文檔管理制度

1、部門文檔管理制度（試行）、目得文檔就是企業(yè)重要得智力資產(chǎn)， 文檔一般以電子文檔得形式存在， 從內(nèi)容上， 有商務(wù)合同， 會議記錄，客戶資料， 推廣文案， 項(xiàng)目文檔， 經(jīng)驗(yàn)心得等。 每一個信息系統(tǒng)都會經(jīng)歷規(guī)劃階段， 制度方案階段，運(yùn)行階段，在每一個階段都會有大量得文檔產(chǎn)生。文檔管理就就是將這些大量得文檔， 影音進(jìn)行存儲，分類與檢索。文檔管理通過對部門大量得文檔信息， 合理有序得分類存放。 解決了大海撈針得困擾， 充分加強(qiáng) 了部門文檔信息共享作用，使部門工作更優(yōu)化， 有效統(tǒng)一規(guī)范得文檔管理能夠確保部門內(nèi)部及相關(guān)部門 得到有效得文件。二、文件材料得收集管理1 每一階段得文檔， 由行業(yè)負(fù)責(zé)人將進(jìn)行該項(xiàng)工

2、作形成得全部文件材料系統(tǒng)整理后，2 編制文檔入檔表，一項(xiàng)資料由行業(yè)負(fù)責(zé)人交管理員歸檔時(shí)，應(yīng)登記并雙方簽名。戰(zhàn)略組，市場組需要每周提供相應(yīng)得資料信息交于信息管理員歸檔。戰(zhàn)略組每周提供其負(fù)責(zé)得行業(yè)得資料或項(xiàng)目資料，市場組每周提供正在運(yùn)作得展會資料，協(xié)會資料或宣傳資料。文檔收集管理現(xiàn)處于試行階段，試用 2 個月，待文檔管理制度完善后可再做修改或沿用。Excel, 圖片，送交管理員歸檔。附：見文檔管理入庫登記表V1 、0 、doc3.4.每周五由管理員將文檔入檔表報(bào)備于部門負(fù)責(zé)人。注：三、歸檔資料范圍部門得各種工作計(jì)劃，總結(jié)，報(bào)告，會議記錄，部門制度，公司資質(zhì)等資料。部門有關(guān)各行業(yè)得調(diào)研，包括，調(diào)研報(bào)

3、告，行業(yè)廠商目錄，供應(yīng)商信息調(diào)查表等資料。四、文檔規(guī)范1、 頁面設(shè)置文檔所用字體要求為微軟雅黑。3、 字號主標(biāo)題采用“二號“微軟雅黑黑體字；副標(biāo)題采用”小二號“微軟雅黑黑體字。第一層次題序與標(biāo) 題用”小三號“微軟雅黑黑體字；第二層次題序與標(biāo)題用”小四號“微軟雅黑黑體字,第三層次及以 下題序與標(biāo)題用“小四號“微軟雅黑字體。正文用五號微軟雅黑體。英文字體應(yīng)與中文字體相對應(yīng),字體為五號 Times New Roman 。1重要得會議材料，包括會議得報(bào)告，會議紀(jì)要等。2部門與有關(guān)單位簽訂得合同，協(xié)議書等文件材料。345市場展會資料，包括公司宣傳資料，展會論壇調(diào)研，展會圖片，視頻，音頻等資料。6軟件信息

4、資料，包括辦公軟件，DEMO,學(xué)習(xí)資料等資料。各類文檔一律采用 A4 紙張大小,頁邊距一律采?。荷稀⑾?、5cm，左 3cm,右 1、5cm，行間距取多倍行距（設(shè)置值為 1、 5）；字符間距為默認(rèn)值（縮放100%,間距：標(biāo)準(zhǔn)） ，標(biāo)題在文檔上端居中，兩邊空格要均勻。如有副標(biāo)題,破折號應(yīng)比正題縮進(jìn)兩格,用稍小字體。2、字體要求圖、表格式要精選、簡明，切忌與表及文字表述重復(fù)。圖中術(shù)語、符號、單位等應(yīng)同文字表述一致。圖序及圖名居中置于圖得下方，用五號字微軟雅黑體。表中參數(shù)應(yīng)標(biāo)明量與單位得符號。表序及表名置于表得上方。表序、表名與表內(nèi)內(nèi)容采用五號微軟雅黑體字。Excel 表格按照以上 Word 文檔格

5、式，主標(biāo)題采用“二號“微軟雅黑黑體字；副標(biāo)題采用”小二號“微軟雅黑黑體字。表格內(nèi)文用五號微軟雅黑體。6.文檔格式凡上傳至服務(wù)器得主要文檔。如合同協(xié)議，宣傳PPT,由管理員在電子文檔前頁附上文檔編碼表。如下圖:文件編號版本/修改發(fā)布日期1、圖:2、表:5. Excel格式文件管理名稱五、文檔版本管理1、 文檔得狀態(tài)變遷規(guī)則文檔得狀態(tài)可分為“草稿” 、“正式”與“修改”三種。文檔建立時(shí),狀態(tài)為“草稿” 其狀態(tài)變?yōu)椤罢健?。此后若更改文檔,則其狀態(tài)變?yōu)椤靶薷摹?,當(dāng)文檔修改完畢重新通過評審時(shí),狀態(tài) 又變?yōu)椤罢健?。2、 文檔版本號標(biāo)識文檔得版本號規(guī)則與文檔得狀態(tài)有關(guān)。處于“草稿”狀態(tài)得文檔得版本

6、號格式為0、YZ,YZ 得數(shù)字范圍為 01-99、隨著草稿得修正，YZ 得取值應(yīng)遞增。YZ 得初值與增幅由用戶自己把控。處于“正式”狀態(tài)得文檔版本號格式為X、Y，X 為主版本號，取值范圍為1-9、Y 為次版本，取值范圍為 0-9、3、 文檔版本控制文檔得版本控制作用于多個文檔管理活動之中,如創(chuàng)建文檔、文檔得變更與文檔得評審等。在項(xiàng)，通過評審后，文檔第一次成為“正式”文件時(shí)，版本號為1、0、如果文檔升級幅度比較小，可將變動部門制作成文檔得附件，附件版本一次為1、0、1、1、。當(dāng)附件得變動積累到一定程度時(shí)，文檔項(xiàng)得丫值可適量增加，丫值增加一定程度時(shí)， X 值將適量增加。當(dāng)文檔升級幅度比較大時(shí)，才允

7、許直接增大處于“修改”狀態(tài)得文檔得版本號格式為X、YZ 文檔正在修改時(shí)，一般只增大 Z 値，X、Y 値保持不變。當(dāng)文檔修改完畢，狀態(tài)成為“正式”時(shí)，將Z 値設(shè)置為 0,增加 X、Y 値。參考 2目開發(fā)過程中， 絕大部分得文檔都要經(jīng)過多次得修改才能最終確定下來。得版本。由于我們不能保證新版本一定比歸檔得舊版本“好”地查找到文檔得任何版本。六、文檔更改與發(fā)放管理1、各行負(fù)責(zé)人對文件與資料若要進(jìn)行對外發(fā)放，報(bào)備信息管理員并在文檔資源申請表登記內(nèi) 容包括：發(fā)放文件名稱、編碼、輸出對象、日期、行業(yè)負(fù)責(zé)人名字。附：見文檔資源申請表 V1 、0、doc為了規(guī)范部門信息管理安全，文件發(fā)放注意事項(xiàng)如下1. 參考

8、文檔級別，所有級別 3 以上得文檔對外發(fā)放均要填寫文檔資源申請說明表。2. 對其她部門發(fā)放文檔，視情況給予加密或不加密格式。參考申請表部門負(fù)責(zé)人意見。3. 對其她合作單位發(fā)放文檔，均統(tǒng)一格式為 PDF 加密格式。由行業(yè)負(fù)責(zé)人填寫文檔資源申請表4. 統(tǒng)一發(fā)放人為信息管理員 。文檔級別分為 5 類。類別 5 為最高級別，類別 1 為最低級別。類別 5 文檔分類如下：公司對外宣傳 PPT,簽訂得合同，協(xié)議書，公司資質(zhì),類別 4 文檔分類如下：有關(guān)行業(yè)得調(diào)研報(bào)告，展會論壇得調(diào)研、行業(yè)廠商目錄，供應(yīng)商信息調(diào)查表。類別 3 文檔分類如下：部門得工作計(jì)劃總結(jié)報(bào)告 ，重要會議報(bào)告或會議紀(jì)要。 DEMO對文檔得

9、任何修改都將產(chǎn)生新，所以就不能拋棄歸檔得舊版本。版本控制得目得就是按照一定得規(guī)則保存文檔得所有版本，避免發(fā)生版本丟失或混淆現(xiàn)象， 并且可以快速準(zhǔn)確2、文檔級別參考如下：類別 2 文檔分類如下:部門制度，部門會議記錄，展會圖片，視頻，音頻。類別 1 文檔分類如下:辦公軟件。事務(wù)性文檔2、已歸檔得正式文檔，如需更改，請報(bào)備給信息管理員，由其更改文件版本號及發(fā)布日期。必要時(shí)備注。對于紙質(zhì)文檔編號更改，文檔圭寸面附上文檔編號更改表已歸檔得正式文檔電子版含PPT。版本更改，則在文檔，PPT 首頁填寫如下表格。表二：文件更改記錄表1、附: 見文檔編號更改表VI、0、doc文件編號版本/修改發(fā)布日期有歸檔文

10、檔更改,信息管理員均統(tǒng)一另行備份。登記于文檔更改匯總表、xisx七、文檔分類文件管理名稱11 IP I iiiLlj.rIXD3八、編碼定義編譯均由英文簡寫作為代碼。具體編碼定義參考以下各表。(PJJ(PJJ: w+?,rt + f4ti+Hffl金冏CTCT：FAFA】ihasirstjihasirstjEXEX(r*H(r*H奇施詞樸代直訊)；：Jh；卅秤r : sah)ItIt境匱刪WIT)WIT)dMODldMODl PM30JPM30JI*令B B料fOifOiTilTil MFMFC5,t IJ bi OSI JIl/Lll iDSflIJT轉(zhuǎn)lOJji11111：叱咬 iiii.

11、 tJ PPp p也DPirDPir.也性0P20P21ALHL.THDJ2 豎車0*90*9QfiOlQfiOl ”QAd2.QAd2. - -杵lOFJi# (SWDEMODEMO (DM(DM：T T：g g MlMl - - LE)LE)i-i-艸JOJO薪囂SO)SO)圖一:戰(zhàn)略合作部文檔分類框架圖部門代碼縮寫戰(zhàn)略合作部Strategic co-op erati on dep artme nt -SC表二資料類別代碼縮寫行業(yè)資料In dustry In formati on-ID項(xiàng)目資料P roject In formatio n-PJ合同協(xié)議Con tract agreeme nt

12、-CA市場資料Market ing In formati on-MT部門事務(wù)Dep artme nt Affairs-DA軟件資料Software In formati on-SW影音資料Video & Audio In formatio n-VA表三文檔類別代碼縮寫各行業(yè)方向資料文件夾A、B、C、DZ , Aa Zz、各項(xiàng)目名稱文件夾PJ+名稱+項(xiàng)目+日期簡寫注：各行業(yè)方向資料文件夾定義為：A-智慧城管，B-城市一卡通，C-智慧景區(qū)，D-數(shù)據(jù)中心，E-電子政務(wù)，F(xiàn)-智慧質(zhì)監(jiān)，G-節(jié)能減排，H-智慧交通，I-安全生產(chǎn)，J-智慧城建，K-智慧環(huán)保，L-中間件，M-智慧樓宇，N-智慧醫(yī)療，

13、0-智慧物流，P-智慧農(nóng)業(yè)，依次類推，Z-物聯(lián)網(wǎng)綜合各項(xiàng)目名稱文件夾：代碼縮寫用 PJ+名稱+項(xiàng)目+日期簡寫如 XX 新城項(xiàng)目招標(biāo)，文件名為 PJXX 新城項(xiàng)目 1206 （其中 1206 為 2012 年 6 月）文檔性質(zhì)代碼縮寫ID-行業(yè)資料行業(yè)調(diào)研報(bào)告X(X 為各行業(yè)代碼縮寫)01會議紀(jì)要X(X 為各行業(yè)代碼縮寫)02行業(yè)廠商目錄X(X 為各行業(yè)代碼縮寫)03供應(yīng)商信息調(diào)查表X(X 為各行業(yè)代碼縮寫)04行業(yè)宣講 PPTX(X 為各行業(yè)代碼縮寫)05CA-合同協(xié)議框架協(xié)議Framework agreeme nt -FA合同Con tract- CTMT-市場資料市場展會資料Exhibit

14、i on In formati on -EX國外展會資料Oversea Exhibiti on OE國內(nèi)展會資料Domestic Exhibiti on-DE公司宣傳資料Promoti on In formati on-PM協(xié)會資料Society In formati on-SO專家?guī)霦xpert database- EDDA-部門事務(wù)部門信息Dep artme nt In formatio n-DI部門制度Dep artme nt System- -DS部門計(jì)劃Dep artme nt Pla n-DP培訓(xùn)資料Trai ning In formatio n- TR部門名片制作Busin ess Card- BC公司資質(zhì)Qualificati on-QASW-軟件資料辦公軟件Office Software- OFDEMODEMO- DM學(xué)習(xí)資料Lear ning In formati on-LEVA-影音資料視頻Video- VD音頻Audio AD圖片Picture- PT編碼規(guī)則部門-