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文檔簡介
1、鍵入文字內(nèi)部溝通協(xié)作管理制度編制:_審核:_批準(zhǔn):_鍵入文字修改記錄頁修改狀態(tài)文件修改記錄序號當(dāng)前版次修改單號修改內(nèi)容摘要修改人修改日期01501/初次編寫/鍵入文字鍵入文字1第 1 條目的為提高工作效率,確保公司內(nèi)部溝通的順暢性和快捷化, 加強各部門業(yè)務(wù)銜接, 發(fā)揮協(xié)調(diào)功能,實現(xiàn)決策、管理的透明化與科學(xué)化,按照規(guī)范化要求,特制定 本制度。第 2 條適用范圍適用于公司全體部門及員工,當(dāng)公司內(nèi)部涉及到會議溝通、文件溝通及其他形 式溝通時均適用。第 3 條職責(zé)3.1 人力資源部負(fù)責(zé)本制度的制定并監(jiān)督執(zhí)行;3.2 各部門負(fù)責(zé)人對所在部門工作做整體規(guī)劃,全權(quán)負(fù)責(zé)部門內(nèi)部員工的溝通和協(xié) 調(diào)工作。第 4
2、條內(nèi)容4.1 會議溝通4.1.1 會議類型(1)年度工作總結(jié): 每年年底召開年度工作總結(jié),各部門負(fù)責(zé)人向總經(jīng)理做年 度工作總結(jié)及下一年度工作計劃報告;(2)全體員工大會:每半年舉行一次,公司全體員工參加,做好全員溝通了解 工作;(3)季度工作報告: 每三個月舉行季度工作報告,部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)匯總本部門 階段性工作總結(jié)和下一季度工作計劃;(季度為第一方案,或者可采取月度 或半年度工作報告)(4)部門周會/月會:各部門每周/月舉行周會/月會,做好各崗位工作總結(jié)和工 作計劃,同時做好部門內(nèi)部員工溝通協(xié)調(diào)工作;(5)臨時性會議:因工作需要召開臨時性會議,由相關(guān)權(quán)責(zé)部門依需要時動議 召集。4.1.2 會議
3、管理(1)對于定期召開的常規(guī)會議,在會前應(yīng)明確該次會議的主題和臨時出席人員,與會人員應(yīng)依據(jù)本職工作做好各種準(zhǔn)備(包括資料、數(shù)據(jù));(2)臨時性會議原則上應(yīng)至少提前 1 小時通知參加人員;(3)會議參加者必須準(zhǔn)時出席并簽到,因故無法到會者,事先須向會議負(fù)責(zé)人請 假并取得許可,或派代理人出席(代理人應(yīng)向主持人報備),遲到、早退者須 向主持人報備,取得諒解及同意;(4)已列入計劃的會議如需改期,或遇到特殊情況需要安排其他會議時,主辦部門需至少提前 1 個工作日發(fā)出通知。鍵入文字24.1.3 會議結(jié)果反饋會議前指定會議記錄人員,負(fù)責(zé)做好會議紀(jì)要,會議紀(jì)要在會議結(jié)束后一個工 作日內(nèi),以郵件形式發(fā)送給參會
4、人員,電子檔存檔留存。4.2 正式的文件溝通4.2.1 規(guī)章、制度類文件規(guī)定各種規(guī)章制度、管理辦法等經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)主管審核、批準(zhǔn)的正式文件,有專 一主題、格式化,適用期長,一般不針對具體個人、具體時間,是在相應(yīng)范圍 內(nèi)必須遵循的基礎(chǔ)性制度。4.2.2 簽呈、報告、報表類文件(1)簽呈:下級對上級部門進(jìn)行請求指示、答復(fù)詢問和對重要事項提出建議或 處理辦法的一種文件形式,簽呈通過不同部門的信息傳遞,最終由受文者簽字 確認(rèn);(2)報告:按照工作安排或工作計劃,用于反映工作中的基本情況、取得的經(jīng)驗教 訓(xùn)、存在的問題以及今后工作設(shè)想等的文件格式,用于向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作匯報或 取得上級領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo);(3)報表:用表
5、格、圖表等格式來動態(tài)顯示數(shù)據(jù),向上級進(jìn)行工作報告的文件。4.2.3 例行性工作溝通協(xié)作(以人力資源部為例)(1)工作日志:每天通過 QC 或微信等方式,向領(lǐng)導(dǎo)匯報當(dāng)天工作內(nèi)容及成果;(2)工作周報:每周六下班前,匯總本周工作總結(jié)及下周工作計劃,以郵件形 式發(fā)送給上級領(lǐng)導(dǎo);(3)工作協(xié)作:部門內(nèi)部員工、不同崗位之間及時進(jìn)行溝通,做好分工協(xié)作,當(dāng)某崗位員工臨時不能在崗時,其他員工配合完成其例行工作。4.3 非正規(guī)場合、形式的溝通4.3.1 根據(jù)總經(jīng)理時間安排, 每周與各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行一次非正式的交談溝通,人力資源部門負(fù)責(zé)進(jìn)行部門間橫向的協(xié)助與支持工作;432 除工作接觸外,各級主管應(yīng)定期或不定期與
6、下屬進(jìn)行交談溝通,以增進(jìn)彼 此了解,掌握各層次人員的動態(tài)信息,幫助決策層把握方向,適當(dāng)準(zhǔn)確地制定 相關(guān)政策。4.4 項目溝通4.4.1 對于因項目需要組建的團隊,良好的項目溝通可以確保團隊相關(guān)信息能及時、正確地產(chǎn)生、收集、發(fā)布和儲存,確保項目的順利完成;4.4.2 項目主導(dǎo)部門負(fù)責(zé)項目成員間溝通橋梁的搭建,積極建立協(xié)作機制,達(dá)到 各部門成員鍵入文字3間的最大融合;4.4.3 項目進(jìn)行過程中,主導(dǎo)部門應(yīng)按時做好項目計劃書項目進(jìn)度表項目評估表等相關(guān)文件,根據(jù)需要召開項目溝通會議,確保項目內(nèi)部工作安排 的合理性,工作目標(biāo)的一致性。4.5 “綠色通道”溝通人力資源部設(shè)立“綠色通道”溝通機制,公司內(nèi)部任
7、何職級的員工,因工作、 生活等各方面問題,都可以到人力資源部進(jìn)行問題反映、溝通、協(xié)商;人力資 源部根據(jù)初期溝通情況,決定是否向總經(jīng)辦進(jìn)行問題匯報、跟進(jìn)。第 5 條溝通協(xié)作原則5.1 內(nèi)部溝通協(xié)作是企業(yè)日常運營中必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要基礎(chǔ),各級各類人 員必須牢固樹立一盤棋思想,立足本職,注重細(xì)節(jié),以有效溝通為目標(biāo),分工 協(xié)作,共同構(gòu)建順暢完善的溝通協(xié)作和信息傳輸體系;5.2 內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)與信息傳輸實行雙軌運行機制, 一條自下而上,另一條自上而下, 二者同時作用,互為補充,并相互驗證,穿插監(jiān)督;5.3 按照層級管理模式,下級員工有問題應(yīng)首先同主管上級取得溝通,屬主管上級 職責(zé)范圍內(nèi)且能夠自行處理的,由主管上級協(xié)調(diào)解決,超出職責(zé)范圍或不能自 行解決的,可向更上一級反映,直至完全解決,對處理結(jié)果存在異議或難以接 受的,允許越級申訴,最高可達(dá)總經(jīng)理,但申訴時原則上不能連跨兩級,否則 作退回處理,若遇緊急事項,可隨機安排辦理,不受規(guī)定程序限制;5.4 公司倡導(dǎo)交流無限制,溝通零距離的環(huán)境氛圍,領(lǐng)導(dǎo)與員工之間,員工與員工 之間可隨時隨地展開工作交流和思想溝通,任何人不得無故拒絕他人的咨詢或 求助,更不得虛與應(yīng)付,放棄責(zé)任;5.5 信息溝通
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