集團(tuán)OA系統(tǒng)管理辦法

1、集團(tuán) OA 系統(tǒng)管理辦法文 檔 編信字【2016 】第 001密級(jí)內(nèi)部公開號(hào)號(hào)批準(zhǔn)監(jiān)督執(zhí)行人編 制 部信息管理部編制日期2016-8-10門頁(yè)頁(yè)發(fā)布日期共 102016-8-29數(shù)內(nèi)部資料注意保密目錄第一章總則2第二章組織職責(zé)2第三章申請(qǐng)與變更6第四章基礎(chǔ)管理7第五章文檔與公告8第六章安全保密9第七章附則101|10集團(tuán) OA 系統(tǒng)管理辦法第一章總則一、目的：為了規(guī)范集團(tuán)公司流程管理工作，建立健全制度、流程管理體系，持續(xù)提升集團(tuán)管理水平，將公司OA 系統(tǒng)，從目前無(wú)紙化辦公、提高工作效率、降低溝通成本、信息資源共享的階段，提升至通過OA 系統(tǒng)地推進(jìn)集團(tuán)管理工作朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的階段發(fā)展

2、。結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本制度。二、 適用人員：生活、旅游、科技、票務(wù)、渠道拓展、北京運(yùn)營(yíng)中心、上海運(yùn)營(yíng)中心、深圳運(yùn)營(yíng)中心、成都運(yùn)營(yíng)中心所有集團(tuán)員工。三、 適用范圍：本辦法適用于集團(tuán)各部根據(jù)制度相應(yīng)的流程編制、修訂、審批、發(fā)布和廢止。第二章組織職責(zé)一、部門職責(zé)：OA 系統(tǒng)的運(yùn)行，集團(tuán)各職能部門業(yè)務(wù)部門各負(fù)其責(zé)，協(xié)同配合。2|10流程管理委員會(huì)人力資源行政管理技術(shù)支撐集團(tuán)所屬財(cái)務(wù)中心法務(wù)中心風(fēng)控中心公司/ 事業(yè)中心中心中心部1. 人力資源中心1.1 、負(fù)責(zé)提供集團(tuán)及各事業(yè)部準(zhǔn)確完整的組織架構(gòu)及人員信息；1.2 、負(fù)責(zé)集團(tuán)及各事業(yè)部人事相關(guān)流程制度及流程圖；1.3 、負(fù)責(zé)集團(tuán)及各事業(yè)部審批層級(jí)，

3、明確審批關(guān)系；1.4 、負(fù)責(zé)集團(tuán)及各事業(yè)部人事崗位工作分配關(guān)系；1.5 、負(fù)責(zé)集團(tuán)及各事業(yè)部人事類單據(jù)格式形成全集團(tuán)統(tǒng)一模板；1.6 、 集團(tuán)及各事業(yè)部人事經(jīng)理需定期推送新入職、離職及異動(dòng)的人員信息。2. 行政管理中心2.1 、負(fù)責(zé)集團(tuán)及各事業(yè)部行政相關(guān)流程制度及流3|10程圖；2.2 、負(fù)責(zé)集團(tuán)及各事業(yè)部行政類費(fèi)用科目及審批額度；2.3 、 負(fù)責(zé)集團(tuán)及各事業(yè)部行政類單據(jù)格式形成全集團(tuán)統(tǒng)一模板。3. 財(cái)務(wù)中心3.1 、負(fù)責(zé)集團(tuán)及各事業(yè)部財(cái)務(wù)相關(guān)流程制度及流程圖；3.2 、負(fù)責(zé)集團(tuán)及各事業(yè)部財(cái)務(wù)類費(fèi)用科目及審批額度；3.3 、負(fù)責(zé)集團(tuán)及各事業(yè)部財(cái)務(wù)類單據(jù)格式形成全集團(tuán)統(tǒng)一模板；3.4 、編寫財(cái)務(wù)

4、單據(jù)填寫要求及規(guī)范文檔。4. 法務(wù)中心4.1 、負(fù)責(zé)集團(tuán)及各事業(yè)部法務(wù)相關(guān)流程制度及流程圖；4.2 、負(fù)責(zé)集團(tuán)及各事業(yè)部合同分類及審批額度；4.3 、負(fù)責(zé)集團(tuán)及各事業(yè)部合同類單據(jù)格式形成全集團(tuán)統(tǒng)一模板；4|104.4 、編寫合同審批填寫要求及規(guī)范文檔。5. 風(fēng)控中心5.1 、負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的保密設(shè)置進(jìn)行定期檢查；5.2 、負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的信息按照集團(tuán)保密要求進(jìn)行定期檢查、監(jiān)督；5.3 、負(fù)責(zé)評(píng)估納入OA 系統(tǒng)審批流程是否完善；5.4 、負(fù)責(zé)評(píng)估OA 的審批流程設(shè)置是否符合集團(tuán)的管理要求；5.5 、負(fù)責(zé)監(jiān)督OA 系統(tǒng)審批的額度是否符合財(cái)務(wù)管理要求；5.6 、 負(fù)責(zé)對(duì) OA 系統(tǒng)重要流程的數(shù)據(jù)的檢查和

5、分析。6. 技術(shù)支撐中心6.1 、負(fù)責(zé)制定 OA 系統(tǒng)規(guī)章制度；6.2 、負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)核心工作流程設(shè)計(jì)、修改；6.3 、 負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)各職能部門工作流程設(shè)計(jì)的審核；6.4 、 負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管 OA 系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限；5|106.5 、負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)；6.6 、負(fù)責(zé)工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；6.7 、負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督。7. 集團(tuán)所屬公司及各事業(yè)部業(yè)務(wù)部門7.1 、負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)流程制度及流程圖；7.2 、負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)類單據(jù)格式；7.3 、編寫業(yè)務(wù)審批單據(jù)填寫要求及規(guī)范文檔。二、運(yùn)行管理職責(zé)，OA

6、系統(tǒng)的運(yùn)行實(shí)行集團(tuán)流程管理委員會(huì)下的分級(jí)負(fù)責(zé)制：集團(tuán)系統(tǒng)管理員（OA工程師）單位系統(tǒng)管理員單位系統(tǒng)管理員（各公司/事業(yè)部）（各公司/事業(yè)部）表單管理文檔管理公共信息管理表單管理文檔管理公共信息管理用戶用戶用戶用戶用戶用戶用戶用戶6|101. 集團(tuán)系統(tǒng)管理員職責(zé)OA 系統(tǒng)設(shè)管理員帳號(hào)一個(gè)，由集團(tuán)總部信息管理部管理，負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)后臺(tái)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)、權(quán)限管理、流程管理及數(shù)據(jù)備份 。具體職責(zé)如下：1.1 、負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)軟件的配置升級(jí)管理；1.2 、負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份；1.3 、負(fù)責(zé)制定OA 系統(tǒng)應(yīng)急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)章制度；1.4 、負(fù)責(zé) OA 服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件的維護(hù)，確保服務(wù)器

7、安全運(yùn)行；1.5 、負(fù)責(zé)集團(tuán) OA 系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)建設(shè)及變更調(diào)整；1.6 、負(fù)責(zé)集團(tuán)OA 系統(tǒng)人員賬號(hào)開通異動(dòng)及權(quán)限調(diào)整；1.7 、負(fù)責(zé)集團(tuán)文檔資料的導(dǎo)入、修改及授權(quán)；1.8 、負(fù)責(zé)集團(tuán) OA 系統(tǒng)日常問題的處理；1.9 、負(fù)責(zé)集團(tuán) OA 系統(tǒng)操作手冊(cè)的編寫及培訓(xùn)；1.10 、負(fù)責(zé)集團(tuán) OA 系統(tǒng)流程的設(shè)計(jì)和發(fā)布；1.11 、負(fù)責(zé)各單位 OA 系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)及指導(dǎo)；1.12 、負(fù)責(zé)對(duì)各單位系統(tǒng)管理員權(quán)限的分配；7|101.13 、負(fù)責(zé)各 OA 系統(tǒng)管理員制作流程的檢查和發(fā)布；1.14 、負(fù)責(zé)對(duì) OA 系統(tǒng)重要流程數(shù)據(jù)的監(jiān)控和問題反饋。2. 單位管理員職責(zé)各公司 / 職能部門 / 事業(yè)部設(shè) OA

8、 系統(tǒng)負(fù)責(zé)人 （對(duì)接人）一名，由各公司 / 部門指定，對(duì)所在公司 / 部門 OA 系統(tǒng)的實(shí)施和運(yùn)行負(fù)責(zé)。具體職責(zé)如下：2.1 、負(fù)責(zé)各自公司 / 部門 OA 系統(tǒng)應(yīng)用日常問題處理和收集；2.2 、負(fù)責(zé)各自公司 / 部門 OA 系統(tǒng)流程的開通、 變更等；2.3 、負(fù)責(zé)各自公司/ 部門 OA 系統(tǒng)的培訓(xùn)和指導(dǎo)；2.4 、負(fù)責(zé)各自公司 / 部門 OA 系統(tǒng)表單及流程設(shè)計(jì)；2.5 、負(fù)責(zé)各自公司 / 部門 OA 系統(tǒng)權(quán)限的分配 （表單、文檔、公告等） ；2.6 、負(fù)責(zé)各自公司 / 部門 OA 系統(tǒng)架構(gòu)的維護(hù)；2.7 、 負(fù)責(zé)各自公司 / 部門 OA 系統(tǒng) OA 系統(tǒng)賬號(hào)開通、異動(dòng)及權(quán)限調(diào)整。8|10一

9、、流程圖：流程發(fā)起人部門負(fù)責(zé)人事業(yè)部負(fù)責(zé)人會(huì)簽部門集團(tuán)技術(shù)支撐中心第三章申請(qǐng)與變更節(jié)點(diǎn)操職位 / 人員審批原則作需填寫新增及變需求部門或發(fā)起更流程需求單 （按需求人員模板填寫）需求部門負(fù)針對(duì)事項(xiàng)的可行審核責(zé)人性，綜合部門情9|10集團(tuán) OA 系統(tǒng)工程師況，進(jìn)行審核針對(duì)事項(xiàng)的可行需求部門事審批性，綜合事業(yè)部情業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)況，進(jìn)行審核針對(duì)各會(huì)簽部門集團(tuán)人事、制度的合理性及行政、財(cái)務(wù)審批其他情況， 進(jìn)行審負(fù)責(zé)人核針對(duì)是否需新增，技術(shù)支撐中審批技術(shù)是否可實(shí)現(xiàn)心領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核OA工程師實(shí)施、組織測(cè)試、或表單管理協(xié)同上線等員二、流程說(shuō)明：1. 需求部門提出 OA 流程的新增或變更需求時(shí)，首先需制定或依據(jù)相關(guān)的管

10、理辦法或制度，設(shè)計(jì)本部門的流程圖及流程表單，請(qǐng)參考附件1 、流程新增及變更10|10需求模板；2. OA 系統(tǒng)提交 OA 流程新增及變更申請(qǐng)單 ；3. 流程的新增、變更、廢止，如涉及到集團(tuán)相關(guān)職能部門或其他業(yè)務(wù)部門，均需要相關(guān)部門會(huì)簽審批；4. 信息管理部負(fù)責(zé)完成 OA 系統(tǒng)的實(shí)施上線，需求部門協(xié)同完成流程的測(cè)試工作；5. 正式發(fā)布后，由需求部門負(fù)責(zé)在本單位 OA 系統(tǒng)公告版塊發(fā)布流程上線通知，以及流程的推廣培訓(xùn)工作。三、注意事項(xiàng)：1. 流程的新增與變更， 申請(qǐng)前需與系統(tǒng)管理員充分溝通，是否會(huì)與現(xiàn)有流程重復(fù)；技術(shù)上能否實(shí)現(xiàn)等等；2. 審批原則一欄， 必須詳細(xì)列出各審批節(jié)點(diǎn) / 審批人需要審批的

11、主要內(nèi)容點(diǎn)；3. 個(gè)列事項(xiàng)，雖需要走審批環(huán)節(jié)，建議使用郵件方式進(jìn)行，無(wú)需臨時(shí)建立一套 OA 流程。4. 集團(tuán) OA 系統(tǒng)現(xiàn)有的流程，以及后續(xù)新增的流程，由各歸屬部門負(fù)責(zé)流程的更新、完善或廢止。第四章基礎(chǔ)管理11|10一、登錄規(guī)范1. 登錄方式為在 IE 地址欄中輸入如下地址：2. 賬號(hào)開通，由人力資源部發(fā)送新員工入職協(xié)助郵件申請(qǐng)或由本部門負(fù)責(zé)人通過 OA 系統(tǒng)提交 OA 系統(tǒng)賬號(hào)開通申請(qǐng)單，按流程審批后由信息管理部系統(tǒng)管理員進(jìn)行開通，首次登錄需更改密碼。登錄名區(qū)分大小寫，系統(tǒng)初始密碼統(tǒng)一為：。3. 用戶必須建立個(gè)人密鑰，填寫個(gè)人信息（辦公電話、手機(jī)號(hào)碼、電子郵件），保護(hù)好個(gè)人登錄密碼，并定期更

12、換。多人共用一臺(tái)計(jì)算機(jī)，如暫停 OA 辦公需及時(shí)注銷或退出 OA 系統(tǒng)，以免他人介入工作環(huán)境。4. 登錄 OA 系統(tǒng)用戶口令應(yīng)經(jīng)常更改并保守秘密，以防他人有意或無(wú)意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)獲取信息，濫發(fā)OA審批單據(jù)、惡意增刪OA 系統(tǒng)資料。二、流程審批1. 使用 OA 系統(tǒng)的各級(jí)用戶應(yīng)保證各類流程處理的響應(yīng)時(shí)間。系統(tǒng)所有用戶至少在每個(gè)工作日上午、中午的上班后一個(gè)小時(shí)內(nèi)，中午和下午下班前一個(gè)小時(shí)內(nèi)分12|10別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時(shí)傳送，最好能長(zhǎng)期登陸進(jìn)OA 辦公。2. 協(xié)同及固定表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項(xiàng)后，正常處理時(shí)間應(yīng)不超過8 個(gè)工作小時(shí)（即一個(gè)工作日

13、內(nèi)） 。如有應(yīng)長(zhǎng)期外出、 請(qǐng)假、調(diào)休等特殊原因造成無(wú)法使用 OA 系統(tǒng)的，必須將所有或部分權(quán)限授權(quán)給關(guān)聯(lián)人員，以保證各類業(yè)務(wù)的正常流轉(zhuǎn)。3. 每位 OA 用戶要保證在 OA 系統(tǒng)上發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，并對(duì)所發(fā)布和審批的內(nèi)容負(fù)責(zé)。在 OA 系統(tǒng)中的意見和審批與原書面簽署具有同等效力和權(quán)威，相應(yīng)人員應(yīng)予以執(zhí)行和遵守。4. 各級(jí) OA 用戶應(yīng)認(rèn)真遵守本制度的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行規(guī)范使用和操作，違反本制度規(guī)定進(jìn)行操作或使用的，將由上級(jí)主管或總部系統(tǒng)管理人員視情節(jié)輕重給予輕度至中度類別過失處罰。三、使用指南詳見附件2 、集團(tuán) OA 系統(tǒng)操作指引13|10第五章文檔與公告一、文檔中心

14、1. “文檔中心” 用于放置個(gè)人工作文檔、 職能部門制度、流程、指引等文檔。2. “我的文檔” 用于放置個(gè)人的文檔； “集團(tuán) / 單位文檔”用于工作相關(guān)的文件、 資料與檔案， 集團(tuán) / 單位文檔只授權(quán)給集團(tuán)或單位文檔管理員使用。3. “集團(tuán)管理制度”包括人事、行政、法務(wù)、信息等相關(guān)制度，各職能部門應(yīng)將集團(tuán)相關(guān)制度或辦法及時(shí)上傳至 OA 系統(tǒng)文檔中心，供員工查閱了解集團(tuán)相關(guān)信息。4. 上傳下載操作，詳見附件 2 、集團(tuán) OA 系統(tǒng)操作指引。二、 集團(tuán)公告1. 集團(tuán)公告，包括“行政”、 “人事”、 “財(cái)務(wù)”、 “風(fēng)控”等公告板塊；14|102. OA 系統(tǒng)中的各分類公告均由有權(quán)限人員予以發(fā)布和更新

15、，具體內(nèi)容由各職能部門負(fù)責(zé)人確定；集團(tuán)公告由人力資源部負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布和管理，人事公告主要涉及各級(jí)人員的職務(wù)任免、調(diào)動(dòng)和重大獎(jiǎng)懲（包括通報(bào)表?yè)P(yáng)、重大表?yè)P(yáng)、嚴(yán)重警告）以及員工錄用和辭退等人事信息；行政公告，主要涉及集團(tuán)管理規(guī)范和其他重大事項(xiàng)等內(nèi)容。第六章安全保密一、 OA 系統(tǒng)的所有用戶，不得利用 OA 系統(tǒng)從事危害國(guó)家和他人利益的活動(dòng)，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會(huì)治安和不健康的信息，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。二、 OA 系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號(hào)，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。15|10三、未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無(wú)關(guān)人員及外部人員查看 OA 系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容。四、每位 OA 用戶的登錄名和登錄密碼應(yīng)予以嚴(yán)格保密，并做到定期更新密碼，以防他人盜用賬戶，由于密碼泄漏造成的損失由用戶名所有人負(fù)責(zé)；五、為保障系統(tǒng)安全，各個(gè)用戶不得在網(wǎng)吧和其