6.文件管理制度

1、文件管理制度第1章 總則第1條 目的。通過(guò)對(duì)公司內(nèi)部文件控制流程進(jìn)行管理，使文件管理控制工作更加系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、高效，以保證各部門及人員及時(shí)、正確地使用有效文件，提高工作效率。第2條 適用范圍。本制度中的“文件”包括公司日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生或所需的文件資料、公司業(yè)務(wù)往來(lái)公文以及公司對(duì)內(nèi)發(fā)布的所有流程、制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。根據(jù)公司各類文件的性質(zhì)進(jìn)行縱向?qū)蛹?jí)劃分，可分為下列五級(jí)文件。具體如下表所示。公司內(nèi)部文件各層級(jí)內(nèi)容范疇文件等級(jí)文件內(nèi)容一級(jí)文件公司章程、基本法、質(zhì)量手冊(cè)等體系文件、公司營(yíng)運(yùn)資質(zhì)證照等二級(jí)文件公司核心的業(yè)務(wù)流程和管理流程等三級(jí)文件公司日常工作流程和制度四級(jí)文件各部

2、門、車間內(nèi)部文件五級(jí)文件各類記錄第3條 管理職責(zé)劃分。（1）各級(jí)主管副總主要負(fù)責(zé)所轄職責(zé)范圍內(nèi)的文件進(jìn)行審核、批準(zhǔn)工作，其中，總經(jīng)理（或管理者代表）還承擔(dān)著對(duì)公司各類體系文件進(jìn)行定期評(píng)審的職責(zé)。（2）總經(jīng)理辦公室主要負(fù)責(zé)公司一級(jí)文件的組織編制、審核，以及二級(jí)文件的會(huì)審組織工作。（3）綜合管理部負(fù)責(zé)本制度的編制、解釋與修訂工作，并由其行政專員負(fù)責(zé)公司營(yíng)運(yùn)、資質(zhì)類文件資料的保管；其中，綜合管理部下轄體系文件管理室，并由其文控員專職負(fù)責(zé)公司各類體系文件的統(tǒng)一編號(hào)、收發(fā)、存檔、作廢等管理事宜。（4）各職能部門負(fù)責(zé)對(duì)各歸口職能和分管業(yè)務(wù)線的有關(guān)文件的編制和副本保管工作。第2章 公司內(nèi)部文件編碼細(xì)則第4條

3、 公司內(nèi)部文件的編碼主要由以下五個(gè)部分組成。（1）第一部分：公司代號(hào)，代碼為×××。（2）第二部分：層級(jí)分類代碼，代碼分別為1、2、3、4、5。（3）第三部分：大類代碼，代碼分別為綜（綜合管理類）、制（生產(chǎn)制造類）、市（市場(chǎng)營(yíng)銷類）、研（研發(fā)類）、其（其它類）等。（4）第四部分：小類分類代碼，代碼分別為目標(biāo)（目標(biāo)計(jì)劃類）、人力（人力資源類）、辦公（辦公類）、總務(wù)（總務(wù)后勤類）、保衛(wèi)（保衛(wèi)類）、生產(chǎn)（生產(chǎn)類）、質(zhì)管（質(zhì)管類）、項(xiàng)管（項(xiàng)目管理類）、產(chǎn)研（產(chǎn)品研發(fā)類）、其（其它類）等。（5）第五部分：文件流水號(hào)，代碼為001999。第5條 公司內(nèi)部各級(jí)文件編碼示例如下（

4、以綜合管理部文件為例）。（1）一級(jí)文件：×××1001。（2）二級(jí)文件：×××2綜001。（3）三級(jí)文件：×××3綜行政001。（4）四級(jí)文件：×××4綜行政001。（5）五級(jí)文件：×××5綜行政001001。第3章 公司各級(jí)文件編制、審核、審批規(guī)定第6條 公司一級(jí)文件，由公司總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行編制。一級(jí)文件編制完成后，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任審核后，交由公司總經(jīng)理審批。第7條 公司二級(jí)文件，由各業(yè)務(wù)歸口部門協(xié)同流程協(xié)同作業(yè)部門共同編寫。二

5、級(jí)文件編制完成后，由總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)部門及人員進(jìn)行會(huì)審。經(jīng)會(huì)審后，二級(jí)文件需交總經(jīng)理審批。第8條 公司三級(jí)文件，若其覆蓋范圍超過(guò)2個(gè)（含2個(gè)）職能部門，其編制工作由各歸口管理職能部門組織，并交主管副總審核后，交總經(jīng)理審批。具體分工如下。（1）目標(biāo)類、計(jì)劃類三級(jí)文件由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織編制，交分管運(yùn)營(yíng)副總審核。（2）人事、行政、總務(wù)類三級(jí)文件由綜合管理部負(fù)責(zé)組織編制，交分管行政副總審核。（3）財(cái)務(wù)類三級(jí)文件由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)組織編制，交分管的財(cái)務(wù)副總審核。（4）生產(chǎn)制造類三級(jí)文件由生產(chǎn)部組織編制，交分管的生產(chǎn)副總（或廠長(zhǎng)）審核。（5）市場(chǎng)營(yíng)銷類三級(jí)文件由營(yíng)銷部及相關(guān)部門組織編制，交分管的營(yíng)銷副總

6、審核。（6）供應(yīng)類三級(jí)文件由采購(gòu)部及相關(guān)部門組織編制，交分管的運(yùn)營(yíng)副總審核。第9條 公司四、五級(jí)文件的編制、審核、審批規(guī)定如下表所示。公司四、五級(jí)文件的編制、審核、審批規(guī)定表文件類別覆蓋范圍編制主管部門審批人員部門發(fā)文分管業(yè)務(wù)線的專業(yè)性文件，如設(shè)備部的設(shè)備操作保養(yǎng)卡及各類機(jī)械圖紙、技術(shù)部的工藝作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、生產(chǎn)部的各工序生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等歸口職能部門分管各部門的主管副總部門、車間內(nèi)部文件僅限于本部門、本車間，此類文件的內(nèi)容應(yīng)保證與公司各項(xiàng)流程和制度不相沖突各部門、各車間內(nèi)安排部分管副總各類記錄參與質(zhì)量體系文件中的記錄控制程序第10條 除部門、車間內(nèi)部文件外，其它公司內(nèi)部文件在內(nèi)容審核后，必須交綜合

7、管理部或體系文件管理室進(jìn)行有關(guān)文檔格式、文件內(nèi)容重復(fù)性與沖突性的二次審核。二次審核合格后，各文件編制部門方可送交相關(guān)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。第4章 文件發(fā)放管理規(guī)定第11條 所有公司內(nèi)部發(fā)布的文件均需由綜合管理部制定分發(fā)號(hào)，加蓋“受控”章才能發(fā)放。每份文件不同的復(fù)印件必須注明不同的分發(fā)號(hào)，以便追溯。第12條 體系文件需由體系文件管理室文控員負(fù)責(zé)發(fā)放管理工作，其它內(nèi)部文件的發(fā)放由綜合管理部行政專員負(fù)責(zé)實(shí)施。第13條 根據(jù)文件發(fā)放批量劃分，文件發(fā)放主要兩種情況：大批發(fā)放與零星發(fā)放。（1）大批發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表，并報(bào)各文件歸口職能部門的分管副總審批。（2）零星發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立公司內(nèi)部

8、文件發(fā)放與回收登記表。第14條 文件領(lǐng)用人應(yīng)在公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表或公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表上簽名后，方可領(lǐng)取注有分發(fā)號(hào)和“受控”狀態(tài)標(biāo)識(shí)的文件。第15條 領(lǐng)用部門領(lǐng)到文件后，應(yīng)及時(shí)建立收文登記表。第16條 文件發(fā)放完畢后，綜合管理部行政專員或體系文件管理室文控員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類、歸檔保存，并更新公司內(nèi)部文件清單。第5章 公司內(nèi)部文件使用與借閱規(guī)定第17條 文件使用部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)人員進(jìn)行文件內(nèi)容宣貫、培訓(xùn)，將文件放置在適當(dāng)?shù)奈恢茫▓?chǎng)所），確保相關(guān)人員能夠及時(shí)、正確地使用文件。第18條 當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，使用部門可填寫文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表，申請(qǐng)更換或增發(fā)。（1）文件破損嚴(yán)

9、重影響使用時(shí)。（2）根據(jù)使用需要須新增、改版時(shí)。（3）文件丟失需重新領(lǐng)用時(shí)。第19條 文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表需經(jīng)綜合管理部審批后方可實(shí)施更換或增發(fā)。更改或重新領(lǐng)用時(shí)，使用原文件分發(fā)號(hào)；增發(fā)時(shí)，應(yīng)按原分發(fā)號(hào)順序新增一個(gè)分發(fā)號(hào)。第20條 公司內(nèi)部文件借閱規(guī)定如下。（1）當(dāng)其他公司或個(gè)人需借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)綜合管理部或體系文件管理室批準(zhǔn)后，行政專員或文控員方可辦理借閱手續(xù)，并負(fù)責(zé)催討。（2）借閱時(shí)最長(zhǎng)時(shí)間不得超過(guò)半個(gè)月。（3）公司內(nèi)部各部門、各車間需借閱文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)綜合管理部或體系文件管理室審批和登記后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱時(shí)，行政專員或文控員要負(fù)責(zé)明確借閱期限與催討工作。第

10、6章 公司內(nèi)部文件更改、回收、作廢與評(píng)審規(guī)定第21條 公司內(nèi)部文件在使用時(shí)若遇到下列情形之一的，應(yīng)進(jìn)行修改。（1）公司現(xiàn)行文件與有關(guān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相沖突時(shí)。（2）文件內(nèi)容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時(shí)。（3）文件的內(nèi)容不正確、不適合或操作性不強(qiáng)時(shí)。（4）有更合適、更先進(jìn)的或更具可操作性的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、操作方法、管理手段時(shí)。第22條 文件修改程序規(guī)定如下。（1）公司一級(jí)文件修改或其它各級(jí)文件大批修改時(shí)，公司應(yīng)專門成立文件修改小組進(jìn)行運(yùn)作，修改完后的審核、批準(zhǔn)、發(fā)放使用以及舊文件回收均按本制度的相關(guān)條款執(zhí)行。（2）文件需要更改時(shí)，由文件編制部門填寫文件變更審批表

11、并附具體修改內(nèi)容，交文件原審核人審核、原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行文件更改。（3）文件更改由綜合管理部行政專員或文控員按文件變更審批表負(fù)責(zé)組織實(shí)施。更改可采取劃（改）或換頁(yè)等方式，同時(shí)要做好修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應(yīng)覆蓋該文件發(fā)放的所有場(chǎng)所。如采取換頁(yè)的形式，應(yīng)將原未更改的頁(yè)面回收。第23條 文件回收與作廢規(guī)定如下。（1）當(dāng)文件改版或修改時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應(yīng)做好作廢文件的回收、登記和標(biāo)識(shí)區(qū)分工作。（2）作廢文件應(yīng)進(jìn)行定期處理。行政專員或文控員應(yīng)填寫作廢文件審批表交部門主管批準(zhǔn)后方可處理，將作廢文件保留一份，并另加蓋“作廢存留”標(biāo)識(shí)，歸檔保存一年備查，其他的進(jìn)行銷毀。第24條 文件評(píng)審規(guī)定如下。（1）綜合管理部經(jīng)理應(yīng)定期組織行政主管、行政專員等相關(guān)人員做好文件評(píng)審工作。（2）文件評(píng)審的時(shí)間可與體系文件的管理評(píng)審相結(jié)合，評(píng)審內(nèi)容包括現(xiàn)有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續(xù)改進(jìn)文件的可操作性和科學(xué)性。第7章 附則第25條 本制度由綜合管理部編制，解釋權(quán)歸綜合管理部所有。第26條 本制度經(jīng)行政副總審核、總經(jīng)理審批后，自發(fā)布之日起開(kāi)始執(zhí)行。一、文件目錄