Word編輯長(zhǎng)文檔地方法與技巧

1、實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案Word 編輯長(zhǎng)文檔的方法與技巧Word 是目前應(yīng)用廣泛的文字處理軟件，功能十分強(qiáng)大。其中一些用于編輯長(zhǎng)文檔的功能具有很高的實(shí)用價(jià)值。 試想一下，在編輯一些長(zhǎng)達(dá)幾十或是幾百頁(yè)的文檔時(shí)， 如不掌握一定的方法和技巧， 那你將花大量的時(shí)間在翻動(dòng)滾動(dòng)條上， 這樣的文檔在結(jié)構(gòu)上層次不清， 在內(nèi)容上難于查找， 從而使編輯效率大大降低。 筆者在此針對(duì)長(zhǎng)文檔的編輯，并以 Word97 為例，介紹一些方法和技巧，來(lái)提高組織和管理文檔時(shí)的工作效率。一用大綱視圖使文檔層次結(jié)構(gòu)清晰化用大綱視圖來(lái)編輯和管理文檔， 可使文檔具有象文件菜單一樣能逐層展開(kāi)的清晰結(jié)構(gòu)， 能使閱讀者很快對(duì)文檔的層次和內(nèi)容有一個(gè)從淺到

2、深的了解，從而能快速查找并切換到特定的內(nèi)容。首先，新建一文檔，并單擊“視圖”菜單中的“大綱視圖”選項(xiàng)或按文檔左下方工具條上的“大綱視圖”按鈕來(lái)切換到大綱視圖。分別輸入各級(jí)標(biāo)題的名稱（在每個(gè)標(biāo)題前都有一個(gè)“”記號(hào)） 。其次，分別向左或向右拖動(dòng)“”記號(hào)可使對(duì)應(yīng)的標(biāo)題升級(jí)或降級(jí)（也可選中某一標(biāo)題后，點(diǎn)擊大綱工具條上的“升級(jí)”或“降級(jí)”按鈕）。經(jīng)升 / 降級(jí)后，各標(biāo)題之間的關(guān)系就像一般文件夾那樣逐層相套。若某標(biāo)題以“”標(biāo)示，則表示該標(biāo)題下是有內(nèi)容的（即是可以展開(kāi)的）；若某標(biāo)題以“”標(biāo)示，則表示該標(biāo)題下是沒(méi)有內(nèi)容的（即文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案不可以展開(kāi)）。另外，可用大綱工具條上的按鈕對(duì)各標(biāo)題進(jìn)行上移、下移、

3、展開(kāi)和折疊。最后，在某個(gè)標(biāo)題按回車，將光標(biāo)移至下一空行的開(kāi)頭，用“復(fù)制”、“粘貼”的方法將特定的內(nèi)容插入到文檔中。在選定這整篇文章內(nèi)容的前提下，按下大綱工具條上的“降級(jí)為正文”按鈕，可將其轉(zhuǎn)換成正文內(nèi)容（即非標(biāo)題） 。如此類似地插入各篇文章的內(nèi)容，進(jìn)行整理、編輯后存盤(pán)即可。二.利用書(shū)簽功能進(jìn)行迅速查找Word 97中可將選定的文件、圖形等標(biāo)識(shí)為書(shū)簽，從而可以通過(guò)定位功能迅速切換到長(zhǎng)文檔中書(shū)簽所在的位置。例如要將“利用書(shū)簽功能進(jìn)行迅速查找”這段文字標(biāo)識(shí)為書(shū)簽，可先將其選中，再單擊“插入”菜單中的“書(shū)簽”選項(xiàng)，在出現(xiàn)的對(duì)話框中輸入書(shū)簽的名稱后按“添加”即可（在此對(duì)話框中也可對(duì)已有的書(shū)簽進(jìn)行刪除）。

4、此時(shí)，若“工具” - “選項(xiàng)” - “視圖”中的“書(shū)簽”項(xiàng)被選定，則文中“利用書(shū)簽功能進(jìn)行迅速查找”這些文字會(huì)被方括號(hào)括出，表示是已被標(biāo)識(shí)為書(shū)簽。在長(zhǎng)文檔中按自己需要將一些關(guān)鍵項(xiàng)標(biāo)識(shí)為書(shū)簽后，可在“編輯” - “定位”中的“定位”選項(xiàng)卡中對(duì)某一書(shū)簽進(jìn)行定位，從而使文檔迅速切換到被標(biāo)識(shí)為此書(shū)簽的地方。此外，在該選項(xiàng)卡中還可對(duì)頁(yè)、節(jié)、行、批注、圖形、公式等13 個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行定位，若靈活運(yùn)用，可大大提高查找、編輯文檔的效率。三 .創(chuàng)建超級(jí)鏈接，實(shí)現(xiàn)快速切換上過(guò)網(wǎng)的朋友們都知道，超級(jí)鏈接是指一個(gè)計(jì)算機(jī)文檔（頁(yè)面）文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案的特定區(qū)域能引入其它文檔或程序。鼠標(biāo)放在超級(jí)鏈接上會(huì)變成手形，點(diǎn)擊后即可

5、切換。Word97中也有相類似的超級(jí)鏈接功能，可將文檔中的文字、 圖像等與本機(jī)硬盤(pán)或因特網(wǎng)上所設(shè)置的相關(guān)信息鏈接起來(lái)。首先，打開(kāi)一個(gè)文檔，選擇要作為超級(jí)鏈接顯示的文字。其次，單擊“插入”菜單中的“超級(jí)鏈接”選項(xiàng)彈出對(duì)話框。在“鏈接到文件或 URL”中輸入待鏈接文檔 （目標(biāo)文檔） 的路徑。此路徑可以是 Internet 地址（ URL）或本機(jī)硬盤(pán)上的文檔。最后確定退出，就完成了一個(gè)超級(jí)鏈接的創(chuàng)建。說(shuō)到這里，我們可以知道，用超級(jí)鏈接組織文稿時(shí)， 是在多個(gè)文檔間建立鏈接關(guān)系， 這與在大綱視圖中組織文檔只形成一個(gè)文檔是有所區(qū)別的。 在用超級(jí)鏈接查看、 切換文檔時(shí)，還能用工具條上諸如 IE 中的“前進(jìn)”

6、、“后退”按鈕，十分方便。四 .使用多窗口 ,查看長(zhǎng)文檔的不同部分用多個(gè)窗口來(lái)顯示同一長(zhǎng)文檔的不同部分， 可以使查找、 編輯工作變得較為方便。方法有兩種：1.打開(kāi)文檔后，單擊“窗口”菜單中的“新建窗口” ，再單擊“窗口”菜單中的“全部重排” ，可打開(kāi)上下兩個(gè)窗口來(lái)顯示文檔。2.將鼠標(biāo)放在文檔右端滾動(dòng)條的最上方， 當(dāng)鼠標(biāo)變?yōu)椤安鸱执翱凇钡挠浱?hào)時(shí)雙擊， 可將當(dāng)前窗口拆分為兩個(gè)子窗口。 上下拖動(dòng)拆分條可調(diào)節(jié)這兩個(gè)子窗口的大小，雙擊拆分條可取消拆分。五.用自動(dòng)滾動(dòng)功能瀏覽長(zhǎng)文檔文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案像某些讀書(shū)軟件一樣， Word 也提供了對(duì)文檔頁(yè)面的自動(dòng)滾動(dòng)功能，以方便用戶閱讀文檔，免去了用PageUp

7、 、PageDown手工翻頁(yè)的麻煩。要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)滾動(dòng)功能，只要選“視圖”“工具欄”“自定義” 命令，在彈出的“自定義” 對(duì)話框中，選中“類別”為“所有命令”，再將“命令”項(xiàng)中的“ Autoscroll”拖拽到工具條上即可。以后瀏覽長(zhǎng)文檔時(shí)，只需點(diǎn)擊工具條上的“自動(dòng)滾動(dòng)”命令，并使鼠標(biāo)位于右邊滾動(dòng)條中心位置的上方或下方即可實(shí)現(xiàn)上下滾動(dòng)，鼠標(biāo)離中心位置越遠(yuǎn)，滾動(dòng)越快。要取消自動(dòng)滾動(dòng)功能回到正常編輯狀態(tài)，只需右擊鼠標(biāo)即可?？戳松鲜鲫P(guān)于編輯長(zhǎng)文檔的方法和技巧， 大家是不是有了一點(diǎn)心得？親自動(dòng)手試試吧，相信一定會(huì)有所收益。Word 長(zhǎng)文檔的制作技巧在日常使用 Word 辦公的過(guò)程中，長(zhǎng)文檔的制作是我們常常

8、需要面臨的任務(wù)。比如營(yíng)銷報(bào)告、畢業(yè)論文、宣傳手冊(cè)、活動(dòng)計(jì)劃等等類型的長(zhǎng)文檔。由于長(zhǎng)文檔的綱目結(jié)構(gòu)通常比較復(fù)雜，內(nèi)容也較多，如果不注意使用正確的方法， 那么整個(gè)工作過(guò)程可能是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且質(zhì)量還不能讓人滿意的。本部分課程專門(mén)討論長(zhǎng)文檔的制作的方方面面， 在介紹合理制作觀念的同時(shí)，提供長(zhǎng)文檔制作過(guò)程中有助于提高效率的必備技能， 如果你能堅(jiān)持和完成課程中相應(yīng)的練習(xí)， 掌握相應(yīng)的方法和技巧， 那么相信你以后再面對(duì)長(zhǎng)文檔的制作任務(wù)時(shí)， 將會(huì)倍感輕松。 文章中提供處理前和處理后的 .doc 文件供大家下載參考。文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案文章導(dǎo)讀：一、應(yīng)用性任務(wù)(一)如何制作長(zhǎng)文檔的綱目結(jié)構(gòu)？(二)如何為長(zhǎng)文檔設(shè)

9、置多級(jí)標(biāo)題編號(hào)？(三)如何在文檔中讓插圖自動(dòng)編號(hào)及交叉引用題注？(四)如何為長(zhǎng)文檔編制目錄和索引？二、基本應(yīng)用能力練習(xí)(一)合理的工作觀念(二)在大綱視圖中工作在大綱視圖中建立綱目結(jié)構(gòu)在大綱視圖中調(diào)整綱目結(jié)構(gòu)(三)多級(jí)標(biāo)題編號(hào)(四)插圖的編號(hào)和交叉引用題注(五)目錄和索引的制作目錄的制作索引的制作三、總結(jié)一、應(yīng)用性任務(wù)(一)如何制作長(zhǎng)文檔的綱目結(jié)構(gòu)？文檔的綱目結(jié)構(gòu)是評(píng)價(jià)文檔好壞的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。同時(shí)，若要高效地完成一篇長(zhǎng)文檔， 文檔的綱目結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是首先完成的工作，大綱視圖是構(gòu)建文檔綱目結(jié)構(gòu)的優(yōu)秀途徑，在后面的“在大綱視圖中工作”文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個(gè)任務(wù)的具體方法。

10、(二)如何為長(zhǎng)文檔設(shè)置多級(jí)標(biāo)題編號(hào)？在樣式部分的課程中，我們?cè)?jīng)初步介紹文檔的多級(jí)標(biāo)題編號(hào)。對(duì)于長(zhǎng)文檔來(lái)說(shuō)，用Word 提供的編號(hào)功能來(lái)完成任務(wù)就更為必要，因?yàn)檫@比手動(dòng)編號(hào)效率高出不少。在后面的“多級(jí)標(biāo)題編號(hào)”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個(gè)任務(wù)的具體方法。(三)如何在文檔中讓插圖自動(dòng)編號(hào)及交叉引用題注？為了加強(qiáng)文檔的表達(dá)力， 圖文并茂是有效的方法。 但是長(zhǎng)文檔的圖片可能有很多，難道還是一幅一幅地手動(dòng)添加編號(hào)和題注嗎？不！讓我們充分利用Word 的自動(dòng)化功能吧。 在后面的“插圖的編號(hào)和交叉引用題注”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個(gè)任務(wù)的具體方法。(四)如何為長(zhǎng)文檔編制目錄和索引？目錄和索引也是

11、長(zhǎng)文檔的重要組成部分，利用 Word 的相應(yīng)功能可以快速高效地制作它們。在后面的“目錄和索引的制作”應(yīng)用能力練習(xí)部分，將介紹完成這個(gè)任務(wù)的具體方法。二、基本應(yīng)用能力練習(xí)本部分的基本應(yīng)用能力練習(xí)是和上面的應(yīng)用性任務(wù)對(duì)應(yīng)的。完成一個(gè)練習(xí)就獲得了相應(yīng)的解決問(wèn)題的能力，把全部練習(xí)完成之后， 綜合運(yùn)用于長(zhǎng)文檔的制作過(guò)程中， 就可以切實(shí)體會(huì)到工作效率的明顯提高。(一)合理的工作觀念在進(jìn)入具體練習(xí)之前，我們先來(lái)討論一下長(zhǎng)文檔制作的工作觀文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案念。經(jīng)過(guò)實(shí)踐證明，一個(gè)不錯(cuò)的做法是：先建立好文檔的綱目結(jié)構(gòu)，然后再進(jìn)行具體內(nèi)容的填充。也許你一直就是使用這個(gè)正確的辦法，但是也許你習(xí)慣想到那里寫(xiě)到那里。如

12、果你屬于的第二種情況， 那么為了效率和文檔質(zhì)量的提高， 請(qǐng)嘗試改變一下工作方式。 當(dāng)你發(fā)現(xiàn)先建立好合理的文檔框架， 不僅有利于指導(dǎo)自己快速地完成實(shí)際內(nèi)容的寫(xiě)作， 而且也方便了閱讀者的理解時(shí)，我相信你會(huì)接受這個(gè)合理的工作觀念。(二)在大綱視圖中工作在大綱視圖中建立綱目結(jié)構(gòu)當(dāng)我們完成對(duì)一篇文檔的構(gòu)思后， 根據(jù)上面提出的工作觀念， 最好先把該文檔的綱目框架建立好。 下面我們將通過(guò)制作一份名為 “校園科技節(jié)活動(dòng)計(jì)劃” 的文檔，學(xué)習(xí)在大綱視圖中建立文檔綱目結(jié)構(gòu)的基本方法。該文檔的最終效果文件放在文章末尾的鏈接中， 這里可先 下載處理前的文檔 ?？梢韵却蜷_(kāi)該文檔看一下綱目結(jié)構(gòu)初步建立后的大致效果，然后我們

13、的任務(wù)就是根據(jù)這個(gè)效果自己再動(dòng)手制作一遍， 從而體會(huì)在大綱視圖中制作文檔綱目結(jié)構(gòu)的方便和快捷。1.啟動(dòng) Word2003 ，新建一個(gè)空白文檔， 然后單擊 Word 窗口左下方的“大綱視圖”按鈕(圖 1)，切換到大綱視圖。文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案圖 12.切換到大綱視圖后，可以看到窗口上方出現(xiàn)了“大綱”工具欄(圖 2) ，該工具欄適專門(mén)為我們建立和調(diào)整文檔綱目結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的，大家在后面的使用中將體會(huì)到非常的方便。圖 23. 接下來(lái)我們先把一級(jí)標(biāo)題輸入，可以看到輸入的標(biāo)題段落被Word 自動(dòng)賦予 “標(biāo)題 1”樣式 (圖 3) ，Word 為什么會(huì)這樣做呢？原因在于，這節(jié)省了我們用常規(guī)方法處理文檔時(shí)手動(dòng)設(shè)置

14、標(biāo)題樣式的時(shí)間。假設(shè)我們文檔很長(zhǎng)，標(biāo)題段落很多的時(shí)候， 就很容易體會(huì)到Word這個(gè)自動(dòng)化的好處了。文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案圖 34.接下來(lái)我們把文檔的二級(jí)標(biāo)題輸入，將插入點(diǎn)定位于“參加對(duì)象”段落末尾，按下回車后得到新的一段，如果直接輸入你會(huì)發(fā)現(xiàn)Word 仍然把它當(dāng)成一級(jí)標(biāo)題， 用什么方法告訴Word 現(xiàn)在輸入的是二級(jí)標(biāo)題呢？方法一是按下鍵盤(pán)“Tab ”鍵，方法二是單擊“大綱”工具欄的“降級(jí)”按鈕(圖 4) 。執(zhí)行其中任何一個(gè)操作后可以看到段落控制符 (就是段落前面的小矩形 )向右移動(dòng)一格，表示該標(biāo)題段落降了一級(jí) (圖 5)。圖 4文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案圖 55. 接著輸入“參加對(duì)象”的下屬二級(jí)標(biāo)題段

15、落“數(shù)學(xué)系”，回車后 Word 默認(rèn)新得到的一段為 “二級(jí)標(biāo)題” 段落，因此我們可以直接輸入“物理系”，用同樣的方法輸入下面的其它系。6.進(jìn)行到這里，相信大家可以用相同的方法輸入 “活動(dòng)宗旨”、“活動(dòng)時(shí)間安排” 等一級(jí)標(biāo)題段落的下屬段落了。 請(qǐng)大家參照提供的最終效果文件，把剩余的二級(jí)標(biāo)題段落輸入。 當(dāng)然，你會(huì)發(fā)現(xiàn) Word 也自動(dòng)為二級(jí)標(biāo)題段落賦予“標(biāo)題 2”樣式。在實(shí)際工作中，你也許有更多的標(biāo)題等級(jí)，后面標(biāo)題等級(jí)的處理以此類推， Word 內(nèi)置了“標(biāo)題1”到“標(biāo)題9”9 個(gè)標(biāo)題樣式，可以處理大綱中出現(xiàn)的一級(jí)標(biāo)題到九級(jí)標(biāo)題，應(yīng)該夠用了吧。7.當(dāng)你把所有的二級(jí)標(biāo)題輸入完成后，可以發(fā)現(xiàn)凡是含有下屬

16、標(biāo)題的一級(jí)標(biāo)題段落前面的段落控制符有原來(lái)的小矩形變成十字形(圖6) 。文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案圖 68. 為什么把這些符號(hào)成為段落控制符呢？現(xiàn)在用鼠標(biāo)指針單擊一下“參加對(duì)象” 前面的段落控制符，可以發(fā)現(xiàn)該段落以及它的下屬段落被選中；雙擊“活動(dòng)主體內(nèi)容”前面的段落控制符，可以看到它的下屬段落被折疊 (圖 7) ，再雙擊一下又可將其展開(kāi)。可見(jiàn)這個(gè)小小的符號(hào)，在我們需要進(jìn)行相關(guān)的操作控制時(shí)， 為我們帶來(lái)了不少方便。文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案圖 79.前面提到的“折疊”的一個(gè)用途為，將所有含有下屬標(biāo)題的一級(jí)標(biāo)題段落折疊，我們更容易觀看整個(gè)文檔的一級(jí)標(biāo)題綱要。當(dāng)然，更方便的方法是使用“大綱”工具欄上的“顯示級(jí)別”

17、命令，比如我們想看看文檔的一級(jí)標(biāo)題，則單擊“顯示級(jí)別”下拉按鈕，在彈出的列表中選擇“顯示級(jí)別1”即可 (圖 8) 。圖 8文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案在大綱視圖中調(diào)整綱目結(jié)構(gòu)上面的學(xué)習(xí)過(guò)程我們了解了在大綱視圖中從頭建立文檔綱目框架的基本方法。通常，一篇文檔的綱要建立后，可能還會(huì)調(diào)整修改幾次才能達(dá)到滿意的效果。 下面我們就來(lái)介紹一下在大綱視圖中調(diào)整修改文檔綱目框架的方法。1.還是在上面的案例文件中，假設(shè)我們想把“活動(dòng)宗旨”及其下屬段落移動(dòng)到“參加對(duì)象”段落之前。為了讓“活動(dòng)宗旨”及其下屬段落能夠被整體移動(dòng)， 于是先雙擊一下它前面的段落控制符，把它折疊起來(lái)。同時(shí)，也把“參加對(duì)象”段落折疊，這樣可以直接把“

18、活動(dòng)宗旨”整體段落移動(dòng)到“參加對(duì)象”一級(jí)標(biāo)題之前。2. 把它們都折疊好后，單擊“大綱”工具欄的“上移”按鈕(圖9) ，即可完成移動(dòng) (圖 10) 。圖 9文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案圖 103.通過(guò)這個(gè)操作大家可以體會(huì)一下折疊的好處，同時(shí)類似的移動(dòng)操作，都可以仿照進(jìn)行。4.下面來(lái)練習(xí)更改級(jí)別的操作?；痉椒椋合冗x中需要更改級(jí)別的段落，然后通過(guò)“大綱”工具欄的按鈕操作。5.假設(shè)我們想把“校園科技節(jié)活動(dòng)計(jì)劃”段落的級(jí)別改為“正文文本”，以便讓它作為文檔名稱，這樣在后面的多級(jí)標(biāo)題編號(hào)時(shí)，它就不會(huì)被編號(hào)。先選中“校園科技節(jié)活動(dòng)計(jì)劃”段落，然后單擊“大綱”工具欄上的“降為正文文本”按鈕即可(圖 11) 。文檔

19、大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案圖 116.其它類似的標(biāo)題的升或降可以仿照操作。到這里為此，我們初步學(xué)習(xí)了在大綱視圖中建立和調(diào)整文檔綱目框架的基本方法，練習(xí)了各種常見(jiàn)的操作。這部分內(nèi)容的特點(diǎn)是，只要了解了基本操作原理， 其它類似的操作均可仿照進(jìn)行。 當(dāng)文檔的綱目框架建立和修改好后， 我們就可以切換到普通或頁(yè)面視圖進(jìn)行具體內(nèi)容的填寫(xiě)工作了。但是下面我們還要進(jìn)行一個(gè)練習(xí)， 那就是多級(jí)標(biāo)題編號(hào)。 我們?cè)跇邮秸n程的最后進(jìn)行過(guò)相關(guān)練習(xí)， 這里還想提醒大家的是， 當(dāng)在大綱視圖中建立好文檔的綱目框架后， 由于 Word 自動(dòng)把標(biāo)題樣式套用于相應(yīng)的標(biāo)題段落中， 所以已經(jīng)可以直接為文檔的標(biāo)題編號(hào)了， 下面我們介紹一下具體的操作

20、方法。-(三)多級(jí)標(biāo)題編號(hào)假設(shè)我們的多級(jí)標(biāo)題編號(hào)的目標(biāo)效果為下圖(圖 12)文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案圖 121.還是在上面的案例文檔中， 選擇菜單“格式項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”命令，打開(kāi)“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框，選擇“多級(jí)編號(hào)”選項(xiàng)卡，選中第二行第二種編號(hào)方案然后單擊“自定義”按鈕，打開(kāi)“自定義多級(jí)符號(hào)列表”對(duì)話框。2.選中“級(jí)別”列表框內(nèi)的“ 1 ”，然后選擇編號(hào)樣式為“一、二、三”，在編號(hào)格式框內(nèi)“一”字符之前輸入“第”，之后輸入“部分 .”(圖 13) 。上面的設(shè)置表示文檔中一級(jí)標(biāo)題段落按“第X 部分”格式編號(hào)。文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案圖 133.接著選中級(jí)別列表框內(nèi)的“2”，按下圖設(shè)置文檔中二級(jí)標(biāo)題段

21、落的標(biāo)號(hào)格式 (圖 14) 。圖 144.設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕，返回文檔編輯窗口，可以看到文檔已經(jīng)根據(jù)我們的自定義格式對(duì)標(biāo)題進(jìn)行編號(hào)，實(shí)際外觀效果和前面的目標(biāo)外觀效果是一致的。文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案5. 編號(hào)完成后，就可以切換到“頁(yè)面視圖” ，進(jìn)行文檔正文內(nèi)容的填充工作了。通過(guò)這個(gè)編號(hào)練習(xí)，相信大家能夠體會(huì)到使用 Word 的編號(hào)功能的高效和快捷。 由于自定義的操作也比較方便， 因此我們可以輕松地制作符合自己個(gè)性的編號(hào)外觀， 從而高效地完成工作。 值得一提的是，當(dāng)制作的長(zhǎng)文檔是頁(yè)數(shù)過(guò)百的產(chǎn)品手冊(cè)、 文化出版物等時(shí)， 就更能體會(huì) Word 編號(hào)功能的高效率了。(四)插圖的編號(hào)和交叉引用題注文

22、檔的綱目框架和多級(jí)標(biāo)題編號(hào)都完成后， 就進(jìn)入了正文內(nèi)容的填充工作。在這個(gè)過(guò)程中，為了讓文檔更具表達(dá)力，我們可能需要插入很多圖片，比如你正在閱讀的本文， 筆者為了大家更容易理解和操作，就插入了很多圖片。插入圖片之后， 隨之而來(lái)的工作就是為插圖編號(hào)， 用 Word 的術(shù)語(yǔ)講，針對(duì)圖片、表格、公式一類的對(duì)象，為它們建立的帶有編號(hào)的說(shuō)明段落，即稱為“題注” 。你在本文中看到的每幅圖片下方的“圖1、圖 2 ”等文字就稱為題注，通俗的說(shuō)法就是插圖的編號(hào)。為插圖編號(hào)后， 還要在正文中設(shè)置引用說(shuō)明， 比如本文中用括號(hào)括起來(lái)的“ (圖 1) 、(圖 2) ”等文字，就是插圖的引用說(shuō)明。很顯然，引用說(shuō)明文字和圖片

23、是相互對(duì)應(yīng)的， 我們稱這一引用關(guān)系為 “交叉引用”。明白概念以后，下面我們將學(xué)習(xí)如何讓 Word 自動(dòng)為插圖編號(hào)，以及使用 Word 的“交叉引用” 功能，在文檔正文中為插圖設(shè)置引用文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案的說(shuō)明文字，即“交叉引用題注” 。在進(jìn)行具體的練習(xí)之前， 請(qǐng)大家準(zhǔn)備一篇長(zhǎng)文檔， 以及數(shù)幅圖片，然后跟隨下面的操作步驟一同練習(xí)，這樣可以獲得較好的學(xué)習(xí)效果。1.在 Word2003 中打開(kāi)你準(zhǔn)備的長(zhǎng)文檔，插入點(diǎn)定位于第一張圖片的插入位置，選擇菜單“插入圖片來(lái)自文件”命令，找到圖片的存放位置，把第 1 張圖片插入文檔。2.選中這張圖片， 再單擊鼠標(biāo)右鍵， 在彈出的菜單中選擇 “題注”命令，打開(kāi)“題

24、注”對(duì)話框。假設(shè)我們需要的編號(hào)格式為“圖1、圖2”等，于是單擊“新建標(biāo)簽”按鈕，在彈出的“新建標(biāo)簽”對(duì)話框中輸入“圖”，注意不要輸入任何數(shù)字，實(shí)際編號(hào)的數(shù)字Word 會(huì)自動(dòng)處理的。輸入完成后單擊“確定”返回“題注”對(duì)話框(圖 15) 。圖 153.由于我們希望每次插入圖片后Word 能夠自動(dòng)為插圖編號(hào)， 所以單擊“自動(dòng)插入題注”按鈕，在打開(kāi)的對(duì)話框中進(jìn)行設(shè)置。4.打開(kāi)“自動(dòng)插入題注”對(duì)話框，在插入時(shí)添加題注列表框中勾選“ MicrosoftWord圖片”復(fù)選框，然后選擇使用標(biāo)簽為“圖”，默認(rèn)的編號(hào)輸入為“1 、2 、3 ”，如果你要更改編號(hào)數(shù)字，可以單擊文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案“編號(hào)”按鈕，在彈出

25、的對(duì)話框中進(jìn)行設(shè)置。 設(shè)置完成，單擊“確定”后返回 Word 編輯窗口。以后插入圖片時(shí)， Word 就會(huì)自動(dòng)為它們添加編號(hào)了 (圖 16) 。同樣的，如果文檔中的表格、公式需要自動(dòng)編號(hào)，這這里勾選對(duì)應(yīng)復(fù)選框即可。圖 165.為了便于測(cè)試，先把插入的第 1 張圖片刪去，然后再把它插入進(jìn)來(lái)，可以看到 Word 自動(dòng)在它下方添加了題注“圖 1”。6.接下來(lái)把光標(biāo)定位到第 2 張圖片的插入位置，插入第 2 張圖片，也可以看到 Word 自動(dòng)在它下方添加了題注“圖 2”。7. 把準(zhǔn)備好的其余圖片都插入文檔中，下面我們將練習(xí)使用Word “交叉引用”功能為插圖設(shè)置引用說(shuō)明。8.在正文中需要添加插圖1 引用

26、說(shuō)明的位置輸入 “ ()”，然后將光標(biāo)定位于其中，選擇菜單命令“插入引用交叉引用”命令，打開(kāi)“交叉引用”對(duì)話框， 在“引用類型” 下拉列表內(nèi)選擇 “圖”，在“引用內(nèi)容”下拉列表內(nèi)選擇“只有標(biāo)簽和編號(hào)”，然后在“引用哪一個(gè)文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案題注”列表框內(nèi)選中“圖1 ”，單擊“確定”后 (圖 17) ，就設(shè)置好了圖 1 的引用說(shuō)明。圖 179.這時(shí)“交叉引用”對(duì)話框并沒(méi)關(guān)閉，我們可以把插入點(diǎn)定位于需要添加圖 2 的引用說(shuō)明的位置， 然后選中 “引用哪一個(gè)題注” 列表框內(nèi)的“圖 2”，單擊“插入”按鈕即可為圖2 添加引用說(shuō)明。10. 用同樣的方法為其它插圖在正文中添加引用說(shuō)明。11. 文檔中所有插

27、圖的引用說(shuō)明添加完成后，我們來(lái)測(cè)試一下使用 Word “交叉引用”功能的好處。12. 先故意刪除文檔中間的某幅圖片，包括它的題注以及引用說(shuō)明。如果我們先前是用常規(guī)方法手動(dòng)為插圖輸入題注和引用說(shuō)明，那么現(xiàn)在被刪除的這幅圖片后面的所有插圖的題注和引用說(shuō)明的編號(hào)就都不對(duì)了，需要重新手動(dòng)修改。13. 不過(guò)由于前面我們是使用的是 Word 自動(dòng)添加題注以及“交叉引用”功能為插圖添加的引用說(shuō)明，所以現(xiàn)在就只需全選中文檔，按下鍵盤(pán) “F9”，Word 就可以自動(dòng)更新域，讓后面的題注和引用說(shuō)文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案明中的序號(hào)自動(dòng)更新為正確狀態(tài)。如果你對(duì) Word 域概念比較了解， 那么可以很自然地理解 Word

28、這個(gè)聰明的功能。如果你是域的初學(xué)者， 也許覺(jué)得這個(gè)功能比較奇妙，不過(guò)恰好可以把這里作為了解 Word 域的開(kāi)端，同時(shí)可以初步地把 Word 的域理解為一種變量，它會(huì)聰明地根據(jù)實(shí)際情況的改變而變化。域是 Word 的精髓之一， 它有著廣泛的應(yīng)用， 比如后面將介紹的目錄、索引等，它們的本質(zhì)都是域。(五)目錄和索引的制作通常，長(zhǎng)文檔的正文內(nèi)容完成之后， 我們還需要制作目錄和索引。所謂“目錄”，就是文檔中各級(jí)標(biāo)題的列表，它通常位于文章扉頁(yè)之后。目錄的作用在于， 方便閱讀者可以快速地檢閱或定位到感興趣的內(nèi)容，同時(shí)比較容易了解文章的綱目結(jié)構(gòu)。所謂“索引”，就是以關(guān)鍵詞為檢索對(duì)象的列表，它通常位于文章封底頁(yè)

29、之前。索引的作用在于，閱讀者可以根據(jù)相應(yīng)的關(guān)鍵詞，比如人名、地名、概念、術(shù)語(yǔ)等，快速定位到正文的相關(guān)位置，獲得這些關(guān)鍵詞的更詳細(xì)的信息。 在我們使用過(guò)的中學(xué)數(shù)理化課本中，最后通常都有索引，列出了重要的概念、定義、定理等，方便我們快速查找這些關(guān)鍵詞詳細(xì)信息。很顯然，如果手動(dòng)為長(zhǎng)文檔制作目錄或索引，工作量都是相當(dāng)大的。而且弊端很多，比如當(dāng)我們對(duì)文檔的標(biāo)題內(nèi)容更改候，又得再次更改目錄或索引。 所以學(xué)習(xí)一下Word 的“目錄和索引” 功能，掌握自動(dòng)生成目錄和索引的方法，是提高長(zhǎng)文檔制作效率的有效途徑之文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案一。目錄的制作使用 Word2003為文檔創(chuàng)建目錄， 最好的方法是根據(jù)標(biāo)題樣式。具

30、體地說(shuō)，就是先為文檔的各級(jí)標(biāo)題指定恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題樣式，然后Word 就會(huì)識(shí)別相應(yīng)的標(biāo)題樣式， 從而完成目錄的制作。 通過(guò)前面“在大綱視圖中工作”部分的學(xué)習(xí)，我們已經(jīng)知道，在大綱視圖中創(chuàng)建好文檔的綱目框架時(shí)， Word 自動(dòng)為各級(jí)標(biāo)題賦予了樣式。在這種情況下，我們完成正文的輸入后，就可以直接制作文檔目錄了。下面的練習(xí)我們將提供一個(gè)名為 “思科樂(lè)器銷售概要 (原始文件 )”的原始案例文檔， 它放在文章末尾的下載鏈接中，由于操作過(guò)程學(xué)要用到，所以請(qǐng)大家先去下載好。同時(shí)也建議下載最終效果文件，對(duì)學(xué)習(xí)目標(biāo)有個(gè)初步了解之后再進(jìn)行操作，更利于學(xué)習(xí)掌握的效果。1.打開(kāi)“思科樂(lè)器銷售概要(原始文件 )”案例文檔，由

31、于各級(jí)標(biāo)題運(yùn)用了恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題樣式，所以可以直接進(jìn)入創(chuàng)建目錄的步驟了。2.文檔目錄通常位于文檔名稱之后，于是將插入點(diǎn)定位于“思科銷售概要”下一段，按下鍵盤(pán)“ Ctrl+Enter ”插入了一個(gè)分頁(yè)符，然后在“思科銷售概要”下方適當(dāng)位置輸入“目錄” ，設(shè)置為“居中對(duì)齊”。3.將插入點(diǎn)放在“目錄”下方恰當(dāng)位置，選擇菜單“插入引用索引和目錄”命令，打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框，選擇“目錄”選項(xiàng)卡 (圖 18) 。文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案圖 184.在這里我們將設(shè)置與創(chuàng)建目錄相關(guān)的內(nèi)容。比如可以單擊“格式”框的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇Word 預(yù)設(shè)置的若干種目錄格式，通過(guò)預(yù)覽區(qū)可以查看相關(guān)格式的生成效果，

32、這里我們選擇“正式” (圖 19) 。文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案圖 195.單擊“顯示級(jí)別”框的選擇按鈕，可以設(shè)置生成目錄的標(biāo)題級(jí)數(shù)，Word 默認(rèn)使用三級(jí)標(biāo)題生成目錄，這也是通常情況，如果你需要調(diào)整，在此設(shè)置即可。這里我們操持默認(rèn)。6.單擊“制表前導(dǎo)符”框的下拉箭頭，可以在彈出的列表種選擇一種選項(xiàng)，設(shè)置目錄內(nèi)容與頁(yè)號(hào)之間的連接符號(hào)格式， 這里默認(rèn)的格式為點(diǎn)線。7. 完成與目錄格式相關(guān)的選項(xiàng)設(shè)置之后，單擊“確定”按鈕，Word 即可自動(dòng)生成目錄 (圖 20) 。文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案圖 208.目錄生成后，也許外觀并不符合我們的要求，在這種情況下，我們可以方便地根據(jù)自己的要求進(jìn)行更改。9. 假設(shè)我們想

33、把目錄中一級(jí)標(biāo)題文字改為“藍(lán)色” ，則進(jìn)行如下操作：用和前面相同的方法進(jìn)入“索引和目錄”對(duì)話框，并選擇“目錄”選項(xiàng)卡，單擊“修改”按鈕。如果你的“修改”按鈕是灰色的，則單擊“格式”框的下拉箭頭， 在彈出的下拉列表中選擇 “來(lái)自模板”選項(xiàng) (圖 21) 。文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案圖 2110. 打開(kāi)“樣式”對(duì)話框，由于我們要對(duì)目錄中一級(jí)標(biāo)題文字進(jìn)行修改，故選中樣式列表框中的 “目錄 1 ”，然后單擊“修改”按鈕 (圖22) ，打開(kāi)“修改樣式”對(duì)話框。文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案圖 2211. 單擊“修改樣式”對(duì)話框中的“格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇“字體”命令 (圖 23) ，顯示“字體”對(duì)話框。通過(guò)改對(duì)

34、話框把字體顏色改為藍(lán)色即可， 然后依次單擊確定， 最后會(huì)彈出是否替換所選目錄的詢問(wèn)，單擊“是”后 (圖 24) ，目錄中一級(jí)標(biāo)題根據(jù)我們的修改變?yōu)樗{(lán)色。文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案圖 23圖 2412. 如果有其它的修改要求，可以參照上面的操作方法進(jìn)行。最后，值得注意的是，如果當(dāng)目錄制作完成后又對(duì)文檔進(jìn)行了修改，不管是修改了標(biāo)題或正文內(nèi)容， 為了保證目錄的絕對(duì)正確， 請(qǐng)對(duì)目錄進(jìn)行更新。操作方法為：將鼠標(biāo)移至目錄區(qū)域單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“更新域”命令，打開(kāi)“更新目錄”對(duì)話框，選擇“更新整個(gè)目錄”單選框，然后單擊“確定”即可更新目錄 (圖 25) 。文檔大全實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案圖 25索引的制作上面的練習(xí)中我們介紹了目錄的創(chuàng)建、修改與更新， 基本包括了目錄制作的常見(jiàn)任務(wù)，接下來(lái)我們來(lái)進(jìn)行索引的制作。索引的制作主要包含兩個(gè)步驟：一是對(duì)需要?jiǎng)?chuàng)建索引的關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)記，用Word術(shù)語(yǔ)講就是標(biāo)記索引項(xiàng)，這個(gè)步驟我們將告訴Word ，我們希望哪些關(guān)鍵詞參與索引的創(chuàng)建；二是調(diào)出“索引和目錄”對(duì)話框，通過(guò)相應(yīng)的命令創(chuàng)建索引。1.還是在上面的案例文檔中，進(jìn)行下面的練習(xí)之前建議保存一下學(xué)習(xí)成果。2.需要提前說(shuō)明一下的是，或許該文檔在實(shí)際工作中并不需要?jiǎng)?chuàng)建索引，下面的操作只是利用它介紹索引創(chuàng)建的方法，我們假設(shè)主要以人名或公司名為關(guān)鍵詞創(chuàng)建索引。3.下面進(jìn)行標(biāo)記索引項(xiàng)。在文檔“二、公司”部分