合同檔案管理辦法

1、合同檔案管理辦法為進(jìn)一步規(guī)范合同文檔管理工作， 提高合同管理水平， 逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本辦法。本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種協(xié)議、 合同文本（不包含勞動(dòng)合同）。合同檔案管理原則1. 合同檔案實(shí)行 行政部復(fù)印件、財(cái)務(wù)部原件 的管理辦法，以確保檔案的完整、完全和有效利用。2. 財(cái)務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有協(xié)議、合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。合同文檔的管理辦法1.合同文檔以公司名稱結(jié)合簽署日期年月份進(jìn)行財(cái)務(wù)部分類編號(hào)。2.銷售及工程合同編號(hào)規(guī)則 ：公司名稱首字母 +銷售合同首字首字母（X） +合同簽署

2、年月+ “- ” +銷售合同合同編號(hào)。示例：3.4.RX201703-001采購合同編號(hào)規(guī)則： 公司名稱首字母 +采購合同首字首字母（ C）+合同簽署年月+ “- ” +采購合同合同編號(hào)。 示例：RC201703-001財(cái)務(wù)部要以原始記錄為依據(jù)， 編制合同情況執(zhí)行表， 同時(shí)建立電子檔的合同情況執(zhí)行表，加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。5. 公司內(nèi)各職能部門一律不得以個(gè)人名義對(duì)外發(fā)出邀約， 作出承諾，簽訂合同或具有履約性質(zhì)的書面文件。6. 銷售部、工程技術(shù)部和行政部應(yīng)分別建立合同臺(tái)賬，實(shí)行履行跟蹤報(bào)告責(zé)任制。7. 已簽署的合同應(yīng)明確支付方式及付款時(shí)間，根據(jù)財(cái)務(wù)部的收款

3、情況， 銷售部、工程技術(shù)部與客戶聯(lián)系進(jìn)行收款。8. 財(cái)務(wù)部、行政部對(duì)已保存的合同文檔每年清理核對(duì)一次，如有遺失、 損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任；對(duì)超過兩年以上（包含本數(shù)）的已履行完畢的合同協(xié)議，由財(cái)務(wù)部甄別并予以歸案。9. 各部門員工可在行政部查閱合同文檔， 確因工作需要須借出查閱，須進(jìn)行登記，方可在行政部辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以復(fù)印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。10. 合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。11. 借閱人不得涂改、 偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。12. 合同文檔的密級(jí)為機(jī)密， 任何人不得擅自將合同對(duì)外公開， 違者視情節(jié)予以處罰。合同文檔的移交1.各部門在正式簽署合同后，須在一周內(nèi)將合同正本原件移交財(cái)務(wù)部存檔。2.移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。倘若 合同發(fā)生變更，則合同編號(hào)不予改變。3.合同文檔移交時(shí)，必須編制合同移交清單并當(dāng)面清點(diǎn)。 以雙方簽字認(rèn)可后方可完成交接手續(xù)。4.合同檔案移交清單移交日期移交人合同編號(hào)合同資料附件資料頁數(shù)接收人備注5. 合同管理臺(tái)帳表（見附件）。6. 本制度自 2017年03月 08日起開始執(zhí)行。北京瑞諾威能源科技有限公司附件1XXX公司合同管理臺(tái)帳序號(hào)登記日期合同編號(hào)合同簽訂日期合同類型標(biāo)的/項(xiàng)目對(duì)方單位對(duì)方簽約人對(duì)方簽約