淺談如何做好煤炭企業(yè)的合同管理工作

1、淺談如何做好煤炭企業(yè)的合同管理工作 合同管理是企業(yè)管理的核心內(nèi)容之一，指合同管理機(jī)構(gòu)和管理人員為預(yù)期的管理目標(biāo)，通過(guò)運(yùn)用管理職能和管理方法，對(duì)合同的訂立和履行實(shí)行全過(guò)程的管理活動(dòng)。進(jìn)入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)后，企業(yè)經(jīng)濟(jì)往來(lái)主要通過(guò)合同形式進(jìn)行，合同管理伴隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)同步進(jìn)行，而合同本身就是重要的法律文書(shū)，內(nèi)容涉及到企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。通過(guò)實(shí)踐及調(diào)查，目前合同管理中反映的主要問(wèn)題有：1.個(gè)別企業(yè)對(duì)合同監(jiān)管不力，有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同管理的重視程度和法律意識(shí)還存在差距，部門設(shè)置、人員配備和制度執(zhí)行力度還不夠。2.在合同訂立過(guò)程中審查不嚴(yán)，出現(xiàn)對(duì)已簽訂合同的對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信情況、履約能力不清；合同主

2、體不當(dāng)；合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)。3.履約過(guò)程中的監(jiān)督管理不到位等問(wèn)題給企業(yè)造成了重大經(jīng)濟(jì)損失等。完善的合同管理是企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)必不可少的要項(xiàng)，依法簽約、依法全面履行合同，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)市場(chǎng)化的重要手段，也是確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益實(shí)現(xiàn)的途徑和保證。物資供銷企業(yè)身處市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的前沿，為維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，提升風(fēng)險(xiǎn)防控能力，確保合同順利履行，筆者認(rèn)為務(wù)必有效地加強(qiáng)企業(yè)的合同管理，努力抓好訂立前、簽訂中和履行中三個(gè)階段的合同管理工作，充分發(fā)揮合同管理在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的作用。 合同管理大致分為合同訂立前的準(zhǔn)備、合同簽訂中的管理和合同履行中的管理三個(gè)階段，這三個(gè)階段既相互獨(dú)立，有著各自不同的內(nèi)容和特點(diǎn)，同時(shí)各階段之間又有

3、著密切聯(lián)系，它們共同構(gòu)成了一個(gè)完整的合同管理過(guò)程。筆者從事工作的淮南礦業(yè)集團(tuán)物資供銷分公司作為國(guó)有大型企業(yè)淮南礦業(yè)集團(tuán)的物資供應(yīng)管理部門，每年為礦井安全生產(chǎn)供應(yīng)近百億元的所需物資。該企業(yè)從事物資供應(yīng)20多年來(lái)，建立健全了各項(xiàng)合同管理制度和管理規(guī)程，配備了在企業(yè)法律顧問(wèn)指導(dǎo)下的專、兼職合同管理員隊(duì)伍，在企業(yè)內(nèi)部建立起完整的合同管理制度體系，形成管理層次清楚，職責(zé)明確，程序規(guī)范，協(xié)調(diào)與制衡和諧發(fā)展的有效機(jī)制。該公司每年簽訂合同兩萬(wàn)多筆，每完成一筆買賣交易都是對(duì)合同的一次全面履行過(guò)程，積累下一套完善的合同管理經(jīng)驗(yàn)，值得廣大合同管理關(guān)注者借鑒。 首先，做好合同訂立前的基礎(chǔ)管理工作。合同訂立準(zhǔn)備階段管理

4、，又稱締約準(zhǔn)備階段管理。包括對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信情況、生產(chǎn)規(guī)模、履約能力進(jìn)行全面真實(shí)性審查；明確合同締約內(nèi)容等，這是合同管理的基礎(chǔ)階段。一、物資供銷分公司對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人（以下簡(jiǎn)稱供應(yīng)商）實(shí)行設(shè)定上限廠家數(shù)量的準(zhǔn)入制管理，出臺(tái)了供應(yīng)商管理暫行辦法，對(duì)供應(yīng)商實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，旨在選擇一流的供應(yīng)商；同時(shí)，又配套出臺(tái)了供應(yīng)商日常考評(píng)實(shí)施細(xì)則，從產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價(jià)格、履約能力、售后服務(wù)等方面，按百分制對(duì)供應(yīng)商實(shí)行量化考評(píng)。與該公司存在業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商有1500多家，龐大的供應(yīng)商隊(duì)伍良莠摻雜，該公司通過(guò)對(duì)供應(yīng)商實(shí)行動(dòng)態(tài)考核，每年淘汰10%左右綜合表現(xiàn)差的供應(yīng)商。同時(shí)，按供應(yīng)商準(zhǔn)入流程經(jīng)自行申報(bào)（或

5、推薦）、初審、實(shí)地考察供應(yīng)商履約能力（重點(diǎn)考察營(yíng)業(yè)執(zhí)照、注冊(cè)資金、廠房設(shè)備規(guī)模及生產(chǎn)能力、近三年業(yè)績(jī)等）、聯(lián)合審查等嚴(yán)格篩選，重新引入相應(yīng)的所需供應(yīng)商。二、研制開(kāi)發(fā)了物資管理系統(tǒng)，本系統(tǒng)是按圍繞合同簽訂、履行的關(guān)聯(lián)事項(xiàng)研發(fā)的一套完善管理系統(tǒng)。系統(tǒng)具體涵蓋供應(yīng)商管理、材料管理、設(shè)備管理、寄售物資管理、物流大市場(chǎng)物資管理、招議標(biāo)管理、系統(tǒng)查詢、系統(tǒng)維護(hù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、短信息平臺(tái)等大量信息，只要擁有用戶編號(hào)、登錄密碼，點(diǎn)擊鼠標(biāo)即可做到對(duì)每一筆合同從計(jì)劃申報(bào)、簽訂提交情況、具體條款內(nèi)容、供應(yīng)商信息以及合同標(biāo)的物是否已發(fā)貨、是否已入庫(kù)、是否正在結(jié)算等情況均能一目了然。 其次，做足合同簽訂中的配合管理工作。一

6、般情況下，合同簽訂中的管理又稱審核簽訂階段管理。即確定合同條款，按照規(guī)定程序?qū)徍撕贤?，這是合同管理的核心環(huán)節(jié)。首先，索取保存對(duì)方當(dāng)事人的合法有效資信材料及身份證明。其次是嚴(yán)格按照合同法規(guī)定的規(guī)范合同文本條款審查、簽訂合同，做到條款完備、權(quán)利義務(wù)明確。再次，根據(jù)法律規(guī)定需要履行審批、備案、登記的合同一定要履行其相關(guān)法律手續(xù)，在合同正式簽約前，依法對(duì)涉及企業(yè)的重大經(jīng)濟(jì)合同條款的合法性進(jìn)行審查把關(guān)。物資供銷分公司每年簽訂合同兩萬(wàn)多筆，對(duì)供應(yīng)商的資信等審查已在合同簽訂前的準(zhǔn)備階段由多部門聯(lián)合審查完成，減少了業(yè)務(wù)員的工作量；具體合同條款的簽訂已在物資管理系統(tǒng)里生成格式化條款，按提示信息輸入相關(guān)內(nèi)容即可，

7、特殊情況的合同單獨(dú)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批生效。本階段該公司注重價(jià)格的管理，努力降低礦井噸煤采購(gòu)成本。制定了比價(jià)采購(gòu)管理實(shí)施細(xì)則、招（議）標(biāo)采購(gòu)管理實(shí)施細(xì)則、集體議價(jià)采購(gòu)管理實(shí)施細(xì)則，對(duì)單一物資采購(gòu)金額20萬(wàn)元以下的，或同一物資品種批量采購(gòu)金額在50萬(wàn)元以下的，業(yè)務(wù)員有權(quán)邀約該物資品種的準(zhǔn)入供應(yīng)商進(jìn)行擇優(yōu)比價(jià)采購(gòu)；超過(guò)以上金額的按招（議）標(biāo)流程采購(gòu)；不具備招（議）標(biāo)及比價(jià)采購(gòu)條件的，采用集體議價(jià)采購(gòu)。每一次招（議）標(biāo)采購(gòu)，均由價(jià)格科和業(yè)務(wù)科首先測(cè)算標(biāo)底價(jià)，隨機(jī)從集團(tuán)公司專家?guī)斐槿〉膶＜以u(píng)委們、商務(wù)科（主持招議標(biāo)會(huì)議）、業(yè)務(wù)科、質(zhì)量科（著重審查供應(yīng)商提供產(chǎn)品的資證）、價(jià)格科共同形成一個(gè)商戰(zhàn)博弈的集體（紀(jì)委

8、參與全過(guò)程監(jiān)督），努力為礦井安全生產(chǎn)提供質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的產(chǎn)品。2010年通過(guò)招（議）標(biāo)流程采購(gòu)的物資合同中標(biāo)價(jià)比供應(yīng)商的投標(biāo)報(bào)價(jià)節(jié)省了1.95億元，有效降低了采購(gòu)成本。同時(shí)，該公司設(shè)立合同管理辦公室，配備專職合同管理員，對(duì)每日生成的合同逐條在物資管理系統(tǒng)里在線監(jiān)督，及時(shí)將合同條款簽訂有問(wèn)題的合同予以退回、取消審批，有效防范了合同簽訂的風(fēng)險(xiǎn)。 第三，嚴(yán)把合同履行中的監(jiān)督管理工作。合同履行中的管理又稱依法履行階段。加強(qiáng)合同履行的監(jiān)督管理，檢查監(jiān)督企業(yè)合同執(zhí)行情況，是合同履行中管理的重要環(huán)節(jié)。包括己方信守合同，依法履行，并關(guān)注對(duì)方履約，它是實(shí)現(xiàn)合同管理目標(biāo)的有力保障。根據(jù)企業(yè)合同管理制度實(shí)施對(duì)合同履行中的

9、監(jiān)督檢查，將合同規(guī)定的義務(wù)按照職責(zé)劃分并落實(shí)，建立嚴(yán)格的履行過(guò)程中監(jiān)督管理工作。該公司各級(jí)管理人員按個(gè)人的管理權(quán)限可以登錄物資管理系統(tǒng)查看到該合同的條款簽訂以及標(biāo)的物是否已發(fā)貨、是否已入庫(kù)、是否已付款結(jié)算等相關(guān)信息，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與合同管理辦公室聯(lián)系，進(jìn)行合同糾偏處理。同時(shí)，各基層供應(yīng)站均配備經(jīng)培訓(xùn)上崗的驗(yàn)收員、保管員，對(duì)送到收貨地點(diǎn)的合同標(biāo)的物嚴(yán)格按物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收入庫(kù)，不符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的物資堅(jiān)決予以退回，去年避免經(jīng)濟(jì)損失1666萬(wàn)元。一般情況下，每筆合同的質(zhì)保期為一年，公司財(cái)務(wù)科在該合同無(wú)異議的情況下，質(zhì)保期期滿后，方才返回合同總價(jià)10%的質(zhì)保金，有效地保障了合同的順利履行。隨著我國(guó)加入WTO，我國(guó)企業(yè)已開(kāi)始在更大范圍、更廣領(lǐng)域、更高層次上參與國(guó)際經(jīng)濟(jì)合作和競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)也被置于同國(guó)外企業(yè)同一市場(chǎng)規(guī)則的法律環(huán)境。因此企業(yè)依法經(jīng)營(yíng)管理問(wèn)題更加突出地顯現(xiàn)出來(lái)。國(guó)務(wù)院國(guó)資委2004年下發(fā)了國(guó)有企業(yè)