行政部門崗位職責

1、行政部門崗位職責本文件是針對本公司行政部門各個崗位制定，明確各個崗位的詳細權責劃 分，高效率完成行政部門各項工作。行政經理崗位名稱：行政部經理直接上級：總經理崗位性質：負責全面主持本部的管理工作管理權限：受總經理的委托，行使對公司行政后勤、總務、公司財產保衛(wèi)維護工 作的指揮、指導、協(xié)調、監(jiān)督、管理的權力，并承擔執(zhí)行公司各項規(guī)程、工作指 令的義務管理責任，對所分管的工作全面負責。職責一：全面負責辦公室日常工作1、組織制定辦公室年度、月度工作目標及工作計劃，并組織實施；負責參加總經 理辦公會、重大業(yè)務會議，并負責記錄；2、負責督辦、檢查總經理辦公會及部門經理例會決議的執(zhí)行情況；3、組織起草公司重要

2、文件，定期提交公司工作簡報；4、組織起草公司各項管理規(guī)章制度并監(jiān)督實施；5、公司大事記的記錄和編寫。6參與公司重大決策的研討和制定；7、負責組織策劃公司的重大公關和慶典活動；8、負責組織外事接待活動，妥善處理各種對外事務；9、審核、控制公司辦公費用及接待費用。職責二：組織危機管理工作及外部投訴處理。1、組織公司危機管理工作，包括危機預防、危機發(fā)生時的及時處理及危機發(fā)生 后的企業(yè)形象恢復；2、組織公司外部投訴處理工作，并協(xié)調相關部門解決 職責三：協(xié)調公司各部門之間的關系。1、負責組織各部門的信息傳遞工作，保證各部門信息溝通順暢；2、協(xié)調各部門的工作行為，使工作流程順暢，實現(xiàn)共同的戰(zhàn)略目標；3、負

3、責公司的年終總結工作，包括會議安排及跟催各部門編寫總結報告 職責四：負責公司對外形象宣傳、公共關系和公司企業(yè)文化建設1、代表公司與相關部門、上下級單位往來，保持與政府部門及相關企業(yè)的良好 合作關系；2、負責公司的對外工作，協(xié)調公司與政府部門及企業(yè)的關系；3、負責組織公司企業(yè)文化建設，提煉和宣傳企業(yè)理念，舉辦各種活動，促進員 工凝聚力。職責五：內部組織管理。1、負責將部門工作計劃分解到個人，并監(jiān)督計劃完成情況；2、評價考核下屬員工工作完成狀況；3、控制部門預算使用情況。職責六：執(zhí)行公司領導交待的其它臨時性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領導交辦的各類緊急事務。2、規(guī)定時限內完成不了的，應向領導說明其

4、原因，并盡力盡快完成，最終匯報 完成結果。3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，保證透明溝通，工作暢通。二、行政主管崗位名稱：行政部主管直接上級：行政經理崗位性質：協(xié)助行政經理完成本部的管理工作管理權限：堅決執(zhí)行貫徹行政經理的指令，按照標準要求細化分配各類行政工作， 協(xié)助行政經理監(jiān)督各項制度的執(zhí)行，并定期收集各部門信息，匯報工作進度。職責一：協(xié)助行政經理完成各項工作1、 在公司行政經理的領導下全面負責公司的總務后勤工作，保障公司在任何情 況下能夠順利地開展各項工作，確保公司的安全穩(wěn)定，正常運作；2、協(xié)助行政經理完成行政部門與其他部門間的協(xié)調工作，配合各部門做好各項 服務工作；3、協(xié)助

5、行政經理對公司和各部門的重大事務處理工作，并做好事情的起因、結 果的調查工作；4、協(xié)助行政經理完成對公司的資產管理工作，包括水電管制，辦公用品與勞保 用品的管理，以及行政部門日常經費的管理工作， 避免公司資產流失和浪費， 努力為公司做好勤檢節(jié)約的實務工作；5、負責建立和完善行政后勤管理的各項規(guī)章制度，并負責監(jiān)督、執(zhí)行與追蹤， 并定期上報行政經理；6協(xié)助行政經理處理應急救援機制的組織工作， 處理好公司的各類突發(fā)性事件；7、協(xié)助行政經理定期完成各部門職員的績效考核工作，完成相關考核結果文件 的制作和統(tǒng)計。職責二：日常工作的細致管理1、全面負責行政部門全體成員的日常管理工作，合理分工和配置人員，做到

6、人 盡其才，各盡其能，負責督導和分配所屬人員的各項工作；2、全面負責公司的前臺、辦公用品、環(huán)衛(wèi)、安全、車輛的日常管理工作，確保 后勤保障得力；3、執(zhí)行公司的各項規(guī)章制度，有權對違章違紀人員的提報處理工作。維護好公 司各項規(guī)章制度的權威；4、全面負責公司員工的保險、福利辦理工作。5、定期對公司辦公用品進行檢查和盤點，制作相關統(tǒng)計記錄文件。6合理安排人員完成會議工作的布置準備工作、會議記錄工作、會后記錄整理 工作。職責三：執(zhí)行公司領導交待的其它臨時性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領導交辦的各類緊急事務。2、規(guī)定時限內完成不了的，應向領導說明其原因，并盡力盡快完成，最終匯報 完成結果。3、有任何工作困

7、惑，可通過郵件或面談的方式提出，保證透明溝通，工作暢通。三、行政文員崗位名稱：行政部文員直接上級：行政主管崗位性質：細致認真完成各類行政工作職責一：執(zhí)行辦公用品的采購、發(fā)放、管理1、新員工入職時，由部門經理根據(jù)辦公用品實際需要，提出申請，向行政文員 簽字領取。其余時間，員工急需領取辦公用品，必須簽字，并寫清楚領用時間、 項目、數(shù)量等。2、員工離職時，部門經理應認真清點其辦公用品，并到行政部填寫移交清單并 簽字。3、協(xié)助行政主管每月對辦公用品進行一次盤點，辦公用品采購原則上由各部門 向行政部提出申請后統(tǒng)一采購，特殊物品采購由部門主管、副總同意后另行購買職責二：會議管理協(xié)助。1、按照會議要求通知所

8、有與會人員會議時間、地點。2、按照會議要求準備會議需用的所有文件、文檔，如有需要會前發(fā)放的文件應 在會前規(guī)定時間內發(fā)放到所有與會人員手中。3、布置會場。根據(jù)會議需要，提前準備相關會議需要使用的設備，如投影儀、 手提電腦、移動存儲器、功放、話筒、音響之類，在會前調試設備，保證會 議中的正常使用。4、根據(jù)會議規(guī)模和性質，擬定會議所需采購的飲品、小吃、文具等物品清單， 上報行政主管。5、會議中，做好詳細會議記錄，并在會后整理會議記錄完成會議總結報告，在 規(guī)定時間內上繳行政主管。6會后會場的清掃整理工作。職責三：執(zhí)行印制名片的聯(lián)系、校稿與管理1、公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政文員依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系

9、印刷業(yè)務。2、需做名片的員工，先填寫名片印制申請單，經部門經理簽字后交由行政文員 負責辦理。3、名片印制前需校稿，確認名片職務、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認無誤。自確認名片內容起，一周內，行政文員將做好的名片發(fā)放給名片印制申職責四：執(zhí)行固定資產及低值易耗品的管理1、負責對公司的固定資產進行盤點、登記。做到編好號、貼標碼、注明使用狀 況、統(tǒng)計數(shù)量、并責任到具體員工。使用者離開本公司時，公司資產收歸行政部 管理。對需要報廢的資產進行報廢登記處理。2、行政文員根據(jù)盤點狀況，制作公司固定資產使用情況登記表，發(fā)給公司 相關負責人。3、行政文員負責對打印機、傳真機等其它辦公設備、設施的保養(yǎng)維護和聯(lián)

10、系維 修工作。職責五：執(zhí)行書籍、文件、資料的規(guī)范管理1、公司所有書籍應編碼貼號、做好編目、分類存放、按順序排列整齊，及時更 新登記表。2、公司員工借書、領取文件資料時，必須簽字登記。應注明“日期、姓名、編 號、項目名稱、數(shù)量、歸還日期、備注”等。3、員工借書的限期不超過一個月，行政文員應提醒催還。員工離開公司時，應 歸還所領文件、資料給行政文員。書籍、資料被歸還時，行政文員應備注說明歸 還日期。4、嚴格按照公司文件文檔管理制度做好公司各類文件文檔的分類、保存、 調閱管理、定期檢查、保密、銷毀等相關工作。職責六：執(zhí)行公司領導交待的其它臨時性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領導交辦的各類緊急事務。2、

11、規(guī)定時限內完成不了的，應向領導說明其原因，并盡力盡快完成，最終匯報 完成結果。3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，保證透明溝通，工作暢通。四、前臺接待崗位名稱：前臺接待員 直接上級：行政主管 崗位性質：完成部分行政基礎工作，展示公司良好形象。職責一：來訪者接待、員工考勤統(tǒng)計管理1、負責公司來訪客戶的禮貌接待與服務，按照公司接待標準流程完成詢問、引 座、倒茶、通知相關被訪人等工作。2、每日負責全公司所有人員的考勤監(jiān)督，杜絕考勤包庇現(xiàn)象，每月制作考勤簽 到表。協(xié)助行政主管完成員工每月病假、事假、加班、遲到等考勤的管理與統(tǒng)計。3、拒絕鬧事人員或推銷人員入內，事件如不能自行解決，應立即通知

12、行政主管 或行政經理。職責二：飲用水管理、訂餐、訂會議廳、訂房、訂票等1、根據(jù)飲用水的飲用情況，及時負責公司飲用水的訂送。確認送水桶數(shù)、空桶 回收數(shù)量。2、公司負責人或其它部門根據(jù)實際需要，提出訂餐、訂會議廳、訂票、訂房申 請時，行政前臺予以代辦，結款方式根據(jù)實際情況而定。3、 訂餐、訂會議廳、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前23天知 會行政前臺，訂餐、訂房一般提前12天，訂會議廳一般提前1020天）。職責三：公司日常辦公設備及電器管理。1、每日到公司后打開所有電燈、飲水機、打印復印掃描設備，根據(jù)季節(jié)打開空 調，檢查所有電氣設備是否正常運作，如發(fā)現(xiàn)故障情況，應立即通知相關維 修人員。

13、2、每日下班前，關閉所有電器電源，并對照標準檢查，做到沒有遺漏。3、有其他部門人員加班的情況下，將電源關閉工作移交到某加班人員手中，并 將移交人員名單記錄在案，確保詳細的責任追認。職責四：信件的收發(fā)、文件資料打、復印，傳真管理1、公司所有打印、復印文檔工作及信件、報刊收發(fā)管理工作由行政前臺統(tǒng)一負責。收到信件資料由行政文員及時通知或遞送給收件人。 對投遞錯誤的信件，退 回或轉移。 發(fā)件時，由發(fā)件人填寫好資料，再由行政文員執(zhí)行發(fā)送。2、行政文員妥善保管外部提供的文件資料打印、復印或快遞的結賬單據(jù)，并負 責核對單據(jù)、數(shù)量、金額，便于財務結算。3、做好公司常用工作表格的分類、整理、保存，定期對公司常用

14、工作表格進行 統(tǒng)計和盤點，及時補充數(shù)量不多的工作表格。4、員工不得利用公司機器打印或傳真與工作無關的文件，前臺人員有權監(jiān)管設 備的使用。職責五：電話的接聽和記錄。1、電話響起后，響三聲之內必須接聽。2、接聽后使用標準規(guī)范用語和對方禮貌通話，不得和對方發(fā)生任何爭執(zhí)。3、詳細記錄通話內容，整理后立即處理或傳達到相關負責人處。4、等到對方掛電話后才能掛電話，如需先掛電話，應向對方禮貌說明原因。5、接收到傳真，如是非工作性質內容傳真（如廣告）可自行處理，如是公司相 關工作內容傳真，應立即遞交到相關負責人處處理。職責六：執(zhí)行公司領導交待的其它臨時性的突發(fā)事情。1、優(yōu)先完成公司領導交辦的各類緊急事務。2、

15、規(guī)定時限內完成不了的，應向領導說明其原因，并盡力盡快完成，最終匯報 完成結果。3、有任何工作困惑，可通過郵件或面談的方式提出，保證透明溝通，工作暢通。五、司機 崗位名稱：司機直接上級：行政主管崗位性質：完成公司派車任務職責一：遵守交通制度及公司制度1、公司司機必須遵守中華人民共和國道路交通管理條例及有關交通安全管 理的規(guī)章規(guī)則。2、司機對自己所開車輛的各種證件的有效性應經常檢查，出車時一定保證證件 齊全3、遵守公司員工管理手冊，安全駕車。同時遵守本公司其他相關的規(guī)章制度。4、不準私自用車職責二：定期檢查保養(yǎng)車輛1、司機應愛惜公司車輛，平時要注意車輛的保養(yǎng)，經常檢查車輛的主要機件。 每月至少用半

16、天時間對自己所開車輛進行檢修，確保車輛正常行駛。2、司機應每天抽適當時間擦洗自己所開車輛， 以保持車輛的清潔（包括車內、車 外和引擎的清潔）。3、出車前，要例行檢查車輛的水、電、油及其他性能是否正常，發(fā)現(xiàn)不正常時， 要立即加補或調整。出車回來，要檢查存油量，發(fā)現(xiàn)存油不足一格時，應立 即加油，不得出車時才臨時去加油。4、司機發(fā)現(xiàn)所駕車輛有故障時要立即檢修。 不會檢修的，應立即報告行政主管， 并提出具體的維修意見（包括維修項目和大致需要的經費等）。未經批準，不 許私自將車輛送廠維修，違者費用不予報銷。職責三：車輛安全停放。1、出車在外或出車歸來停放車輛，一定要注意選取停放地點和位置，不能在不 準停

17、車的路段或危險地段停車。2、司機離開車輛時，要鎖好保險鎖，防止車輛被盜。鑰匙及行駛證交給管理人 員。職責四：認真完成派車任務。1、公司用車時，要準時出車，不得誤點。2、出車后，按要求作好行車記錄，詳細記錄行車時間、里程、起始地、乘坐人 姓名、事由等，并由乘坐人簽字確認（如僅有公司外客人乘坐，由安排人員 簽字確認），次日將行車記錄交管理人員審核簽章。3、每月末按乘坐人或部門統(tǒng)計當月行車里程總數(shù)，各部門合計數(shù)應與當月總行 駛里程一致，不一致則由駕駛員承擔多余里程。4、司機對管理人員的工作安排，應無條件服從，不準借故拖延或拒不出車。對 工作安排有意見的，事后可向上級領導反映。5、司機對乘車人要熱情、禮貌，說話應文明。車內客人談話時，除非客人主動 搭話，不準隨