檔案管理辦法

1、檔案管理辦法第一章總則 第二章歸檔第一節(jié)歸檔范圍與保管期限 第二節(jié)歸檔時間及程序第三章檔案整理 第四章保管利用第一節(jié)保管 第二節(jié)利用第五章銷毀 第六章其他 第七章附則第一章總則第一條 為了規(guī)范和加強檔案管理，有效保護和利用檔案， 保障企業(yè)安全規(guī)范高效運行，制定本辦法。第二條本辦法所稱檔案，是指集團公司和下屬單位在研發(fā)、 生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中形成的具有保存利用價值的各種文件材料。第三條檔案載體形式分為紙質(zhì)和特殊載體形式。特殊載體形式包括磁帶、磁盤、光盤、照片、實物等。第四條公司檔案根據(jù)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點，分為生產(chǎn)經(jīng)營類、技術(shù)類、產(chǎn)品類、行政管理類、基本建設(shè) 類、設(shè)備儀器類

2、、會計檔案類、員工檔案類、黨群類、特殊載體 類等。第五條 公司檔案實行集中統(tǒng)一管理。（一）秘書處為檔案工作管理部門，內(nèi)設(shè)文印檔案管理科，負責管理集團公司和下屬單位檔案（員工檔案除外），并對部門、單位檔案工作實施督導。（二）人力資源處負責管理員工檔案。（三）財務(wù)處負責對會計年度終了后形成的會計檔案保管年，2年后移交秘書處文印檔案管理科管理；下屬單位（包括視同單位管理的部門，下同）負責保管本單位設(shè)備儀器類檔案及其他 常用檔案。第六條秘書處文印檔案管理科須配備專職文印檔案管理員，其他部門、單位須配備兼職文印檔案管理員（財務(wù)會計處兼 職文印檔案管理員不得由出納人員擔任）。（一）專職文印檔案管理員負責檔

3、案歸檔、整理、保管利用、 及銷毀統(tǒng)計等工作。（二）兼職文印檔案管理員負責本部門、單位檔案歸檔、整 理、保管利用及移交工作。（三）兼職文印檔案管理員接受所在部門、單位和秘書處雙 重管理，部門、單位負責行政管理，秘書處負責業(yè)務(wù)培訓與工作 督導等。第七條集團公司總經(jīng)理和部門、單位負責人為公司和本部門、單位檔案工作第一責任人，負責安排督促做好檔案管理工作。第八條 員工為檔案工作直接責任人，負責按規(guī)定及時將工 作中形成的檔案收集整理后移交有關(guān)人員集中管理。第九條 本辦法適用于集團公司各部門、單位。第二章歸檔第一節(jié)歸檔范圍與保管期限第十條下列具有保存價值的文件材料均須進行歸檔:（一）公司內(nèi)部形成的文件材料

4、；（二）公司引進或參與的項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料;（三）需要公司執(zhí)行、辦理的外來文件材料;（四）其他有保存利用價值的文件材料。檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。（一）凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的、對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管;10（二）凡是反映公司一般活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為30年保管;（三）在較短時間內(nèi)對公司有參考利用價值的檔案，列為年保管。（四）檔案的保管期限，從歸檔之日起計算。第十二條文件材料具體歸檔范圍及保管期限由秘書處會同部門、單位規(guī)定。第二節(jié)歸檔時間及程序第十三條 文件材料歸檔時間（一）生

5、產(chǎn)經(jīng)營類、技術(shù)類、行政管理類、黨群類管理性文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年第一季度歸檔，合同協(xié)議、資質(zhì) 證照及員工外出考察學習等獲得的重要資料應(yīng)隨時歸檔。（二）產(chǎn)品類、基本建設(shè)類文件材料應(yīng)在項目鑒定、財務(wù)決 算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的項目應(yīng)分階段歸檔。（三）設(shè)備儀器類文件材料應(yīng)在安裝調(diào)試完畢后歸檔。（四）會計檔案類文件材料應(yīng)在會計年度終了后由財務(wù)會計處歸檔，管理兩年后向秘書處移交。（五）員工檔案類文件材料應(yīng)隨時歸檔。（六）特殊載體類文件材料應(yīng)隨同紙質(zhì)檔案歸檔或在工作結(jié)束后隨時歸檔。（七）下列文件材料應(yīng)隨時歸檔:1. 變更、修改、補充的文件材料。2. 公司組織機構(gòu)調(diào)整和員工調(diào)動、 離職時留在部門或

6、員工個人手中的文件材料。3. 公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。4. 其他臨時活動中形成的文件材料。第十四條文件材料歸檔程序（一）隨時歸檔的文件材料1. 經(jīng)辦人對文件材料整理后，報部門（單位）負責人審核后， 送交檔案管理部門。2. 檔案管理部門對送交的檔案審核，確認后，填寫檔案交接表，交接雙方共同簽字確認；檔案交接表一式兩份，交接雙方各持一份。（二）分階段或定期歸檔的文件材料1. 兼職檔案管理員對文件材料整理并編制檔案清單，報部門 （單位）負責人審核后，送交檔案管理部門。填寫檔案交接表檔案交接表一式兩份，2. 檔案管理部門對送交的檔案審核確認后，（附檔案清單），交接雙方簽字確認； 交接雙方各持

7、一份。第十五條文件材料歸檔要求（一）歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)，載體應(yīng)利用 長久保存，圖文字跡應(yīng)清晰。1. 載體一般不得使用復寫紙、熱敏紙等，如使用復寫紙、熱敏 紙等，應(yīng)復印后將復印件一并保存。2. 文件材料須用碳素或藍黑墨水書寫， 不得使用圓珠筆、鉛筆、 純藍墨水書寫。3. 已破壞的文件材料應(yīng)修整后歸檔。（二）歸檔的文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的可將具有憑 證作用的復制件歸檔，但須標明原件去向。（三）文件材料一般歸檔一份， 重要的、利用頻繁的和有專門 需要的可適當增加份數(shù)，反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng) 保持其一致性（四）文件材料歸檔時，須以件為單位進行整理1. 一般以每份文件材

8、料為一件，正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。2. 排列時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件 在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復文作 為一件時，復文在前，來文在后。（五）屬于保密的文件材料，歸檔時須注明密級。（六）特殊載體文件材料歸檔須遵守下列要求：1. 載體必須完好、清潔、無劃痕、矯變、斑點、霉變等。2. 磁帶、磁盤、光盤等載體文件材料須至少歸檔兩套（一套封存保管，一套供利用）。3. 同一項目、同一類別的文件材料應(yīng)儲存在同種磁性載體上。4. 電子文件的存儲格式應(yīng)為

9、通用格式，無法轉(zhuǎn)化為通用格式 時，須將相應(yīng)軟件一并歸檔。5. 磁帶、磁盤、光盤等載體文件材料需注明文件材料內(nèi)容、存儲格式、運行軟硬件環(huán)境、版本號等，實物需注明名稱、來源、事由、時間等第十六條 部門、單位負責人必須高度重視檔案歸檔工作， 及時安排有關(guān)人員按規(guī)定向檔案管理部門移交檔案；如因部門、 單位負責人不負責任，致使檔案不能按時歸檔或遺失，嚴肅追究 責任。第十七條檔案管理部門須督促部門、單位及時交回檔案， 對于拖延或拒絕移交的，報內(nèi)控部門追究責任。第三章檔案整理第十八條檔案管理部門須對歸檔的文件材料及時進行整理。每年第四季度前完成上一年度文件材料整理工作。第十九條 紙質(zhì)檔案（除員工檔案、會計檔

10、案）整理方法（一）裝訂1. 文件裝訂前需對歸檔文件進行必要的修整（1）修裱破損文件。破損文件采取補缺和托補的方式進行修 補；對幅面過小或不規(guī)則的文件裝訂時需采取在其一面或兩面用 粘合劑托上一張紙的方式進行托裱。（2）復制字跡模糊或易退變的文件。（3）超大紙張按 A4 （297mm X201mm）型規(guī)格折疊，較多時 單張折疊。（4 ）去除易銹蝕的金屬物。2. 文件的裝訂（1 ）件的確定：歸檔資料須按件進行裝訂，一般以每份文件 為一件。正文與文件處理單為一件；文件正本與定稿（發(fā)文稿紙）為一件；正文與附件為一件；原件與復制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件；來文與

11、復文（指請示與批復，報告與批示，函與復函）為一件;報表、名冊、圖冊等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件；會議紀要以一次會議為一件; 介紹信存根可以一本為一件; 調(diào)資表以一次為一件；工資表以一月為一件。（2）件內(nèi)排列：文件處理單在前，正文在后；正文在前,定稿在后；正文在前,發(fā)文稿件在后；正文在前，附件在后；原件在前,復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復文為一件時，復文在前，來文在后中文本在前，外文本在后。不同文字的文本，（3）根據(jù)每件歸檔資料的特征采用線裝、粘接式、穿孔式等 方式在左上角或左側(cè)進行裝訂。采用左上角裝訂的須將左上側(cè)對 齊，采用左側(cè)裝訂的須將左下側(cè)對齊；具體裝訂方式依據(jù)實

12、際需 要選擇。一般以件為單位裝訂，會議記錄、會議材料等成套性的可裝 訂在一起。永久、30年保存的文件需換不銹鋼釘，較厚的可三孔一線裝訂。文件較薄的，可以用膠水粘好為一件。成冊不易拆封且保管期限 10年內(nèi)的文件不需要進行重新裝。（二）分類將歸檔資料按照公司檔案分類標準與保管期限表進行分類。（三）排列歸檔資料在分類方案的最低一級類別內(nèi)，按事由結(jié)合時間、 重要程度等進行排列。會議文件、統(tǒng)計報表、內(nèi)部刊物等成套性 資料須集中排列。1. 同一事由內(nèi)的歸檔資料按形成時間的先后順序進行排列。2. 不同事由間的歸檔資料排列時按下列情況辦理:(1)資料形成時間明確的按事由辦結(jié)時間的先后順序進行排列。(2 )資料

13、形成時間不明確的按事由的重要程度進行排列，即 將主要職能或重要活動形成的文件材料排在前面，其他工作形成 的文件材料排在后面。3. 當零散文件須排入已整理完畢的歸檔資料內(nèi)時，應(yīng)將零散文件排列在相應(yīng)類別歸檔文件的最后，并在備考表內(nèi)注明，同時補 填在歸檔文件目錄中。4. 確定資料時間時按下列規(guī)定辦理。(1) 一般文件材料以簽署日期(即落款日期)為準。(2)幾份文件材料為一件時，時間以排在前面的文書日期為準。(3 )無具體日期的文件材料，須考證其所屬年度，將其歸入可能性最大的相關(guān)年度。(4) 學校教學過程中形成的文件材料，按教學年度時間為準。(四) 編號1.將歸檔資料按照分類方案和排列順序逐件編上端的

14、空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。號， 在資料首頁 歸檔章設(shè)置全宗號、類別號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、密級、互見號。填寫歸檔章內(nèi)容時須符合下列要求:全宗號：填寫公司檔案室給立檔單位編制的代號。類別號：填寫分類方案類別的代號。年度：填寫文件形成的年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡稱。件號：填寫文件的排列順序號。頁數(shù)：填寫每一件的總頁數(shù)。密級：填寫歸檔文件保密級別的代碼?；ヒ娞枺禾顚懲粌?nèi)容其他載體檔案保管的檔號。歸檔章的規(guī)格為長 44毫米，寬16毫米，分為均勻的 8格。示意圖如下:全宗號年度件號密級類別號保管 期限頁數(shù)互見號4X16m' 6m2.

15、檔號的編制檔號由全宗號、類別號、件號和斜線“/”件內(nèi)流水號組成，號中左邊的上位代碼與右邊的下位代碼連寫時，之間用間隔符“ 相隔。具體編制方法為:(1)全宗號是以“凌”的拼音首字母L”加數(shù)字組合構(gòu)成立檔單 位的全宗代碼，全宗屬類內(nèi)的各個全宗按排列次序流水編號且不 得重復。如“ L000 ”代表山西凌志能源投資有限公司，其他立檔單 位的全宗號詳見附表。(2 )類別號統(tǒng)一用阿拉伯數(shù)字標識，不同級位類別之間用斜 線“”分開。(3)件號是在分類方案的最低一級類目內(nèi)按文件排列次序用 阿拉伯數(shù)字從“ 1 ”開始流水編號，不得有空號。(4 )件內(nèi)流水號是每一件內(nèi)按文件排列次序從“1”開始逐份流水編號，不得有空

16、號。檔號結(jié)構(gòu)為：“全宗號類別號口、”件/件內(nèi)流水號”,示意圖如下:XXXX -X n XX / XX'水號件號-類-號土宗、號人宀口，檔案編號（檔號）標識（五）編目根據(jù)檔案分類方案和件號順序逐件編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等七項，目錄內(nèi)容須與盒內(nèi)文件相符，并將其置于案盒文件最前面。 填寫歸檔文件目錄時須符合下列要求：1.件號。填寫文件編制的件號碼。號。4.題名。填寫文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范的或標題中未標明本單位活動事項的需自擬標題，并加“ 問題、文種三部分組成。文件標題由責任者、5. 日期。填寫文件的成文時間，以日，如 201605

17、01 :6. 頁數(shù)。填寫每一件歸檔文件的頁數(shù)。8位阿拉伯數(shù)字標注年月文件中有圖文的頁面為頁，空白頁不計算頁數(shù)。多份文件為一件時，按各文件頁數(shù)相加一起計算。7.備注。注釋文件需說明的情況。2. 責任者。填寫制發(fā)文件的署名者或發(fā)文單位，使用全稱。號。3. 文號。填寫文件的發(fā)文字（六）裝盒將歸檔資料按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。裝盒時不同類別、不同年度、不同保管期限的資料不得裝入同一檔案盒內(nèi)?？谔?、1. 檔案盒封面填寫全宗名稱，用全稱標明；2. 檔案盒根據(jù)擺放方式不同， 在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、 年度、起止件號、保管期限等，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文連接具體位置如下圖所示:

18、生號、件和最后一件文件的件號類別全宗名稱全宗號 類別號起止件號 保管期限3. 備考表置于檔案盒（袋）內(nèi)資料之后，備考表內(nèi)設(shè)置檔案盒（袋）內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人、日期、互見號等五項 內(nèi)容。填寫備考表時須符合下列要求:（1）檔案盒（袋）內(nèi)文件情況說明：填寫檔案盒（袋）內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。整理人：填寫負責整理歸檔文件的人員姓名。檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期?；ヒ娞枺禾顚懛从惩粌?nèi)容其他載體檔案保管的檔耳并注明其載體類型。第二十條員工檔案整理方法（一）裝訂。按照第十九條第一款執(zhí)行。（二）分類。員工檔案須以個人為單位進行整

19、理（即一人一 檔），將個人檔案材料按員工檔案分類標準進行分類。（三）排列。按照員工檔案分類標準將個人檔案材料依次排列。（四）編號1.編順序號包括件號和件內(nèi)流水號,件號按照員工檔案所劃分的大類號編制，件內(nèi)流水號按照每類下面各件的排列號編制?？?號。2.編制檔號。按照員工檔案分類標準編制個人檔案檔口 號。號、件數(shù)、頁（五）編目。根據(jù)員工檔案分類方案和件號順序編制歸檔文 件目錄，內(nèi)容包括件號、材料名稱、日期（建檔時間） 數(shù)、備注等六項，目錄內(nèi)容須與袋內(nèi)文件相符，并將其置于袋內(nèi) 文件最前面。（六）裝袋。按照個人檔案材料排列順序裝入檔案袋內(nèi)，并 填寫檔案袋封面和備考表。檔案袋封面須填寫員工姓名、所在部門

20、（單位）的名稱、檔號等內(nèi)容。備考表的填寫內(nèi)容同第十七條 第六款。第二條會計檔案整理方法（一）裝訂1. 會計檔案采用膠裝或“三孔一線”的方式以件進行裝訂。裝訂時會計憑證一本為一件，按時間和原始憑證號順序排列組件；會 計賬簿一本為一件，按照賬簿的種類以會計賬簿封面、賬簿啟用 表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封 底的順序排列組件；會計報表按照報表封面、會計報表編制說明、 明細報表、會計報表封底的順序依次排列組件，年度決算報表單 獨組件；其他類材料按時間順序排列分別組件，如銀行余額調(diào)節(jié)表 和銀行對賬單。編號是2. 裝訂前須對裝訂材料進行核對，會計憑證檢查日數(shù)、否齊全，憑證順序號排

21、列是否正確，附件是否漏缺；會計賬簿按 賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；會計報表按編報目錄核對是否齊全。會計憑 證裝訂厚度不大于 3厘米，裝訂后的材料須牢固、平整，不得有 拆角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。3. 修整。按照第十九條第一款執(zhí)行。（二）分類。會計檔案按會計檔案分類標準進行分類。（三）編頁碼。單面書寫的材料在其右上角編寫頁號；雙面號，號?？谔?書寫的材料，正面在其右上角編寫頁號，背面在其左上角編寫頁 會計憑證不編頁碼；會計賬簿按已有填寫內(nèi)容的頁面編順序 或在使用前已編上連續(xù)頁號，直接利用原有頁號；財務(wù)報告與其他類材料在材料的右上角編頁號，頁號

22、從“ 1”開始，每件單獨編號。（四）編制件號。會計憑證在裝訂后的每本憑證的右上角編 號碼按年度依次編流水口本憑證編一個流水號；會計賬 簿在同一年度按分類依次編流水號，一年一編，編號順序為總賬、 現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細賬；財務(wù)報告與其他類 材料件號的編制方法參照會計憑證?？谔?口號,（五）編制件內(nèi)目錄。會計憑證、會計賬簿不用編制件內(nèi)文 件目錄；財務(wù)報告與其他類材料按歸檔文件整理的方法填寫件內(nèi) 目錄、財務(wù)報告的名稱及頁數(shù)。號。（六）編制檔號。按照第十九條第四款執(zhí)行。（七）編制封面1. 會計憑證須使用統(tǒng)一標準的“會計檔案憑證軟封面”，封面上填寫憑證種類、起止號碼、件號、憑證種類編號、憑

23、證張數(shù)，由 主管會計和裝訂人簽字或蓋名章，并在封面上加蓋單位財務(wù)專用 章。2.會計賬簿封面上填寫單位名稱、賬薄名稱、保管期限、所屬號,年度、件號及件內(nèi)流水號，由主管會計和裝訂人簽字或蓋名章， 并在封口處加蓋單位財務(wù)專用章。單位名稱填寫全稱或規(guī)范簡稱;賬薄名稱按組件不同分別填寫現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、總賬、明細賬、日記賬；保管期限按財務(wù)管理制度中規(guī)定年限填寫; 年度和件號用阿拉伯數(shù)字標注。3.財務(wù)報告與其他類材料的封面上填寫單位名稱、題名、保管期限、年度、件號、件內(nèi)流水號、頁數(shù)等項目。單位名稱填寫全可、稱或規(guī)范簡稱；題名填寫財務(wù)決算或會計月、季報表；保管期限 保管期限按財務(wù)管理制度中規(guī)定年限填寫

24、；年度、件號、件 內(nèi)流水號、頁數(shù)須用阿拉伯數(shù)字標注。（八）編制歸檔文件目錄歸檔文件目錄編制時，須填寫年度、件號、類別、起止時間、憑證起止號、保管期限、件內(nèi)流水號、頁數(shù)、經(jīng)辦人、備注等內(nèi)容。（九）裝盒1.會計憑證。會計憑證用憑證盒裝，憑證盒背脊須設(shè)置全宗號、t=r.號、件號、件內(nèi)流水號、年度、月份、憑證號等項目內(nèi)容，并采用阿 拉伯數(shù)字填寫。2. 會計賬簿、財務(wù)報告和其他類材料會計賬簿、財務(wù)報告和其他類材料按分類用會計文書盒裝， 不得混裝。檔案盒正面第一欄空白處填寫單位名稱。檔案盒正面和背脊須設(shè)置全宗號、目錄號、類別、年度、件號、保管期限等項目內(nèi)容。3. 編制備考表。按照第十九條第七款執(zhí)行。第二十

25、二條特殊載體檔案整理方法（一）電子與聲像檔案1.分類和組織載體。將歸檔的電子或聲像資料參照紙質(zhì)檔案的整理要求以件為單位進行整理，并按照公司檔案分類標準及保管期限進行分類，結(jié)合密級和電子或聲像文件類別代碼相對集中組織存儲 載體。2.編號。根據(jù)第十九條第四款編制電子或聲像文件的歸檔耳并以標簽的形式貼在每個存儲電子檔案的脫機載體上，標簽格式 及內(nèi)容同歸檔章一致。3. 編目。對歸檔的電子文書以盤為單位填寫歸檔電子文件登記表。歸檔電子文件登記表的內(nèi)容包括電子文件特征、設(shè)備環(huán)境互見號、特征、文件記錄特征、文件編號、題名、形成時間、載體編號、 保管期限等，詳見附表。4. 開展著錄并形成機讀目錄。歸檔的電子或

26、聲像文件在保證其真實性、完整性和有效性的前提下進行著錄， 著錄的項目內(nèi)設(shè)置責任 者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)等。根據(jù)著錄結(jié)果制成相應(yīng)的機讀 目錄和紙質(zhì)目錄。機讀目錄要求與電子或聲像文件題名一一對應(yīng)， 擬寫的電子或聲像文件題名要寫明時間、地點和事由，有電子原 文的須做好機讀目錄與電子原文的鏈接。即將5.裝盒。電子文件在邏輯歸檔的同時必須完成物理歸檔，機讀目錄和與之鏈接的電子原文，拷貝至耐久性好的脫機載體上，設(shè)成禁寫狀態(tài)，并裝入指定的裝具內(nèi)。（二）實物檔案1.修整。對不利于永久保存因素的實物檔案要進行去污、加固等措施。2.分類。將實物檔案按照公司檔案分類標準進行分類。3.排列。按實物檔案形成時間的

27、先后順序進行排列。4.編號。根據(jù)第十九條第四款編制實物檔案的歸檔耳并以標簽的形式貼在每件實物檔案的背面右下角處或正面的左下角處， 以不影響實物檔案的美觀為宜。5. 編目。按照第十九條第五款執(zhí)行。第四章保管利用第一節(jié)保管第二十三條檔案管理部門須配備專門檔案庫房，檔案要在檔案庫房中保管。四條檔案庫房須符合下列規(guī)定:（一）檔案庫房設(shè)置在遠離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保護裝置不得設(shè)置在地下或頂層。（二）檔案庫房樓層地面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求。（三）檔案庫房面積應(yīng)滿足檔案工作發(fā)展的需要，留有存儲空間。（四）秘書處文印檔案管理科檔案庫房需配備自動報警、自動滅火、溫濕度調(diào)控、防

28、盜監(jiān)控、消毒柜、加濕器、防光窗簾等 保護設(shè)備，同時配備檔案密集架、檔案柜和防磁柜等檔案裝具。（五）其他部門、單位檔案庫房需配備溫濕度計、消防器材、 防盜監(jiān)控、加濕器、防光窗簾等保護設(shè)備，同時配備檔案柜（或檔案密集架）等檔案裝具。第二十五條檔案存放須符合下列規(guī)定:（一）將整理完畢的檔案以全宗為單位，按照全宗號、分類標準和案件的順序號整齊排列上架（入柜），并在一級類別后預留足夠的擴展空間。存放檔案用豎放的方式，對于那些珍貴檔案和 不宜豎放的檔案用平放，平放時堆疊高度不超過四十厘米。310mm X（二）紙質(zhì)檔案選用指定的檔案盒存放，規(guī)格為長寬 220mm，盒脊厚度一般為 20mm、30mm、40mm

29、、50mm、 60mm 等。其中，會計檔案盒的規(guī)格可為310mm X260mm （長X寬），會計憑證盒的規(guī)格為 275mm X155mm （長X寬），具體檔案 盒及盒脊厚度根據(jù)實際需要選擇；員工檔案統(tǒng)一裝入檔案袋中， 規(guī)格為長 350mm X寬250mm，袋脊厚度可根據(jù)實際需要選擇 30mm、40mm、50mm 等。（三）錄音帶、錄像帶、計算機光盤、磁帶、磁盤等磁性載 體文件放入有磁屏蔽的容器或?qū)Ｓ梅来殴裰?裝袋，豎立存放，且避免擠壓、擦、戈1、觸摸記錄涂層。（四）實物檔案須單獨集中保管在專用柜（架）中。單片載體須裝盒或，對于利 用率低，特別珍貴的實物檔案，可采用箱（柜）密閉進行保存。（五）絕

30、密級檔案須與其他檔案分開存放，實行專柜專鎖保 管并由檔案負責人專門管理。第二十六條 檔案庫房根據(jù)庫房的方位和特征進行編 案柜（架）以庫房為單位編流水 下，依次編柜（排）號、柜架七條 檔案管理人員每天對檔案庫房及庫區(qū)巡視兩 次，并做好記錄。巡視內(nèi)容包括：號、口號，號、格層號，號。檔自門口起從左到右，自上而 用阿拉伯數(shù)字標識。（一）測量檔案庫房內(nèi)的溫、濕度是否達到庫房規(guī)定的數(shù)值 要求，并詳細記錄在溫濕度記錄表上。紙質(zhì)檔案庫房內(nèi)的溫 度要控制在1424 C,日變化幅度不超過± 2 C；相對濕度要控制 在45%60%，日變化幅度不超過± 5%。磁性載體檔案庫房的溫 度控制在1527

31、 C,日變化幅度不超過± 3 C；相對濕度控制在 40%60%，日變化幅度不超過± 5%。電子檔案庫房的溫度控制 在1720 C,相對濕度控制在 35%45%。無法達到庫房溫濕度 要求時需采取密閉、通風、空氣調(diào)節(jié)設(shè)備等措施進行調(diào)控。（二）檢查檔案庫房的門窗、消防、監(jiān)控、報警等安全保護 設(shè)施是否完好，設(shè)備運行是否正常，窗簾遮陽是否嚴密，有無蟲 霉鼠等有害生物的侵入，檔案存放是否整齊有序，庫區(qū)有無異常 現(xiàn)象等。（三）下班時檢查檔案庫房的門窗是否關(guān)好，庫房鑰匙是否 保管妥善，照明電源是否切斷。八條 檔案管理人員須經(jīng)常對檔案庫房進行清潔，做到地面、墻面、天花板及燈具、門窗及窗簾等無

32、灰塵、無雜物、 無污痕（垢）、無水漬、無蛛網(wǎng)；檔案柜（架） 、桌椅及其他設(shè)施 設(shè)備無灰塵、無雜物、無污痕（垢）、無水漬，柜內(nèi)、架上檔案擺 放整齊、清潔干凈；室內(nèi)空氣清新。九條 整理好的檔案須消毒、除塵、去污處理后，存入檔案庫房。檔案管理部門須按照檔案分類標準編制檔案檢索工 具，檔案檢索工具包括歸檔文件目錄匯編、分類檢索目錄、全宗 名冊索弓第三十條非檔案管理人員不得擅自進入檔案庫房第三條 檔案管理部門計算機須設(shè)置密碼，無關(guān)人員不得擅自操作；存儲檔案的計算機不得聯(lián)網(wǎng)，維修時須通知技術(shù)人 員作保密處理。第三十二條磁性載體每滿2年、光盤每滿5年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于 10 %;對磁性載體上

33、的電子檔案，每10年拷貝轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留時間不少于5年，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復措施。第三十三條 每年底，文印檔案管理科須組織各部門、單位檔案管理員及綜合科、內(nèi)控科對本部門、單位檔案庫房的檔案徹底進行一次點驗，要求賬物相符，保存完好。（一）點驗內(nèi)容。檢查庫內(nèi)所藏檔案是否與賬面相符，是否 有損傷或丟失。（二）點驗要求。點驗人員須堅持原則、實事求是、全面徹 底、不留死角。發(fā)現(xiàn)丟失、破損、字跡模糊或易褪變的檔案要及 時反映并進行查找、修補、復制或進行其他技術(shù)處理，不得弄虛 作假、避重就輕。（三）點驗完畢，點驗人員須如實填寫檔案點驗表，并由檔案管理部門寫出點驗報告，內(nèi)容包括點驗情況、存在問題、原

34、 因分析和處理意見等，同時報送公司秘書處和總經(jīng)理。第二節(jié)利用第三十四條檔案利用包括查閱、復制、出借、移出、證明、咨詢等。第三十五條非密級檔案利用須履行下列審批手續(xù):（一）查閱查閱檔案，由利用人填寫檔案利用審批單，所在部門、單位負責人審批。（二）復制、出借與移出復制、出借或移出集團公司檔案，由利用人填寫檔案利用 審批單，由所在部門、單位負責人簽字，報總經(jīng)理審批；復制、 出借或移出部門、單位內(nèi)部檔案信息，由利用人所屬部門、單位 負責人審批。（三）咨詢咨詢檔案信息（包括直接咨詢、電話咨詢等），由檔案管理部門負責人把關(guān)后辦理。第三十六條 保密級檔案利用須履行下列審批手續(xù):（一）利用絕密級的檔案，由利用

35、人填寫檔案利用審批單， 經(jīng)所在部門、單位負責人簽字，報董事長審批。（二）利用其他機密、秘密級檔案，由利用人填寫檔案利 用審批單，經(jīng)所在部門、單位負責人簽字，報檔案形成部門、單 位負責人審核、總經(jīng)理審批；利用財務(wù)檔案還須由總會計師審核。第三十七條 非本公司人員利用檔案，須由董事長批準。第三十八條 檔案利用完畢后，檔案人員須在檔案利用登 記表上詳細記錄檔案利用相關(guān)信息。第三十九條檔案利用人員須遵守下列規(guī)定:（一）查閱檔案時須在檔案室指定區(qū)域內(nèi)進行；未經(jīng)允許嚴 禁將檔案帶出檔案室或借與無關(guān)人員閱讀。（二）在閱覽室查閱時，檔案利用人員須保持安靜，不得喧嘩吵鬧。（三）檔案借用人員須確保出借檔案的安全，嚴

36、禁自行復制 檔案或?qū)n案轉(zhuǎn)借他人；檔案出借期限為一周，若有特殊原因需 延長期限，須重新履行手續(xù)。（四）檔案利用人員須維護檔案的完整、清潔，要輕拿輕放， 嚴禁揉搓、擠塞或撕裂檔案資料，嚴禁在檔案上填注、涂改、勾 畫、污損、抽取、拆卸等。（五）檔案利用過程中利用人員不得吸煙、喝水、吃食物等。第四十條 檔案借出后，檔案人員須及時更新檔案電子目錄， 并注明借出時間、歸還時間和利用人等信息；檔案借用期限到期， 檔案人員要及時催還檔案利用人歸還所借檔案。第四十一條 專（兼）職檔案人員須對歸還的檔案材料詳細檢查、認真清點，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失等情況，及時上報檔案管理部門負 責人處理。第四十二條 調(diào)檔借閱絕密級檔案時，須由檔案管理部門負 責人承辦并做好相關(guān)使用登記。第四十三條珍貴檔案與殘舊、脆化等易損檔案利用時盡量用復制品代替原件。第四十四條 檔案利用人員調(diào)動、辭職（退）時，須在工 作移交表上注明已借檔案歸還或移交情況并經(jīng)檔案室簽字確認。第五章銷毀第四十五條已過保管期限并經(jīng)審查鑒定，確認無保存價值的檔案須進行銷毀。第四十六條 每年底，秘書處文印檔案管理科會同有關(guān)部門、單位對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出處理意見，報總經(jīng)理 組織審核、董事長審批。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當重新劃 定保管期限；對