用友日常業(yè)務處理

1、(一) 日常業(yè)務處理流程： (二) 日常業(yè)務操作： 日常工作描述：Ø1 主管會計錄入憑證（制單）。2 出納對涉及現(xiàn)金、銀行存款科目的憑證簽字確認，進行支票登記簿的錄入。(目前很少有人用此功能)3 財務經理審核記帳憑證。4 記帳人員對審核后的憑證記帳。 初始設置² 會計科目設置n單擊“基礎設置”下的“財務”，點擊”會計科目”,系統(tǒng)進入“會計科目”界面： 如果增加科目：單擊增加，在輸入窗口中錄入或選擇相應內容，單擊確認l , 單擊關閉; 如果刪除科目：選中要刪

2、除的科目，單擊刪除，點擊“確認”；l 如果修改科目：選中要修改的科目，單擊修改或雙擊該科目，點擊修改修改相應內容，點擊確定;l”選入單擊確認> 指定科目：單擊編輯菜單下指定科目單擊選擇核算現(xiàn)金，銀行總帳，現(xiàn)金流量的科目點擊“l(fā)備注 科目編碼及名稱必須唯一；科目編碼位數(shù)應該與編碼原則一致l 在增加或修改科目時，若該科目需要設置為輔助核算的科目，則必須在對應輔助核算的復選框打上“”標記；l 指定的現(xiàn)金流量科目供UFO出現(xiàn)金流量表時取數(shù)函數(shù)使用。l 外幣及匯率定義nà單擊“基礎設置”下的”財務”,點擊”外幣種類”，單擊增加在

3、錄入窗口中錄入幣符和幣名并選擇折算方式，單擊確認 單擊“退出”à在匯率一覽表中，輸入該幣種的相應匯率備注：此處僅供用戶錄入固定匯率與浮動匯率，并不決定在制單時使用固定匯率還是浮動匯率，在【選項】中的【匯率方式】的設置決定制單使用固定匯率還是浮動匯率。  設置憑證類別n 單擊“基礎設置”下的”財務”,“憑證類別”單擊“記帳憑證”或其它需要的憑證類別單擊“確定”單擊退出。 設置結算方式n單擊”基礎設置”下的”收付結算” 選擇結算方式單擊增加，輸入“結算方式編碼”和“結算方式名稱”，若啟用票據(jù)管理，單擊該項打上“”標記；單擊確認，單擊退出。備注  結

4、算方式編碼：用以標識某結算方式。用戶必須按照結算方式編碼級次的先后順序來進行錄入，錄入值必須唯一。結算方式編碼可以數(shù)字09或字符AZ表示，但編碼中l(wèi)&、“、;、-以及空格禁止使用。 結算方式名稱：用戶根據(jù)企業(yè)的實際情況，必須錄入所用結算方式的名稱，錄入值必須唯一。結算方式名稱最多可寫6個漢字（或12個字符）l 錄入部門檔案（編碼1-2-2-2）n錄完后單擊“退出”。à單擊“保存”，錄入下一部門檔案à單擊“增加”，錄入部門編碼及部門名稱，à單擊選擇“部門檔案”à單擊“基礎設置”菜單下“機構設置”  錄入職員檔案n點擊增

5、加,系統(tǒng)自動保存錄入的職員檔案記錄。à單擊選擇“職員檔案”,錄入職員編碼及姓名及所屬部門à單擊“基礎設置”菜單下“機構設置”備注 職員編號：必須錄入，必須唯一。l 職員名稱：必須錄入，可以重復。l 部門名稱：l 輸入該職員所屬的部門。您只能選定末級部門。 職員屬性：填寫職員是屬于采購員、庫房管理人員還是銷售人員等人員屬性。l 錄入客戶分類n單擊“退出”。à單擊“增加”，客戶分類編碼和分類名稱，錄入完后單擊“保存”à單擊選擇“客戶分類”à單擊“基礎設置”菜單下“往來單位”備注：其中客戶分類編碼，客

6、戶分類名稱，必須輸入?？蛻艟幋a要規(guī)范,而且要保證便于查詢,客戶分類編碼一旦錄入將不能修改客戶分類編碼要符合編碼原則,就是跟下方的星號個數(shù)相符,一個星號代表一位數(shù)字或者時一位字母 錄入供應商分類n單擊“退出”。à單擊“增加”，供應商分類編碼和分類名稱，錄入完后單擊“保存”à單擊選擇“供應商分類”à單擊“基礎設置”菜單下“往來單位”備注：其中供應商分類編碼，供應商分類名稱，必須輸入。供應商編碼要規(guī)范,而且要保證便于查詢, 供應商分類編碼一旦錄入將不能修改供應商分類編碼要符合編碼原則,就是跟下方的星號個數(shù)相符,一個星號代表一位數(shù)字或者時一位字母供應商編碼要規(guī)范

7、,而且要保證便于查詢,供應商編碼一旦錄入將不能修改 錄入客戶檔案n單擊“退出”。à單擊“增加”，錄入系統(tǒng)提供的四個頁簽內容，錄入完后單擊“保存”à單擊選擇“客戶檔案”à單擊“基礎設置”菜單下“往來單位”備注：其中客戶編碼，客戶簡稱，所屬分類碼必須輸入。客戶編碼要規(guī)范,而且要保證便于查詢,客戶編碼一旦錄入將不能修改 錄入供應商檔案(編碼2-2-2-2)n單擊“退出”。à單擊“增加”，錄入系統(tǒng)提供的四個頁簽內容，錄入完后單擊“保存”à單擊選擇“供應商檔案”à單擊“基礎設置”菜單下“往來單位”備注：其中供應商編碼，供應商

8、簡稱，所屬分類碼必須輸入供應商編碼要規(guī)范,而且要保證便于查詢,供應商編碼一旦錄入將不能修改 錄入項目目錄(標準版功能)n“基礎設置”,單擊”財務”下的項目目錄 建立項目檔案的操作流程如圖：        備注： 核算科目：在總賬系統(tǒng)【會計科目】功能中設置項目輔助核算，如對產成品、生產成本、商品采購、庫存商品、在建工程、科研課題、科研成本等科目設置項目核算的輔助賬類。l 項目分類定義：為了便于統(tǒng)計，可對同一項目大類下的項目進行進一步劃分，這就需要進行項目分類的定義。l 項目結構

9、：一個項目除了項目名稱外，有時還應加一些其他備注說明，比如課題核算除了課題名以外，還有如課題性質、課題承擔單位、課題負責人等備注說明，這些備注說明均可以設置為項目欄目。l 項目目錄：列出所選項目大類下的所有項目l 項目一般不使用,如果需要使用請慎重l 錄入期初余額n點擊”總帳”,單擊“設置”下“期初余額”， 系統(tǒng)進入“期初余額”界面： 將光標移到需要輸入數(shù)據(jù)的余額欄，直接輸入數(shù)據(jù)即可。l 如果是年中啟用，還需要錄入年初至建賬月份的借、貸方累計發(fā)生額。l 錄完所有余額后，用鼠標單擊試算按鈕，可查看期初余額試算平衡表，檢查余額是否平衡，也

10、可單擊對賬按鈕，檢查總賬、明細賬、輔助賬的期初余額是否一致l備注： 有往來輔助核算的科目都要按明細錄入數(shù)據(jù)。l 清零：當科目的下級科目的期初數(shù)據(jù)互相抵消使本科目的期初余額為零時，清除此科目的所有科目的期初數(shù)據(jù)。存在已記賬憑證時此按鈕置灰。l 則只要錄入末級科目的期初余額及累借、累貸，年初余額將自動計算出來。l 如果某科目為數(shù)量、外幣核算，可以錄入期初數(shù)量、外幣余額。但必須先錄入本幣余額，再錄入外幣余額l 若期初余額有外幣、數(shù)量余額，則必須有本幣余額。l 在錄入輔助核算期初余額之前，必須先設置各輔助核算目錄。l 日常財務工作：

11、²增加憑證單擊退出。à錄完憑證，單擊保存à錄入憑證分錄à單擊增加à單擊填制憑證憑證表頭部分的錄入備注: 憑證類別為初始設置時已定義的憑證類別代碼或名稱。l 采用自動編號時，計算機自動按月按類別連續(xù)進行編號l 采用序時控制時，憑證日期應大于等于啟用日期，不能超過業(yè)務日期。l 憑證一旦保存，其憑證類別，憑證編號不能修改。l輸入憑證正文部分      備注: 摘要可以相同，但不能為空，按回車，系統(tǒng)將摘要自動復制到下一分錄行l(wèi) 會計科目通過科目

12、編碼或科目助記碼輸入。l 科目編碼必須是末級的科目編碼。l 金額不能為零，紅字以l “-”號表示。 在金額處按空格鍵，系統(tǒng)將自動調整當前分錄的金額方向。l 在金額處按“=”，系統(tǒng)將根據(jù)借貸方差額自動計算此筆分錄的金額。l 錄入涉及數(shù)量核算的分錄時，錄入“數(shù)量”、“單價”系統(tǒng)自動計算出“金額”放在借方，可用空格調整方向；l 損益類的科目的憑證填制時,會計科目的填制方向應該與會計科目的余額方向保持一致,如l 管理費用應該填制在借方,主營業(yè)務收入應該填制在貸方.否則將造成損益表取數(shù)錯誤 輔助核算信息u 如果科目設置了輔助

13、核算屬性，還要輸入輔助信息，如部門、個人、項目、客戶、供應商、數(shù)量、自定義項等l 。備注： 在錄入憑證過程中新增加的部門、個人、單位、項目可通過參照窗增加錄入；具體操作：單擊輔助信息參照單擊編輯單擊增加單擊退出l 修改憑證n單擊上張、下張選中要修改的憑證，直接修改；修改輔助信息可雙擊對應的輔助項調出相應窗口修改。備注： 未經審核的錯誤憑證可通過【填制憑證】制單功能直接修改l 已審核算的憑證應先取消審核后，才能進行修改。l 外部系統(tǒng)傳過來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進行修改。l 沖銷憑證n單擊上張、下張選中要

14、作廢/恢復的憑證，單擊制單菜單下作廢/恢復。     沖銷憑證可以采用【制單】菜單下的沖銷憑證命令制作紅字沖銷憑證。備注：制作紅字沖銷憑證將錯誤憑證沖銷后，需要再編制正確的藍字憑證進行補充，通過紅字沖銷法增加的憑證，應視同正常憑證進行保存。 刪除憑證n單擊上張、下張選中要作廢/恢復的憑證，單擊制單菜單下作廢/恢復。單擊“確定”選擇要刪除的憑證單擊“確定”。à選擇整理憑證期間à單擊制單菜單下整理憑證備注： 如果遇到有非法的憑證需要作廢時，則可以使用作廢/恢復功能，將這些憑證進行作廢。l 如果作廢憑證不想保留

15、時，可以通過整理憑證功能，將其徹底刪除，并對未記賬憑證重新編號。l 只能對未記帳的憑證作憑證整理。l 已記帳憑證作憑證整理，應先恢復本月月初的記帳前狀態(tài)，再作憑證整理。l 若本月有憑證已記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對其后面的未記賬憑證作憑證整理。若想對已記賬憑證作憑證整理，請先到"恢復記賬前狀態(tài)"功能中恢復本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。l 會計憑證審核n更換操作員：在用友通中單擊”文件”重注冊，屏幕顯示“系統(tǒng)登錄”，選取帳套后單擊確認；在“操作員”窗口選擇有審核權限的操作員單擊確認；點擊單擊

16、“審核”或審核菜單下的成批審核憑證；à選擇要審核的憑證，點擊“確定”à設置要進行審核的憑證條件，點擊“確認”à審核：單擊審核憑證下的審核憑證取消審核：如上進入審核憑證窗口，點擊單擊“取消”或審核菜單下的成批取消審核；標識錯誤：如上進入審核憑證窗口，可單擊標錯，系統(tǒng)在該憑證上標識為有錯，便于制單人進行修改；審核完畢，單擊退出。備注： 制單人與審核人不能是同一人；審核前必須更換操作員（重新注冊）；l 憑證一經審核便不能修改和刪除，若要修改刪除可先取消審核；l 取消復核只能由審核人自已進行。l 會計憑證記帳n在主界面單擊記帳單擊“

17、記帳范圍”輸入要記帳的憑證范圍（格式如：1-20或1,3,5,7-10）單擊下一步，核對記帳報告無誤后，單擊下一步，單擊記帳，系統(tǒng)即開始記帳，記帳完畢退回總帳系統(tǒng)畫面。備注 第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。l 上月不記帳，本月不能記帳。l 未審核憑證不能記帳。l 作廢憑證不需要審l核可直接記帳。(三) 月末業(yè)務操作： 月末工作描述：²1) 記帳人員進行轉帳定義，執(zhí)行轉帳生成。2) 財務經理審核轉帳生成的憑證。3) 記帳人員對審核后的憑證記帳。4) 憑證全部記帳完畢

18、后，記帳人員執(zhí)行對帳。5) 對帳平衡、顯示正確后，制表人在UFO報表系統(tǒng)內編制報表，打印報表，送交財務經理審核。6) 打印會計憑證和科目匯總表與原始單據(jù)粘貼、裝訂成冊，打印帳簿保存。7) 數(shù)據(jù)備份后進行結帳。（其他各系統(tǒng)必須先結帳） 月末財務工作：² 自動轉帳設置n 自定義轉帳：Ø1、 公式說明： 期初余額：QC（”科目編碼”,會計期間,代碼）；§  期末余額：QM（”科目編碼”,會計期間,代碼）；§ 發(fā)生額：FS（”科目編碼”,會計期間,”方向”,代碼）

19、；§ 取對方科目計算結果：JG（）§ ；               常數(shù)§2、 具體操作：單擊自動轉帳單擊自定義轉帳設置參照窗單擊增加圖標錄入相關內容定義完憑證后，要點擊“保存”，單擊增加定義下張轉帳憑證，定義完后單擊退出。備注編制自動轉帳公式時，若涉及到項目核算的要分項目進行結轉，編制自動轉帳憑證時可編制多張憑證。 轉帳生成：Ø1. 具體操作：單擊自動轉帳雙擊選中要執(zhí)行轉帳

20、生成的轉帳目錄點擊“確認”點擊               上張或下張并點擊“保存”或編輯菜單下的成批保存保存生成的憑證點擊退出；2.    憑證生成后更換操作員復核記帳。 對帳n1. 單擊系統(tǒng)主菜單【期末】下的【對賬】，顯示待對賬界面。2. 選擇要對賬的會計期間和對賬內容，選擇總賬與哪些輔助賬進行核對。3. 確定 ，單擊對賬按鈕，系統(tǒng)開始自動對賬。在對賬過程中，按對賬按鈕可停止對賬。4

21、. 若對賬結果為賬賬相符，則對賬月份的對賬結果處顯示"正確"；若對賬結果為賬賬不符，則對賬月份的對賬結果處顯示"錯誤"，按錯誤可查看引起賬賬不符的原因。5. 按試算按鈕，可以對各科目類別余額進行試算平衡，顯示試算平衡表。 結帳n1. 單擊系統(tǒng)主菜單【期末】下的【結賬】進入此功能，屏幕顯示結賬向導一選擇結賬月份。點擊要結賬月份。2. 選擇結賬月份后單擊下一步，屏幕顯示結賬向導二核對賬簿。3. 按對賬按鈕，系統(tǒng)對要結賬的月份進行賬賬核對，在對賬過程中，可按停止按鈕中止對賬，對賬完成后，單擊下一步，屏

22、幕顯示結賬向導三月度工作報告。若需打印，則單擊打印月度工作報告即可打印。4. 查看工作報告后，單擊下一步，屏幕顯示結賬向導四完成結賬。按結賬按鈕，若符合結賬要求，系統(tǒng)將進行結賬，否則不予結賬。 取消結帳n在結賬向導一中，選擇要取消結賬的月份上，按Ctrl+Shift+F6鍵即可進行反結賬。備注 上月末結賬，則本月不能記賬，但可以填制、復核憑證。l 如月還有未記賬憑證時，則本月不能結賬。l 已結賬月份不能再填制憑證。l 結賬只能由有結賬權的人進行。l 若總賬與明細賬對賬不符，則不能結賬。l 反結賬操作只能由賬套主管執(zhí)

23、行。l l 取消記帳n1. 單擊系統(tǒng)主菜單【期末】下的【對帳】，按下< Ctrl + H >鍵，將決定是否顯示/隱藏菜單中的【恢復記賬前狀態(tài)】功能2. 恢復記帳前狀態(tài)有兩種方式： （1）恢復最近一次記帳前狀態(tài)；（2）恢復到月初未記帳前狀態(tài)。點擊“確認à選擇恢復方式à具體操作：若該功能被隱藏，可如1操作調出，單擊憑證菜單下恢復記帳前狀態(tài)備注已結帳月份的數(shù)據(jù)不能取消記賬 帳簿查詢及打?。簄 單擊菜單帳表下各項內容查詢l 查詢時按需要設定相應條件，即可得到查詢結果；l 多欄帳查詢時要先定義多欄帳格式，再查詢；

24、操作如下：單擊菜單帳表l 單擊à單擊科目帳 à 多欄帳查詢單擊增加圖標設置多欄帳格式點擊確認雙擊定義好的多欄帳查詢； 現(xiàn)金和銀行存款日記帳必須到出納中查詢；l 涉及輔助核算的科目可在相應的輔助核算中查詢；設置為客戶往來或供應商往來的科目，必須到應收或應付系統(tǒng)中查詢；l 系統(tǒng)提供通過總帳聯(lián)查明細帳以及通過明細帳聯(lián)查憑證的功能l(四) UFO報表編制： 制作UFO報表的基本流程：n啟動UFO->建立報表->設計報表的格式-> 定義各類公式-> 報表數(shù)據(jù)處理->打印報表 基本概念Ø

25、 UFO的兩種基本狀態(tài):l（1）、格式設計狀態(tài)：主要是為報表設置固定內容。（2）、數(shù)據(jù)處理狀態(tài)：主要是為報表進行數(shù)據(jù)處理。（3）、格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)的切換，單擊左下角的“格式”或“數(shù)據(jù)”開關進行。 單元：由行和列構成的最小單位，用列號+行號來表示，如A3。l 組合單元：由相鄰的兩個或兩個以上單元組成的矩形。l 區(qū)域：由一個或多個單元組成的矩形，用起始單元名：結束單元名來描述，如C5：D20l  關鍵字：在UFO報表中用來確定某張表所在位置的“鑒別標志”，稱其為關鍵字。系統(tǒng)中共提供了單位名稱、單位編號、年、月、季、日六種關鍵字，主要是對帳表進行定

26、位、取數(shù)等操作。l 單元屬性：指單元在報表中所要處理的內容，系統(tǒng)根據(jù)需要提供了表樣型、字符型、數(shù)字型三種；l 單元風格：對報表進行修飾，改變字體、加背景等；l 函數(shù)的應用l1、 帳務函數(shù)：系統(tǒng)提供了函數(shù)向導幫助用戶編輯公式，編寫公式時,可以利用函數(shù)向導來完成公式的定義。賬務取數(shù)常用函數(shù)有：總帳函數(shù) 金額式 數(shù)量式 外幣式期初額 QC() sQC() wQC()期未額 QM() sQM() wQM()發(fā)生額 FS() sFS() wFS()累計發(fā)生額 LFS() sLFS() wLFS()凈額 JE() sJE() wJE()2、 平面計算公式：PTOT(某區(qū)域)，如：C10=C5+C6+C7+C8+C9 表示為：C10=PTOT(C5:C9)主要函數(shù)有：數(shù)據(jù)合計->PTOTAL() ； 平均值->PAVG() ；計數(shù)->PCOUNT()3、