視頻會議管理規(guī)定

1、視頻會議管理規(guī)定第一章第二章第三章第四章總則 會議的管理 罰貝U 附貝U第一章總則為認(rèn)真貫徹落實上級視頻會議精神，規(guī)范公司內(nèi)部視頻會議系統(tǒng)的第一條管理，保證視頻會議系統(tǒng)的正常運行，充分發(fā)揮視頻會議系統(tǒng)的作用，提高會議 效率，特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于參加集團(tuán)公司組織（轉(zhuǎn)播）的視頻會議，以及公司內(nèi) 部召開的視頻會議、培訓(xùn)和講座等。第三條責(zé)任部門及職責(zé)（一）主要責(zé)任部門：經(jīng)理辦公室（二）相關(guān)責(zé)任部門（單位）：信息中心、黨群工作部、人力資源部、及各二 級單位。（三）職責(zé)：視頻會議的通知、組織視內(nèi)容由相關(guān)部門負(fù)責(zé)；公司組織的視 頻會議由信息中心負(fù)責(zé)保障公司總部會場硬件設(shè)備的正常使用；黨群工作部

2、負(fù)責(zé) 會場的會標(biāo)、條幅、場景的布置工作；總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)桌椅、臺布、桌簽、盆 花、衛(wèi)生、茶水供應(yīng)等項工作；人力資源部負(fù)責(zé)會務(wù)紀(jì)律管理及考勤；各分會場 視頻會議系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)的管理維護(hù)由各單位指定部門和人員具體負(fù)責(zé)。各二級單位 根據(jù)各自實際情況劃分責(zé)任部門及職責(zé)。第二章會議管理第四條會議準(zhǔn)備（一）組織部門（單位）接到上級召開視頻會議的通知后， 按參會范圍要求, 及時通知相關(guān)人員參會，告知參會人參加會議的時間、地點、會議主要內(nèi)容，需 做的會議準(zhǔn)備材料等。（二）在開會 1 小時前，各責(zé)任部門必須完成各自相關(guān)的準(zhǔn)備工作。（三）參會人員應(yīng)按時到達(dá)參會地點，會議開始前須在會議簽到表上簽 字，不得在會議中途或會

3、議結(jié)束后補簽。人力資源部據(jù)此會后進(jìn)行考勤。（四）參會人員原則上按下列順序就坐：領(lǐng)導(dǎo)班子成員；副三總師；部室主任和二級單位班子成員；其他參會人員。 前排未坐滿時，在后排的人員須主動補位，確保前排滿員。（五）召開公司內(nèi)部視頻會議的發(fā)起單位，需提前3個工作日將視頻會議申請表經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后送信息中心備案。（六）各基層單位在接到會議通知后，應(yīng)在“視頻會議系統(tǒng)”中查詢系統(tǒng)聯(lián) 調(diào)時間安排及有關(guān)要求，準(zhǔn)時參加聯(lián)調(diào)。聯(lián)調(diào)時，各系統(tǒng)管理員應(yīng)按照視頻會 議系統(tǒng)調(diào)試情況記錄表的檢查項目，逐項檢查系統(tǒng)狀況。（七）會議開始前 1 小時，各基層單位的系統(tǒng)管理員應(yīng)到達(dá)工作崗位開始值 機(jī)。（八）如召開緊急會議，各基層單位系統(tǒng)

4、管理員應(yīng)在接到通知后立即到達(dá)視 頻會議設(shè)備現(xiàn)場參加聯(lián)調(diào)，保證系統(tǒng)盡快進(jìn)入正常運行狀態(tài)，并應(yīng)在聯(lián)調(diào)后立即 開始值機(jī)。（九）視頻會議應(yīng)做好會議記錄，會議記錄由發(fā)起組織單位負(fù)責(zé)。（十）視頻會議因故推遲或取消，會議發(fā)起組織部門（單位）應(yīng)及時告知有 關(guān)部門和人員。（十一）各基層單位須設(shè)置視頻會議室設(shè)置值班電話，并將號碼告知公司信 息中心。第五條 會議紀(jì)律（一）為保持會場紀(jì)律，確保會議效果，參會人員須自覺將移動電話置于靜 音或振動狀態(tài)。（二）應(yīng)參會人員不得無故缺席，確因工作原因不能參加會議的，須向會議 組織的部門領(lǐng)導(dǎo)提前請假。（三）會議中途，參會人員一般不得離開會議室；需外出辦理緊急事務(wù)的， 須向組織會議

5、的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請假。（四）各基層單位系統(tǒng)管理員應(yīng)堅守崗位，確保電話聯(lián)絡(luò)暢通，隨叫隨應(yīng)；（五）系統(tǒng)管理員應(yīng)隨時關(guān)注攝像頭位置，防止偏轉(zhuǎn)、移動，甚至出現(xiàn)不應(yīng) 有的畫面；不得隨意播放與會議無關(guān)的音視頻信息；各分會場不發(fā)言時，應(yīng)將話 筒調(diào)至靜音狀態(tài)。（六）會議期間，如分會場系統(tǒng)出現(xiàn)故障，系統(tǒng)管理員應(yīng)盡快予以排除，并避免影響主會場會議的正常進(jìn)行。系統(tǒng)管理員在會后應(yīng)詳細(xì)記錄故障處理情況。（七）會議結(jié)束，參會人員須聽從組織部門人員安排，有序離開會場。（八）會議結(jié)束當(dāng)天，各基層單位系統(tǒng)管理員應(yīng)及時通過“視頻會議服務(wù)系 統(tǒng)”填寫視頻會議系統(tǒng)使用情況登記表 ，以便準(zhǔn)確掌握情況， 加強(qiáng)對視頻會議 系統(tǒng)的管理。會議的錄音、錄像資料應(yīng)妥善保存。第三章 罰 則第六條 違反規(guī)定者，視情況予以以下處罰：（一）應(yīng)參會而未參會，未履行請假手續(xù)者，扣獎金 50 元；遲到者，扣獎金20 元；20 元；30 元；會議中途離開會場時，未履行請假手續(xù)者，扣獎金四）五）會議開始前，未在會議簽到表上簽字，扣獎金 違反第五條規(guī)定，各扣獎金 20 元； 扣獎金，由人力資源部依據(jù)會議簽到表的記錄扣除。第四章 附 則第七條 本辦法由經(jīng)理