辦公室自動(dòng)化和字處理

1、辦公室自動(dòng)化和字處理、辦公室自動(dòng)化和字處理的概念 展望中的辦公室自動(dòng)化每年白領(lǐng)工人都有較大的工作強(qiáng)度；然而，僅在最近強(qiáng)調(diào)利用計(jì)算機(jī)以來(lái)才使他們眼前的工作環(huán)境變得更有實(shí)際效果。白領(lǐng)工人的工作效率還沒(méi)有趕上藍(lán)領(lǐng)工人的生產(chǎn)效率。意想不到的是，專業(yè)人員費(fèi)了他們時(shí)間的10%75%在書(shū)寫(xiě)工作上，而文書(shū)人員則多費(fèi)了10%50%的時(shí)間在很容易就能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的工作上。具有專職秘書(shū)的任一公司或辦公室都能證明，購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)和支援軟件是合算的。辦公室自動(dòng)化，特別是數(shù)據(jù)處理，在許多辦公環(huán)境里大大地提高了辦公效率。在辦公室自動(dòng)化方面，投資的回收周期通常不超過(guò)兩年的時(shí)間。行政首腦和文書(shū)人員都能同等地認(rèn)識(shí)到辦公室自動(dòng)化的效益。

2、例如，按照慣例，秘書(shū)要用打字機(jī)印出由經(jīng)理通過(guò)口述或手寫(xiě)的文件。而現(xiàn)在，秘書(shū)可以利用字處理設(shè)備來(lái)簡(jiǎn)化這個(gè)抄錄過(guò)程；而且，經(jīng)理能在視頻顯示器（VDU）上產(chǎn)生較短的修改稿，這比起向秘書(shū)說(shuō)明修改稿的內(nèi)容來(lái)要更快。然而，要指望提高50%的打字效率，即使不提及輸出質(zhì)量要有同等的提高，也不是一件過(guò)分樂(lè)觀的事。 什么是辦公室自動(dòng)化和字處理字處理（即WP這個(gè)術(shù)語(yǔ)是由舊M公司在60年代中期提出的，而且適合該公司的磁卡片和帶打印機(jī)產(chǎn)品的應(yīng)用范圍。字處理這個(gè)術(shù)語(yǔ)在70年代中期就成了非常流行的術(shù)語(yǔ)，那時(shí)專門(mén)用于正文處理的小型計(jì)算機(jī)已在商業(yè)上得到了應(yīng)用。辦公室自動(dòng)化在最近10年中得到了發(fā)展，總起來(lái)說(shuō)，它指的就是涉及一般辦

3、公室工作的計(jì)算機(jī)應(yīng)用。雖然字處理和辦公室自動(dòng)化這兩個(gè)術(shù)語(yǔ)常可以交換使用，但是字處理是包含辦公室自動(dòng)化的一部分內(nèi)容。實(shí)際上，對(duì)于信息服務(wù)人員、用戶管理人員和文書(shū)人員來(lái)說(shuō)，這兩個(gè)術(shù)語(yǔ)所指的范圍和意義一直是混淆不清的。辦公室自動(dòng)化包括像字處理、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)輸入、電子郵件、傳真和聲音處理等這樣的一些方面的應(yīng)用。假定這些應(yīng)用準(zhǔn)確地反映了辦公室自動(dòng)化的范圍，那么人們可能會(huì)問(wèn)，為什么所有這一切會(huì)引起辦公室自動(dòng)化的注意呢?實(shí)際上，辦公室自動(dòng)化只不過(guò)是采用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的另一應(yīng)用領(lǐng)域。創(chuàng)造這兩個(gè)術(shù)語(yǔ)是為了銷售支持辦公室自動(dòng)化的獨(dú)立硬件，然而，字處理和辦公室自動(dòng)化都不過(guò)是信息服務(wù)業(yè)務(wù)的延伸。辦公室自動(dòng)化是計(jì)算機(jī)的

4、一種有效的、而且成本合理的應(yīng)用，但是它會(huì)過(guò)量出售（被貨商）、廉價(jià)出售（被信息服務(wù)部門(mén)）、以及錯(cuò)賣(mài)（被所有人）給業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理人員。 辦公室自動(dòng)化的應(yīng)用1. 字處理字處理是辦公室自動(dòng)化的基礎(chǔ)。因此，后面專門(mén)論述字處理這個(gè)應(yīng)用方面。字處理指的是利用計(jì)算機(jī)來(lái)輸入正文；把正文存儲(chǔ)在磁存儲(chǔ)介質(zhì)上；在準(zhǔn)備輸出的過(guò)程中操縱正文；以及打印輸出正文。正文處理包括像把姓名和地址文件同相應(yīng)的格式信件歸并在一起這樣的任務(wù)，無(wú)論怎么樣的更復(fù)雜的數(shù)據(jù)操縱都將歸入數(shù)據(jù)處理這個(gè)應(yīng)用方面。2. 數(shù)據(jù)處理某些數(shù)據(jù)處理（DP）應(yīng)用已與辦公室自動(dòng)化結(jié)合在一起。最普通的系統(tǒng)包括事務(wù)調(diào)度、日程安排、人事安排、設(shè)施管理、以及旅行安排等。3

5、. 數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)錄入業(yè)務(wù)通常更多的包含在數(shù)據(jù)處理或信息系統(tǒng)的內(nèi)部，但是由于它是一種傳統(tǒng)的辦公業(yè)務(wù)，所以數(shù)據(jù)錄入多少總與辦公室自動(dòng)化聯(lián)系在一起。4. 電子郵件在電子郵件應(yīng)用方面，通過(guò)計(jì)算機(jī)就能把文電發(fā)送給公司內(nèi)部的人；在某些情況下，能發(fā)送給公司外面的人。5. 傳真?zhèn)髡嬖O(shè)備能夠把影像（硬拷貝資料）經(jīng)由電話線路傳遞給另一個(gè)辦公室。這些傳真設(shè)備能夠獨(dú)立于字處理或數(shù)據(jù)處理計(jì)算機(jī)而工作。6. 聲音處理聲音處理包括舉行電信會(huì)議和聲音信息轉(zhuǎn)換。舉行電信會(huì)議的聲音和影像是電話網(wǎng)絡(luò)支持傳遞的。除不能得到硬拷貝之外，聲音信息轉(zhuǎn)接（一種能存儲(chǔ)并遞送的“聲音郵箱”系統(tǒng)）達(dá)到了像數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)接或電子郵件一樣的目的。把發(fā)送人的聲音數(shù)字化