采購物品供方控制制度

1、采購物品供方控制制度1、目的： 及時采購配套適用的物品，確保各部門（項目）各項工作的正常運行。2、適用范圍： 適用于公司物品采購管理。3、職責： 3.1總經(jīng)理負責采購及結(jié)算的審批；3.2總辦主任負責各項目采購審核和監(jiān)督及供方及采購的審核；3.3財務部負責采購審核和監(jiān)督；3.4總辦采購負責供方初選、初評及采購實施；3.5需求部門（項目）負責臨時和特殊采購的申報。4、工作程序：4.1采購原則：4.1.1加強采購的計劃管理，不出現(xiàn)壓庫或影響工作的情況；4.1.2加強采購的質(zhì)量管理，選擇適用配套、檔次協(xié)調(diào)、質(zhì)量穩(wěn)定，售后服務完善的產(chǎn)品，確保服務質(zhì)量不受影響；4.1.3加強采購的價格管理。選擇價格合理的

2、供方，加強采購時的詢價和議價，確保采購物品達到“貨真價實、物美價廉”。4.1.4加強采購的監(jiān)督。通過財務部及需求部門的共同監(jiān)督，保證采購工作的透明度。 4.2選定供方：4.2.1選擇原則：首選：生產(chǎn)廠家及其銷售公司（部門）；次選：指定的代理商或大、中型銷售商；可選：產(chǎn)品適用、質(zhì)優(yōu)價廉、供貨可靠的小型銷售商，但每次須嚴把質(zhì)量驗收關和結(jié)算關。物品供方選擇的好與差，與服務質(zhì)量存在直接關系，應擴大選擇面，選擇品牌好、服務好、與大廈檔次配套的直接供應商，避免中間環(huán)節(jié)的加價和不確定性。4.2.2選定程序：初選：由采購負責人負責，按照4.2.1的原則，通過廣泛的市場調(diào)查以及同行比較、網(wǎng)上查詢等形式，進行供方

3、比較，包括產(chǎn)品品牌、質(zhì)量檔次、供貨可靠性、及時性、價格合理度、售后服務、供貨業(yè)績等方面，以確定初選供方，將有關情況填寫在物品供方預選/年度評定表中，并索要營業(yè)資質(zhì)證明、供貨價目表、供貨業(yè)績表、售后服務承諾書等文件。選定：由總辦主任、財務部負責人、使用部門經(jīng)理從供貨質(zhì)量、品牌、價格、服務等方面對預選供方進行逐一評定，并在物品供方預選/年度評定表中填寫評定意見，報總經(jīng)理批準后，形成合格物品供方名單。由采購負責人與每個合格物品供方簽訂供貨協(xié)議書。4.3制定年度采購計劃：4.3.1由采購負責人依據(jù)采購額和預測需求額，于每年12月上旬制定下年度的采購計劃，形成XX年度采購計劃表。4.3.2由總辦主任和財

4、務部負責人對年度采購計劃進行審核，通過審核后報總經(jīng)理審批。4.4計劃采購的實施：4.4.1凡列入XX年度采購計劃表的物品實施計劃采購，并在計劃表中規(guī)定每種物品全年采購的次數(shù)（一般為6-8次）和最低庫存量。采購方法如下：A當達到或低于最低庫存量時或在公司指定的時間內(nèi)，由庫管員填寫采購申請單，按照每次采購數(shù)量=全年采購數(shù)量/全年采購次數(shù)確定采購數(shù)量，報財務部負責人和總辦主任進行審核，由總經(jīng)理審批；B采購負責人按照經(jīng)總經(jīng)理審批后的采購申請單實施采購；C采購數(shù)量超出年度計劃后如仍有需求，按需求采購申報。4.4.2對可能造成壓庫的物品，應通過申報各環(huán)節(jié)予以控制；對由于換代等原因不再需要的物品，由需求部門

5、提前告知財務部和總辦。4.5需求采購的實施：4.5.1凡不在年度采購計劃范圍的物品實施需求采購，方法如下：A由需求部門根據(jù)需要填寫采購申請單，確定采購物品的規(guī)格、型號和數(shù)量；B采購負責人進行多方詢價后，在采購申請單中填寫采購價格和金額；C采購審核、報批及實施同計劃采購有關內(nèi)容。4.6市場調(diào)查：4.6.1采購負責人、總辦主任和財務部負責人應充分利用市場調(diào)查及網(wǎng)上購物、同行比較等形式進行定期和不定期的市場調(diào)查，以全面掌握市場行情，確定合理的采購價格?？傓k主任每年6月份進行一次覆蓋所有集中采購物品的市場調(diào)查，并填寫采購物品市場調(diào)查表； 4.6.2對市場調(diào)查結(jié)果進行及時溝通，對于價格偏高的物品供方，由

6、總辦適時實施調(diào)整。4.7供方評定：4.7.1平時評定：由需求部門實施質(zhì)量跟蹤，必要時制定有關措施和進行標識，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量達不到要求時，進行驗證確認后，報總辦按有關文件要求處理；4.7.2年度評定：初評：由采購負責人于每年12月上旬對所有供方進行初評，填寫物品供方預選/年度評定表；評審：由各部門（項目）對有關供方，總辦和財務部對所有供方進行評審，將評審意見填寫在評定表中。結(jié)論：每年12月20日前評審確定現(xiàn)有供方是否為合格供方，并經(jīng)總經(jīng)理批準。4.8采購時間的規(guī)定：特急：3個工作日內(nèi)到貨，并盡量提前；急：5個工作日內(nèi)到貨；一般：10個工作日內(nèi)到貨。在批準采購單之日起，總辦應采取辦法保證及時供貨。如有特殊情況不能按時到貨時，由采購負責人提前向使用部門經(jīng)