財(cái)務(wù)檔案管理工作規(guī)程

1、財(cái)務(wù)檔案管理工作規(guī)程1. 目的確保財(cái)務(wù)檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全、存取便利和有效利用。2. 適用范圍適用于財(cái)務(wù)檔案管理全過程；3. 職責(zé)3.1 財(cái)務(wù)管理部、計(jì)劃資金部為財(cái)務(wù)檔案資料的歸口管理部門；3.2 財(cái)務(wù)管理部會(huì)計(jì)、計(jì)劃資金部指定人員負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、裝訂、保管和提供工作；4. 工作程序4.1 附財(cái)務(wù)檔案管理工作流程圖。4.2 財(cái)務(wù)檔案種類4.2.1 來自財(cái)務(wù)部內(nèi)部的財(cái)務(wù)資料，包括記帳憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)表及財(cái)務(wù)分析、內(nèi)部審計(jì)、固定資產(chǎn)、各種合同資料、財(cái)務(wù)制度及其他財(cái)務(wù)資料；4.2.2 來自財(cái)務(wù)管理部、計(jì)劃資金部外的資料，包括公司內(nèi)部各有關(guān)部門和全資、控股參股公司及銀行、政府部門等文

2、件合同資料等；4.3 檔案收集時(shí)間4.3.1 來自財(cái)務(wù)管理部、計(jì)劃資金部內(nèi)部的財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)管理部會(huì)計(jì)、計(jì)劃資金部指定人員隨時(shí)收集；4.3.2 來自財(cái)務(wù)管理部、計(jì)劃資金部外的資料由財(cái)務(wù)管理部會(huì)計(jì)、計(jì)劃資金部指定人員負(fù)責(zé)及時(shí)收集；4.3.3 除會(huì)計(jì)、指定人員收集以外的其他資料由資料經(jīng)手人負(fù)責(zé)隨時(shí)收集；4.3.4 收集要求a. 文件資料要字跡清楚、圖面整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制；b. 文件材料完整、準(zhǔn)確且具保存價(jià)值；4.4 檔案整理4.4.1 檔案整理原則a. 財(cái)務(wù)管理部會(huì)計(jì)或計(jì)劃資金部指定人員根據(jù)實(shí)際情況，按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和立卷要求特征及文件內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行裝訂立卷；b.

3、 在一個(gè)卷內(nèi)要按文件材料形成的時(shí)間，系統(tǒng)地排列；c. 擬定案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種；d. 按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、每本內(nèi)填寫卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表；4.4.2 檔案裝訂的形式a. 憑證封面：會(huì)計(jì)將記帳憑證按檔案整理原則及時(shí)裝訂；b. 會(huì)計(jì)檔案案卷封面：用于會(huì)計(jì)帳簿的裝訂c. 文件封面：用于財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析、內(nèi)部審計(jì)、固定資產(chǎn)、財(cái)務(wù)制度、其他財(cái)務(wù)資料或來自財(cái)務(wù)管理部、計(jì)劃資金部外的資料；4.4.3 檔案裝訂的程序a. 記帳憑證裝訂后及時(shí)裝入文件盒；b. 財(cái)務(wù)資料和財(cái)務(wù)管理部、計(jì)劃資金部外資料平時(shí)及時(shí)整理裝訂

4、，年末或年初整理入文件盒；4.5 卷皮的填寫4.5.1 憑證封面的填寫：a. 單位名稱：公司全稱b. 憑證名稱或憑證種類：記帳憑證或轉(zhuǎn)帳憑證、銀付、現(xiàn)付；c. 所屬時(shí)間及起止日期：填寫本記帳憑證內(nèi)第一張憑證的日期和最后一張憑證的日期；d. 憑證張數(shù)：填寫本記帳憑證內(nèi)憑證張數(shù)；e. 本期憑證冊數(shù)或裝訂冊次：填寫本記帳憑證本月總冊數(shù)的第幾本憑證；f. 備注/附件：注明附件的種類，以及張數(shù)；g. 裝訂人或經(jīng)手人、會(huì)計(jì)主管：相關(guān)人員簽字或蓋章；h. 卷骨項(xiàng)目：填寫年、月、憑證號、憑證屬本月冊數(shù)、及本月憑證總冊數(shù)；4.5.2 會(huì)計(jì)檔案案卷封面a. 裝訂人在封面空白內(nèi)注明公司全稱及帳簿名稱、冊數(shù)；b. 裝

5、訂人在起止年月中注明帳簿的起止時(shí)間；填制本卷內(nèi)帳頁的張數(shù)、根據(jù)文件保管規(guī)定的期限填制保管期限；4.5.3 文件檔案案卷封面a. 裝訂人在封面空白內(nèi)注明公司全稱、財(cái)務(wù)資料的種類；b. 裝訂人在起止年月中注明帳簿的時(shí)間；填制本卷內(nèi)帳頁的張數(shù)、根據(jù)文件保管規(guī)定的期限填制保管期限；4.5.4 檔案盒案卷封面：a. 案卷題名：記帳憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析資料、內(nèi)部審計(jì)、固定資產(chǎn)資料、各種合同資料、財(cái)務(wù)制度、公司文件或其他資料b. 編制單位：公司全稱；c. 編制日期或時(shí)間：裝入盒內(nèi)年月日；d. 保管期限：永久、長期、短期e. 密級：秘密、機(jī)密4.5.5 卷內(nèi)備考表a. 本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損

6、、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名、標(biāo)注時(shí)間；b. 立卷人：由責(zé)任立卷者簽名；c. 檢查人：由案卷質(zhì)量審核者,由財(cái)務(wù)管理部、計(jì)劃資金部負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人簽名；d. 立卷時(shí)間：填寫完成的立卷日期。4.6 密級檔案：檔案密級分為秘密、機(jī)密。4.6.1 機(jī)密級：記帳憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析資料、內(nèi)部審計(jì)、固定資產(chǎn)資料、財(cái)務(wù)制度、各種合同資料4.6.2 秘密級：公司文件或其他資料4.7 借離4.7.1 財(cái)務(wù)資料一般不辦理借離；特殊情況均需填制借離檔案審批單，經(jīng)財(cái)務(wù)管理部、計(jì)劃資金部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；4.8 保管4.8.1 保管條件：存放于通風(fēng)較好且不靠門或窗的柜子內(nèi)；4.8.2 保管要求：重要的密級檔案需存放在保險(xiǎn)箱內(nèi)，其他檔案存放在帶鎖的文件柜中即可；4.9 保管期限4.9.1 永久保存：年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案毀損清冊4.9.2 長期保存：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳、明細(xì)帳、日記帳、輔助帳、會(huì)計(jì)移交清冊4.9.3 短期保存：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、月季度財(cái)務(wù)報(bào)告4.10 銷毀保存期屆滿，以及沒有必要繼續(xù)保存的文件資料，由資料管理者分別填制作廢（失效）檔案登記表和檔案銷毀審批單，經(jīng)財(cái)務(wù)管理部、計(jì)劃資金部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后