用Word中的宏和定制你的Word

1、用Word中的宏和定制你的Word北京科技大學(xué)李華飚 王福水宏是一種指令的集合，它告訴Microsoft Office執(zhí)行的工作。宏僅在創(chuàng)建它的Office應(yīng)用程序中運(yùn)行，可以用它們使枯燥的工作更加簡(jiǎn)單。宏執(zhí)行一組動(dòng)作，比單純手工做快得多。宏的功能很強(qiáng)，它們甚至可以是交互的，即可以從用戶那里得到信息，然后進(jìn)行處理。通過VBA可以使用循環(huán)，編輯宏語句，使許多重復(fù)性的工作，由計(jì)算機(jī)自己自動(dòng)執(zhí)行。下面以Word中的宏為例來講解Microsoft Office的宏，當(dāng)然其他Office組件如Excel、Access、Outlook、甚至Frontpage、PhotoDraw等含有宏，均支持VBA（Vi

2、sual Basic for Application）語句，然后介紹有關(guān)如何在Word調(diào)用和引用宏。一宏的錄制Word提供了兩種創(chuàng)建宏的方法：宏錄制器和Visual Basic編輯器。宏錄制器可幫助您開始創(chuàng)建宏，并可以自動(dòng)生成Visual Basic代碼。可在Visual Basic編輯器中打開已錄制的宏，修改其中的指令。也可用Visual Basic編輯器創(chuàng)建包括Visual Basic指令的非常靈活和強(qiáng)有力的宏，這些指令無法采用錄制的方式來完成。在建立一個(gè)宏之前，首先要決定所建立的宏是一個(gè)全局宏（用于任何文檔），還是一個(gè)模板宏（只適用于使用這個(gè)模板建立的文檔）。然后決定宏的存儲(chǔ)方式。宏有三

3、種存儲(chǔ)方式-Word命令、全局宏和模板宏。Word命令是存儲(chǔ)在WINWORD.EXE應(yīng)用程序中的內(nèi)部宏。許多內(nèi)部宏是菜單命令，如File New等。還有許多Word命令并不存在于菜單上，但可以為其指定快捷鍵或添加到工具欄按鈕，并且在建立自己的宏時(shí)也可以調(diào)用它們，使用起來很方便。記錄或編寫的宏可以存儲(chǔ)為全局宏或模板宏。全局宏存儲(chǔ)在NORMAL.DOT模板中，可用與所有的文檔和模板。模板宏存儲(chǔ)在特定的模板中，只能用于該模板建立起來的文檔。錄制一個(gè)宏的步驟如下：1. 如果要建立一個(gè)只使用于特定模板的宏，打開該模板或基于該模板的文檔。若要建立一個(gè)全局宏，打開任何一個(gè)模板即可。2. 單擊"工具

4、"菜單中"宏"子菜單，再單擊"錄制新宏"按鈕。雙擊狀態(tài)欄中的"錄制"標(biāo)識(shí)也可以。彈出對(duì)話框如圖1(略)。3. 在"宏名"文本框中輸入宏的名稱。最好是使用能描述宏的功能的名稱。宏的名字必須以字母開頭，且長度不能超過36個(gè)字符，不能在名字中使用空格。4. 可以為宏指定一個(gè)快捷鍵，或指定到工具欄。如果不指定的話，可以單擊"工具宏"命令中的"宏"按鈕，從彈出的"宏"對(duì)話框來運(yùn)行它。5. 從"將宏保存在"下拉列表中選擇用以存儲(chǔ)宏的模板。

5、這個(gè)列表只顯示出已打開的文檔的模板。6. 可以在"說明"文本框中鍵入對(duì)宏的描述，來幫助對(duì)宏的記憶。這個(gè)描述信息會(huì)出現(xiàn)在"宏"對(duì)話框中，和Visual Basic編輯器的相應(yīng)的宏的代碼中。7. 單擊"確定"按鈕啟動(dòng)宏記錄器。"停止錄制"工具欄出現(xiàn)在文檔的左上角。宏記錄器將記錄所有的操作。如果要暫停宏的錄制，以便核對(duì)命令和文檔，可以單擊"停止錄制"工具欄的"暫停錄制"按鈕。要繼續(xù)錄制，則再單擊這個(gè)按鈕。如果要停止記錄，可以單擊"停止錄制"工具欄的"停

6、止錄制"按鈕，或單擊"工具"菜單下"宏"子菜單的"停止錄制"命令。在這里舉一實(shí)例。例如，在Word 97中，要插入字符，則往往要到符號(hào)框中查找半天。對(duì)于一些常用的符號(hào)，如"￥"，便可以使用宏來使工作簡(jiǎn)化。1. 單擊"工具"菜單中"宏"子菜單，再單擊"錄制新宏"選項(xiàng)。2. 給宏命名，這里可取名為"Yuan"，再單擊"鍵盤"。3. 在彈出的對(duì)話框中指定快捷鍵，可指定為"Ctrl+Y",再關(guān)閉

7、該對(duì)話框回到"錄制宏"對(duì)話框。單擊"確定"按鈕啟動(dòng)記錄器。4. 運(yùn)行"插入"菜單中的"符號(hào)"子菜單，從彈出的"符號(hào)"框中選擇"￥"，插入后再關(guān)閉。另外，也可5. 單擊"停止錄制"工具欄中的"停止錄制"按鈕。6. 單擊"工具"菜單中"宏"子菜單，再單擊"宏"命令。7. 選擇第二步中的宏名稱，再單擊"編輯"按鈕。這時(shí)我們可以從中看到以下代碼：Sub Yuan()

8、Selection.InsertSymbol Font:="楷體_GB2312",CharacterNumber:=-27, Unicode:=TrueEnd Sub以后，當(dāng)你需要插入字符"￥"時(shí)，只需按下快捷鍵"Ctrl+Y"，或者是在工具欄單擊二宏的編輯宏錄制器將操作翻譯為 Visual Basic 代碼。但是，錄制宏時(shí)會(huì)受到一些限制。許多復(fù)雜的宏，例如要用到循環(huán)語句，便無法錄制。為了提高錄制的宏的功能，就可能需要修改錄制到模塊中的代碼。具體操作為：?jiǎn)螕?quot;工具"菜單中"宏"子菜單，再單擊&q

9、uot;宏"命令。選擇第二步中的宏名稱，再單擊"編輯"按鈕。然后便加載Visual Basic 編輯器，我們可以看到所錄制的宏自動(dòng)生成的Visual Basic 代碼。 例如，在 C:My Document中有200個(gè)Word文檔，依次命名為"1.doc"、"2.doc"、"3.doc"."200.doc",我們必須把文件格式改變?yōu)槲谋疚募?，即txt文件?？梢韵纫?.doc為例，錄制一個(gè)宏，打開文檔，另存為txt文件，再關(guān)閉該活動(dòng)文檔。生成的Visual Basic代碼如下：Sub M

10、acro1()ChangeFileOpenDirectory "C:My document"Documents.Open FileName:="1.doc"ActiveDocument.SaveAs FileName:="1.txt", FileFormat:=wdFormatTextActiveWindow.CloseEnd Sub下一步便進(jìn)行編輯，用一個(gè)循環(huán)語句依次打開各個(gè)文件，轉(zhuǎn)化后再關(guān)閉。代碼如下：Sub Macro1()dim ifor i=1 to 200ChangeFileOpenDirectory "C:My

11、 document"Documents.Open FileName:= i & ".doc"ActiveDocument.SaveAs FileName:= i & ".txt", FileFormat:=wdFormatTextActiveWindow.Closenext iEnd Sub再次運(yùn)行該宏，便可以輕松完成任務(wù)。由此宏的作用可略見一般。三宏的運(yùn)行運(yùn)行一個(gè)宏的步驟如下：1. 單擊"工具"菜單"宏"子菜單的"宏"命令，彈出"宏"對(duì)話框。2.

12、從"宏名"列表中選擇要運(yùn)行的宏，單擊"運(yùn)行"按鈕。另外，可以通過對(duì)宏指定的快捷鍵、工具欄或菜單來運(yùn)行宏。四宏的管理時(shí)間長了，就會(huì)有一些不需要的宏?；蛘?，宏的名字很亂，需要進(jìn)行修改，等等。這些問題得通過對(duì)宏的管理來解決。1.保存宏可將宏保存到模板或文檔中。在默認(rèn)的情況下，Word 將宏存貯在Normal模板中，以便所有的Word文檔均能使用。然而，如果某個(gè)存貯在Normal模板中的宏僅用于某一特定類型的文檔，那么必須將該宏復(fù)制到與哪些文檔相連的模板中，然后從Normal模板中刪除該宏。2.刪除宏刪除一個(gè)宏的步驟如下：.如果是模板宏，打開宏所在的模板或基于這

13、個(gè)模板的文檔。如果是全局宏，打開任何一個(gè)文檔都可以。.單擊"工具"菜單中"宏"子菜單的"宏"命令，彈出"宏"對(duì)話框。.從"宏的位置"文本框中選擇宏所在的模板，然后從"宏名"列表中選擇要?jiǎng)h除的宏。.單擊"刪除"按鈕。在提問是否要?jiǎng)h除宏時(shí)，單擊"是"則刪除這個(gè)宏。.單擊"關(guān)閉"按鈕。3.更改宏名更改一個(gè)宏的名字的步驟如下：.如果是模板宏，打開宏所在的模板或基于這個(gè)模板的文檔。如果是全局宏，打開任何一個(gè)文檔都可以。.單擊&

14、quot;工具"菜單中"宏"子菜單的"宏"命令，彈出"宏"對(duì)話框。.單擊"管理器"按鈕，彈出"管理器"對(duì)話框，如圖2(略)。.從"管理器"對(duì)話框中選擇"宏方案項(xiàng)"選項(xiàng)卡，選擇要改名的宏。.單擊"重命名"按鈕，彈出"重命名"對(duì)話框，如圖3(略)。.在"新名稱"文本框中輸入新的名字，單擊"確定"。.單擊"關(guān)閉"。4.在模板間復(fù)制宏有時(shí)候需要把宏從一個(gè)模

15、板復(fù)制到另一個(gè)模板，這是一件很容易的事。在兩個(gè)模板間復(fù)制宏的步驟如下：.單擊"工具"菜單中"宏"子菜單的"宏"命令，彈出"宏"對(duì)話框。.單擊"宏"對(duì)話框中的"管理器"按鈕，彈出"管理器"對(duì)話框，如圖2。.在管理器的左邊，從"宏方案項(xiàng)的有效范圍"列表中選擇包含要復(fù)制的宏的模板。如果要使用別的模板，可以先單擊"關(guān)閉文件"按鈕關(guān)閉文件，再單擊"打開文件"按鈕打開模板。.在管理器的右邊，從"宏方

16、案項(xiàng)的有效范圍"列表中選擇接受宏的模板。如果接受宏的模板不在列表中，以和第三步同樣的方法打開要接受宏的模板。.從左邊的宏列表中選擇要復(fù)制的宏。.單擊"復(fù)制"按鈕。這樣，宏就會(huì)從左邊的模板復(fù)制到右邊的模板中。五、為宏指定自定義工具欄和菜單欄運(yùn)行一個(gè)宏可以通過"宏"對(duì)話框，當(dāng)然，還可以為宏指定一個(gè)自定義工具欄，或往菜單欄添加一個(gè)自定義菜單，這方便了宏的運(yùn)行。另外，可以為宏指定快捷鍵，這在前面舉例中已經(jīng)講過了。1.為宏指定自定義工具欄為宏指定自定義工具欄的步驟如下：.單擊"視圖"菜單中"工具欄"子菜單的&quo

17、t;自定義"命令，彈出"自定義"對(duì)話框，如圖4(略)。.單擊"自定義"對(duì)話框中的"工具欄"選項(xiàng)卡，單擊"新建"按鈕，彈出"新建工具欄"對(duì)話框，如圖5(略)。 .在"新建工具欄"對(duì)話框中，為新工具欄鍵入一個(gè)名字，單擊"確定"按鈕，顯示一個(gè)新的空白工具欄，如圖6(略)。.在"自定義"對(duì)話框中單擊"命令"選項(xiàng)卡，然后從"類別"列表框中選擇"宏"，則當(dāng)前可用的宏出現(xiàn)在右邊的&

18、quot;命令"列表中，如圖7(略)。.將要指定到工具欄的宏拖到這個(gè)自定義工具欄中，宏的名字便出現(xiàn)在這個(gè)工具欄中。.右鍵單擊這個(gè)工具欄，從彈出的菜單中單擊"默認(rèn)樣式"命令，然后單擊"更改按鈕圖標(biāo)"命令。 .從"更改按鈕圖標(biāo)"板中，單擊選定的圖標(biāo)。單擊"關(guān)閉"按鈕關(guān)閉"自定義"對(duì)話框。如圖8(略)顯示了一個(gè)自定義后的工具欄，單擊某個(gè)圖標(biāo)便可以運(yùn)行相應(yīng)的宏。如果要將宏指定到現(xiàn)有的工具欄，和上述方法類似，只須把宏拖放到相應(yīng)的工具欄即可。2.為宏指定自定義菜單自定義一個(gè)新菜單，并將宏添加到菜單中的具體步驟如下： 單擊"視圖"菜單中"工具欄"子菜單的"自定義"命令，彈出"自定義"對(duì)話框，如前面圖4。 在"自定義"對(duì)話框中單擊"命令"選項(xiàng)卡，然后從"類別"列表框中選擇"新菜單"。此時(shí)"新菜單"出現(xiàn)在"命令"列表中。 從"命令"列表中把"新菜單"拖向Word的菜單欄，并釋放在菜單欄中。 右鍵單擊菜