弗布克行政管理職位工作手冊系列

1、行政管理職位工作手冊(第 2版)目錄(一).行政部工作職責(zé)一覽表.528第一章行政部職責(zé)描述() 行政部工作職責(zé)一覽表行政部部門職責(zé)職責(zé)細(xì)分備注1.日常辦公事務(wù)管理(1) 企業(yè)各種日常辦公事務(wù)的計劃、組織、協(xié)調(diào)與控制(2) 會議的組織、協(xié)調(diào)，會議內(nèi)容的記錄與傳達(dá)在建立辦公自動化系統(tǒng)方面有給予協(xié)助的職責(zé)2辦公物品及設(shè)備管理(1)負(fù)責(zé)制定辦公物品及設(shè)備的采購、保管、發(fā)放與使用制度(2)負(fù)責(zé)辦公物品及設(shè)備的采購事宜(3) 辦公物品的保管、發(fā)放、使用(4)辦公設(shè)備的日常保養(yǎng)與故障維修計算機及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的故障一般由專業(yè)人員維修3文書資料管理(1)印信的管理和文書、公文的起草、收取、傳達(dá)與處理(2) 企業(yè)各

2、種檔案、書刊的建檔、保管、借閱(3) 做好文書資料以及內(nèi)部信息的保密工作4車輛管理(1)辦公車輛的調(diào)度管理(2)安排車輛年檢、定期保養(yǎng)、日常維修等工作(3) 對司機人員進(jìn)行安全駕駛教育、考勤等日常管理5人事日常事務(wù)管理(1)員工考勤、岀勤統(tǒng)計、報表、分析等人事管理工作(2) 對員工生活福利、安全保健、衛(wèi)生等方面的管理(3) 組織員工開展各種形式的活動6后勤保障事務(wù)管理(1) 企業(yè)環(huán)境綠化、衛(wèi)生和廠區(qū)及宿舍財產(chǎn)、員工安全管理(2) 企業(yè)員工食堂、宿舍的日常管理(3)維持企業(yè)水、電等動力系統(tǒng)的正常運行及相關(guān)設(shè)施維修(4) 企業(yè)日常安全保衛(wèi)及消防管理7涉外事務(wù)管理(1)來客接待事宜管理，包括前臺接待

3、、客人來訪登記與迎送等(2) 企業(yè)對外宣傳、公關(guān)聯(lián)系(3) 牽頭組織危機管理委員會，制定危機處理預(yù)案8法律事務(wù)管理(1)審議合同的合法性，保障企業(yè)的合法利益(2) 協(xié)助處理日常涉法事務(wù)及管理合同(3) 參與企業(yè)重大合作項目和重大業(yè)務(wù)項目的談判(4) 代理企業(yè)涉訟案件第二章行政部組織管理(一)行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)表部門行政部部門負(fù)責(zé)人行政部經(jīng)理直屬領(lǐng)導(dǎo)行政總監(jiān)行政部組織結(jié)構(gòu)圖部門編制經(jīng)理級人主管級人專員級人部門職責(zé)部門權(quán)力相關(guān)說明編制人數(shù)審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期(二)行政辦公工作一覽表部門：_ 人數(shù)：_填寫日期：_ 年_ 月_日序號工作內(nèi)容概述（三）行政辦公職位規(guī)范表職位名稱直接

4、上級直接下級管轄范圍直接責(zé)任主要權(quán)力職務(wù)代理人任職條件第三章辦公事務(wù)管理（一）行政費用計劃表編號：單位：元科目上年度平均數(shù)本年度預(yù)算數(shù)變動量變動率%備注一季度二季度三季度四季度01薪資支出02間接人工03租金支岀04辦公費05郵電費06水電油料費07保險費08醫(yī)保費09社保費合計01加班費02差旅費03運費04維護(hù)費05交際費06樣品費07包裝費08燃料費09職工福利費用10雜項購置費用11會務(wù)費12培訓(xùn)費13勞務(wù)費14間接材料費用15消耗品費用16保健費17其他費用合計費用總計（二）行政費用申請單編號：部門：填寫日期：單位：元費用類別金額用途說明附件張數(shù)合計人民幣（大寫）報銷人簽字：審核人簽

5、字：主管領(lǐng)導(dǎo)簽字:（三）通訊費用報銷單編號：填寫日期:部門使用人通訊工具類別（）固定電話（）移動電話（）其他號碼費用（合計）人民幣（大寫）審批意見主管領(lǐng)導(dǎo)（簽字）審核（簽字）總經(jīng)理（簽字）費用明細(xì)（四）外勤費用報銷單員工姓名所屬部門報銷時間備注序號費用類別大寫小寫0001交通費0002資料費0003交際費0004補貼費0005其他費用合計財務(wù)審批部門主管審批財務(wù)復(fù)核部門經(jīng)理審核經(jīng)辦人簽名報銷人簽名（五）車輛費用報銷單編號：填表日期：年 月日駕駛員部門車號預(yù)支期間年月日至年月日車型項目張數(shù)金額（單據(jù)粘貼處）合計金額（大寫）財務(wù)審批部門主管審批財務(wù)復(fù)核部門經(jīng)理審核經(jīng)辦人簽名報銷人簽名（六）招待費用

6、報銷單編號：填表日期： 年 月 日姓名職務(wù)招待事由部 門招待對象招待人數(shù)客人人，陪同人備注日 期招待地點餐飲費住宿費禮品其他金額合計禮金費用十萬千百十元角分金額（大寫）合計財務(wù)審批部門主管審批財務(wù)復(fù)核部門經(jīng)理審核經(jīng)辦人簽名報銷人簽名（七）公務(wù)聯(lián)系單送抵時間簽收人已閱簽字轉(zhuǎn)岀時間聯(lián)系事項簽復(fù)填表人（八）參觀許可證許可編號發(fā)證日期印章參觀單位參觀日期參觀者姓名職務(wù)單位參觀區(qū)域參觀內(nèi)容參觀目的參觀路線相關(guān)部門簽章主管副總生產(chǎn)部行政部營銷部公關(guān)主管（九）接待用餐申請表申請日期： 年 月 日接待負(fù)責(zé)部門接待負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人職務(wù)來賓負(fù)責(zé)人工作單位部門和職務(wù)接待總?cè)藬?shù)用餐時間陪同人數(shù)接待事由招待規(guī)格（根據(jù)公司相

7、關(guān)規(guī)定確定）受理日期經(jīng)辦人審核意見接待部門行政部主管副總（十）公關(guān)工作計劃表公關(guān)工作主體負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)人員公關(guān)專員口公關(guān)主管口行政部經(jīng)理口行政總監(jiān)口配合人員計劃情況工作目標(biāo)工作進(jìn)度進(jìn)度目標(biāo)工作成果工作預(yù)算工作結(jié)算（十一）會議記錄表編號：填寫日期:會議時間地點主持人記錄人會議名稱參加者會議議題會議過程會議決策記錄審核人審核結(jié)果（十二）年度會議計劃表會議名稱主 持 人開會地點會議召集單位開會日期會議主要工作人員開會時間與會者應(yīng)備資料會議宗旨及議題會場標(biāo)示資料與會單位會場擬分發(fā)資料人數(shù)（十三）會議審核項目表審核項目審核結(jié)果序號審核項目審核結(jié)果會議的主題22女服務(wù)員著裝方面會議的規(guī)模（總?cè)藬?shù)）查邀請回函

8、（1）洋裝（2）旗袍會議預(yù)算（3）其他民族服飾招待對象的層次23新聞媒體活動日期及時間（注意是否與其他同業(yè)的活（1）文字記者動沖突）（2）新聞稿會議天數(shù)（3）攝影記者會議負(fù)責(zé)人（4）錄像記者及電源準(zhǔn)備會議事項分工表24住宿安排方面會場的預(yù)訂（1）安排來賓的住宿（套房、（1）主會場 （2）分會場 （3）洽談室單人房、雙人房）（4）展示室（5）來賓休息室（2）領(lǐng)導(dǎo)人的住宿預(yù)訂房間（6）工作人員休息室（3）妥善分配房間（7）演藝人員休息室制作來賓名冊25支付的負(fù)擔(dān)范圍（住宿、餐費、包括姓名、地址、公司名稱、電話、職務(wù)等取用冰箱內(nèi)的食物費用、電話費）各類函件26安排用餐方面邀請函、信封、邀請卡、回函明

9、信片、紀(jì)（1）住宿者的用餐事宜念品、停車場、指引地圖、餐券訂制張數(shù)（多（2）來賓、司機的用餐問題印20%以備用）、信封書寫投遞日期（3）服務(wù)人員的用餐（4）演員、樂隊的用餐問題紀(jì)念品方面紀(jì)念品的選定、包裝、外包裝書寫、禮品提款、蝴蝶結(jié)（裝飾禮品包裝）訂制數(shù)量（要多出20%以備用）27活動行程方面（1）司儀開場白（2）主持人的致辭（3）來賓致辭（4）宣讀賀電（5）致謝辭（6）活動行程表（7）播放背景音樂（8）放映宣傳影片、幻燈片交通工具方面飛機、面包車、轎車酬謝費（給司機人員等）會場布置主席臺、會標(biāo)、燈光、音響效果、錄音、座 次、臺下座位、緊急疏散方案、茶水飲料供 應(yīng)宴會的形式（1）餐桌入座式 （2）自助餐入座式（3）半入座式自助餐（4）雞尾酒立食式自助餐28服務(wù)柜臺的工作方面（1）來賓岀、缺席之確認(rèn)（2）發(fā)放胸章（3）發(fā)放活動行程表（4）引導(dǎo)來賓到休息室（5）發(fā)放座位牌（6） 發(fā)放紀(jì)念品（7）設(shè)置臨時電話料理樣式和菜單印制飲料香煙（1）國產(chǎn)白酒（2）雞尾酒（3）啤酒（4）飲料類花飾（1）花籃（2）桌上花飾（3）雕冰花飾（4）胸花（5）贈用花束（6）典禮臺花飾（7）載掛花飾（8）蠟燭（9）展