完整版員工內(nèi)部檔案管理制度

1、員工（內(nèi)部）檔案管理制度總則（）目的為加強(qiáng)公司人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用人事檔案，維護(hù)公司和員 工合法 權(quán)益，特制定本制度（公司對(duì)此制度享有解釋權(quán)）（二）范圍本制度適用于公司全體員工。（三）職責(zé)1.人力資源部負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢止、解釋之起草工作2總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢止、解釋之核準(zhǔn)工作（四）相關(guān)文件1.招聘制度2.員工入職管理制度（五）簽署生效總經(jīng)理簽署之日起生效 定義：（一）人事檔案管理辦法1.員工人事檔案包括：?jiǎn)T工個(gè)人簡(jiǎn)歷職位申請(qǐng)表初、復(fù)試評(píng)估表保密合同非正式員工考核表人員異動(dòng)表員工調(diào)薪申請(qǐng)表體檢表指定銀行卡/折復(fù)印件（二）檔案管理工作內(nèi)容:1.建立標(biāo)準(zhǔn)化的、信息完整的人

2、事檔案。2.員工考核結(jié)果及獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰決定等應(yīng)歸檔。3.人力資源數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析歸檔。4.合理存放人事檔案，不泄露秘密；未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱。 （三）人事檔案 的整理方法：1.為每位員工建立一份獨(dú)立的人事資料檔案。離職人員的檔案按辭職、辭退和開除分別歸檔。人事檔案的查閱檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保管 分級(jí)查閱的原則。 人事檔案只能在人力資源部指2.3.4.5.6.7.2.3.4.5.6.定的地點(diǎn)查閱，不可帶出。遇特殊情況需要借出本人人事檔案時(shí)，借閱人對(duì)所借閱檔案必須妥善 保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。所有查閱人員都必須如實(shí)填寫人事檔案查閱登記表。）人事檔案的外

3、借：確因工作需要外借本人檔案的，需辦理檔案外借手續(xù)，借閱時(shí)須如實(shí)填寫 人事檔案查閱登記表。不得外借他人檔案。外借檔案必須及時(shí)歸還人力資源部。檔案應(yīng)該備份對(duì)高級(jí)管理人員及其他重要職員的資料，應(yīng)做好文字備份。對(duì)存入電腦的重要資料應(yīng)設(shè)密碼保護(hù)。人事檔案可予銷毀的條件：已離職基層員工的檔案，自離職之日起存放時(shí)間達(dá)到一年以上的。 已離職中層的檔案，自離職之日起存放時(shí)間達(dá)到三年以上的。已離職經(jīng)理以上人員的檔案，自離職之日起存放時(shí)間達(dá)到五年以上的。 被公司開除的員工檔案，自開除之日起存放時(shí)間達(dá)到五年以上的。應(yīng)聘者檔案存放時(shí)間達(dá)一年以上的。 超過一年以上的人力資源部報(bào)表。）有下列行為之一者，給予開除處理，若構(gòu)

4、成犯罪依法追究刑事責(zé)任=1.毀損、丟失或擅自銷毀人事檔案。2涂改、偽造人事檔案。3.未按手續(xù)就借閱、外帶或越級(jí)查閱人事檔案者（檔案管理者同罰）（六）與員工戶口聯(lián)系的個(gè)人檔案管理辦法：1有需要將個(gè)人檔案存放在外部人事機(jī)構(gòu)的員工，按自愿原則向人力資源部提 出申請(qǐng)，由人力資源部出具證明，員工本人至人事代理機(jī)構(gòu)自行辦理，費(fèi)用 自理。2.員工有需要轉(zhuǎn)移個(gè)人檔案的，向人力資源部提出申請(qǐng)，人力資源部出具證明后，自行至人事代理機(jī)構(gòu)辦理。三 程序:（一）人事檔案的查閱：1總經(jīng)理和人力資源總監(jiān)對(duì)所有員工的人事檔案有查閱權(quán)； 部門經(jīng)理對(duì)其所屬部門員工的人事檔案有查閱權(quán)；人力資源部門內(nèi)僅有各公司人事經(jīng)理和負(fù)責(zé)人事檔案

5、管理的人員有查閱權(quán)。 其他與被查閱人員無隸屬關(guān)系的人員需查閱人事檔案的，填寫人事檔案查 閱登記表，經(jīng)人力資源總監(jiān)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。（二） 人事檔案的銷毀程序：7.（四1.2.3.4.5.6.7.1.人力資源部填寫檔案銷毀申請(qǐng)表,人力資源總監(jiān)或區(qū)域經(jīng)理審核，總經(jīng) 理批準(zhǔn)。2.銷毀時(shí)應(yīng)由人事經(jīng)理和負(fù)責(zé)人事檔案管理的員工兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷， 并在清 單上簽字四、附件：1.流程(Flow):N/A (no flow appe ndix attached)2.表格(Form)：【表格1】人事檔案查閱登記表【表格2】人事檔案銷毀申請(qǐng)表文件改版歷史記錄(History of the files)序a版本R

6、ev更改內(nèi)容Descriptio n/History更改人Changed by更改日期Date11, 0新版本/New Release人力資源部2010-10-122.3.4.【表格1】人事檔案查閱查閱登記表人事檔案查閱登記表Files Check Registratio n Form序號(hào) 查閱 人工號(hào)日期時(shí)間文件名稱原因批準(zhǔn)人【表格2】人事檔案銷毀申請(qǐng)表人事檔案銷毀申請(qǐng)表申請(qǐng)單號(hào)（人力資源部填寫）人事姓名性別民族籍貫昭 八檔案銷毀登記欄Extermi nate Registratio n Items月銷毀 地點(diǎn) 人力資源銷殖案 名稱銷毀檔案ft人事檔案資它 苴O人事月建檔時(shí)間年 月日銷檔時(shí)間年月日因人力咨源部心、jin總經(jīng)理銷毀時(shí)間 日監(jiān)銷人婚否主 朝n3最咼 學(xué)歷學(xué)位片家庭住址聯(lián)系電話愛好特長(zhǎng)應(yīng)聘職位分配部門應(yīng)聘時(shí)間試用計(jì)劃1試用職位:2試用期限:3.督導(dǎo)人員:4.5.擬安排工作:實(shí)際開展工作:轉(zhuǎn)正申請(qǐng)?jiān)囉们闆r1試用期間=年 月 日至 年2.安排工作及訓(xùn)練項(xiàng)目：3工作情形：口優(yōu)秀滿意 尚可4 出勤情況=曠工天，請(qǐng)假天，遲到口擬正式聘用試用部門意見綜合辦公室意見主管領(lǐng)導(dǎo)意見申請(qǐng)人：年 月日 月日差