公司內(nèi)部控制守則合同協(xié)議合同書

1、第13部分公司內(nèi)部控制規(guī)范合同13.1崗位責任與授權批準制度13.1.1合同崗位責任制度第 1 1 條目的為對合同實施內(nèi)部控制，確保合同的擬定、審批與執(zhí)行分開，并互相制約與監(jiān)督，特制定本制度。第 2 2 條適用范圍本制度適用于公司中與合同管理有關的崗位及職責權限的設置。第 2 2 章崗位設置及主要職責第 3 3 條合同業(yè)務崗位的設置合同業(yè)務崗位至少應該包括法務部經(jīng)理、各部門負責人、法律顧問、業(yè)務經(jīng)辦人員、財物人員、合同協(xié)議檔案管理員及印章管 理人員七個崗位。第 4 4 條各崗位的主要職責1 1 .法務部經(jīng)理的主要職責2 2.各部門負責人的主要職責3 3.法律顧問的主要職責(1(1)負責合同糾紛

2、的仲裁及訴訟活動。內(nèi)控制度名稱合同崗位責任制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第 1 1 章總則(1)(1)審核公司合同管理制度。(2)(2)參與重大合同的談判。(3(3)審核公司格式合同和各部門合同文本。(4)(4)審核公司合同臺賬和有關合同糾紛的法律訴訟文件。(1)(1)協(xié)助擬定主營業(yè)務格式合同。(2)(2)監(jiān)督本部門合同的簽訂及履行情況。(3(3)負責超出業(yè)務經(jīng)辦人員權限的合同談判。(4)(4)草擬與本部門業(yè)務相關的合同文本內(nèi)容。(5)(5)初審業(yè)務經(jīng)辦人員與對方擬定的合同條款。6 6.合同檔案管理員的主要職責(1(1)設置公司合同臺賬。(2(2 )建立和保管合同檔案。7

3、 7.印章管理人員的主要職責保管合同專用章。第 3 3 章合同業(yè)務不相容的崗位及基本要求第 5 5 條不相容崗位的職責1 1 .合同的擬定與審批。2 2.合同的審批與執(zhí)行。第 6 6 條合同業(yè)務人員的基本要求1 1對外合同的簽訂應由法定代表人或其授權的人簽章。2 2合同簽訂時，必須要加蓋單位印章或合同專用章才能生效。3 3法定代表人也可以由公司章程等文件規(guī)定能夠代表公司行使職權的主要負責人擔任。(2)(2)參與法律關系復雜的合同談判。(3(3)協(xié)助各部門處理合同中的糾紛。(4)(4)查證擬簽約對象的合法身份及法律資格。(5)(5)監(jiān)督、指導各部門起草及修訂合同文本。(6(6)協(xié)助業(yè)務經(jīng)辦人員依

4、法簽訂、變更和解除合同。(7)(7)審查業(yè)務經(jīng)辦人員與對方擬定的合同具體條款及合同協(xié)議履行情況。(8(8)草擬公司合同管理制度、公司主營業(yè)務格式合同和公司重大或特殊合同。4 4 .業(yè)務經(jīng)辦人員的主要職責(1)(1)對擬簽約對象進行資格調(diào)查。(2)(2)定期匯報合同的履行情況。(3(3)辦理合同變更、清結(jié)手續(xù)。(4)(4)在授權委托的范圍內(nèi)簽訂合同。(5)(5)與合同協(xié)議對方協(xié)商解決合同糾紛。(6(6)與合同協(xié)議對方商討合同條款，負責擬定合同。5 5 .財務人員的主要職責(1)(1)調(diào)查擬簽約對象的資信狀況。(2)(2)按照合同協(xié)議約定條款收付款項。(3(3)按照合同協(xié)議約定條款辦理財務手續(xù)。(

5、4)(4)按照合同協(xié)議約定條款履行賠償責任。第 4 4 章附則第 7 7 條本制度由財務部會同公司其他有關部門解釋。第 8 8 條本制度自年月日起實施。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期13.1.2合同訂立權限分級授予制度第 1 1 章總則第 1 1 條為明確公司合同訂立中的各級權限，規(guī)范公司合同訂立行為，加強對合同使用的監(jiān)督，防范和降低因合同的簽訂給公司 帶來的風險，特制定本制度。第 2 2 條規(guī)范公司合同訂立前的擬定、審批及合同訂立后的簽章工作，以符合中華人民共和國公司法和中華人民共和國合 同法等法律法規(guī)及規(guī)范性文件有關規(guī)定，確保合同的順利履行，維護公司的合法權益。第 2 2

6、 章適用范圍第 3 3 條本制度所稱合同指公司與自然人、法人及其他組織設立、變更、終止民事權利義務的合同或協(xié)議。第 4 4 條本制度適用于公司所有的書面合同審批，包括冠以合同、合約、協(xié)議、契約、意向書等名稱的規(guī)范性文件的審批。第 5 5 條本制度中所稱部門指代表公司洽談、簽訂合同協(xié)議的各業(yè)務、各職能部門。第 6 6 條本制度中所稱業(yè)務經(jīng)辦人是合同談判、簽訂及履行的第一責任人，并有責任保證合同最終文本與經(jīng)各級審批后的合同文 本在條款內(nèi)容上的一致性。第 3 3 章合同訂立前的授權審批第 7 7 條合同分類1 1一般性合同：合同標的在萬元資金支出或萬元資金收入以下的合同。2 2.重大合同：合同標的超

7、出萬元資金支出或萬元資金收入的合同。第 8 8 條公司對外簽訂合同均由董事長授權總經(jīng)理代表公司行使職權。第 9 9 條總經(jīng)理職責1 1 .總經(jīng)理審批公司所有格式合同和各部門的合同文本。2 2.總經(jīng)理負責公司對外重大合同的簽章，并審核超出各部門負責人審核權限的合同。3 3.總經(jīng)理授權業(yè)務經(jīng)辦人員代表公司簽訂合同。第 1010 條法務部經(jīng)理審核公司格式合同和各部門合同文本。內(nèi)控制度名稱合同訂立權限分級授予制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第 1717 條業(yè)務經(jīng)辦人員與合同對方擬定的重大合同，需經(jīng)所屬部門負責人初審、法律顧問審查、法務部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批 后方能訂立正式合同，變更

8、程序亦同。第 5 5 章附則第 1818 條本制度由公司法務部制定并負責解釋。第 1919 條本制度報總經(jīng)理審批通過后生效。第 2020 條本制度自年月日實施。13.2合同編審管控規(guī)范13.2.1合同風險防范制度內(nèi)控制度名稱合同風險防范制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期同。第 1111 條各部門負責人職責1 1 .負責草擬與本部門業(yè)務相關的合同文本。2 2 .協(xié)助法律顧問擬定公司主營業(yè)務格式合同。3 3 初步審核業(yè)務經(jīng)辦人員與對方商定的合同具體條款。第 1212 條法律顧問職責1 1監(jiān)督、指導各部門起草及修訂合同文本。2 2 草擬公司主營業(yè)務格式合同或公司重大、特殊合同。第

9、4 4 章授權審批流程第 1313 條原則上，在業(yè)務談判、雙方達成一致意見后，各部門應盡可能使用公司制定的格式合同或部門合同文本。第 1414 條法律顧問草擬的格式合同應經(jīng)法務部經(jīng)理、總經(jīng)理審核批準后形成正式書面協(xié)議，變更程序亦同。第 1515 條各部門草擬的合同文本應經(jīng)法律顧問審查、法務部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后形成正式書面協(xié)議，變更程序亦同。第 1616 條業(yè)務經(jīng)辦人員與合同對方擬定的一般性合同，需經(jīng)所屬部門負責人初審、法律顧問審查后正式訂立合同，變更程序亦編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期第 1 1 章總則第 1 1 條目的1 1.為確保合同的簽訂符合國家及行業(yè)有關規(guī)定和公司

10、自身利益，防范合同簽訂過程中的舞弊、欺詐等風險，特制定本制度。2 2 .為使公司從被動地應付和處理合同糾紛轉(zhuǎn)變到主動地預防合同糾紛，增強公司的應變、發(fā)展和競爭能力，避免經(jīng)濟損失, 特制定本制度。第 2 2 條適用范圍本制度適用于公司合同訂立的風險管理。第 2 2 章規(guī)范合同過程各崗位的權責第 3 3 條合同訂立前的資格審查1 1.合同訂立前由財務人員負責調(diào)查擬簽約對象的資信狀況。2 2 .由合同的業(yè)務經(jīng)辦人負責對擬簽約對象進行資格調(diào)查。3 3 每月月初，公司應定期對經(jīng)營活動中經(jīng)常簽訂購銷合同的人員和經(jīng)營管理層進行培訓。4 4法務部經(jīng)理負責審核公司格式合同和各部門合同文本的合法性、合理性。5 5

11、 .法務部經(jīng)理負責審核公司合同臺賬和有關合同糾紛的法律訴訟文件的合法性、合理性。6 6 .法律顧問負責查證擬簽約對象的合法身份及法律資格。第 4 4 條合同訂立前的內(nèi)容談判1 1合同的相關業(yè)務經(jīng)辦人負責與合同對方商討合同條款，負責擬定合同。2 2法律顧問負責協(xié)助業(yè)務經(jīng)辦人員依法簽訂、變更和解除合同。3 3法律顧問負責審查業(yè)務經(jīng)辦人員與合同對方擬定的合同具體條款。第 5 5 條合同訂立前的文本擬定1 1法律顧問負責草擬合同管理制度、主營業(yè)務格式合同以及重大或特殊合同。2 2法律顧問應嚴格審查對方當事人的主體資格、資信情況和履約能力。對合同條款要認真推敲，防止發(fā)生歧義和誤解，對資金數(shù)額巨大、產(chǎn)權交

12、易等抵押合同和生產(chǎn)經(jīng)營合同要依照有關法律規(guī)定及時辦理抵押登記和鑒證手續(xù), 性和完備性。3 3各部門負責人負責草擬與本部門業(yè)務相關的合同文本內(nèi)容。第 6 6 條合同訂立后的履行1 1合同簽訂后，各部門負責人要及時監(jiān)督本部門合同的簽訂及履行情況，法律顧問實時檢查合同履行情況，各業(yè)務經(jīng)辦人負 責定期匯報合同的履行情況。2 2.合同訂立后由財務人員按照合同約定條款辦理財務手續(xù)、收付款項并履行賠償責任。3 3 公司應建立合同檔案和合同報表制度，總結(jié)合同管理中的經(jīng)驗教訓。第 7 7 條合同違約后的自我保護1 1 對于合同的違約行為，公司應及時申請仲裁或向人民法院提起訴訟。2 2 對合同欺詐行為，公司要及時

13、采取措施，盡量減少和避免損失，并請求有關部門予以處罰。第 3 3 章制定風險防范的各項措施第 8 8 條合同訂立前的風險防范以保證合同的合法性、嚴密1 1.公司應爭取合同的起草權，斟酌選用對自己有利的措施。2 2.合同訂立前應認真審查簽約對象的主體資格和信用等級，減少交易風險。第 9 9 條合同內(nèi)容詳細化的風險防范1 1.對于合同本身內(nèi)容，公司應指定專人負責了解合同性質(zhì)，減少合同在以后的履行中和使用法律條款爭議帶來的經(jīng)濟損失。2 2 .合同中涉及到的價款支付，如果是先款后貨，經(jīng)營風險就會轉(zhuǎn)移到需求方；如果采用先付定金的方式，可減少供方的風險;如果采用先貨后款的方式，公司應對需求方的整體實力、信

14、譽度、付款時間的長短及手續(xù)交接做好詳細調(diào)查。合同的各項內(nèi)容應盡量細化，用詞要精確，避免歧義，防止合同章履行后發(fā)生爭議，難以確定尚未履行的章商品的價款。合同中應明確規(guī)定雙方應承擔的義務、違約的責任，明確違約金和賠償金的數(shù)額或計算方法，避免以后發(fā)生爭議引起的經(jīng)濟損失。公司應讓法律專業(yè)人員參與合同的簽訂，或委托公證、鑒證機關進行公證或鑒證。對重大項目的合同，公司應聘請律師進行咨詢解決或由公司常年法律顧問負責，預防合同糾紛。第 1010 條合同資料的妥善保存1 1.下級合同歸口管理部門應當定期對合同進行統(tǒng)計、歸集，并編制合同報表，報上級合同歸口管理部門，由上級對下級合同 訂立情況進行檢查。2 2 .根

15、據(jù)法律規(guī)定及公司需要，審核通過后的合同文本應及時上報，經(jīng)國家有關主管部門審查或備案。3 3 .審核通過的合同報總經(jīng)理審批后，應統(tǒng)一分類并進行連續(xù)編號，且由合同檔案管理人員專人保管。第 4 4 章附則第 1111 條本制度由公司法務部制定并負責解釋。第 1212 條本制度報總經(jīng)理審批通過后生效。第 1313 條本制度自年月日起實施。13.2.2合同編制制度內(nèi)控制度名稱合同編制制度執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第 1 1 章總則第 1 1 條目的為確保合同行為符合國家法律法規(guī)，避免公司遭受外部處罰、經(jīng)濟損失和信譽損失，對合同編制前的資格審查、內(nèi)容談判和文 本擬定進行規(guī)范，特制定本

16、制度。編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期第 8 8 條合同文本擬定的規(guī)定第 2 2 條適用范圍本制度適用于公司各類格式合同的編制管理。第 2 2 章合同編制前的資格審查第 3 3 條選擇合同對方公司應對合同標的的生產(chǎn)商、價格及變化趨勢、質(zhì)量、供貨期和市場分布等方面進行綜合分析論證，掌握市場情況，合理選擇 合同對方。第 4 4 條合同編制前的資格審查1 1.公司應當對擬簽約對象的民事主體資格、注冊資本、資金運營、技術和質(zhì)量指標保證能力、市場信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等方面進 行資格審查。2 2 .對于重大合同或法律關系復雜的合同，公司應當指定法律、技術、財會、審計等專業(yè)人員參加談判，必要時可以

17、聘請外部 專家參與。對于談判過程中的重要事項應當予以記錄。3 3.對于合同對方，公司應確定其是否具有對合同的履約能力和獨立承擔民事責任的能力，并查證對方簽約人的合法身份和法 律資格。第 3 3 章編制合同文本第 5 5 條合同前的內(nèi)容談判1 1.合同編制內(nèi)容至少應該包含以下條款：合同編號、日期、合同內(nèi)容、合同范圍、雙方的權利和義務、協(xié)議期限、支付數(shù)額、 支付方式、違約責任以及不可抗力條款等。2 2 .合同內(nèi)容和合同范圍條款應明確，避免范圍界定不明給公司造成經(jīng)濟損失。3 3.雙方的權利和義務條款要特別注明，避免給公司造成經(jīng)濟損失。4 4.對協(xié)議期限、支付數(shù)額和支付方式條款要具體詳細地說明，確保合

18、同的有效履行。5 5.違約責任條款第一不要遺漏；第二要全面；第三幅度可以高，但不要太高，因為太高會導致條款無效，失去約束力。6 6.不可抗力條款盡量列舉其具體范圍、證明條件和通知期限。第 6 6 條確定合同的形式1 1.在磋商過程中，電子郵件、傳真或口頭等方式協(xié)商的合同，最后應以簽訂正式合同確認書為準。2 2 .為避免合同風險，即使通過傳真、信件、電報、電子郵件書面方式協(xié)商一致的，最后應集中歸納到一份紙面合同上，避免 電子文件（電子郵件、電子數(shù)據(jù)、傳真）的缺陷。第 7 7 條合同編制的權責1 1.合同文本擬定原則上由承辦部門起草。2 2 .公司應指定專人負責合同文本的擬定。1 1.合同文本原則

19、上由承辦部門起草。2 2 重大合同或特殊合同應當由公司的法律部門參與起草，必要時可聘請外部專家參與起草。3 3.由對方起草的合同，公司應指定專人認真審查合同，確保合同內(nèi)容準確反映公司訴求。4 4.國家或行業(yè)有示范合同文本的，公司可以優(yōu)先選用，但在選用時，對涉及權利義務關系的條款應當進行認真審查，并根據(jù) 公司的實際需要進行修改。第 9 9 條合同編制的流程1 1.各部門負責人根據(jù)部門合同文本的業(yè)務范圍，起草部門業(yè)務合同文本，并遞交給法律顧問進行審核。2 2 .法律顧問對各部門遞交的業(yè)務合同文本進行審核，并出具書面意見。3 3 .各部門負責人根據(jù)法律顧問出具的書面意見，修改合同文本，并遞交給上級主

20、管進行審核、審批。4 4.各部門負責人將重新修改后的合同文本遞交給法律顧問、法務部經(jīng)理、總經(jīng)理審核、審批后，各部門負責人根據(jù)審核、審 批的意見編制正式的合同文本。5 5.各部門負責人將編制的正式合同文本遞交給法律顧問、法務部經(jīng)理和總經(jīng)理審核、審批，審批通過后，各部門負責人可以 使用正式合同文本。第 4 4 章附則第 1010 條本制度由公司行政部制定并負責解釋。第 1111 條本制度配套辦法由財務部會同公司其他有關部門另行制定。第 1212 條本制度報總經(jīng)理審批通過后生效。第 1313 條本制度自年月日起實施。13.3合同訂立管控規(guī)范13.3.1合同保密制度內(nèi)控制度名稱合同保密制度執(zhí)行部門內(nèi)控

21、制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第 1 1 條為保守公司合同的秘密，維護公司的利益，特制定本制度。第 2 2 條本制度適用于本公司全體員工，公司所有人員都有保守公司秘密的義務。第 3 3 條密級確定公司合同秘密的密級分為“絕密”、“機密”和“秘密”三級，屬于公司秘密合同及相關文件、資料，應當在文件的右上角標 明密級。1 1“絕密”合同是指此類合同文件資料的泄密會使公司的利益受到特別嚴重的損害，直接影響公司權益的重要決策文件及資編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期料，包括但不限于總經(jīng)理與有關人員商議的戰(zhàn)略、經(jīng)營、人事等重要的合同文檔信息，此項密級由總經(jīng)理確定。2 2 .“機密”合

22、同是指此類合同文件資料的泄密會使公司受到嚴重的損害，主要是指公司在履行規(guī)劃、投資論證報告、財務報 表、統(tǒng)計資料、審計報告、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況時簽訂合同的相關文件資料。3 3 “秘密”合同是指此類合同文件資料的泄露會使公司的利益受到損害，主要指公司正式文件、文書檔案、經(jīng)濟往來文書、 人事檔案、合同協(xié)議、協(xié)議職員工資性收入、尚未進入市場或未公開的各類信息。第 4 4 條各類密級合同保存期限1 1.保密等級的劃分由擬定文件或報告的部門負責人或分管領導確定，經(jīng)總經(jīng)理批準后，由部門負責人組織實施。2 2 .對公司所產(chǎn)生的合同事項應當及時確定密級，最遲不得超過3 3 “絕密”級文件的保密期限為永久

23、，“機密”級文件的保密期限為第 5 5 條各類密級合同的保密措施1 1“絕密”合同相關文件資料的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，應由總經(jīng)理委托專人執(zhí)行。2 2 “機密”合同相關文件資料，未經(jīng)過總經(jīng)理批準，不得復制或摘抄；收發(fā)、傳遞和外出攜帶“機密”相關文件資料應由指 定人員擔任，并在設備完善的保險裝置中保存。3 3.“秘密”合同相關文件資料，在對外交往與合作中需要提供時，應當事先經(jīng)總經(jīng)理批準。4 4.“秘密”合同相關文件資料，應選擇具有保密條件的場所，根據(jù)需要，限定參加人員范圍，對參加涉及密級事項的人員予 以指定，并確定其內(nèi)容是否傳達及傳達范圍。第 6 6 條解除和降低密級解密

24、和降低密級由合同文檔管理人員提供清單，報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。解密和降低密級操作應由總經(jīng)理委托專人監(jiān)管，合同文檔管理人員具體實施。合同文檔解密后一律當場銷毀。銷毀程序為：總經(jīng)理委托專人按清單一一核對正確無誤后，用碎紙機或燃燒的方式進行銷毀。第 7 7 條責任與獎懲1 1 .給予當事人辭退并追究其法律責任或酌情賠償經(jīng)濟損失的處分(1(1 )利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。(2(2)故意或過失泄露公司秘密，給公司造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的。(3(3)違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。2 2 .給予當事人警告的處分(1(1)已泄露公司秘密但已采取補救措施的。(2(2)違反

25、保密措施中規(guī)定的內(nèi)容，泄露公司秘密，尚未給公司造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的。3 3其他情況的處理(1(1 )不遵守保密制度，泄露秘密，尚未造成不良影響或損失的，給予通報批評及以上處罰。(2(2 )不遵守保密制度，泄露公司秘密，造成不良影響或損失的，或泄露公司“機密”級別以上信息資料，即使未造成不良影1010 個工作日。1010 年，“秘密”級文件的保密期限為 3 3 年。第 6 6 條合同檔案管理的分類第 1 1 條目的1 1.為加強合同文檔的管理工作，提高檔案管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本規(guī)定。2 2 .為文檔使用過程中便于對文檔進行移交、保留、發(fā)放和借閱，

26、特制定本規(guī)定。第 2 2 條適用范圍1 1 .本規(guī)定主要是用來規(guī)范合同檔案的接收、保管、使用流程。2 2 .本規(guī)定所指的合同檔案是公司在業(yè)務經(jīng)營中形成的以工程、銷售項目為中心的資料總和。第 2 2 章合同檔案管理的原則第 3 3 條合同檔案的管理實行信息化管理，由公司合同管理主管部門集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、安全和有效利用。第 4 4 條合同管理主管部門負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監(jiān)督指導各業(yè)務分公司、各部門的合 同管理工作。第 5 5 條各業(yè)務分公司、各部門應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網(wǎng)絡人員負責合同文 檔管理。第 3

27、3 章合同檔案管理的分類和歸檔1 1 .普通合同檔案合同標的在萬元資金支出或萬元資金收入以下的合同。13.3.2合同檔案管理規(guī)定內(nèi)控制度名稱合同檔案管理規(guī)定執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第 1 1 章總則2 2 .重要合同檔案合同標的超出萬元資金支出或萬元資金收入以下的合同。第 7 7 條合同的歸檔1 1.凡是有法律效用的文件材料，合同履行完畢后，合同主管部門經(jīng)辦人應向兼職管理員對自己審查的合同辦理關閉手續(xù)并進 行歸檔，實行合同全過程的閉環(huán)管理。2 2 .凡是有機密性的文件，由專職合同管理員審核合同，應由兼職合同管理員提交專職合同管理員辦理關閉手續(xù)并進行歸檔, 實行合同全過程

28、的閉環(huán)管理。3 3 .合同一般性附件、合同簽收記錄、履行情況記錄等在合同履行完畢后一個月內(nèi)歸檔，并將上年度的合同報表上報法律事務 部。4 4.合同主管部門及法律部門均應按照公司合同管理辦法要求建立管理臺賬。5 5.對于重大合同的簽訂，合同主管部門應按照公司合同實施管理實施細則報公司主管部門按規(guī)定程序辦理。第 8 8 條合同檔案歸檔的主要工具“合同存檔登記臺賬”：用于各單位登錄所接收的文檔，作為文檔立卷的記錄，是核查案卷管理情況的匯總憑據(jù)和索引?！昂贤臋n使用登記臺賬”：作為文檔借閱、復印、發(fā)送、移交等使用過程的記錄，是原始憑證?！昂贤臋n清單”：主要用來對成套文檔或種類、頁數(shù)較多的文檔進行詳細

29、列明。“合同文檔管理評審表”作為文檔管理的監(jiān)督工具，是管理評審工作的原始憑證，也是考核文檔管理工作的依據(jù)。第 4 4 章合同檔案管理的過程管理第 9 9 條合同檔案的存檔管理1 1.合同檔案管理員獲得新文檔后，應及時登記“合同文檔存檔登記臺賬”，確定合同編號、規(guī)范管理，分年度整理歸檔，顯 著標明合同的簡要內(nèi)容，并逐個建立檔案，與合同有關的是文書要附在合同卷內(nèi)歸檔，履行完畢后，按檔案保管期限保管。2 2 .合同檔案管理員可根據(jù)檔案的重要程度，建立不同的“合同文檔存檔登記臺賬”。3 3 .合同檔案密級按“絕密”、“機密”和“秘密”三種進行，合同檔案管理單位只能提升送交單位預定的密級。4 4合同檔案

30、的復印發(fā)送、原件轉(zhuǎn)移需要核定使用單位是否有權保留；原件借閱和復印借閱兩種形式都要求到期歸還；復印借 閱的文檔歸還后，可由文檔管理單位視情況銷毀或保留復印件。合同保密文檔應加蓋密級印章，可起到保密提示作用。合同檔案管理員應及時清理合同文檔產(chǎn)生和使用過程中，產(chǎn)生的一些中間文檔或暫時性文檔。合同文檔的保存條件要采取防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。合同管理組要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。第 1010 條合同檔案的移交和查閱1 1 各分公司在正式簽署合同后需將合同正本原件移交合同管理組。2 2 合同關閉后各分公司應由指定的網(wǎng)絡管理員將全套合同資料向

31、合同管理組移交。3 3 合同項目終止后各分公司需將該項目的所有技術資料匯總成冊，經(jīng)分公司業(yè)務經(jīng)理鑒定，具有長久保存價值的技術資料向第 3 3 條合同變更的程序合同管理組移交。4 4.移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整,5 5.合同文檔移交時，必須編制檔案移交清冊并當面清點。后，方可在合同管理組辦理相關借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。第 1111 條合同檔案管理違規(guī)管理的懲罰辦法保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自

32、將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。第 4 4 章附則第 1212 條本規(guī)定由公司行政部會同法務部制定并負責解釋。第 1313 條本規(guī)定自年月日起實施。第 1414 條相關文件表單1 1 “合同文檔存檔登記臺賬”和“合同文檔使用登記臺賬”。2 2 .“合同文檔清單”和“合同文檔管理評審表”。13.4合同履行管控規(guī)范13.4.1合同變更管理方法第 1 1 條目的為確保合同的有效履行，及早發(fā)現(xiàn)合同協(xié)議中不規(guī)范、不合理的情況，維護公司合法權益，避免或減少因違約或糾紛給公司帶 來的損失，特制定本辦法。第 2 2 條適用范圍本辦法適用于公司所有合同的變更管理。1 1.業(yè)務經(jīng)辦人在合同履行過程中如果發(fā)現(xiàn)合

33、同條款欠妥，需要進行變更，則應向部門經(jīng)理申請變更合同。必須層次分明，符合其形成規(guī)律。以雙方簽字認可后方為完成父接手續(xù)。6 6 .各分公司、各部門員工可在合同管理組查閱合同文檔,確實因工作需要需借出查閱，需經(jīng)分公司、部門主管領導簽字同意編制日期審核日期批準日期修改標記修改處數(shù)修改日期內(nèi)控制度名稱合同變更管理辦法執(zhí)行部門內(nèi)控制度編號監(jiān)督部門制度受控狀態(tài)生效日期第 5 5 條合同到期無法履行的處理2 2 .各部門經(jīng)理和法律顧問負責對業(yè)務經(jīng)辦人提出的變更合同的申請進行審核。3 3 .法律顧問負責向總經(jīng)理提出變更合同意見。4 4.變更合同意見經(jīng)總經(jīng)理審批后，由業(yè)務經(jīng)辦人向合同對方提出變更或解除合同的要求。5 5 .業(yè)務經(jīng)辦人和合同對方協(xié)商變更合同的條款，并將達成合同的書面協(xié)議遞交給部門經(jīng)理、法律顧問進行審核，審核無誤后, 由總經(jīng)理審批。6 6.合同變更的書面協(xié)議得到各部門經(jīng)理和法律顧問的審核、總經(jīng)理審批后，業(yè)務經(jīng)辦人和合同對方簽訂合同變更的書面協(xié)議。7 7.合同檔案管理人員負責保管合同變更的書面協(xié)議及材料。第 4 4 條變更合同到期無法履行的處理1