關(guān)于集團IT資產(chǎn)管理制度

1、目錄1 .目的32 .圍33 . IT資產(chǎn)相關(guān)定義與分類33.1 IT資產(chǎn)相關(guān)定義 33.2 IT資產(chǎn)的分類44 . IT資產(chǎn)硬件類管理 44.1 IT資產(chǎn)硬件類管理中涉及的相關(guān)操作類型44.2 硬件類入庫驗收規(guī)定54.3 硬件類資產(chǎn)庫存管理規(guī)定54.4 硬件類資產(chǎn)使用申請規(guī)定 64.5 硬件類資產(chǎn)的借用規(guī)定64.6 閑置硬件類資產(chǎn)的回收與發(fā)放規(guī)定74.7 硬件類資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移84.8 硬件類資產(chǎn)轉(zhuǎn)交管理84.9 硬件類資產(chǎn)報廢規(guī) 9 4.10 硬件類資產(chǎn)的改造升級規(guī)105 .耗材類資產(chǎn)管理11 |5.1 耗材資產(chǎn)圍11 5.2 耗材資產(chǎn)管理流程116 .軟件資產(chǎn)管理14 |6.1 軟件資產(chǎn)圍14

2、6.2 軟件分類146.3 軟件資產(chǎn)管理過程中的相關(guān)規(guī)定146.4 相關(guān)責(zé)任界定157 . IT資產(chǎn)盤點與對帳 167.1 盤點的方式167.2 盤點人的指派與職責(zé)167.3 資產(chǎn)對帳規(guī)定 17 '8 .罰則179 .附則171 .目的為加強公司IT資產(chǎn)的有效管理，實現(xiàn)長效管理，使 IT資產(chǎn)管理更加規(guī)化，特制定本制度。2 .圍本制度適應(yīng)于公司所有劃分為辦公IT資產(chǎn)的管理。3 . IT資產(chǎn)相關(guān)定義與分類3.1 IT資產(chǎn)相關(guān)定義(1)本制度所稱it資產(chǎn)主要包括為保證員工正常辦公而配備的個人pc與筆記本及配套軟件、為構(gòu)建辦公網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而購置的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、以及為保證辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)持續(xù)管理而購置的相關(guān)

3、軟件、 配件、耗材與工具等，包括資產(chǎn)性支出固定資產(chǎn)部分和費用支出非固定資產(chǎn)部分。(2)本制度所稱受益人主要是指IT資產(chǎn)的實際使用者，通常為員工個人，也可以是多個使用者中的代表，受益人又t所使用的辦公IT資產(chǎn)負(fù)有直接的保管責(zé)任。二(3)本制度所稱主管部門主要是指由公司授權(quán)負(fù)責(zé)代為管理IT資產(chǎn)的部門。主管部門負(fù)責(zé)所有庫存IT資產(chǎn)的直接保管和登記以及在使用中的辦公IT資產(chǎn)的維護與使用監(jiān)督等責(zé)任，本制度中規(guī)定主管部門為技術(shù)保障中心IT支持部。3.2 IT資產(chǎn)的分類IT資產(chǎn)類別類別細分說明主管部門硬件類終端辦公設(shè)備 PC顯示器、PC主機、筆記本電腦 IT支持部 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備路由器、交換機防火墻、HUB等IT

4、支持部辦公類服務(wù)器打印服務(wù)器、公司辦公類服務(wù)器等 IT支持部耗材類配件硬盤、存、網(wǎng)卡、顯卡、主板、CPU等IT支持部耗材鍵盤、鼠標(biāo)、風(fēng)扇、光驅(qū)、軟驅(qū)、網(wǎng)線和電源線以及電源插座等IT支持部軟件類個人辦公使用辦公必用軟件、辦公輔助軟件IT支持部服務(wù)器使用操作系統(tǒng)軟件與服務(wù)器應(yīng)用軟件等辦公必用軟件IT支持部綜合使用網(wǎng)絡(luò)管理軟件與財務(wù)軟件等辦公輔助軟件IT支持部41IT資產(chǎn)硬件類管理二4.1 IT資產(chǎn)硬件類管理中涉及的相關(guān)操作類型IT資產(chǎn)硬件類屬于資產(chǎn)性支出的固定資產(chǎn)部分。在IT資產(chǎn)硬件類管理過程中，不同階段會出現(xiàn)資產(chǎn)的入庫驗收、庫存管理、使用申請、借用、轉(zhuǎn)移、報廢等操作。以上所有操作都必須嚴(yán)格遵 守

5、相關(guān)操作規(guī)程方可執(zhí)行。4.2 硬件類入庫驗收規(guī)定(1)本制度中所稱硬件類入庫驗收是指主管部門接收到行政部按采購申請單采購的個人電腦等IT硬件類資產(chǎn)后，辦理資產(chǎn)入庫前對相關(guān)資產(chǎn)進行的資產(chǎn)清點、外觀檢查等查點和核實的過程。(2)在資產(chǎn)入庫驗收時如發(fā)現(xiàn)所驗貨物與裝箱單等不符或設(shè)備外形出現(xiàn)嚴(yán)重變形，主管部門負(fù)責(zé)人有責(zé)任將驗收結(jié)果反饋給行政部門，由行政部門負(fù)責(zé)處理退貨或更換等事宜。(3)主管部門在取得相關(guān) IT資產(chǎn)并驗收完之后在發(fā)放給受益人之前依其類別和科目與財務(wù)部 門達成統(tǒng)馭關(guān)系予以分類粘貼資產(chǎn)編號標(biāo)簽。(4)所有經(jīng)過驗收后入庫的資產(chǎn)均由主管部門負(fù)責(zé)保管，如出現(xiàn)由于保管不利而造成的資產(chǎn)遺失、人為損壞等

6、情況，主管部門將承擔(dān)主要責(zé)任。(5)主管部門在辦理完入庫驗收工作后，必須對所有入庫資產(chǎn)進行登記，填寫驗收、入庫、出 庫登記表。4.3硬件類資產(chǎn)庫存管理規(guī)定(1)本制度所稱硬件類庫存管理是指主管部門在資產(chǎn)經(jīng)過驗收入庫到資產(chǎn)分配到受益人這段時 間對庫存資產(chǎn)進行管理的過程。(2)對于入庫的個人 PC機與筆記本，主管部門負(fù)責(zé)進行軟件初始化工作，檢查或安裝辦公必 用軟件、系統(tǒng)補丁與軟件補丁等。(3)資產(chǎn)主管部門應(yīng)根據(jù)驗收、入庫、出庫登記表中的信息，隨時掌握庫存情況，對某些類別 的應(yīng)保證一定庫存量的硬件類資產(chǎn)應(yīng)急提出采購申請。(4)存貨的放置應(yīng)力求整齊、集中、分類存放等。14.4硬件類資產(chǎn)使用申請規(guī)定(1

7、)本規(guī)則中所稱硬件類資產(chǎn)使用申請是指采購申請?zhí)峤蝗嗽谖锲返截浫霂旌?，由受益人向主管部門提出使用意向后，主管部門按照采購申請單進行資產(chǎn)發(fā)放，同時領(lǐng)用人填寫IT硬件類資產(chǎn)領(lǐng)用申請單的過程。二(2)主管部門必須嚴(yán)格按照最初的采購申請單進行發(fā)放，并針對發(fā)放的硬件類資產(chǎn)填寫驗收、 入庫、出庫登記表。二4.5硬件類資產(chǎn)的借用規(guī)定(1)員工個人或部門在由于業(yè)務(wù)需要而暫未申請采購或已提出申請但所申請采購的硬件類資產(chǎn) 未能及時到位時都可以向主管部門提出硬件類資產(chǎn)借用申請。(2)所有借用操作都必須由受益人向主管部門提出借用申請并同時提交借用申請單，由主管部門根據(jù)庫存情況進行安排；如申請人已與某一受益人達成共識，對

8、方可暫時讓出申請人所需之硬件類資產(chǎn)，申請人也必須向主管部門提交借用申請單，經(jīng)過必要的簽字和資產(chǎn)核實等規(guī)程后，由主管部門具體安排借用事宜，同時核對已粘貼在資產(chǎn)上的資產(chǎn)編號，并在驗收、入庫、出庫登記表進行登記。(3)除主管部門外，任何受益人都無權(quán)出借硬件類資產(chǎn)或安排出借硬件類資產(chǎn)事宜。(4)如借用時間較長，則應(yīng)考慮發(fā)生在借用期間的折舊問題。(5)主管部門的硬件類資產(chǎn)登記臺帳應(yīng)反映出借用部分，保證使用權(quán)和其它權(quán)限的清晰明確。4.6閑置硬件類資產(chǎn)的回收與發(fā)放規(guī)定(1)本制度所稱閑置硬件類資產(chǎn)是指由于員工離職、升遷、調(diào)動或辦公服務(wù)器原有應(yīng)用需求取消帶來的空閑硬件資產(chǎn)。=(2);當(dāng)部門或中心由于以上原因出

9、現(xiàn)閑置硬件類個人PC機時資產(chǎn)管理人員負(fù)責(zé)上報主管部 一門，由主管部門進行回收，并在驗收、入庫、出庫登記表中進行相關(guān)登記。(3)閑置類硬件資產(chǎn)回收后，主管部門將根據(jù)評估其性能等，并記錄閑置類資產(chǎn)臺帳中，根據(jù)以后的需求情況進行再次發(fā)放和調(diào)控，投入再使用。(4)對于回收的硬件類資產(chǎn)在進行再分配原則上遵從哪回收分配到哪的原則，如回收的硬件類資產(chǎn)分配到不同的部門或中心，則此部分回收的資產(chǎn)分配參照資產(chǎn)轉(zhuǎn)移規(guī)進行操作，并在資產(chǎn)轉(zhuǎn)移登記表中進行登記。 4.7硬件類資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移'(1)員工由于工作調(diào)動或業(yè)務(wù)需要等原因，而引發(fā)的資產(chǎn)在不同的部門之間轉(zhuǎn)移時，硬件資產(chǎn)受益人所在中心的資產(chǎn)管理人員必須督促受益人提

10、交資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請單，必須在得到主管部門以及財務(wù)的確認(rèn)認(rèn)可后方可發(fā)生轉(zhuǎn)移行為。(2)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請單一式兩份，資產(chǎn)管理人員留底一份，主管部門簽署意見后留底一份，同時在資產(chǎn)轉(zhuǎn)移登記表中進行登記。1.8 硬件類資產(chǎn)轉(zhuǎn)交管理硬件類資產(chǎn)的轉(zhuǎn)交主要發(fā)生在終端辦公設(shè)備的使用過程中，主要發(fā)生在員工與員工之間的一種行為。是指原有終端辦公設(shè)備在一定程度上已經(jīng)無法滿足某一受益人的需求，而此受益人將此終端辦公設(shè)備轉(zhuǎn)交給另一受益人使用或主管部門的過程。(1) 原受益人在進行終端辦公設(shè)備中的PC機轉(zhuǎn)交之前是必須經(jīng)過主管部門的同意，由主管部門做好登記后就可進行；如轉(zhuǎn)交設(shè)備屬筆記本，如轉(zhuǎn)交后不產(chǎn)生新的采購申請，則主管部門同意并做

11、好登記后即可，如轉(zhuǎn)交后產(chǎn)生新采購需求，則必須提交轉(zhuǎn)交申請單，由經(jīng)過必要的審批后方可執(zhí)行。(2)轉(zhuǎn)交只允許發(fā)生在同一部門之，或發(fā)生在某一受益人和主管部門之間，否則將作為資產(chǎn)轉(zhuǎn)移處理。1.9 硬件類資產(chǎn)報廢規(guī)1.9.1. 本制度規(guī)定辦公IT硬件資產(chǎn)的報廢采用兩種方式，即主動報廢方式和被動報廢方式。 1.9.2. 被動報廢方式是指當(dāng)硬件類資產(chǎn)受到嚴(yán)重?fù)p傷且簡單維修無法恢復(fù)使用時，其價值明顯減少的情況下應(yīng)提交申請報廢。此外這種報廢還包括已經(jīng)滿折舊年限且無法維持正常工作的硬件類資產(chǎn)部分。被動報廢方式是通常意義上的報廢方式，相關(guān)報廢規(guī)定如下：(1)主管部門按照規(guī)定提交相關(guān)報廢申請，由財務(wù)或行政部門安排報廢

12、，并由財務(wù)作相應(yīng)的會計處理。(2) 報廢的發(fā)起人為IT支持部，個人無權(quán)申請報廢。(3)報廢時主管部門必須填寫報廢申請單，同時在報廢登記表中進行登記，反映已經(jīng)報廢的那部分資產(chǎn)。(4)報廢的編號不重新使用。1.9.3. 主動報廢方式是指硬件類資產(chǎn)由于使用時間的增長，作為辦公平臺所能提供的性能、效率、可靠性和穩(wěn)定等已經(jīng)很難滿足公司辦公的最低端業(yè)務(wù)的需要時，由主管部門根據(jù)資產(chǎn)本身的性能指標(biāo)分析并結(jié)合受益人的意見，提請對硬件類資產(chǎn)的報廢。主動報廢方式是從辦公效率和新業(yè)務(wù)需求等角度去主動地做適當(dāng)?shù)奶蕴Ｖ饕僮饕?guī)參照被動報廢方式的相關(guān)規(guī)1.10 硬件類資產(chǎn)的改造升級規(guī)1.10.1. 硬件類資產(chǎn)的改造升級可

13、分為兩種：主動升級和被動升級。1.10.2. 本制度中所稱被動改造升級適應(yīng)于涉及面和代價較小的改造升級部分，主要作如下規(guī)定：(1)當(dāng)硬件類資產(chǎn)原有的配置經(jīng)主管部門確定確實不能滿足現(xiàn)有的需求，但僅作少量投入就可以達到需求標(biāo)準(zhǔn)時，則受益人可以申請對相關(guān)的硬件類資產(chǎn)進行改造升級。(2)在進行硬件類資產(chǎn)改造升級過程中，增強其能力和延長其使用年限的部分應(yīng)計入該硬件類資產(chǎn)的價值中。對于替換式升級則應(yīng)計算其差價部分，如做增加式升級則直接計算增加部分的價值。如僅做維修以維持使用效果的費用應(yīng)計為一般性費用支出。1.10.3. 本制度中所稱主動升級主要是從公司IT資產(chǎn)管理的整體角度出發(fā)，全面調(diào)節(jié)和配置公司IT資產(chǎn)

14、，達到改造升級和節(jié)省在投入的目的，主要規(guī)如下：一|(1)主管部門根據(jù)掌握的全公司的IT硬件類資產(chǎn)的配置、性能和使用時間 長度以及使用部門的需求等信息，從主管部門的角度在多個中心或部門間安排資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)移的相關(guān)操作見本制度第4.7條中的相關(guān)規(guī)定。:(2)在主動升級過程中，主管部門的職責(zé)是提出主動改造升級的可行性方案，并提交相關(guān)申請，經(jīng)必要的審批和確認(rèn)后執(zhí)行。(3)在進行主動升級過程中，最后被淘汰的硬件類資產(chǎn)將按報廢方式處理或拆整為零的方式投入在使用。5 .耗材類資產(chǎn)管理5.1 耗材資產(chǎn)圍本規(guī)則中所稱耗材類資產(chǎn)主要是指PC機與服務(wù)器等設(shè)備的主要配件和相關(guān)耗材。5.2 耗材資產(chǎn)管理流程在耗材類的管

15、理過程中主要涉及耗材類的采購申請、入庫驗收與庫存管理、分配管理、修理和報廢等操作。5.2.1. 耗材類的采購申請規(guī)定(1)耗材類中的配件部分采購申請主要由受益人根據(jù)其使用的PC機或服務(wù)器配件的性能狀況等提出更換或升級需求， 經(jīng)主管部門確認(rèn)后由其部門主管提出采購申請。另外主管部門可根據(jù)公司平時配件的損害統(tǒng)計，申請采購一定的配件作為庫存，以應(yīng)付日常故障維修的需要。(2)耗材類中的耗材部分的采購申請原則上全部由主管部門負(fù)責(zé)提出，采購數(shù)量和規(guī)格以日常的消耗情況為依據(jù)。(3)采購申請遵照公司的相關(guān)采購制度執(zhí)行。5.2.2. 耗材類的入庫驗收和庫存管理(1)主管部門在辦理耗材類入庫驗收時必須按照采購清單進

16、行詳細資產(chǎn)清點、外觀檢查等核實與檢查的工作。驗收完成后由主管部門相關(guān)責(zé)任人填寫驗收、入庫、出庫登記表。(2)在資產(chǎn)入庫驗收時如發(fā)現(xiàn)所驗貨物與裝箱單等不符或設(shè)備外形出現(xiàn)嚴(yán)重變形、損壞時，主管部門負(fù)責(zé)人有責(zé)任將驗收結(jié)果反饋給行政部門，有行政部門負(fù)責(zé)處理退貨或更換等事宜。(3)主管部門在取得相關(guān)資產(chǎn)后依其類別依其入庫的先后順序編寫順序號并填寫驗收、入庫、 出庫登記表，做好登記。(4)耗材類中的所有類別都劃為費用支出部分，不算入資產(chǎn)支出部分，不進行資產(chǎn)編號和粘貼標(biāo)簽。(5)資產(chǎn)主管部門應(yīng)根據(jù)庫存情況編寫和更新驗收、入庫、出庫登記表，準(zhǔn)確反映耗材類中配件與耗材的庫存情況。(6)存貨的放置應(yīng)力求整齊、集中

17、和分類并置標(biāo)志牌。(7)所有經(jīng)過驗收后入庫的資產(chǎn)均由主管部門負(fù)責(zé)保管，如出現(xiàn)由于保管不利而造成的資產(chǎn)遺失、人為損壞等情況，主管部門將承擔(dān)主要責(zé)任。5.2.3. 耗材類的分配管理規(guī)(1)配件中由受益人申請采購的部分，由主管部門辦理入庫驗收和相關(guān)登記之后依采購申請單分配給具體的受益人，并填寫驗收、入庫、 出庫登記表；由主管部門統(tǒng)一申請采購的部分在主管 部門辦理好入庫驗收后，由主管部門作為庫存進行管理，根據(jù)日常維護的需要進行發(fā)放。分配時受益人必須填寫配件使用申請單。主管部門必須在配件發(fā)放登記表中進行發(fā)放登記。(2)耗材由主管部門辦理入庫驗收后，由主管部門作為庫存進行管理，其中耗材中的一部分由主管部門

18、根據(jù)各中心的實際需求，以批量的方式發(fā)放給各中心的資產(chǎn)管理人員，按中心進行批量登記，受益人根據(jù)客觀需要到各資產(chǎn)管理人員處進行領(lǐng)取，資產(chǎn)管理人員在耗材領(lǐng)用登記表上進行領(lǐng)用登記。(3)主管部門每兩周負(fù)責(zé)對耗材類的使用情況進行一次統(tǒng)計，跟蹤庫存情況和耗材類的使用情況，并及時補充庫存。二(4)所有耗材類資產(chǎn)在分配過程中，都必須遵從以舊換新原則，回收的耗材類資產(chǎn)由主管部門根據(jù)其性能部分投入在使用，不能使用的部分參照耗材類報廢規(guī)定進行處理。5.2.4. 耗材類報廢規(guī)定(1)本制度中所稱耗材類報廢非嚴(yán)格意義上的固定資產(chǎn)報廢，只是一個廣義上的報廢概念。(2)當(dāng)耗材類因自身損耗嚴(yán)重或受到嚴(yán)重?fù)p傷且簡單的修理也無法

19、恢復(fù)使用時，可以由主管部門提請報廢。此外報廢的耗材類還包括因性能落后已無法滿足工作需要而被淘汰下來的部分。(3)對于無法繼續(xù)使用的原價值在兩百元以上的耗材類按規(guī)定提交報廢申請單申請報廢，由公司統(tǒng)一進行折價出售等處理并作相應(yīng)的會計處理。6 .軟件資產(chǎn)管理6.1 軟件資產(chǎn)圍本制度所稱軟件資產(chǎn)是指公司根據(jù)業(yè)務(wù)實際需要而采購的相關(guān)辦公軟件，包括操作系統(tǒng)、辦公平臺軟件和開發(fā)平臺軟件等軟件構(gòu)成的那部分資產(chǎn)。其上所指軟件資產(chǎn)不包含那部分未購買而只是付一定費用以換取一定時段使用權(quán)的那部分軟件。6.2 軟件分類從業(yè)務(wù)需要的角度出發(fā)，將公司使用軟件分為三類：(1) 辦公必用軟件：計算機操作系統(tǒng)、Office等等對

20、辦公環(huán)境或個人辦公來說都是所必須依賴的最基本的那部分軟件；(2) 必要軟件：oracle,tomcat,weblogic等等與核心業(yè)務(wù)有密切關(guān)系的、業(yè)務(wù)化需求表現(xiàn)較強的那部分軟件；(3) 非必要軟件：并非辦公所必需的或與公司辦公無多大關(guān)聯(lián)甚至毫無關(guān)聯(lián)的那部分軟件。6.3 軟件資產(chǎn)管理過程中的相關(guān)規(guī)定6.3.1. 軟件采購申請規(guī)定軟件采購申請由主管部門以部門或中心為單位進行統(tǒng)計，將公司各中心或部門需求匯總后統(tǒng)一提交采購申請。統(tǒng)計表單和相關(guān)申請流程單見附件。 采購的軟件支包括辦公必用軟件和辦公輔助軟 件兩類軟件。6.3.2. 軟件的入庫驗收和庫存管理軟件采購?fù)瓿傻截浐螅鞴懿块T負(fù)責(zé)軟件的驗收工作，

21、驗收完成后由主管部門做好軟件庫存管理登記，隨時掌握軟件資產(chǎn)的庫存情況。6.3.3. 軟件資產(chǎn)發(fā)放辦法(1)主管部門在發(fā)放 PC或服務(wù)器時必須完成辦公必用軟件的安裝和初始化工作；(2)主管部門負(fù)責(zé)批量發(fā)放辦公輔助軟件，軟件受益人自行安裝，管理可以提供安裝和配置等方面必要的技術(shù)支持等。對于以上兩種軟件，主管部門必須做好發(fā)放登記和統(tǒng)一管理。6.4 相關(guān)責(zé)任界定(1)主管部門負(fù)責(zé)所有辦公必用軟件的初始化安裝和重新安裝，任何未經(jīng)軟件主管部門同意所進行的辦公必用軟件的初始安裝行為和重新安裝行為非公司行為而均屬個人行為，由此引發(fā)的一切后果與將公司無關(guān)。二(2)=主管部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計各中心或部門所需要的辦公輔助軟件的采購需求,統(tǒng)一采購和發(fā)放。二辦公輔助軟件的安裝由各中心或部門按采購上報人進行針對性發(fā)放，由軟件受益人自行安裝。 任何未經(jīng)上報需求的個人不得私自安裝具有同類型的非采購圍的軟件，否則均屬個人行為，由此引發(fā)的一切法律后果將于公司無關(guān)。(3)公司任何個人不得私自安裝非免費的非必