紅頭文件的制作及標準

1、紅頭文件的制作及標準紅頭文件的制作及標準文秘人員須知 一、紅頭文件的制作及標準1、進行頁面設(shè)置選擇“文件”一一“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米 下:3.5厘米 左:2.8厘米 右:2.6厘米。選擇“版 式”附簽， 將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”， 在該選項前打“丿”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體” 設(shè)置為“仿宋”；“字號”設(shè)置成“三號”，單擊“確定”按鈕， 選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設(shè)置成“28”個字 符； “每頁”設(shè)置成“22”行。 然后單擊“確定”按鈕，這樣就 將版心設(shè)置成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字 的國家標準。2、插入

2、頁號選擇“插入”“頁碼”，“位置”設(shè)置為“頁面底端（頁腳） ”, 格式”設(shè)置為全角的顯示格式， 單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一 條全角方式的短線；并將頁碼字號設(shè)置成“四號”；字體任意;“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。 然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個漢字， 偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空 一個漢字。3、發(fā)文機關(guān)標識制作選擇“插入”一一“文本框”一一“橫排”菜單項， 鼠標將會變 成“+”，在Word 2000版面上單擊鼠標左鍵，出現(xiàn)一個文本框, 在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關(guān)標識， 輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵一一“設(shè)置文本框格式”

3、，在這里來設(shè)置紅頭的屬 性。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇 “大小”附簽， “高度”設(shè)置成“2cm”；寬度設(shè)置成“155cm”。注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高 級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”度量依據(jù)” 設(shè)置成“頁面”；垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下 側(cè)”設(shè)置成“2 5cm”平行文標準，“& 0cm”上行文標 準，注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確 定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。 選中 文本框內(nèi)的全部文字， 將顏

4、色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小 標宋簡體”，字號根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號，但要盡量 充滿該文本框，這樣，寬為155mm.高為20mm.距上25mm的紅 頭制作完成。4、紅線制作首先將“視圖” 一一 “工具欄” 一一 “繪圖”選中，單擊“繪圖” 工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Sh辻t鍵， 右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里 進行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”;“虛實”設(shè)置為“實線”；“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大“高級”按鈕， 水平對齊： “對齊方式”設(shè)置成“居中”

5、， “度量 依據(jù)”設(shè)置成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設(shè)置成“頁邊距”,“下側(cè)”設(shè)置成“7cm”一一平行文標準，“13 5cm”一一上行 文標準，注：用戶可根據(jù)實際情況進行調(diào)節(jié)。單擊確定。5、文號制作平行文文號：文號一一三號仿宋、居中顯示。上行文文號：文號一一三號仿宋字體、左空一個字的距離；簽發(fā) 人三號仿宋字體；簽發(fā)人姓名一一三號楷體、右空一個字的 距離。注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選 擇“插入”一一“符號”一一“符號”附簽，找到六角符號后, 將光標置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15 5cm”。選擇“版式”附簽,單擊6、主題詞制作選擇“

6、表格”一一“插入”一一“表格”， 選中表格， 單擊鼠標 右鍵一一表格屬性一一“表格”附簽，“對齊方式”設(shè)置為“居 中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行 的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三 號黑體；主題詞詞目用三號小標宋； 抄送.抄送單位.印發(fā)單位 及印發(fā)日期用三號仿宋。7、保存成模板文件單擊“文件”“保存”， “保存類型”:選擇“文檔模板 （削dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認即可）。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型模板進行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”“打開”，找到相應(yīng)的模板路徑，若模

7、板保存時按系統(tǒng)默認設(shè)置 的，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進行修改。二.公文正文排版1依據(jù)模板建立新公文：選擇“文件”一一“新建”一一“常用” 附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。2制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進來，但必須遵循以 下國家標準:標題一一二號小標宋字體，居中顯示；主送機關(guān)一一三的公文都可以調(diào)用該模板,直接進行公文正文的排版。要對該號仿宋 正文一一三號仿宋字體;成文日期一一三號仿宋字體，右空四個字的距離，“O”和六角 符號的輸入方法一致，不能使用“字母0”或“數(shù)字0”代替。 文號、簽發(fā)人、主題詞一一按照模板定義的字

8、體填寫完整。最后, 將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人.標題.主送機關(guān)、正文、成文日 期、主題詞的相互位置調(diào)整好。字體，頂格, 號使用全角方式;三、用Word制作電子公章1、圖章輪廓選擇“插入一圖片自選圖形”， 在“繪圖”工具欄中選擇橢圓, 按下Sf辻t鍵在文檔中拖出一個圓， 設(shè)置為“無填充色”，線條 寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。2、編輯文字在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號，然后用藝術(shù)字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放 位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。3、插入五角星在“自選圖形星與旗幟”中選中五角星， 然后在文檔中畫出一 個大小適合的五角星，并設(shè)置成

9、紅色，移動到圓中合適的位置, 然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標右鍵，選擇“組合”， 一個公章就制作出來了，要用時復(fù)制一個到目標處，是不是很正 規(guī)啊!但是，用Word制作電子公章可以用在一般的文檔中，在已經(jīng)畫好的內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準確的但如果是 正式的行文，則要求公章有防偽功能，別人不能仿制，這時候, 我們可以用辦公之星來制作可以防偽的電子公章。制作可以防偽的電子公章在辦公之星中，制作公章就簡單得多，直接在“插入印章圓 形印章”中即可加入印章。在對話框中設(shè)置好印章的參數(shù)時，在 文本中就可以看到印章的情況。特別的是，軟件對生成的印章有對應(yīng)的數(shù)字防偽標識，你還可以 給印章設(shè)置密碼來進行保護，防止非授權(quán)的編輯。當要查看印章的真?zhèn)位驅(qū)τ≌逻M行修改、復(fù)制時，可以右擊印章, 出現(xiàn)“印章密碼”對話框，要求輸入正確的密碼，同時顯示印章 的數(shù)字防偽標識（在此可以驗證印章的真?zhèn)危Ｆ鋵?，如果要進行網(wǎng)上發(fā)文件，可以先在辦公之星中制作出一個