協(xié)同項(xiàng)目可行性報(bào)告

1、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項(xiàng)目可行性報(bào)告編號(hào)：IT-OA 01版本號(hào)Axxx協(xié)同辦公系統(tǒng) 項(xiàng)目可行性報(bào)告修改次第x次0頁(yè)次1/9xxx協(xié)同辦公系統(tǒng) 項(xiàng)目可行性報(bào)告xxx信息部2008年4月xxxOA協(xié)同辦公系統(tǒng)可行性報(bào)告項(xiàng)目名稱：xxxOA協(xié)同辦公系統(tǒng)項(xiàng)目項(xiàng)目申請(qǐng)單位：信息部1. 項(xiàng)目背景：xxx企業(yè)概況、信息化現(xiàn)狀、項(xiàng)目需求等。2. 項(xiàng)目目標(biāo)：通過(guò)實(shí)施協(xié)同OA系統(tǒng)，可把xxx日常業(yè)務(wù)、事物、協(xié)作等信息在單位的部門、群組、個(gè) 人之間進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通處理。提供協(xié)同工作、公文管理、公共信息、 日程/會(huì)議管理、文檔管理、綜合辦公管理、常用工具以及系統(tǒng)管理等應(yīng)用模塊，從而達(dá)到管理 高效全面

2、的管理效果。協(xié)同OA系統(tǒng)的總體目標(biāo)是：”以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)為主要手段，以實(shí)現(xiàn)企事業(yè)關(guān)鍵 辦公應(yīng)用為導(dǎo)向，搭建一個(gè)覆蓋全單位的自動(dòng)化辦公信息平臺(tái)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)本單位移 動(dòng)辦公、資源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機(jī)制，為本單位建立一個(gè)即時(shí)有效的信息交流管道， 建立高質(zhì)量、高效率的信息網(wǎng)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)提供一個(gè)方便有效的事件跟蹤和監(jiān)督手段，實(shí)現(xiàn)辦公 現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和人性化管理。實(shí)現(xiàn)單位管理向無(wú)紙化辦公的轉(zhuǎn)變。通過(guò)OA系統(tǒng)為單位內(nèi)部的信息傳遞建立聯(lián)系，便于單位內(nèi)部協(xié)同工作。規(guī)范使用者的管理從而實(shí)現(xiàn)信息集中式管理和分布式應(yīng)用。 搭建起單位內(nèi)高效協(xié)同的辦公平臺(tái)。規(guī)范單位管理行為。通過(guò) OA

3、系統(tǒng)的信息流程約束，規(guī)范管理過(guò)程，追求理想管理結(jié) 果。實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化，流程制度化。提高效率、節(jié)約開支。通過(guò)OA系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，可以使使用者的辦公效率大大提高, 人員溝通實(shí)時(shí)快捷，任務(wù)傳遞高效清晰，可以及時(shí)了解任務(wù)、工作的進(jìn)度。節(jié)約單位 在日常辦公中的紙張、消耗品、通訊等費(fèi)用，達(dá)到開源節(jié)支，增產(chǎn)增效的目的。3. 項(xiàng)目預(yù)期效益：達(dá)到的效果OA協(xié)同辦公平臺(tái)是基于互聯(lián)網(wǎng)的高效協(xié)同工作平臺(tái)和協(xié)同管理系統(tǒng)，它的基本定位為：個(gè)人的門戶和工具；團(tuán)隊(duì)的協(xié)同工作平臺(tái)；企業(yè)知識(shí)沉淀及協(xié)作平臺(tái)；、提升企業(yè)執(zhí)行力：A 增強(qiáng)授權(quán)的有效性通過(guò)協(xié)同OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工作的書面授權(quán)，降低工作目標(biāo)的傳遞衰減或變形；在系統(tǒng)中直接分配任

4、務(wù)對(duì)象和路徑，確保執(zhí)行資源；并且系統(tǒng)提供直觀的可視化流程圖，可在 授權(quán)人與被授權(quán)人之間建立可視的責(zé)任關(guān)系。B 監(jiān)督過(guò)程控制結(jié)果通過(guò)協(xié)同OA系統(tǒng)，所有工作事件都將被如實(shí)的記錄，供查詢和跟蹤。并可以及時(shí)跟蹤任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)、結(jié)果、過(guò)程變動(dòng)，減少信息的衰減。C 加強(qiáng)制度的執(zhí)行規(guī)范通過(guò)協(xié)同OA系統(tǒng)，將企業(yè)的制度、規(guī)范變成“制度、規(guī)范模板固定流程”，員工無(wú)需牢記，在執(zhí)行時(shí)將按制度自行流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)“行為約束”的管理。、提升團(tuán)隊(duì)效率：A 加強(qiáng)時(shí)間管理通過(guò)協(xié)同OA系統(tǒng)提供直觀的時(shí)間管理功能，員工的時(shí)間安排可以互相查看，上級(jí)可以閱讀并批復(fù)。從公告到部門討論區(qū)、從內(nèi)部聯(lián)系人到各種制度模板、從協(xié)同處理到知 識(shí)庫(kù)共享，

5、輕重緩急一目了然。B 建立敏捷性組織通過(guò)協(xié)同OA系統(tǒng)，可以隨需應(yīng)變組建“跨部門”的動(dòng)態(tài)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，快速建立靈活的彈 性組織，且無(wú)需會(huì)議方式，可以實(shí)現(xiàn)所有項(xiàng)目成員全面同步信息對(duì)稱。C 移動(dòng)協(xié)同，實(shí)時(shí)審批、處理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上的審批流程，也同樣可以有效節(jié)約不同崗位，不同部門由于作業(yè)時(shí)間、空間的沖突而帶來(lái)的協(xié)作障礙，使得辦公的效率得以提高。、實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理A知識(shí)沉淀通過(guò)協(xié)同OA系統(tǒng)提供的文檔管理功能，為各個(gè)部門建立文件夾，存放部門知識(shí)，并可 以輔助完成信息采集、整理篩選、分類歸集、形成知識(shí)。通過(guò)對(duì)整個(gè)協(xié)同事件的保存，可以將時(shí)間的過(guò)程和結(jié)果一起保存，實(shí)現(xiàn)對(duì)組織中寶貴 的過(guò)程型知識(shí)進(jìn)行保存。B知識(shí)共享通過(guò)信息的分類

6、管理方法，統(tǒng)一集中管理在服務(wù)器上，每日備份。并且可以根據(jù)工作內(nèi)容要求不同，授權(quán)不同對(duì)象學(xué)習(xí)分享，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的最大利用。、輔助文化建設(shè)通過(guò)協(xié)同平臺(tái)為企業(yè)搭建全員電子溝通的立體平臺(tái)，通過(guò)協(xié)同、計(jì)劃、公告、新聞、 調(diào)查、論壇、短信等多種方式有效改善企業(yè)溝通問(wèn)題，輕松組織互動(dòng)探討和調(diào)查，增 強(qiáng)組織成員參與的興趣，輔助完成企業(yè)文化建設(shè)。、有效節(jié)約費(fèi)用A、通過(guò)協(xié)同OA系統(tǒng)多樣化的溝通方式，提高溝通頻率的同時(shí)大幅度降低有線和無(wú) 線終端的通訊量，可實(shí)現(xiàn)抑制系數(shù) > 15 %，明顯減少傳真、長(zhǎng)途電話等開支。B、通過(guò)協(xié)同 OA系統(tǒng)的協(xié)同工作、文檔管理和共享機(jī)制，降低因打印產(chǎn)生的辦公用 品消耗和折舊，可實(shí)現(xiàn)抑制

7、系數(shù)為 > 30%，明顯減少了打印紙、打印機(jī)的用量。C、通過(guò)協(xié)同 OA系統(tǒng)實(shí)施達(dá)成人均事務(wù)處理能力的提升，在組織擴(kuò)張過(guò)程中有效進(jìn) 行減少對(duì)新人的雇傭數(shù)量，從而達(dá)成對(duì)人力資源成本抑制?？蓪?shí)現(xiàn)年度人力資源成本 抑制系數(shù)為>15%，明顯減少人力相關(guān)的開支。D、通過(guò)協(xié)同OA系統(tǒng)提升了組織的敏捷和靈活性，協(xié)調(diào)會(huì)和動(dòng)員會(huì)等各種會(huì)議次數(shù) 明顯減少和會(huì)議時(shí)間明顯縮短，可實(shí)現(xiàn)年度辦公費(fèi)用中的會(huì)務(wù)費(fèi)、差旅費(fèi)和車輛運(yùn)行 費(fèi)等成本抑制系數(shù)為>30%，明顯減少無(wú)效工作量和費(fèi)用開支。、整合IT系統(tǒng)信息資源A、協(xié)同OA系統(tǒng)非常易用，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)一個(gè)小時(shí)即可以快速的掌握。B協(xié)同OA系統(tǒng)可為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置供查詢

8、的專用文件夾，定時(shí)按照要求把業(yè)務(wù)系統(tǒng)的匯總結(jié)果和分析報(bào)告推送到指定的文件夾中，這樣，領(lǐng)導(dǎo)就可以不必進(jìn)入其他 IT系統(tǒng)就能看到所有系統(tǒng)中最有價(jià)值的產(chǎn)出物一一結(jié)果文檔和分析報(bào)告等，大大方便了領(lǐng)導(dǎo) 者。C通過(guò)協(xié)同OA系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄方式，可以一鍵式訪問(wèn)其他IT系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)級(jí)的整合應(yīng)用，從而有效消除信息孤島。4、項(xiàng)目計(jì)劃安排：整個(gè)企業(yè)協(xié)同OA系統(tǒng)的建設(shè)分為多個(gè)階段分步來(lái)實(shí)現(xiàn)：、項(xiàng)目咨詢階段項(xiàng)目咨詢階段的目的是：對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)和IT現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查和初步診斷，明確咨詢與實(shí)施的目標(biāo)與范圍，根據(jù)現(xiàn)狀制定具體的行動(dòng)方案。、項(xiàng)目準(zhǔn)備階段項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的目的是：確定合適的項(xiàng)目經(jīng)理；建立雙方的項(xiàng)目組織，建立項(xiàng)目組織的高效的

9、決策和解決問(wèn)題的機(jī)制，并在項(xiàng)目組織內(nèi)部，對(duì)于項(xiàng)目的遠(yuǎn)景達(dá)成共識(shí)；對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)作流程進(jìn)行調(diào)研，確定實(shí)施主計(jì)劃及需求調(diào)研報(bào)告；召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，使高層以至全體員工，對(duì)因項(xiàng)目實(shí)施帶來(lái)的過(guò)程和方法的變革有清楚的 認(rèn)識(shí)，同心協(xié)力，推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施。、項(xiàng)目建設(shè)階段項(xiàng)目建設(shè)階段的目的是：對(duì)實(shí)施范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)進(jìn)行深入全面的分析，明確業(yè)務(wù)需求，并結(jié) 合產(chǎn)品擬定應(yīng)用方案。建立一套系統(tǒng)運(yùn)行的良好制度。、項(xiàng)目交付階段項(xiàng)目交付階段的目的是：建立一個(gè)良好的軟件使用制度、完成大量用戶的操作培訓(xùn)、完成從模擬運(yùn)行階段到正式運(yùn)行的轉(zhuǎn)換。、運(yùn)行支持階段運(yùn)行支持階段的目的是：系統(tǒng)上線后的運(yùn)行支持，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分類并快速解決，項(xiàng) 目總結(jié)和驗(yàn)收

10、、項(xiàng)目交接和軟件商顧問(wèn)撤離后的維護(hù)。5、投資概算：項(xiàng)目的大概投資范圍如下:類別項(xiàng)目?jī)r(jià)格（人民幣）備注系統(tǒng)平臺(tái)協(xié)同OA系統(tǒng)平臺(tái)價(jià)格（XXX并發(fā)用戶數(shù)）客戶化及實(shí)施協(xié)同OA系統(tǒng)實(shí)施費(fèi)用1硬件服務(wù)器費(fèi)用總計(jì)包括公司總部 及各下屬公司6、項(xiàng)目可檢測(cè)目標(biāo)和方法：為保證項(xiàng)目質(zhì)量，將項(xiàng)目進(jìn)程所完成的以下交付結(jié)果定義為項(xiàng)目里程碑，必須進(jìn)行驗(yàn)收與 批準(zhǔn)。項(xiàng)目里程碑有：里程碑1 ：項(xiàng)目小組成立交付結(jié)果：項(xiàng)目小組名單、實(shí)施方案里程碑2 :系統(tǒng)安裝交付結(jié)果：系統(tǒng)安裝確認(rèn)書里程碑3 :系統(tǒng)上線交付結(jié)果：產(chǎn)品安裝盤、用戶手冊(cè)（含安裝手冊(cè)、管理員手冊(cè)、用戶 使用手冊(cè)）、需求調(diào)研報(bào)告等里程碑4 :用戶培訓(xùn)交付結(jié)果：培訓(xùn)計(jì)劃、

11、系統(tǒng)簡(jiǎn)易操作手冊(cè)、培訓(xùn)試題、培訓(xùn)總結(jié) 里程碑5 :項(xiàng)目驗(yàn)收交付結(jié)果：項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告7、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和防范：本章主要描述系統(tǒng)在建設(shè)和實(shí)施過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)以及我們針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防范措施。8.1業(yè)務(wù)上的風(fēng)險(xiǎn)與防范造成業(yè)務(wù)上的風(fēng)險(xiǎn)的主要原因是：業(yè)務(wù)人員需求不完整軟件供應(yīng)商人員不了解需求需求頻繁變更防范措施：為避免這些風(fēng)險(xiǎn)，我們選擇具有高度知名品牌、 實(shí)力雄厚、擁有規(guī)范實(shí)施體系的供應(yīng)商， 用友公司是國(guó)內(nèi)最大的管理軟件供應(yīng)商，協(xié)同OA的市場(chǎng)占有率第一，利用該公司具有的實(shí)施協(xié)同OA系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)幫助我們來(lái)規(guī)避上述風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)通過(guò)培訓(xùn)，在企業(yè)內(nèi)部可以引導(dǎo)業(yè)務(wù)人員正確、有效的利用該系統(tǒng)。8.2項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目頻頻延期，乃

12、至整個(gè)項(xiàng)目的失敗防范項(xiàng)目實(shí)施中的風(fēng)險(xiǎn)我們需要采用專業(yè)的項(xiàng)目管理理論和方法在項(xiàng)目中，我們可借鑒采用專業(yè)項(xiàng)目管理工具來(lái)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理，可以幫助我們沉淀項(xiàng)目管理過(guò)程中的文檔，當(dāng)我們項(xiàng)目結(jié)束后，將成為xxx信息化建設(shè)項(xiàng)目的一個(gè)重要知識(shí)庫(kù)，供后續(xù)項(xiàng)目借鑒。也即是說(shuō)，在項(xiàng)目管理過(guò)程中，我們的項(xiàng)目成員將親歷一個(gè) 知識(shí)管理與沉淀的過(guò)程并使得這個(gè)過(guò)程中產(chǎn)生的企業(yè)知識(shí)可供我們后續(xù)項(xiàng)目所用。8.3技術(shù)上的風(fēng)險(xiǎn)與防范在技術(shù)上面的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下一些方面需要考慮：(1)數(shù)據(jù)獲取與處理方面技術(shù)方面要考慮的原則是：第一，采用的技術(shù)要符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，遵循標(biāo)準(zhǔn)可以從系統(tǒng)架構(gòu)上做好質(zhì)量把關(guān)；第二，系統(tǒng)設(shè)計(jì)要考慮到可擴(kuò)展性，以便在需要的時(shí)候可以較方便的升級(jí)或擴(kuò)展功能，從而保障系統(tǒng)的前期投入；第三，系統(tǒng)設(shè)計(jì)要考慮到數(shù)據(jù)安全性；第四，要考慮到可集成性，便于和其他軟件系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)與協(xié)作。防范措施：通過(guò)選擇適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)品和技術(shù)及有經(jīng)驗(yàn)的軟件商，在很大程度上可以避免技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。基于這方面考慮，協(xié)同 OA系統(tǒng)的建設(shè)我們采用 MYSQ關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，以適應(yīng) 大量的數(shù)據(jù)處理及滿足集成擴(kuò)展性。另外在中間層采用免費(fèi)的TOMCAT應(yīng)用組件,在確保應(yīng)用的同時(shí)減低投入成本。(2)產(chǎn)品平臺(tái)上的風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)品平臺(tái)若有致命的不可彌補(bǔ)的缺陷，必將造成應(yīng)用系統(tǒng)的先天不足，從而造成 本次系統(tǒng)的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。防范措施：基于