外貿(mào)信函寫(xiě)作范文

1、電子商務(wù)寫(xiě)作教程 前言尊敬的客戶(hù)：您好！作為一家外貿(mào)出口企業(yè)，您必須經(jīng)常跟您的國(guó)外客商打交道。因而，各種商務(wù)信函的寫(xiě)作成了您工作中的一個(gè)重要部分。您是否有這樣的感受，花費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，對(duì)自己所寫(xiě)的信件是否專(zhuān)業(yè)、是否符合通常的標(biāo)準(zhǔn)卻沒(méi)有十足的把握。為了幫您解決這個(gè)問(wèn)題，Alibaba推出了這本“電子商務(wù)寫(xiě)作教程”手冊(cè)。在本手冊(cè)里，我們將為您介紹商務(wù)信函寫(xiě)作的基本知識(shí)和技巧，相信對(duì)您的工作具有很高的參考價(jià)值。 Dear Alibaba Member, In America, we often say that "You only have one chance to make a

2、first impression." In import-export, the same is true. A China Supplier only has one chance to make a positive first impression on overseas buyers. Because first impressions matter, we have developed this Business Communication Pack to help you make a positive first impression and make more dea

3、ls online. We hope this resource pack will help you find better partners and make more deals online. It contains guidelines for writing professional English language business letters and emails. And we've also included several templates that you can modify for your own company's needs. I hav

4、e personally reviewed each of the templates in this packet to insure they follow international standards. This is Version 1.0 and we will continue to improve this based on your suggestions. Please don't hesitate to contact us. Good luck and happy trading! Sincerely, Porter ErismanVice-President,

5、 Buyer Services 商務(wù)信函的重要性也許你會(huì)問(wèn)“商務(wù)信函真的這么重要嗎”？是的，答案是肯定的。當(dāng)買(mǎi)家和供給商從互相并不了解的基礎(chǔ)上開(kāi)始進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系時(shí)，買(mǎi)家通常是怎樣來(lái)評(píng)估跟他聯(lián)系的供給商的呢？參考全美最暢銷(xiāo)的貿(mào)易書(shū)籍“Building an Import-Export Business” 以下5個(gè)方面是買(mǎi)家最關(guān)心的：供給商網(wǎng)上的簡(jiǎn)介和/或目錄是否做得專(zhuān)業(yè)？當(dāng)買(mǎi)家詢(xún)問(wèn)信息時(shí)，供給商是否完整答復(fù)所有問(wèn)題？供給商的信頭是否寫(xiě)明了公司地址和 號(hào)碼？供給商多久做出答復(fù)？供給商是否愿意對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行修改？買(mǎi)家詢(xún)問(wèn)多個(gè)問(wèn)題時(shí)，供給商是否答復(fù)所有的問(wèn)題？供給商的銀行信用記錄如何？供給商銀行帳戶(hù)開(kāi)立的年

6、數(shù)？大致的通常收支情況？銀行給供給商的貸款額度？銀行對(duì)供給商的帳戶(hù)情況是否滿(mǎn)意？合作者與該供給商的合作年數(shù)？供給商可承受多大的定單？交貨是否及時(shí)？是否能準(zhǔn)確地完成定單？比方ISO 9000、ISO 14,000(環(huán)境)、Hazard Analysis at Critical Points(適用于出口美國(guó)的海產(chǎn)品)商務(wù)信函的基本結(jié)構(gòu)這里我們介紹一種商務(wù)信函中最通用的格式齊頭式。主要特征就是每行均從左邊頂格寫(xiě)，常常采用開(kāi)放式的標(biāo)點(diǎn)方式，即除了信文部分，其它部分在必要時(shí)才使用標(biāo)點(diǎn)。信中各段落之間均空一行。信頭就是指書(shū)信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。通常情況下，公司都會(huì)專(zhuān)門(mén)印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)

7、信人的，地址， ， 等。當(dāng)我們撰寫(xiě)傳統(tǒng)信件時(shí)，直接使用這種信箋紙就可以。這部分內(nèi)容是為了方便今后查詢(xún)信件用的。這里就是指收信人的和地址，一般寫(xiě)在信箋的左上方。收信人名稱(chēng)地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的一并寫(xiě)出。另外，如果不是完全公事化的書(shū)信往來(lái)，或者已經(jīng)從公事的關(guān)系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質(zhì)的友好信件往來(lái)，由于稱(chēng)呼這一欄的內(nèi)容已經(jīng)說(shuō)明了收信人的身份，所以可以不必填寫(xiě)封內(nèi)地址。事由也就是我們通常說(shuō)的主題，可以直接寫(xiě)明信件的重點(diǎn)，讓人不必讀完全信才了解到信的內(nèi)容。所以事由要寫(xiě)得簡(jiǎn)明扼要。指對(duì)收信人的一種稱(chēng)呼。較常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX

8、,。稱(chēng)呼后面的標(biāo)點(diǎn)，一般使用逗號(hào)。稱(chēng)呼里的第一個(gè)字母要大寫(xiě)。開(kāi)頭語(yǔ)沒(méi)有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語(yǔ)句把收到對(duì)方來(lái)信的日期，主題及簡(jiǎn)單內(nèi)容加以綜合表達(dá)，使對(duì)方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開(kāi)頭語(yǔ)作必要的自我介紹，并說(shuō)明目的要求。開(kāi)頭語(yǔ)一般與正文分開(kāi)，自成一節(jié)，要求簡(jiǎn)單明了。信的主體。一封信件的優(yōu)劣，完全要看正文寫(xiě)的好或壞。我們會(huì)在后面繼續(xù)討論寫(xiě)作商務(wù)信函的一些技巧、規(guī)則。結(jié)尾語(yǔ)一般用來(lái)總結(jié)文本所談的事項(xiàng)，提示對(duì)收信人的要求，如“希望來(lái)信來(lái)函定貨”，“答復(fù)詢(xún)問(wèn)”等，另外也附加一些略帶客套的語(yǔ)氣。正文結(jié)束后，另起一段寫(xiě)結(jié)尾語(yǔ)。結(jié)束語(yǔ)是結(jié)束信函時(shí)的一種客套，應(yīng)該與前面的

9、稱(chēng)呼相照應(yīng)。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 結(jié)束語(yǔ)寫(xiě)在結(jié)尾語(yǔ)下隔一行，只有第一個(gè)字母大寫(xiě)，后面加逗號(hào)。寫(xiě)在結(jié)束語(yǔ)的下面，簽上寫(xiě)信人的名字。如果是傳統(tǒng)的信件，寫(xiě)信人最好親筆簽上您的名字，因?yàn)橛糜≌碌脑?huà)，說(shuō)明該信件并非本人親自過(guò)目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫(xiě)上發(fā)信人的職位。如果信中有附件，應(yīng)在左下角注明Encl. 或Enc.。例如：Encls: 2 InvoicesEnc.: 1 B/Lading眾所周知，電子郵件即E-mail是如今我們做電子商務(wù)使用最普遍的一種聯(lián)系手段。電子郵件使用方便，信息傳遞迅速高效，且

10、非常節(jié)省成本。但是E-mail的撰寫(xiě)也并不是一件很容易的事情。您知道，當(dāng)一封E-mail發(fā)送出去后，只要收信人在線(xiàn)，他可以幾分鐘內(nèi)就收到。所以，在您發(fā)送前，必須要檢查一下您所寫(xiě)的內(nèi)容是否正確合適，因?yàn)橐坏┠c(diǎn)擊了發(fā)送鍵后，您就再也無(wú)法將其收回了。通常我們理解E-mail的撰寫(xiě)風(fēng)格可以比傳統(tǒng)的信件， 等稍加隨便一點(diǎn)。但是我們?cè)谶@里還是要建議大家，即便是寫(xiě)E-mail，由于是談?wù)摴?，所以還是采用正式嚴(yán)肅的風(fēng)格。尤其當(dāng)您是第一次跟收信人聯(lián)系的話(huà)，正式的商務(wù)信函能讓您留給對(duì)方非常專(zhuān)業(yè)的印象。寫(xiě)日期時(shí)，請(qǐng)注意以下幾點(diǎn)：a. 年份要寫(xiě)完整，不能用03代替2003。b. 月份要寫(xiě)英文名稱(chēng)，不能用數(shù)字來(lái)代替

11、，如31/3/03 不能在正式的信件中出現(xiàn)。但是可以用英文縮寫(xiě)，比方用Aug.代替August。這部分內(nèi)容要完整,包括寫(xiě)信人、職位、公司名稱(chēng)以及聯(lián)系方法地址、 、 、郵箱、網(wǎng)址。寫(xiě)地址時(shí)請(qǐng)注意：一般來(lái)說(shuō)，門(mén)牌號(hào)和街道名稱(chēng)之間不用逗號(hào)點(diǎn)開(kāi)，但城市名稱(chēng)和國(guó)家名稱(chēng)之間一定要用逗號(hào)。您可以在自己的郵箱系統(tǒng)中事先做好一個(gè)模板。每次寫(xiě)信只要選擇這個(gè)模板，信件會(huì)自動(dòng)顯示這些內(nèi)容。 商務(wù)信函寫(xiě)作的要點(diǎn)寫(xiě)作商務(wù)信函并不要求您使用華美優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是，用簡(jiǎn)單樸實(shí)的語(yǔ)言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，讓對(duì)方可以非常清楚的了解您想說(shuō)什么。圍繞這一點(diǎn)，我們總結(jié)了幾方面的內(nèi)容，希望對(duì)您寫(xiě)作商務(wù)信函有借鑒作用。每一封

12、信函的往來(lái)，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里表達(dá)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫(xiě)作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來(lái)應(yīng)該是熱情而友好的信函寫(xiě)得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫(xiě)“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其實(shí)我們簡(jiǎn)單的來(lái)理解一下，每次信函的往來(lái)不就是跟對(duì)方進(jìn)行了一次交談嗎？只不過(guò)是把交談的

13、內(nèi)容寫(xiě)到了紙上而已。多用一些簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)句，用我/我們做主語(yǔ)，這樣才能讓我們的信函讀起來(lái)熱情，友好，就象兩個(gè)朋友之間的談話(huà)那樣簡(jiǎn)單，自然，人性化。想象一下，如果您由于無(wú)法準(zhǔn)時(shí)交貨而在 上跟您的合作伙伴表示歉意時(shí)，您會(huì)怎么說(shuō)？我想您會(huì)說(shuō)“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在 中您會(huì)這樣說(shuō)，為什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話(huà)那樣簡(jiǎn)單，自然，人性化。由于您寫(xiě)的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用

14、的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)也應(yīng)該符合您的目的。在寫(xiě)之前先不妨仔細(xì)考慮一下，您寫(xiě)這封信函是想到達(dá)一個(gè)什么樣的目的，您希望對(duì)收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說(shuō)性的，還是堅(jiān)決的，要求性的。這完全可以通過(guò)信函中的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)來(lái)表現(xiàn)。不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠(chéng)是最重要也是最基礎(chǔ)的，所以您的信函也必須能夠充分表達(dá)您的真誠(chéng)。不管說(shuō)什么，都要帶著您的誠(chéng)意去說(shuō)。把寫(xiě)好的信函拿起來(lái)讀一遍，確保如果此時(shí)對(duì)方正在 中與您通話(huà)，他一定能夠感受到您的自然和真誠(chéng)。跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫(xiě)得簡(jiǎn)明扼要，短小精悍，切中要點(diǎn)。如果是不符合主題或者對(duì)信函的目的不能產(chǎn)生利益的內(nèi)容，請(qǐng)毫不留

15、情的舍棄它們。因?yàn)檫@些內(nèi)容不僅不能使交流通暢，反而會(huì)混淆視聽(tīng)，非但不能讓讀者感興趣，反而會(huì)讓他們惱火，產(chǎn)生反感。我們這里所說(shuō)的禮貌，并不是簡(jiǎn)單用一些禮貌用語(yǔ)比方y(tǒng)our kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要表達(dá)一種為他人考慮，多體諒對(duì)方心情和處境的態(tài)度。如果本著這樣的態(tài)度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對(duì)方的要求，也不會(huì)因此失去這個(gè)朋友，不會(huì)影響今后合作的時(shí)機(jī)。特別要注意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，我們首先要理解并尊重對(duì)方的觀點(diǎn)。如果對(duì)方的建議不合理或者對(duì)您的指責(zé)不公平時(shí)，請(qǐng)表現(xiàn)一下您的高姿態(tài)，您可以據(jù)理力爭(zhēng)，說(shuō)明您的觀點(diǎn)，但注意要講究禮節(jié)禮貌，防

16、止用冒犯性的語(yǔ)言。就象前面提到的，要用簡(jiǎn)潔樸實(shí)的語(yǔ)言來(lái)寫(xiě)信函，讓您的信函讀起來(lái)簡(jiǎn)單，清楚，容易理解。用常見(jiàn)的單詞，防止生僻或者拼寫(xiě)復(fù)雜的單詞。一個(gè)單詞可以表達(dá)，就不要用詞組。多用短句，因?yàn)槎叹涓菀桌斫狻Ｉ儆谩癮nd”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長(zhǎng)的連詞。在同一封信函里，不要使用多個(gè)相同含義的單詞。比方，您前面寫(xiě)了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時(shí)就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因?yàn)檫@樣寫(xiě)會(huì)誤導(dǎo)您的讀者無(wú)謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí)，比方時(shí)間，地點(diǎn)，

17、價(jià)格，貨號(hào)等等，盡可能做到精確。這樣會(huì)使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。請(qǐng)?jiān)卩]件中寫(xiě)上對(duì)方公司的名稱(chēng)，或者在信頭直接稱(chēng)呼收件人的名字。這樣會(huì)讓對(duì)方知道這封郵件是專(zhuān)門(mén)給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對(duì)此的重視。當(dāng)然，如果您無(wú)法確定收信人的名字，那就在稱(chēng)呼一欄里寫(xiě)“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。前面我們說(shuō)過(guò)，商務(wù)信函不需要用華美的詞句。根據(jù)西方的語(yǔ)言習(xí)慣，他們更愿意使用簡(jiǎn)練而樸實(shí)的語(yǔ)言。所以當(dāng)我們跟西方人進(jìn)行商務(wù)溝通時(shí)，也要盡量防止華美復(fù)雜的詞句。比方“We look forward to a bright and glorious futu

18、re of cooperation”，就不如直接寫(xiě)成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，這樣才更加符合西方人的語(yǔ)言習(xí)慣。給買(mǎi)家的回復(fù)，千萬(wàn)要迅速及時(shí)。因?yàn)橘I(mǎi)家通常只看最先收到的幾封回復(fù)，從中去選擇合適的供給商。如果您的回復(fù)不夠及時(shí)，就可能因?yàn)閾尣坏较葯C(jī)而失去商機(jī)。這一點(diǎn)是特別針對(duì)寫(xiě)電子郵件的。也許很多人都沒(méi)有意識(shí)到，事實(shí)上，E-mail的標(biāo)題是很重要的一個(gè)部分，您的郵件給對(duì)方的第一個(gè)印象就是通過(guò)標(biāo)題來(lái)完成的。如果標(biāo)題沒(méi)有內(nèi)容，看起來(lái)象群發(fā)的垃圾郵件的話(huà)，很多買(mǎi)家就會(huì)直接刪除。比方這

19、樣的標(biāo)題“How are you?” ，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports-Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣您的郵件會(huì)顯得更加專(zhuān)業(yè)。寫(xiě)完之后，一定要檢查。最基本是要確保拼寫(xiě)和語(yǔ)法正確，然后檢查一下您所提供的事實(shí)，數(shù)據(jù)等是否有錯(cuò)。我們都會(huì)犯錯(cuò)，但即使在您的信函里有一個(gè)極小的失誤，也可能會(huì)破壞您在溝通方面的可信度，并使人

20、對(duì)您表達(dá)的其他信息投下疑心的陰影。 案例分析Dear Sirs, Your message has been received. Thank you. It is difficult to understand your inquiry of 56mm 8ohm waterproof speaker which can handle 102db, because through our vast experience, it is almost impossible in technology. Can you supply us with your sample? If so, it wou

21、ld be big help to this project. Hope we could work together. Yours faithfully,很顯然，這封郵件有很多缺點(diǎn)，首先語(yǔ)句呆板，嚴(yán)重的“生意腔”使郵件毫無(wú)生氣。句子長(zhǎng)而亂，含義模糊。沒(méi)有提供足夠的資料來(lái)支持自己的論點(diǎn)。更糟糕的是，措辭冒昧，極不禮貌。針對(duì)這些不足，我們?cè)賮?lái)看一下另一個(gè)版本。Dear Mr. Jones: Thank you for your inquiry dated April 9. Regarding the product you are looking for, currently our factory doesn't have the exact specification as you mentioned. We would a