(完整版)內(nèi)部控制手冊(cè)-5.1員工招聘與配置

1、5.1 員工招聘與配置1.1 概述規(guī)定了 XX 股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司（下屬公司是指 XX 股份有限公司投資（參 股或控股）或托管或由上海 XX 有限公司托管的公司）的員工招聘與配置過(guò)程。旨在根據(jù)計(jì)劃目 標(biāo)，優(yōu)化使用企業(yè)生產(chǎn)所需的人力資源， 按發(fā)展需求配置公司所需人才， 使公司及其子公司能夠 有序、高效地完成全面目標(biāo)。1.2 適用范圍適用于 XX 股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司。1.3 相關(guān)制度戰(zhàn)略人力資源管理程序 戰(zhàn)略人力資源短缺專(zhuān)項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案。1.4 職責(zé)分工用人需求部門(mén)：根據(jù)崗位需求編制人力資源規(guī)劃，提出用人申請(qǐng)。戰(zhàn)略人力資源部： 對(duì)用人部門(mén)的人力資源規(guī)劃進(jìn)行審核， 對(duì)用人部門(mén)

2、提出的用人申請(qǐng)進(jìn)行審 核分析， 進(jìn)而發(fā)布招聘信息對(duì)收到的簡(jiǎn)歷進(jìn)行篩選并對(duì)符合條件的應(yīng)聘者進(jìn)行初試， 對(duì)通過(guò)復(fù)試 者背景調(diào)查，幫錄用者辦理入職手續(xù)和資料歸檔及入職后續(xù)工作。主管領(lǐng)導(dǎo)：對(duì)用人部門(mén)的用人申請(qǐng)進(jìn)行審批，對(duì)通過(guò)了復(fù)試和背景調(diào)查合格者進(jìn)行審批。21.5流程圖1.6控制目標(biāo)序號(hào)內(nèi)控手冊(cè)唯一具體控制目標(biāo)編號(hào)控制目標(biāo)目標(biāo)類(lèi)別15.1-CT1確保公司人力資源計(jì)劃滿(mǎn)足發(fā)展戰(zhàn)略的要求戰(zhàn)略目標(biāo)25.1-CT2確保招聘信息有效傳播經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo)35.1-CT3確保面試過(guò)程公正合理經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo)45.1-CT4確保新入職員工符合公司要求經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo)55.1-CT5確保公司的商業(yè)秘密的安全經(jīng)營(yíng)效率目標(biāo)141.7控

3、制矩陣5.1-R1未能制定與公司發(fā) 展戰(zhàn)略相一致的人 力資源需求計(jì)劃， 導(dǎo)致公司人力資源 無(wú)法滿(mǎn)足發(fā)展戰(zhàn)略 的要求，影響公司 戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)5.1-CT15.1-CA1公司各級(jí)部門(mén)人力資源專(zhuān)員根據(jù)本部 門(mén)生產(chǎn)任務(wù)、業(yè)務(wù)發(fā)展情況， 對(duì)本部門(mén) 人力資源需進(jìn)行分析，制定年度需求計(jì) 戈y，提岀崗位任職資格， 報(bào)公司戰(zhàn)略人 力資源部；人力資源部復(fù)核統(tǒng)計(jì)報(bào)公司 領(lǐng)導(dǎo)審批編制/審批預(yù)防型戰(zhàn)略人 力資源 管理程 序年度人 力資源 需求計(jì) 戈y；招聘 計(jì)劃5.1-R2人力資源需求計(jì)劃 編制人員對(duì)崗位和 人員配置不熟悉， 導(dǎo)致人力資源需求 計(jì)劃不合理，影響 公司日常經(jīng)營(yíng)的效 率5.1-CT15.1-CA2公司分管

4、領(lǐng)導(dǎo)：審核部門(mén)招聘計(jì)劃；從公司整體情況岀發(fā)對(duì)所有崗位的招聘進(jìn)行把關(guān)編制/審批預(yù)防型戰(zhàn)略人 力資源 管理程 序年度人 力資源 需求計(jì) 戈y；招聘 計(jì)劃5.1-R3人力資源需求計(jì)劃 的編制過(guò)程中未充 分與其他部門(mén)充分 溝通,導(dǎo)致編制的 計(jì)劃的準(zhǔn)確性和可 用性不強(qiáng),影響計(jì) 劃的實(shí)施5.1-CT15.1-CA3各部門(mén)編制的人力資源需求計(jì)劃應(yīng)當(dāng) 經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理和分管副總審批，并且公司各級(jí)部門(mén)人力資源專(zhuān)員根據(jù)各部門(mén) 生產(chǎn)任務(wù)、業(yè)務(wù)發(fā)展情況，對(duì)生產(chǎn)業(yè)務(wù) 部門(mén)提出的招聘需求進(jìn)行分析，制定年度需求計(jì)劃；提岀崗位任職資格，由系統(tǒng)HR確認(rèn)，并提醒相關(guān)部門(mén)確認(rèn)預(yù)防型戰(zhàn)略人 力資源 管理程 序年度人 力資源 需求計(jì) 戈y

5、；招聘 計(jì)劃5.1-R4人力資源需求計(jì)劃 的編制過(guò)程中未考 慮公司人員的人員 分布、總體年齡和 知識(shí)結(jié)構(gòu),導(dǎo)致公 司在招聘后的人員 結(jié)構(gòu)失衡,影響公 司長(zhǎng)久發(fā)展5.1-CT15.1-CA4公司的戰(zhàn)略人力資源部應(yīng)該根據(jù)公司人員的人員分布、總體年齡和知識(shí)結(jié)構(gòu)，編制人力資源需求計(jì)劃預(yù)防型戰(zhàn)略人 力資源 管理程 序年度人 力資源 需求計(jì) 戈y；招聘 計(jì)劃5.1-R5由于宏觀經(jīng)濟(jì)形勢(shì) 變化、經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn) 型、用工招聘群體 發(fā)生變化等原因， 造成企業(yè)招工困 難，從而導(dǎo)致企業(yè)“用工荒”5.1-CT25.1-CA5戰(zhàn)略人力資源部應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)編制人力資 源戰(zhàn)略規(guī)劃，綜合考慮未來(lái)幾年的宏觀 經(jīng)濟(jì)形式，公司戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，用工

6、整體結(jié) 構(gòu)等因素，制定岀人力資源戰(zhàn)略，防止可能產(chǎn)生的“用工荒”預(yù)防型人力資 源短缺 專(zhuān)項(xiàng)應(yīng) 急預(yù)案人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃5.1-R6公司其他部門(mén)未通 過(guò)人力資源部門(mén)統(tǒng) 一向外發(fā)岀招聘信 息，導(dǎo)致信息未得 到有效管理，求職 者難以識(shí)別信息， 影響公司人力資源 規(guī)劃的實(shí)施5.1-CT25.1-CA6發(fā)布招聘信息：由公司戰(zhàn)略人力資源部 統(tǒng)一在人才網(wǎng)站， 相關(guān)媒體，公司網(wǎng)站 發(fā)布招聘信息；公司參加的人才交流大 會(huì)必須有公司人力資源管理部門(mén)負(fù)責(zé) 人及工作人員參加預(yù)防型戰(zhàn)略人 力資源 管理程 序招聘程 序；招聘 信息對(duì)預(yù)招聘崗位要求 的學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、5.1-R75.1-R8經(jīng)驗(yàn)、年齡等條件 有充分的認(rèn)識(shí)和了

7、解，導(dǎo)致招聘到的 人不符合崗位要 求，影響公司的招 聘效率和正常的業(yè) 務(wù)開(kāi)展未能根據(jù)預(yù)招聘崗 位選擇合理途徑發(fā) 布招聘信息，導(dǎo)致 信息發(fā)布的范圍受 限，求職者無(wú)法成 功接受信息，影響5.1-CT5.1-CA275.1-CT5.1-CA2 8公司的戰(zhàn)略人力資源部在發(fā)布員工招聘信息時(shí)對(duì)招聘崗位進(jìn)行職位分析，對(duì)崗位要求的學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、年 齡等條件在招聘信息中予以明確1）公司戰(zhàn)略人力資源部確定招聘方式， 組織招聘錄用，通過(guò)媒體刊登招聘廣 告，網(wǎng)絡(luò)招聘，參加各類(lèi)大中專(zhuān)畢業(yè)生 人才交流會(huì)，人才市場(chǎng)人才庫(kù)查詢(xún)，各 類(lèi)普通高校、技校畢業(yè)分配部門(mén)推薦 等；2 ）發(fā)布招聘信息：由公司戰(zhàn)略人預(yù)防型預(yù)防型戰(zhàn)略

8、人力資源招聘信管理程息序戰(zhàn)略人力資源招聘信管理程息序人力資源規(guī)劃的實(shí)施力資源部統(tǒng)一在人才網(wǎng)站，相關(guān)媒體， 公司網(wǎng)站發(fā)布招聘信息5.1-R9招聘信息發(fā)布過(guò)程 中對(duì)于要求的應(yīng)聘 人員提交的應(yīng)聘材 料不全或說(shuō)明準(zhǔn) 確，導(dǎo)致招聘人員 無(wú)法有效地進(jìn)行第 一次簡(jiǎn)歷篩選，影 響招聘質(zhì)量5.1-CT25.1-CA9公司戰(zhàn)略人力資源部在招聘信息的發(fā)布時(shí)對(duì)應(yīng)聘所需材料給予明確、具體的說(shuō)明預(yù)防型戰(zhàn)略人 力資源 管理程 序招聘信息5.1-R10招聘過(guò)程中對(duì)于招 聘信息發(fā)布后收回 的簡(jiǎn)歷和應(yīng)聘材料 處理不及時(shí)，導(dǎo)致 招聘周期加長(zhǎng)，影 響招聘質(zhì)量5.1-CT25.1-CA10嚴(yán)格規(guī)定招聘過(guò)程中收到的簡(jiǎn)歷和應(yīng) 聘材料的處理

9、與提交時(shí)間，及時(shí)由職能 招聘部門(mén)提交報(bào)告到招聘歸口部門(mén)預(yù)防型戰(zhàn)略人 力資源 管理程 序招聘分析報(bào)告5.1-R11簡(jiǎn)歷篩選過(guò)程不規(guī) 范、不合理，可能 導(dǎo)致企業(yè)不能準(zhǔn)確 為求職者定位，從 而影響個(gè)人才能發(fā) 揮，造成人才浪費(fèi)5.1-CT35.1-CA11確定規(guī)范合理的簡(jiǎn)歷篩選規(guī)定，從而更好的定位到企業(yè)所需人才預(yù)防型戰(zhàn)略人 力資源 管理程 序簡(jiǎn)歷篩選標(biāo)準(zhǔn)5.1-R12招聘過(guò)程中沒(méi)有建 立面試官和招聘決 策人回避制度，導(dǎo) 致過(guò)程不公平，影 響人力資源規(guī)劃的 實(shí)施5.1-CT35.1-CA12公司的戰(zhàn)略人力資源部建立起員工招 聘回避制度，保證公司能招聘到人力資 源規(guī)劃所需的人員預(yù)防型戰(zhàn)略人 力資源 管理程

10、 序招聘回 避的規(guī) 疋5.1-R13面試過(guò)程不夠合 理，無(wú)法選擇合格 的應(yīng)聘者入職，影 響公司日常經(jīng)營(yíng)的5.1-CT35.1-CA13錄用大中專(zhuān)、技校畢業(yè)生，人力資源管 理干事根據(jù)應(yīng)聘材料收集情況，通知基本符合要求的”或勉強(qiáng)合格的”應(yīng)聘 者攜帶相關(guān)材料（畢業(yè)證書(shū)原件、 身份預(yù)防型戰(zhàn)略人 力資源 管理程 序面試人 員評(píng)估 表；筆試 考核資效率證原件等相關(guān)證件），參加面試由人力 資源管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員對(duì)應(yīng) 聘者進(jìn)行面試，并對(duì)面試安排及面試過(guò) 程進(jìn)行控制并詳細(xì)紀(jì)錄，填寫(xiě)面試人員 評(píng)估表最后，根據(jù)面試結(jié)果，確定面試 合格者料5.1-R13面試過(guò)程不夠合 理，無(wú)法選擇合格 的應(yīng)聘者入職，影 響公司

11、日常經(jīng)營(yíng)的 效率5.1-CT35.1-CA14錄用社會(huì)人員時(shí)，增加筆試考試內(nèi)容招 聘筆試考試由公司戰(zhàn)略人力資源部組 織相關(guān)人員命題或自行命題，對(duì)一般崗位的應(yīng)聘者進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的筆試，對(duì)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的崗位應(yīng)聘者進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí) 的筆試對(duì)面試，筆試均合格的應(yīng)聘者， 才能進(jìn)入體檢、錄取，辦理正式錄用手 續(xù)預(yù)防型戰(zhàn)略人 力資源 管理程 序面試人 員評(píng)估 表；筆試 考核資 料5.1-R14沒(méi)有將員工的職業(yè)道德素養(yǎng)列入面試5.1-CT45.1-CA15將員工的職業(yè)道德素養(yǎng)作為招聘的一 個(gè)指標(biāo)列入面試考核之中，并且明確職預(yù)防型戰(zhàn)略人力資源面試考核指標(biāo)考核指標(biāo)，導(dǎo)致錄 用職業(yè)素養(yǎng)不合格 員工，影響公司資 產(chǎn)和信息安全

12、業(yè)道德素養(yǎng)在面試考核成績(jī)中所占到的比例管理程序中列入 職業(yè)道 德素養(yǎng) 這一指 標(biāo)5.1-R15對(duì)通過(guò)面試小組測(cè) 試的應(yīng)聘人員，人 力資源部未將其個(gè) 人資料歸檔保存一 定期限，導(dǎo)致后備 人力資源流失5.1-CT35.1-CA16通過(guò)EHR系統(tǒng)進(jìn)行人才資料的儲(chǔ)備； 對(duì)于面試中表現(xiàn)岀入職意向的人員，但因其他原因未到公司的，將人員檔案資 料保存1年，作為后備人力資源進(jìn)行管 理預(yù)防型戰(zhàn)略人 力資源 管理程 序歸檔的 應(yīng)聘人 員資料5.1-R16人力資源部未能對(duì) 初步面試合格的應(yīng) 聘人資料進(jìn)行背景 調(diào)查，導(dǎo)致對(duì)應(yīng)聘 人資料的真實(shí)性了5.1-CT45.1-CA17戰(zhàn)略人力資源部對(duì)初步面試合格的人 員，通過(guò)各

13、類(lèi)渠道驗(yàn)證身份信息和背景 信息，保證身份證實(shí)可信、合法合規(guī)， 調(diào)查內(nèi)容包括：面試人員與應(yīng)聘人之間 存在的利益，企業(yè)的利益沖突預(yù)防型戰(zhàn)略人 力資源 管理程 序應(yīng)聘材 料；應(yīng)聘 者背景 調(diào)查材 料解不夠充分，影響招聘質(zhì)量5.1-R17未能對(duì)錄用人員進(jìn) 行體檢和職業(yè)健康 檢查，導(dǎo)致在職員 工的職業(yè)健康安全 受威脅，影響公司 的員工健康安全5.1-CT45.1-CA18對(duì)新錄用的人員進(jìn)行崗前體檢和職業(yè) 健康檢查，保證體檢合格者才能上崗， 避免給公司帶來(lái)隱藏的職業(yè)病等風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防型戰(zhàn)略人 力資源 管理程 序體檢報(bào)告5.1-R18錄用外部人員時(shí)， 未獲得對(duì)方單位開(kāi) 具的離職證明材 料，錄用后導(dǎo)致法 律風(fēng)險(xiǎn)5.1-CT45.1-CA19戰(zhàn)略人力資源部在進(jìn)行人員錄取時(shí)，需通知錄取人員出具離職單位開(kāi)具的離 職材料，證實(shí)此人員已經(jīng)離職預(yù)防型戰(zhàn)略人 力資源 管理程 序離職證 明材料（解除 勞動(dòng)合 同證明 書(shū)）5.1-R19最終錄用結(jié)果未經(jīng) 過(guò)預(yù)招聘崗位直接 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批確 認(rèn)，導(dǎo)致錄用人員 不符合其直接上級(jí) 的需求和期望，影 響公司日常經(jīng)營(yíng)效 率5.1-CT45.1-CA20人力資源管理部在確認(rèn)最終錄