辦公用品采購管理規(guī)定及辦法

1、XXX）有限公司辦公用品采購與管理辦法（試行） 第一章 總則 第一條 目的為完善 XXXX 有限公司（以下簡稱“集團公司 ”）辦公用品采 購制度 管理，滿足辦公需要，控制 辦公成本，促 進采購工作的正常化、規(guī) 范化， 特制定本采 購管理 辦法。第二條 適用對象本制度適用于集 團 公司，集團公司所屬子公司和相關(guān) 單位可參考 本辦法制 訂事宜的管理 辦法。第三條 采購原則辦公用品采 購堅 持保 證品質(zhì)優(yōu) 良，合理控制成本的原 則；綜合考量 供應(yīng)商，同質(zhì)量價更低 為優(yōu)選 的原則；采購物資及需求物 資一致性的原 則;廉潔自律,不貪便宜,不受 賄的原則。條2條 采購范圍、方式、途徑及管理職責條4條 集中

2、采購范圍集團公司采 購辦 公用品可分 為：（一）文具事務(wù)用品1 文件檔案管理 類：分類文件 夾、票據(jù)夾、檔案盒、資料冊、檔案袋、 文件套、名片盒（冊） 、文件籃等。2、桌面用品：訂書機、起釘器、打孔器、剪刀、美工刀、釘針系列、削筆刀、膠水、膠帶、計算器、儀尺、筆筒、會議牌、等3、文書 用品：中性筆（簽字筆）、圓珠筆、鉛筆、臺筆、記號筆、水彩 筆、橡皮、修正液、墨水筆芯、無線 裝 訂本、螺旋本、活頁本、復(fù)寫紙、賬 本（賬冊）、憑證 （單據(jù)）、便利貼、會議記錄本、專用印章、印臺（印油） 等。4、電腦 周 邊 用品：光盤、 U 盤、鍵盤、鼠標、鼠標墊、移動 硬盤、錄 音筆、插線板、電池、路由器等。（

3、二）辦公耗材硒鼓、墨盒、打印機組 件等打復(fù)印 紙、傳 真 紙、繪圖紙等。網(wǎng)線、水 晶 頭、網(wǎng)線轉(zhuǎn)換 接 頭等。（三）日雜百貨日用品：生活用 紙、一次性用品、清潔用品、勞保用品、五金工具、 抽紙、卷筒紙、毛巾、杯具、保溫瓶、飲用水等。（四）辦公設(shè)備票據(jù)裝 訂機、號碼機、碎紙機、支票打印機、考勤機、點驗鈔機、塑 封機、掃 描 儀、電話機、電腦、投影儀、復(fù)印機、傳真機、打印機、多功能 一體機、 掃描儀、相機、攝像機、 交換機、路由器、 燒水壺、空調(diào)、飲水機、 電風(fēng)扇等。（五）辦公家具 文件柜、雜柜、保險柜、沙發(fā)、茶幾、辦公桌、辦公椅、檔案柜、 鐵皮柜等。條5 條 采購方式（一）集中采購：將集團公司各

4、部 門辦 公所需物品采 購管理集中化，對同一 類材料進行集中化采 購。集團 公司日常 辦公、使用頻 率較高的 辦 公用品（文具事務(wù)類、辦 公耗材 類、日雜 百貨類）采用集中購買方式。（二）分散采購：不在集中采購范圍內(nèi)，請購 部門需填寫辦 公用品 請購審 批 單并經(jīng)審 批后方可采 購 ，招標采 購除外。（三）應(yīng)急采 購：在集中采購范圍內(nèi)，且急需使用。請購 部門需填寫 辦公用品 請購審 批單并經(jīng)審 批后優(yōu)先采購。請購 金額少于 2000 元的 申請，行政部可視情況啟 動采購備 用金先行 購買。第六條 采 購?fù)緩剑ㄒ唬┘胁少復(fù)緩剑阂跃〇|網(wǎng)的官方自 營店及可開取正 規(guī)發(fā) 票的 淘 寶店家 為主，正規(guī)

5、實體店 為輔。（二）分散采購?fù)緩剑焊鶕?jù)申 請部門的需求及方便度來判斷是采用 電 子還是實體途徑，一般 為單筆金額小于 5000元時采用網(wǎng) 購的途徑，單 筆金額大 5000 元時的采購以集團審批意見操作。（三）應(yīng)急采 購?fù)緩剑簠⒄占胁?購?fù)緩?。第七條 職責權(quán) 限（一）各請購部門職責1、負責統(tǒng)計 并匯總本部門辦公室需求 經(jīng)本部門經(jīng)理審批后上 報行 政部；2、負責填寫采購 申請審批單并經(jīng) 行政部 審批后向集 團財務(wù)部、 集團領(lǐng)導(dǎo) 逐層審 批；3 負責全集 團辦公用品分散采 購或應(yīng)急采購與行政部共同 驗收。4 負責所需辦公用品的 領(lǐng)用。（二）行政部職責1 負責全集團辦公用品采 購需求的 匯總、詢價、

6、采購、驗 收入庫 （分散采購或應(yīng)急采 購時與申請部門共同 驗收）、保管、發(fā) 放和盤點；2、負責編 制辦公用品 詢價 對比表；3、負責 建立健全 辦公用品入 庫、移交、發(fā) 放和盤點等臺 賬或登記表；4、負責 收集并 維護供應(yīng)商信息，保管 辦公用品各 類資料檔案等；5、行政部采購員 根據(jù)申 請人填寫好的采購審 批申 請單檢查該項 請購 是否在 執(zhí) 行后又重復(fù)提出，以及是否存在不合理的 請購 品種和數(shù) 量并 簽字確 認；6、負責 采購程序的 審 批；7、負責談 判和確定最 終供 應(yīng)商、簽訂 采購合同；8、負責 供應(yīng)商評估和 變更；9、對辦 公用品 盤盈盈虧做處理，并有權(quán)追究 責任人的相關(guān) 責任。1

7、財務(wù) 部負責1、負責 根據(jù)審批的辦公用品付款申 請和采 購合同要求及 時支付價 款；2、負責結(jié) 算各部 門領(lǐng) 用辦公用品的款 項；3 負責辦 理退 貨款項 的收回；4 負責辦 公用品采 購及盤點盈虧的賬務(wù)處 理；5 參與 盤點工作的 監(jiān)督；6 負責采購程序的 審批。第三章 采購流程第4頁第八條 集中采 購流程（一）集中采購周期 行政部根據(jù)全集 團辦公用品使用情況，每月 5 號前集中采 購一次。（二）采購 申請匯總 及審核1、行政部匯總 每月各部 門辦公用品采 購需求（申購匯總 表詳見附 件 1）和庫存情況分 類（盤存表詳見附件 2）于每月25日前上 報集團財務(wù) 部審批。3 進 行采 購辦公用品

8、采 購最少有 3家以上供 應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、 交 貨時間、售后服務(wù)、資信、客服群等因素，以遵循 “同品牌、同質(zhì) 量，選 價格最低 ”的原則進行綜合評估，最終選擇 供應(yīng)商，并簽訂采購合同。 第九條 分散及 應(yīng)急采 購流程（一）采購申請1 分散采 購申購部門所需辦公物品不在集中采 購名目內(nèi)的（如不常 備的五金、 電動工具、裝飾用品、招待用品、汽車保養(yǎng)、維修及保 險 等）申請部門向行政部 領(lǐng)取并填寫采購審 批申請單（見附件 3）經(jīng)審批后 進行單獨 購買。2 應(yīng)急采 購申購部門所需 辦公物品在集中采 購名目內(nèi)且急需使用的，申 請部門向行政部 領(lǐng)取并填寫采購審 批申 請單經(jīng)審 批后優(yōu)先購買

9、。金額 少于 2000元的申請，行政部可視情況啟用 預(yù)備金現(xiàn)行購買。（二）審批單的填寫行政部采 購員根據(jù)采 購預(yù)算及庫存情況 協(xié)助申請人填寫采購審 批 申請單，申請 人完整填寫采 購物品特征和其他信息，如 購物資名稱、規(guī) 格、數(shù)量、需求日期、質(zhì) 量要求以及 預(yù)算金 額等。（三）采購審核請購 部門攜填寫完整的采購審 批申 請單進 行報審流程。由行政 部、財務(wù) 部逐級審核，最終由集團領(lǐng)導(dǎo)審 批，通過報審 后申請人將采采 購審 批申 請單交予采購 人員復(fù)印存檔。（四）進行采購行政部采 購員按照 審批通 過后的采購審 批申請單報財務(wù) 部門請 款，同時按采購審 批申 請單要求進 行采 購。第十條 進度跟

10、催（一）為確保準 時交貨，采購人員應(yīng)提前采用 電話、傳 真或 親自到 供應(yīng)商處跟催，以確保物 資能適 時供應(yīng)。（二）若采購物資無法在 預(yù)定時間內(nèi)交 貨的，采購人員須 提前通知需 求部 門，尋求解決 辦 法，并須重新和供 應(yīng) 商確定新的交 貨期，并知會申 請部門。第四章 驗收與 結(jié)算領(lǐng)用第十一條 驗收入 庫（一）行政部負責集中采 購辦公用品的 驗收及入 庫工作。分散采購 或 應(yīng)急采購的驗收由請購 部門與行政部共同 負責 ，入庫由行政部 負責。（二）行政部在核對數(shù)量、規(guī)格、品牌后，建立并填寫辦 公用品入 庫 登記表（見 附件 4）（三）如驗收不合格的，由采 購人員依據(jù)申 請部門要求進行退 換貨。（

11、四）若入庫辦公用品與申 請匯總 表和合同不符，行政部 應(yīng)及時查明 原因，落實責任。第十二條 價款 結(jié)算財務(wù)部應(yīng)根據(jù)有集 團公司全稱抬 頭發(fā)票、辦 公用品清 單、驗 收單和 采購合同及 時履行付款手 續(xù)。如果發(fā) 票內(nèi)容與采 購內(nèi)容不符或者沒有 正規(guī)發(fā)票，財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。第六章 領(lǐng)用采購用品入 庫后，部門申購的由行政部依據(jù)上 報的采 購清單發(fā) 放， 經(jīng)部門申購人填寫 領(lǐng)用記錄 并簽字后方可 領(lǐng)用；個人申購的由行政部通 知申購人，經(jīng)申購人做好 領(lǐng)用記錄后方可 領(lǐng)用。行政部還 要做好 辦公用 品領(lǐng)用記記錄 及臺 賬登記。第七章 盤點第十三條 盤點行政部于每一季度末 組織辦 公用品管理 員、財務(wù) 人

12、員及部 門領(lǐng)導(dǎo) 對庫 存辦公用品 進行盤點，編制辦公用品 盤存表（見附件 2），統(tǒng)計 剩余 庫存數(shù)量及其狀 態(tài) ，作為下一期申 購的依據(jù)和核算 辦公用品消耗成本 依據(jù)之一。第十四條 盤點 結(jié)果處理辦公用品 盤點如 發(fā)現(xiàn) 盈虧，行政部應(yīng)及時查 明原因，并擬寫盤存結(jié)果報告，經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)審 批做出 處理，落實責 任人的有關(guān) 責任財務(wù)部會同行政部 對辦公用品 盤盈或盤虧金額進行確認，集團領(lǐng) 導(dǎo)審 批后 進行賬務(wù)處理。第八章 其他第十五條 處罰凡違反本辦法的人 員，依照公司相關(guān)管理制度 進行處罰。 第十六條 生效日期本辦法自 發(fā)布之日起生效。第十七條 附件1、辦 公用品每月申 報匯總表2、辦 公用品每月

13、盤存表3、辦 公用品 請購審 批 單4、辦 公用品入 庫表5、辦 公用品季度 盤存表XXXX 有限公司 2016年 01 月 08日第8頁附件1:XXXX有限公司辦公用品每月申購匯總表辦公用品種類：文具事務(wù)用品辦公耗材 日雜百貨辦公設(shè)備辦公家具編制時間：序號名稱單位品牌型號規(guī)格數(shù)量單價申請單位12345678910單價匯總：共計人民幣元行政部審批：財務(wù)部審批：集團領(lǐng)導(dǎo)審批：附件2:XXXX有限公司辦公用品每月盤存表編制時間：編制人：辦公用品種類：（一類）文具事務(wù)用品（二類）辦公耗材（三類）日雜百貨（四類）辦公設(shè)備（五類）辦公家具（七類）票務(wù)序號分類物品名稱規(guī)格型號單位庫存數(shù)量序號分類物品名稱規(guī)

14、格型號單位庫存數(shù)量序號分類物品名稱規(guī)格型號單位庫存數(shù)量120392214032241423425244362544726458274692847102948113049123150133251143352153453163554173655183756193857附件5:XXXX有限公司辦公用品請購審批單申請人分管領(lǐng)導(dǎo)希望供貨日期年 月曰物品描述年 月曰序號名稱規(guī)格、型號數(shù)量預(yù)算金額備注1（元）234567合計購買方式網(wǎng)購及地址：門店及地址：行政部意見簽字年 月日財務(wù)部意見簽字年 月日集團領(lǐng)導(dǎo)意見簽字年 月日XXXX有限公司辦公用品入庫表登記人：日期：序號名稱單位品牌型號規(guī)格數(shù)量復(fù)核備注1234567891011121314151617181920附件6:XXXX有限公司辦公用品季度盤存表編制