材料采購管理

1、材料物資采購管理辦第一條 為了加強內(nèi)部管理和控制，規(guī)范采購行為，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進 行，以最大限度地降低采購成本，特制定本辦法。第二條 本辦法對本公司所有材料物資的采購均適用。第三條 采購流程及職責分工采購流程：1、生產(chǎn)部根據(jù)設備狀況滾動編制月度、 季度、 年度生產(chǎn)計劃包括主要材料 （玻 璃、鋁框、接線盒、背板等）月度、季度消耗總量、單位產(chǎn)品材料消耗量及原 輔材料安全庫存量，經(jīng)分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準后實施。2、采購部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、單位消耗量、安全庫存量、實時庫存量、采購周 期及供求狀況定期編制原輔材料采購計劃，經(jīng)分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理審核、總經(jīng) 理審批、董事長核準后進行詢價；辦公用品由需

2、求部門申請，綜合管理部門負 責統(tǒng)一采購，其余物資采購包括修理用備件、機器設備及工具、辦公設備、家3、具、低值易耗品等由需求部門申請，采購部門負責采購。采購審批權限：公司原輔材料采購計劃，由分管生產(chǎn)的副總經(jīng)理審核、總 經(jīng)理審批、董事長核準；其余物品采購計劃或采購申請由需求部門申請，經(jīng)財 務總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批、董事長核準后執(zhí)行；大宗機器設備等巨額采購還需 呈報公司董事會決議通過后執(zhí)行。4、采購人員進行詢價、議價、比較分析報審，原輔材料、修理用備件、機器設備及工具、辦公設備、家具、低值易耗品等定價須經(jīng)公司物資價格監(jiān)查組審議通過后執(zhí)行采購。5、成立物資采購監(jiān)查組。物資監(jiān)查組的工作職責：參與公司供應商

3、的選擇；負責公司采購物資價格的審定等，監(jiān)查組由董事長任組長，總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務總監(jiān)為成員的四人監(jiān)查組。供應商評價采用現(xiàn)場考察和資質(zhì)審查相結合，但參與現(xiàn)場考察人員和參與其資質(zhì)審查人員不得重復；供應商評審采用比較記名投票方式，董事長一人兩票制，其余人員一人一票制，全數(shù)為五票，少數(shù)服從多數(shù)。經(jīng)監(jiān)查組審查通過的采購價格才能執(zhí)行。6、定期或即時簽訂購銷合同，日常由采購人員聯(lián)系發(fā)貨時間、發(fā)貨數(shù)量及交貨地點等事項。7、倉庫收貨、品管人員現(xiàn)場驗貨。職責分工：1、銷售部門負責公司月度、季度、年度銷售計劃的制定和修正；2、生產(chǎn)部門負責公司月度、季度、年度生產(chǎn)計劃的制定和修正；3、采購部門負責公司所有材料物資的

4、采購，同時根據(jù)生產(chǎn)計劃、交貨期限、實際庫存數(shù)量及安全庫存量定期或適時進行采購申請；4、品管部門負責采購貨物的質(zhì)量參數(shù)以及進倉貨物的品質(zhì)檢驗；5、財務部負責采購流程及購銷合同、單據(jù)的審核，同時負責相關資金的落實6、安排； 倉庫負責貨物的數(shù)量驗收、發(fā)放及實時庫存數(shù)量反饋等； 7、 總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理負責采購申請及其購銷合同的簽批，包括主要材料、 修理備用件、辦公設備、低值易耗品等貨物采購供應商的選擇及其接洽； 8、 董事長負責機器設備、不動產(chǎn)購置、無形資產(chǎn)受讓等非經(jīng)常性物資采購的 接洽、合同簽批等。第四條 一般材料物資、備品的存量最高不得超過 3 個月的用量。第五條 供應商評定控制程序 1、主要

5、材料的含義 主要材料是指構成產(chǎn)品的主體、產(chǎn)品之間可以分隔但不影響產(chǎn)品性能材料，主 要包括玻 璃、鋁框、接線盒、 EVA 等，輔助材料就是主要材料以外的材料； 2、對供應商的評價2.1 、采購部根據(jù)同類材料的無差異控制要求，結合物資的質(zhì)量、價格、供貨期 等比較，選擇合格的供應商，填寫供應商選擇評定記錄表。在無差異或差 異可控的基礎上，對同類材料供應，應盡量選擇幾家合格的供應商。經(jīng)采購部、 監(jiān)查組等相關機構審查通過后，錄入合格供應商名單中。2.2 、評價供應商時一般可考慮以下因素： a、供應商的供貨質(zhì)量、價格及付款條件、售后服務、歷史業(yè)績等;b、質(zhì)量保證能力，即質(zhì)量控制體系;C、業(yè)內(nèi)評價、第三方認

6、證等;d、滿足法規(guī)的要求，采購產(chǎn)品涉及強制性認證的，應具有相關認證的證書和質(zhì) 量證明等2.3 、對第一次供應材料的供應商，除提供充分的背景證明材料外，還需經(jīng)樣品 測試及小 批量試用，經(jīng)測試合格后才能供貨： a、新供應商根據(jù)相關要求提供少量材料;b、交生產(chǎn)車間試用，并填寫供應商評定記錄表中相關欄目，結果反饋給采 購部;C、小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。小批量試用合格的，必要 時再經(jīng)試用，均合格的，經(jīng)總經(jīng)理批準后，列入合格供應商名錄。3、供應商的日常管理 3.1 、采購部應對供應商的供貨業(yè)績進行跟蹤，及時與品管部進行溝通。供應商 產(chǎn)品如出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題，采購部應及時向供應商發(fā)出限期整

7、改通知單限 期整改，如兩次發(fā)出 “通知單 ”但質(zhì)量仍沒有明顯改進的，應取消其供貨資格。3.2 、采購部每年對合格供應商至少進行兩次跟蹤復評，填寫供應商業(yè)績評定 表，評價時按百分制，質(zhì)量評分占 50 ，交貨期評分占 10 ，價格及售后服務占 40 。評定標準為：一年中平均質(zhì)量合格率達到98 以上的給予滿分， 每降一個百分點扣 5 分，但質(zhì)量評分不能低于 35 分；交貨期都準時交貨的給滿 分，經(jīng)常送貨不及時的，給 5 分以下；在同等質(zhì)量的基礎上價格在業(yè)內(nèi)最低的， 給 35 分以上?？傇u分不能低于 80 分，若低于 80 分或質(zhì)量評分低于 35 分， 應取消其合格供應商資格；如因特殊情況留用，應報總

8、經(jīng)理批準，但應加強對 其的檢驗或驗證工作。3.3 、采購人員保持與供應商及時溝通，當供應商的供貨變化會影響獲證產(chǎn)品一 致性時，采購部應采取相關措施，以確保該變化符合認證規(guī)定的要求。第六條 供應商的選擇 所有物品采購供應商采購部門必須建立其背景資料檔案 庫，同類 物品采購至少準備兩家或以上數(shù)量供應商，以確保供應渠道的順暢，供應商的 選擇從合格供應商名錄中擇優(yōu)錄用； 第七條 價格確認 1、已經(jīng)核定的物料，采購人員應注重分析，收集信息資料以盡可能降低采購成 本，其他部門人員若有相關信息應盡可能提供采購人員，以供參考； 2、最新采購物品或最新供貨的供應商其供貨價格須報請物資采購監(jiān)查組進行審 議，經(jīng)審議

9、通過后方可執(zhí)行，已經(jīng)核定物料采購價格通知上調(diào)時，須附價格上 調(diào)原因，采購部報請物資采購監(jiān)查組進行審議，審議通過后方可執(zhí)行；第八條 詢價、比價、競價 1 、根據(jù)物料采購的需求， 采購人員應至少選擇三家適合條件的供應商進行詢價， 詢價的內(nèi)容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、報價的有效期限、交貨日期、 結算方式、合同形式（長期合同或即時合同）等； 2、采購部在收到供應商反饋信息后，采購人員據(jù)此分別品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì) 量、價格、交期、售后服務等進行比較分析，選擇符合條件的供應商進行招投 標，公開競價； 3、物資采購監(jiān)查組審議價格的過程嚴肅認真，審議的方法是評定計分制，審議 的地點必須是公司注冊地，審

10、議的依據(jù)是供應商提交的投標書或報價單等。第九條 執(zhí)行采購 1、采購人員接到經(jīng)核準的 “請購單 ”后，應與供應廠商進一步接觸，進行正式的 質(zhì)量、價格和后續(xù)服務談判。對金額較大的或批量采購，應到供方生產(chǎn)工廠進 行實際考察，以充分了解供方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)等，向?qū)Ψ矫?確訂貨意向。2、在采購作業(yè)所需的全部條款與供應商達成一致后，采購人員應準備相應買賣 合同四份，經(jīng)授權簽字蓋章后生效，供方留存兩份，需方留存兩份，其中一份 采購部、一份財務部，合同需要列明至少下列條款： 2.1 、供應商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；2.2、采購物料的詳細描述：包括品名、型號、規(guī)格等，如有超出標準的

11、特殊要 求需特別注明;2.3、訂單所采購的數(shù)量/重量：單位包裝數(shù)量/重量；包裝件數(shù);2.4、價格：單價，合計價、合同總額，定金或預付款2.52.6、付款方式、交貨日期：分批交付時應明確每批的交付時間和交付數(shù)量。2.72.82.9、運輸方式和銷售發(fā)票的要求。、所需的質(zhì)量證明資料（檢驗單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗報告等）。、質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問題時進行退換或其他處理方法。3、屬于分批交貨的貨物，采購人員根據(jù)實際需求，出具交貨通知單經(jīng)采購部門 經(jīng)理審核，加蓋公章后由采購人員通知供方發(fā)貨, 采購人員應跟蹤控制材料物料交貨，及時向供應商跟催交貨進度。4、發(fā)貨前要求供應商在其送貨單”上注明 訂購單編號

12、”及 包裝方式”，以便驗 收確認。5、采購部門接到生產(chǎn)部門緊急采購案件，應立即進行詢價、議價，按 采購程序指明專人迅速辦理。6、階段控制及溝通6.1、采購過程分為請購、詢價、訂購、交貨四個階段，采購部應協(xié)調(diào)控制采購 作業(yè)每個階段的進度。6.2、采購人員未能按既定進度完成作業(yè)時，應將異常情況反饋給主管上級，說 明異常原因及預定完成日期，以便擬訂對策處理。7、采購作業(yè)方式 除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依據(jù)材料物資使用情況 和采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購: 7.1、集中計劃采購：凡具有共同性的材料物資，可以集中采購計劃交貨的，可 核定材料項目，通知生產(chǎn)等部門依計劃提出請購，采購部門

13、定期集中辦理采購。7.2、長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的大宗材料物資，應事先選 定廠商，議定長期供貨價格，報批準后通知各部門依需要提出請購計劃。8、退貨經(jīng)檢驗不合格的材料物資需要退貨時，倉庫應出具紅字材料入庫單”或拒絕入庫，同時書面通知采購人員并附有關材料檢驗報告”，采購應及時同供應商溝通 進行后續(xù)處理。第十條貨物驗收及付款 1、供應商交貨時采購部應通知倉庫，對實物清點件數(shù)或稱重，隨貨同行的有關 證件進行核對，實物與請購單或采購合同內(nèi)容核對相符后簽收，倉庫出具入庫 單，庫管員簽字確認，如發(fā)現(xiàn)不符時，即通知采購部會同處理。2、對有質(zhì)量參數(shù)要求的材料物資，品管部派員驗收，經(jīng)驗收合格后倉

14、庫出具入 庫單，同時品管人員和庫管員必須簽字確認。第十一條付款結算 1、采購款項必須按采購合同所約定的時間和方式由財務部統(tǒng)一安排支付。2、付款申請由采購人員提交，提交的內(nèi)容包括：送貨單、入庫單、對方幵具的 發(fā)票、檢驗報告等，申請付款應嚴格按照相關合同要求進行，分清輕重緩急。申請付款單上應注明交貨日、幵票日預付款、已付款、余款等。按審批權限 經(jīng)相關負責人簽字后，方可辦理付款手續(xù)。3、只有在出現(xiàn)以下情況時才可由采購人員借款或墊款進行直接支付: 3.1、緊急采購且不能及時辦理財務付款手續(xù);3.2、外埠采購且供應商要求立即付款時;3.3、現(xiàn)場調(diào)試期間臨時急需材料采購;3.4、1000元以下的零星采購。第十二條進度控制及異常反饋 1、采購部應注重合同或協(xié)議的到貨時間要求，掌握到貨進度。2、采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方交貨日期有延誤時，應主