xié)調(diào)；對部門或個人作出處罰。3) 如部門或個人拒絕改正， 人事行政部經(jīng)理將出處罰通告，會議室使用流程：1、會議室使用申請 表2、會議室使用登記表會議室使用申請表申請部門使用時間擬用會議室1008大會議室1008小會議室會議主題擬用設(shè)備其它需求參加人數(shù)申請人申請部門經(jīng)理人事行政部意見會議室使用登記表使用日期使用