材料管理手冊(cè)

1、程項(xiàng)目管理文件（試行稿）OO三年三月目錄本項(xiàng)目管理文件適用范圍各公司材料管理職責(zé)材料供應(yīng)和領(lǐng)用流程四、材料管理工作標(biāo)準(zhǔn)及具體要求五、附表、本項(xiàng)目管理文件適用范圍:適用于 * 公司內(nèi)部企業(yè)委托興健工程項(xiàng)目管理有限公司 管理的工程項(xiàng)目（不適用于經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目）集團(tuán)公司內(nèi)部涉及工程材料管理各公司的職責(zé)：1、A項(xiàng)目管理公司:研定有關(guān)材料管理的各項(xiàng)制度，組織編制公司材料管理手冊(cè)：2、組織集團(tuán)公司內(nèi)部各企業(yè)實(shí)施材料管理手冊(cè)；3、對(duì)物流公司制定的材料采購(gòu)方案進(jìn)行復(fù)核；并會(huì)同物流公司簽訂材料供應(yīng)合同；4、對(duì)物流公司的材料供應(yīng)結(jié)算單進(jìn)行審核；5、對(duì)裝飾公司及下包施工隊(duì)工程結(jié)算中的材料損耗進(jìn)行審核；6、對(duì)物流公司的材料

2、付款計(jì)劃進(jìn)行審核；7、1、編制材料采購(gòu)方案報(bào)項(xiàng)目公司備案復(fù)核；2、會(huì)同項(xiàng)目公司簽訂材料供應(yīng)合同。分送集團(tuán)內(nèi)部建設(shè)單位（下稱(chēng)建設(shè)單位）財(cái)務(wù)部、建設(shè)單位倉(cāng)庫(kù)、項(xiàng)目公司、裝飾公司。3、對(duì)建設(shè)單位、裝飾公司、下包施工隊(duì)和現(xiàn)場(chǎng)反饋的材料供應(yīng)質(zhì)量進(jìn)行及時(shí)處理。4、對(duì)材料供應(yīng)商材料供應(yīng)的材料數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行跟蹤考核。5、根據(jù)每月整體的材料供應(yīng)計(jì)劃作出的相應(yīng)的材料付款計(jì)劃報(bào)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部核撥工程項(xiàng)目資金。6、負(fù)責(zé)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工程材料的管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。對(duì)于用量大的工程材料會(huì)同物流公司做好材料供應(yīng)的招投標(biāo)工作；B、物流公司:1、C、 裝飾公司:負(fù)責(zé)編制工程材料采購(gòu)計(jì)劃（按工程施工合同要求當(dāng)工程材料需由建設(shè)單位提 供時(shí)

3、）。并對(duì)材料數(shù)量的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2、會(huì)同建設(shè)單位材料保管員對(duì)物流公司供應(yīng)的材料的進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收工作。包括材料的 數(shù)量和質(zhì)量。并對(duì)材料供應(yīng)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題于當(dāng)天以電話或書(shū)面形式發(fā)回公 司。材料數(shù)量的準(zhǔn)確性由建設(shè)單位的材料保管員負(fù)責(zé)， 材料質(zhì)量的驗(yàn)收意見(jiàn)由裝飾公司負(fù)責(zé)提出 .3、對(duì)裝飾公司自身提供的零星建筑裝飾材料質(zhì)量負(fù)責(zé)。4、5、負(fù)責(zé)材料的施工現(xiàn)場(chǎng)庫(kù)房管理。6、做好甲供材料的驗(yàn)收、保管和管理工作。7、負(fù)責(zé)施工現(xiàn)場(chǎng)的成品保護(hù)工作。根據(jù)材料供應(yīng)合同和外協(xié)加工合同現(xiàn)場(chǎng)配合實(shí)施。并組織對(duì)外協(xié)加工件的驗(yàn)收事項(xiàng)。8、對(duì)于外加工的加工件提供現(xiàn)場(chǎng)的準(zhǔn)確尺寸。并對(duì)于外加工廠家到現(xiàn)場(chǎng)度量尺寸時(shí)作好技術(shù)交底工作。9、對(duì)于

4、各施工隊(duì)做好技術(shù)交底工作。包括材料的使用部位、材料的損耗要求、材料的合理開(kāi)栽要求、材料的使用方法。10、 對(duì)材料供應(yīng)合同負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)段的工作實(shí)施。如復(fù)查材料的供應(yīng)合同是否與材料的采購(gòu)計(jì)劃一致、 供應(yīng)商供應(yīng)的材料是否與封樣一致、 供應(yīng)商提供的質(zhì)量證明書(shū)等有關(guān)手續(xù)是否齊全等。外協(xié)件的供應(yīng)商與現(xiàn)場(chǎng)施工隊(duì)的現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)問(wèn)題的處理。11、 對(duì)材料供應(yīng)合同實(shí)施監(jiān)督。D、建設(shè)單位物資保管部門(mén):1、材料的入庫(kù)： 做好材料數(shù)量的清點(diǎn)， 并通知現(xiàn)場(chǎng)裝修工程師對(duì)入庫(kù)材料的質(zhì)量一同進(jìn)行檢查驗(yàn)收； 辦理有效的材料入庫(kù)單； 對(duì)于在材料入庫(kù)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的材料數(shù)量和質(zhì)量問(wèn)題以最快的方式通知物流公司進(jìn)行處理。 入庫(kù)單要根據(jù)公司合同材料采

5、購(gòu)合同或送貨單中的內(nèi)容進(jìn)行填寫(xiě)， 對(duì)于不同的材料供應(yīng)合同的不同的材料送貨單要分別填寫(xiě)。入庫(kù)時(shí)對(duì)材料的數(shù)量規(guī)格型號(hào)品牌入庫(kù)時(shí)間包裝情況材料合同號(hào)或材料送貨單號(hào)作好記錄。 特別是數(shù)量要以材料合同或材料送貨單的規(guī)范數(shù)量進(jìn)行登記。對(duì)于材料的退貨也要辦理材料的入庫(kù)手續(xù)，但用紅筆填寫(xiě)。材料保管員根據(jù)入庫(kù)單填制材料明細(xì)帳。2、材料的出庫(kù)：根據(jù)裝飾公司現(xiàn)場(chǎng)裝修工程師審批的材料領(lǐng)用計(jì)劃辦理材料的出庫(kù)手續(xù)。同時(shí)核查工程公司領(lǐng)用的材料是否在施工合同中規(guī)定的提供材料范圍內(nèi)。庫(kù)時(shí)對(duì)材料出庫(kù)的數(shù)量規(guī)格型號(hào)品牌出庫(kù)時(shí)間領(lǐng)料人施工隊(duì)合同號(hào)作好記錄。對(duì)于施工隊(duì)的退貨也辦理出庫(kù)手續(xù)，但用紅筆填寫(xiě)。每月將材料的出入庫(kù)報(bào)表報(bào)及復(fù)印件

6、一套報(bào)項(xiàng)目管理公司備查。3、材料的保管：做好入庫(kù)材料的分類(lèi)保管工作；對(duì)于貴重材料要入箱裝鎖。4、材料的月報(bào): 每月三日前將上月的材料的出入庫(kù)情況， 庫(kù)存情況書(shū)面報(bào)物流公司、項(xiàng)目管理公司、建設(shè)單位財(cái)務(wù)部。E財(cái)務(wù)部:1、根據(jù)公司物流公司每月資金使用計(jì)劃安排好材料的使用資金。2、做好材料供應(yīng)合同的歸檔、管理工作。3、對(duì)材料供應(yīng)合同進(jìn)行監(jiān)督。4、5、對(duì)于材料款支付手續(xù)予以監(jiān)督。嚴(yán)格按照集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)制度和材料費(fèi)用入帳的單據(jù)要求做帳。3、材料采購(gòu)計(jì)劃的修訂4、編制材料的采購(gòu)方案6、定期組織物流公司、庫(kù)房材料保管員等有關(guān)人員進(jìn)行對(duì)帳。三材料供應(yīng)和領(lǐng)用（即材料在企業(yè)中的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程）流程:A、材料的采購(gòu)流程

7、:1、編制材料的采購(gòu)計(jì)劃2、材料采購(gòu)計(jì)劃的復(fù)查7、材料的跟蹤收貨。B、材料的入庫(kù)流程：1、材料入庫(kù)檢驗(yàn)（數(shù)量、質(zhì)量）2、填寫(xiě)入庫(kù)單3、材料入庫(kù)分類(lèi)管理。C、材料的領(lǐng)用流程：1、 裝飾公司申報(bào)材料領(lǐng)用計(jì)劃2、材料領(lǐng)用計(jì)劃審批D、3、填寫(xiě)材料的出庫(kù)單4、材料出庫(kù)。廢料的處理流程：1、2、物流公司負(fù)責(zé)將廢料處理廢料收入入公司財(cái)務(wù)帳。E、材料款的支付程序：1、材料預(yù)付款的支付： 由物流公司按合同條款填寫(xiě)支票申領(lǐng)單物流公司總經(jīng)理審查項(xiàng)目管理公司總經(jīng)理復(fù)查財(cái)務(wù)審核出票做賬。2、實(shí)結(jié)材料款的支付： 由物流公司按合同條款填寫(xiě)支票申領(lǐng)單物流公司總經(jīng)理審查項(xiàng)目管理公司總經(jīng)理復(fù)查財(cái)務(wù)主管審核出票做賬。 實(shí)結(jié)材料款裝

8、飾公司將現(xiàn)場(chǎng)需處理的施工過(guò)程中產(chǎn)生中廢料報(bào)物流公司付款時(shí)，要求附有有效的材料入庫(kù)單， 對(duì)于外協(xié)加工件另要附有裝飾公司現(xiàn)場(chǎng)工程師的工程質(zhì)量驗(yàn)收證明和材料款結(jié)算書(shū)。 供應(yīng)商必須提供的有效的全額稅務(wù)發(fā)票 （除合同說(shuō)明不需提供發(fā)票外） 。在每張發(fā)票的背書(shū)都必須由經(jīng)辦人審批人的簽字。四材料管理中各項(xiàng)工作的工作標(biāo)準(zhǔn)和具體要求：1、A、 材料采購(gòu)計(jì)劃：裝飾材料：材料采購(gòu)計(jì)劃要列明材料規(guī)格型號(hào)，質(zhì)量要求，材料的使用部位，材料的到貨時(shí)間要求。對(duì)于地毯，軟包布的數(shù)量計(jì)劃要附有材料的開(kāi)栽圖。對(duì)于墻紙布料地毯的材料計(jì)劃要考慮門(mén)幅和拼花裁邊的要求。對(duì)于五金，燈具，潔具等件要附2、有設(shè)計(jì)要求（如圖紙，文字，圖片） 。裝飾

9、用外加工件： 除了第 1 項(xiàng)裝飾材料的要求外， 還必須附有設(shè)計(jì)師出具的詳細(xì)的明確的加工技術(shù)要求和質(zhì)量要求圖紙和文字。對(duì)于窗簾，布藝，盆景，畫(huà)，雕塑品，門(mén)牌標(biāo)志，金屬加工件的采購(gòu)計(jì)劃要附有設(shè)計(jì)說(shuō)明（圖紙、文字、圖片、技術(shù)要求等）3、材料計(jì)劃表格式詳見(jiàn)附表。B、材料的采購(gòu)方案：1、材料的采購(gòu)方案包括材料的貨比五家；即比質(zhì)量，比價(jià)格，比交貨期，比服務(wù)， 比付款條件。在此表中要求列出材料供應(yīng)商的單位全稱(chēng)，聯(lián)系人，聯(lián)系電話，以便日 后集團(tuán)公司監(jiān)事會(huì)和審計(jì)部門(mén)備查。材料的采購(gòu)方案只適用于主體材料。2、材料的采購(gòu)方案格式詳見(jiàn)附表。C、材料訂購(gòu)合同：1、材料的訂貨合同一式五份。正本一份送財(cái)務(wù)部。副本一式四份：

10、物流公司自留 一份；項(xiàng)目管理公司存檔一份；裝飾公司留存一份；建設(shè)單位庫(kù)房一份；2、 材料的訂購(gòu)合同格式詳見(jiàn)附表（分材料及外協(xié)加工件二種） 。D、入庫(kù)單：1、入庫(kù)單在材料質(zhì)量驗(yàn)收合格后填寫(xiě)； 分別由材料保管員和裝飾公司現(xiàn)場(chǎng)裝修工程師及送貨經(jīng)手人簽字。2、材料的入庫(kù)單要根據(jù)不同的材料訂購(gòu)合同和不同材料送貨單分列填寫(xiě)；3、材料入庫(kù)單中要反映材料的數(shù)量規(guī)格型號(hào)價(jià)格到貨日期材料訂購(gòu)合同號(hào)或送貨單號(hào)；其填寫(xiě)內(nèi)容要與材料訂購(gòu)合同或材料的送貨單要一致。材料入庫(kù)單的編號(hào)要反映該項(xiàng)工程第幾本第幾號(hào)。4、5、材料的入庫(kù)單的格式詳見(jiàn)附表。6、材料的入庫(kù)單一式四聯(lián)：一聯(lián)結(jié)帳聯(lián)（供應(yīng)商憑此聯(lián)及材料的發(fā)票與公司結(jié)帳）；二聯(lián)

11、庫(kù)房存根；三聯(lián)為送貨人留存聯(lián)；四聯(lián)為物流公司核對(duì)聯(lián)。E、出庫(kù)單：1、出庫(kù)單在材料出庫(kù)時(shí)填寫(xiě)；分別由現(xiàn)場(chǎng)材料保管員和現(xiàn)場(chǎng)裝修工程師（對(duì)于重2、要材料）及領(lǐng)貨經(jīng)手人簽字。材料的出庫(kù)單要根據(jù)不同的工程公司不同的工程施工合同分列填寫(xiě)；3、材料出庫(kù)單中要反映材料的數(shù)量規(guī)格型號(hào)價(jià)格出貨日期施工隊(duì)合同號(hào)施工隊(duì)工程承包人；其填寫(xiě)內(nèi)容要與材料入庫(kù)單的內(nèi)容一致。4、材料出庫(kù)單的編號(hào)要反映該項(xiàng)工程第幾本第幾號(hào)。5、出庫(kù)單的單位一定要填寫(xiě)清楚，如平方米，米，對(duì)于論個(gè)桶捆扎/ 箱的材料一定要標(biāo)明其規(guī)格，以便項(xiàng)目管理公司進(jìn)行考查。6、材料的出庫(kù)單的格式詳見(jiàn)附表。7、材料的出庫(kù)單一式四聯(lián)：一聯(lián)為財(cái)務(wù)部成本考核聯(lián)；二聯(lián)經(jīng)營(yíng)部

12、考核聯(lián)；三聯(lián)庫(kù)房存根；四聯(lián)為領(lǐng)料人留存聯(lián)。F、外協(xié)加工材料驗(yàn)收單:1、對(duì)于外協(xié)加工材料要由裝飾公司現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部組織物流公司參與對(duì)外協(xié)加工的材料進(jìn)行驗(yàn)收。2、驗(yàn)收的內(nèi)容包括：數(shù)量、質(zhì)量、完成時(shí)間、現(xiàn)場(chǎng)配合情況、現(xiàn)場(chǎng)施工過(guò)程中有否違反現(xiàn)場(chǎng)勞動(dòng)紀(jì)律等情況（如工程協(xié)調(diào)會(huì)的參加情況等）3、外協(xié)加工材料驗(yàn)收單的格式詳見(jiàn)附表。1、材料及外加工件的結(jié)算表:2、材料部對(duì)各供應(yīng)商的材料供應(yīng)質(zhì)量情況用考核表的形式進(jìn)行考核;材料及外加工件的結(jié)算表包含的內(nèi)容：材料的供應(yīng)數(shù)量，供貨時(shí)間，供貨質(zhì)量。材料的入庫(kù)單及外協(xié)加工材料驗(yàn)收單為本結(jié)算表的附件。3、材料及外加工件的結(jié)算表格式詳見(jiàn)附表。附注:1.出入庫(kù)單所填項(xiàng)目必須填寫(xiě)齊全

13、;2.出入庫(kù)單要及時(shí)交給財(cái)務(wù)部門(mén)（每周一次）3.4.月底財(cái)務(wù)與材料保管員核對(duì)帳目，填寫(xiě)清單，材料保管員必須做到帳目清楚;物流公司/項(xiàng)目管理公司/財(cái)務(wù)部對(duì)庫(kù)房材料要進(jìn)行不定期的抽查盤(pán)點(diǎn)。五.附表:A、材料計(jì)劃表（暫按海港大酒店格式填寫(xiě)）材料計(jì)劃表要求需附有下列附件:附1:材料樣板；附2:加工要求；附3:有關(guān)圖片資料。B、材料的采購(gòu)方案:材料米購(gòu)方案項(xiàng)目名稱(chēng)：材料名稱(chēng)：編號(hào):供應(yīng)商名稱(chēng)聯(lián)系人聯(lián)系電話質(zhì)量?jī)r(jià)格交貨期服務(wù)付款條件以往合作情況編制：年月日物流公司總經(jīng)理：年月日項(xiàng)目管理公司復(fù)核意見(jiàn)：年月日C材料庫(kù)存月報(bào)表（暫按海港大酒店格式填寫(xiě)）D材料訂購(gòu)合同:材料訂購(gòu)合同合同編號(hào): 簽訂合同時(shí)間: 簽訂

14、合同地點(diǎn):甲方：（需方） 乙方：（供方） 經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂材料訂購(gòu)合同，條款如下:、產(chǎn)品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、金額。序號(hào)產(chǎn)品名稱(chēng)規(guī)格/型號(hào)數(shù)量單位單價(jià)總價(jià)（元）備注12345合計(jì)合計(jì)人民幣金額（大寫(xiě)）：、質(zhì)量技術(shù)要求及驗(yàn)收方法:1、要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品合格證、質(zhì)量保證書(shū)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告及經(jīng)設(shè)計(jì)師確認(rèn)的材料封樣樣板；2、 特殊材料還要提供該項(xiàng)材料當(dāng)?shù)卣块T(mén)允許使用的文件。3、 驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方法：按產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或封樣樣板。三、供貨方式： 交貨時(shí)間：交貨地點(diǎn)： 送貨人：電話：傳真：收貨人：電話：傳真：運(yùn)輸方式及費(fèi)用：貨到工地后由甲方組織人員卸貨。包裝要求及費(fèi)用：。四、付款方式及時(shí)間：合同編號(hào)：五、

15、供貨商要為甲方提供最優(yōu)惠價(jià)格，不得對(duì)甲方有關(guān)人員給予回扣或變相回扣，如違背本條，甲方將取消合同或不支付材料余款。六、供貨方必須取得收貨方數(shù)量、質(zhì)量雙簽字的有效單據(jù)（入庫(kù)單） 。七、雙方責(zé)任：甲方應(yīng)負(fù)責(zé)任：1、甲方按規(guī)定時(shí)間及方式向乙方付款；2、甲方按合同規(guī)定接受材料，組織卸貨。乙方應(yīng)付責(zé)任：1、產(chǎn)品花色、品種、規(guī)格不符合本合同規(guī)定時(shí)，乙方應(yīng)負(fù)責(zé)保退、保換，由于上述原因致延誤交貨時(shí)間，每逾期一日，乙方應(yīng)按逾期交貨部分貨款總值的千分之五向甲方償付違約金。2、產(chǎn)品包裝不符合合同規(guī)定時(shí)，乙方應(yīng)負(fù)責(zé)返修或重新包裝，并承擔(dān)返修或重新包裝費(fèi)用。3、如果乙方不能按合同規(guī)定的產(chǎn)品數(shù)量交貨， 則乙方付給甲方不能交貨分貨款總值的 5%的違約金。4、乙方不能按合同規(guī)定時(shí)間交貨時(shí)，每延期一天，乙方應(yīng)按延期交貨部分貨款總值的千分之五向甲方償付違約金。八、糾紛解決方法：交當(dāng)?shù)刂俨貌块T(mén)仲裁。九、本合同一式二份， 經(jīng)雙方法定代表人或法定代表人授權(quán)的委托代理人簽章后生效。 （若此合同為法定代表人授權(quán)的委托代理人，必須將授權(quán)書(shū)附后，方可簽訂合同。）甲方：乙方法定代表人法定代表人:委托代理人委托代理人:地址：地址 電話：電話 傳真：傳真：附1:雙方簽認(rèn)的材料樣板；附2:加工要求；附3:有關(guān)圖片要求附4:供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人委托書(shū)、供應(yīng)商代理人身份證復(fù)印件E、入庫(kù)單（略）F、出庫(kù)單（略）外協(xié)加