整形醫(yī)院管理系統(tǒng)介紹

1、整形美容醫(yī)院綜合管理系統(tǒng)V2010南京靈蝶軟件科技服務(wù)中心 一、系統(tǒng)概述隨著經(jīng)濟的迅速發(fā)展，人民生活水平的不斷提高，繼續(xù)深造已成為一種時尚。近幾年整形業(yè)的發(fā)展導致大大小小的整形機構(gòu)數(shù)量的激增，競爭愈演愈烈。欲在競爭中甩開對手，取得優(yōu)勢，必須在經(jīng)營、管理、產(chǎn)品、服務(wù)等方面具備獨到之處。而對培訓機構(gòu)的經(jīng)營狀況起決定作用的是企業(yè)內(nèi)部的管理。如何利用先進的管理手段，提高管理水平，是每一家美容整形企業(yè)的管理者所面臨的重要課題。提高管理水平，不是一句空話，不是喊幾句口號管理就上去了，需要扎扎實實的做工作。面對信息時代的機遇和挑戰(zhàn)，利用科技手段提高企業(yè)管理無疑是一條行之有效的途徑。美容整形管理信息管理系統(tǒng)的

2、解決方案本著安全性、先進性、開放性、可擴充性、可維護性的原則，根據(jù)目前美容整形行業(yè)業(yè)務(wù)實際運作情況，并充分考慮今后業(yè)務(wù)發(fā)展需要，開發(fā)出一套完善的適用于美容整形機構(gòu)性質(zhì)的管理解決方案。美容整形管理信息管理系統(tǒng)解決方案希望為國內(nèi)美容整形行業(yè)的信息化提供有效的管理工具，提升美容整形管理整個過程和資源的管理。提升整形機構(gòu)與外界合作伙伴的交流效率，提高企業(yè)形象以及服務(wù)質(zhì)量，降低運營總體成本。二、需求現(xiàn)狀隨著公司業(yè)務(wù)規(guī)模的擴大，營銷網(wǎng)絡(luò)的增加，隨之而來的就是總部與這些分支機構(gòu)、分銷網(wǎng)絡(luò)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)和管理，傳統(tǒng)的電話傳真方式雖然比較熟悉或方便，但是受限于電話線路及人力配給，將難于配合龐大的信息溝通的需求?？蛻?/p>

3、資料建立和回訪紀錄是重要的文檔，經(jīng)營的歷史越長，越需要對客戶的資料進行妥善管理。如何提高銷售人員的反應速度，為客戶快速準地提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是目前整形業(yè)競爭中銷售成功的關(guān)鍵因素。發(fā)展企業(yè)的核心價值，學習先進經(jīng)驗，展開對客戶的上門直銷，改善商業(yè)流程，提高運作效率，增加與客戶、供應商、合作伙伴之間的互動，將為公司保持長遠的競爭動力。三、方案特點1）全方位信息共享，可應用到整形機構(gòu)的所有職能部門。該軟件系統(tǒng)特點通過一卡通號對顧客的咨詢登記（如電話咨詢、網(wǎng)絡(luò)咨詢、面談咨詢，并對顧客的整形手術(shù)、激光治療、美容護理等項目進行預約安排，接收顧客的預交款，計算收費項目費用，辦理會員卡，進行各種美容護理產(chǎn)品的配料

4、管理，打印結(jié)算收據(jù)。本軟件涉及整形美容業(yè)務(wù)中各個環(huán)節(jié)，能極大地提高整形美容業(yè)務(wù)工作人員的工作效率，簡化繁瑣的手工操作，增強企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)同工作。通過本軟件系統(tǒng)提供的各種統(tǒng)計報表，對整形美容的各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行分析、挖掘、匯總，為企業(yè)領(lǐng)導的決策提供了翔實的數(shù)字實證，從而全面提升企業(yè)的數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化管理水平。2）易學易用、操作方便，符合心理測試的圖形化系統(tǒng)，采用模擬向?qū)Ъ夹g(shù)傻瓜式操作，易于上手，同時提供高級運用，具有高度可擴展性與伸縮性。采用友好的Windows圖形界面，操作風格易學易用，可形成操作人員自我風格工作臺。全面支持鼠標和鍵盤，適應不同層次操作人員使用需求。 3）網(wǎng)絡(luò)支

5、持，支持局域網(wǎng)、INTERENT等聯(lián)網(wǎng)方式，實現(xiàn)分支機構(gòu)、加盟商與整形機構(gòu)總部連接，快速溝通業(yè)務(wù)信息功能。 系統(tǒng)支持用戶進入互聯(lián)網(wǎng)，直接利用Internet網(wǎng)上可以查詢客戶消費情況及治療明細，積分使用情況，還可以對渠道客戶管理，可以查詢渠道介紹過來的客戶詳細信息，便于網(wǎng)絡(luò)結(jié)算等。無論 領(lǐng)導、員工、客戶、渠道到何地，就算放假在家里，通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，資料查詢處理也可隨時查看公司的經(jīng)營狀況以及在線進行業(yè)務(wù)處理. 營業(yè)點、分公司、加盟 只需配備一臺具有互聯(lián)網(wǎng)上網(wǎng)條件的計算機，即可連接到總部的中央服務(wù)器，獲取由總部布的實時的產(chǎn)品銷售以及服務(wù)情況。6）完善的架構(gòu)體系：方案體現(xiàn)“協(xié)作”的管理思想，以日常工作為

6、核心運作，為企業(yè)搭建起全面的信息舞臺；7）個性化應用：通過權(quán)限的應用，使每位使用者獲取到的都是自身需要的信息；8）信息內(nèi)、外部共享：內(nèi)部人員的知識信息的高度共享，外部人員限制性的信息共享；9）實現(xiàn)高度集成的無紙化辦公，提供高效業(yè)務(wù)處理環(huán)境： 10）實現(xiàn)以客戶以本，售前、售中、售后的全方位服務(wù)。11）真正決解了企業(yè)團隊管理：充分調(diào)動公司員工的工作積極性、更充分的享用員工制作創(chuàng)意、創(chuàng)建友好團隊性的工作氛圍；12）系統(tǒng)采用先進的技術(shù)平臺與成熟的應用方案相結(jié)合, 為整形美容醫(yī)院或連瑣整形美容機構(gòu)實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，提供全方位的解決方案，實現(xiàn)多級跨區(qū)域分支部門（整形美容醫(yī)院總部/分部）的資源、信息共享，通

7、過網(wǎng)絡(luò)與各地/級下屬單位及部門形成及時的互動連接，實現(xiàn)企業(yè)的集中與分級管理，為整形醫(yī)院決策者提供強有力的決策支持，為企業(yè)資源的合理配置、員工的有效管理提供依據(jù)，以實現(xiàn)企業(yè)資源的合理利用、工作效率的極大提高，從而實現(xiàn)利潤的最大化。13）公司、項目成本效益控制：控制整體運營成本，提高營運效益。四、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖在分析國內(nèi)外大中型整形機構(gòu)成功管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，經(jīng)過潛心研究整形機構(gòu)管理的特點和業(yè)務(wù)流程，吸收國內(nèi)外整形機構(gòu)管理軟件的先進管理思想，推出了面向大中型整形醫(yī)院集團和獨立的整形機構(gòu)綜合信息管理軟件。在多年開發(fā)和實施的經(jīng)驗積累下，南京靈蝶提出了整形醫(yī)院機構(gòu)行業(yè)解決方案。方案從信息集中、核算集中、管理集

8、中的需要出發(fā)，實現(xiàn)整個公司從客戶服務(wù)、HIS、醫(yī)務(wù)管理、藥房物資管理、行政辦公管理等，實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的要求。方案針對整形醫(yī)院機構(gòu)管理的癥結(jié)，突出業(yè)務(wù)流程控制，加強業(yè)務(wù)集中管理，實現(xiàn)信息共享，強調(diào)財務(wù)監(jiān)控職能。五、技術(shù)方案整形醫(yī)院 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)1、整形醫(yī)院系統(tǒng)管理功能流程說明圖1一、客戶服務(wù)管理前臺收費治療部分售后服務(wù)跟蹤治療明細查詢會員發(fā)卡客戶信息分配預約中心客戶信息管理渠道顧問登記咨詢顧問登記現(xiàn)場咨詢登記TMK咨詢登記客戶服務(wù)管理會員取款、沖值、轉(zhuǎn)帳、密碼查詢、密碼修改投訴管理禮品贈送、兌換、生日提醒1】TMK電話咨詢登記    每個打進電話的客戶資料的錄入、問

9、題解答等；約預相應的客戶；查詢了解客戶；了解電話咨詢醫(yī)生的水準，定期以實際電話咨詢內(nèi)容，共同交流。公司通過各種廣告方式，讓客人了解到公司，那么，客人能否上門，就在于美容咨詢師的水準。針對整形美容行業(yè)的特點，系統(tǒng)內(nèi)設(shè)有電話自動錄音功能，把相關(guān)的資料都記錄在案，既方便管理、查閱，又可作為日后調(diào)解醫(yī)療糾紛的依據(jù)。2】現(xiàn)場咨詢登記為首客戶安排咨詢顧客；處理預約客戶；添加現(xiàn)場來的客戶資料、查詢當天接待客戶情況處理預約客戶：如果有是TMK預約的客戶，要點數(shù)理處理按鈕。 如果是復診預約客戶，在預約中心點預約執(zhí)行按鈕 通過現(xiàn)場登記時間可以查詢當天所接待的客戶。針對整形美容行業(yè)的特點，系統(tǒng)內(nèi)設(shè)的咨詢與客戶在交談

10、時的錄音管理管理，是病前檢查的記錄，把各種相關(guān)的資料都記錄在案，既方便管理、查閱，又可作為日后調(diào)解醫(yī)療糾紛的依據(jù)。3】咨詢顧問登記查詢某咨詢顧問的所有客戶資料；手術(shù)時間預約；資料修改及補充登記；客戶回訪錄入等，目的是管理自已的客戶。預約中：要注意提示天數(shù)的錄入，默認為一天；這里有一個快捷查詢按鈕-當天手術(shù)清單和當日復診清單，來查詢當天預約的數(shù)據(jù)；只有正確地做好執(zhí)行工作，才能正確地統(tǒng)計每個人的業(yè)績。 4】渠道顧問登記渠道顧問負責將在外面每天跑的渠道客戶資料錄入電腦，然后負責處理網(wǎng)上提交過來的客戶資料。5】客戶信息管理基本資料是病人的一個基本信息的管理，包括病人的編號、錄入日期、客人來源、所在地區(qū)

11、、姓名、性別、年齡、婚姻狀況、住址、電話、工作單位、移動電話、電子信箱、籍貫等一些基本情況進行統(tǒng)一管理。6】客戶信息分配是將渠道顧問登記進去的客戶資料進行統(tǒng)一分配給每個咨詢顧問進行跟蹤管理的平臺。7】會員發(fā)卡 對會員消費情況進行匯總，在消費的時候系統(tǒng)會自動為該會員積分，達到一定的積分會自動升級會員級別。也可以增加會員消費商品的詳細信息，支持會員卡充值，會員卡掛失、取消掛失、會員換卡、會員卡轉(zhuǎn)帳、會員取款查看會員卡信息等操作。8】客戶投訴    針對整形美容行業(yè)的特點，系統(tǒng)內(nèi)設(shè)的客戶投訴管理，是記錄客戶投訴內(nèi)容和處理客戶進程到什么樣的位置，把各種相關(guān)的資料都記錄在案

12、，既方便管理、查閱，又可作為日后調(diào)解醫(yī)療糾紛的依據(jù)。9】前臺收費客人在和咨詢交談過程中如果成交的話在咨詢那里開通一張客戶就診卡，然后憑就診卡到前臺進行交費，那么客人將獲得一張就診卡，以后客人在消費時，只需刷卡就可以了（這里說明的是客戶在這里都是有專用賬戶的可以隨時在網(wǎng)站上可以查詢自己消費情況），客人消費后，有統(tǒng)一樣式單據(jù)提供客戶。同時還會有單據(jù)給項目組組長，另外還將有一張單據(jù)提供財務(wù)，更重要的是，電腦系統(tǒng)會自動根據(jù)系統(tǒng)中設(shè)置的消費金額自動升級客戶為各種類型的會員無需換卡就可以完成客戶升級過程。醫(yī)院決策者可以時時了解到客人的詳細消費項目、金額便于日后的財務(wù)明細分析。10】治療部分在做完收費后客戶

13、在導醫(yī)的引導下來到相應的部門進行做治療，在完成治療后醫(yī)生會在自己的電腦上做執(zhí)行處理并做該客戶下次復診時間的設(shè)定以便于系統(tǒng)提前提醒預約中心對該客戶做回訪工作，同時這里可以看到當日手術(shù)清單和當日復診清單，以便于治療部門安排相對應的工作，系統(tǒng)針對不同職務(wù)的整形醫(yī)生、不同級別、不同手術(shù)項目進行的按月評估分析來作為績效考核。11】預約中心預約中心的職能工作是給客戶做回訪跟蹤工作，每天系統(tǒng)會自動告訴回訪人員有那些客戶需要進行回訪，并電話確認客戶是不是按事先預定的時間過來，如果沒有的情況下預約中心馬上給客戶進行時間上的調(diào)整，調(diào)整后的客戶信息會在相對應的部門中顯示出當日復診人數(shù)和清單。二、客戶治療管理病案管理

14、皮膚光療、美療治療圖片管理執(zhí)行處置單、處方整形手術(shù)、護理預約中心預約發(fā)藥、化妝品B超、放射、化驗等口腔治療前臺收費電子處方報表藥房、藥庫1】 處置單、處方處置單、處方是咨詢顧問和美容技師開出的單據(jù)，帶客戶到收費處進行收費的單據(jù)。2】前臺收費客人在和咨詢或者技師交談推薦的過程中如果成交的話在咨詢或者技師那里開一張?zhí)幹脝尾峡蛻舻绞召M中進行繳費，然后收費員按處置單上的人員選擇相對應的開單人進行收費，醫(yī)院決策者可以時可以詳細的了解到每個開單人每天的開單出單的情況消費項目、藥品、物資金額便于日后的財務(wù)對開單人的提成分析。3】各科室治療執(zhí)行情況在做完收費后在導醫(yī)的引導下來到相應的部門進行做治療，在完成

15、治療后醫(yī)生會在自己的電腦上做執(zhí)行處理并做該客戶下次復診時間的設(shè)定以便于系統(tǒng)提前提醒預約中心對該客戶做回訪工作，同時這里可以看到當日手術(shù)清單和當日復診清單，以便于治療部門安排相對應的工作，系統(tǒng)針對不同職務(wù)的整形醫(yī)生、不同級別、不同手術(shù)項目進行的按月評估分析來作為績效考核。這里做完執(zhí)行后可以同時建立該客戶的電子病案，將該客戶所治療的圖片上傳到服務(wù)器，以便日后對該客戶查詢時可以了解到該客戶的治療前、治療后、治療中的圖片進行對比。4】藥房、物資發(fā)放情況在做完收費收系統(tǒng)會自動生成一張該客戶所需要的藥品和物資清單，供發(fā)放人員輸入相對應的出庫倉庫，即選擇要出庫的哪種批號的藥品和化妝品。對整形美容機構(gòu)銷售或自

16、己使用的產(chǎn)品進行管理，可以隨時查詢庫存狀況，庫存上下限報警（提醒哪些產(chǎn)品需要進貨，那些產(chǎn)品滯銷）；對各個部門的領(lǐng)料、退貨情況等可以實時查詢，實時掌握庫存情況。員工檔案管理三、行政管理部分工作計劃管理員工管理廣告發(fā)布管理員工在線交流短信郵件群發(fā)醫(yī)院通知發(fā)布行政管理部分醫(yī)院信息管理設(shè)備維修申請辦公事務(wù)申請醫(yī)院車輛管理員工宿舍管理后勤管理工資業(yè)績計算離職人員備案1】 員工管理員工管理是由：員工檔案管理、員工獎罰、工作計劃、員工培訓管理、離職人員備案，等部分組成的，這里就不做一一介紹了。2】后勤管理后勤管理是由：車輛申請、車輛審批派車、車輛收車、設(shè)備維修、房間登記、宿舍進出登記、時間排班管理、辦公事務(wù)

17、申請、辦公事務(wù)審批、辦公事務(wù)執(zhí)行，等部分組成的，這里就不做一一介紹了。3】醫(yī)院信息管理醫(yī)院信息管理是由：醫(yī)院通知發(fā)布、醫(yī)院通知查看、醫(yī)院信息交流室、短信群發(fā)、郵件群發(fā)、電視廣告投放、報刊雜志投放，對所投入的廣告，如：電視廣告、報紙廣告、朋友介紹、網(wǎng)絡(luò)廣告、路牌廣告、雜志廣告、宣傳單張、其它等方式，客人是通過哪一種方式而來的，便于做有效廣告的投放，分析客戶來源方式和新增的客戶情況。等部分組成的，這里就不做一一介紹了。出納結(jié)算表四、決策系統(tǒng)客戶分析統(tǒng)計表業(yè)績分析統(tǒng)計表執(zhí)行業(yè)績次數(shù)統(tǒng)計分析表執(zhí)行業(yè)績綜合統(tǒng)計分析表收費業(yè)績綜合統(tǒng)計分析表客戶成交成果分析表廣告投入產(chǎn)出分析表客戶來源統(tǒng)計表經(jīng)理決策報表物資

18、、藥品報表表明細帳物資藥品庫存帳物資藥品明細帳客戶積分明細表預收、欠款明細表入庫匯總綜合分析統(tǒng)計表進銷存明細表出庫匯總綜合分析統(tǒng)計表出庫匯總綜合分析統(tǒng)計表收費報表財務(wù)業(yè)務(wù)報表     1】財務(wù)業(yè)務(wù)報表和2】經(jīng)理決策報表    系統(tǒng)不僅提供了詳盡的明細、匯總查詢統(tǒng)計和結(jié)算功能，還為企業(yè)決策者提供了一個強大的宏觀決策平臺，幫助企業(yè)決策者根據(jù)市場變化實時準確的做出規(guī)劃與決策。這里就不做一一詳細解釋了 。五、系統(tǒng)設(shè)置基礎(chǔ)資料管理系統(tǒng)參數(shù)系統(tǒng)管理版本控制數(shù)據(jù)灰復數(shù)據(jù)備份用戶權(quán)限設(shè)置用戶密碼用戶權(quán)限角戶管理數(shù)據(jù)字典維護、美容整形項目設(shè)置

19、、藥品目錄管理、機構(gòu)部門設(shè)置、物資基礎(chǔ)資料、供應商資料、渠道管理、會員折扣設(shè)置等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)資料設(shè)置    1】系統(tǒng)設(shè)置      系統(tǒng)對管理權(quán)限進行分級管理，不同的操作人員有不同的功能權(quán)限，使系統(tǒng)具有更高的保密性、安全性；同時系統(tǒng)提供備份功能，保證數(shù)據(jù)的存儲安全。    系統(tǒng)提供全方面的備忘提醒：包括閱讀重要通知、閱讀備忘錄、客戶復查通知、客戶生日提醒、收款通知、付款通知、工作計劃、庫存提示。如客戶復查通知可以提醒使用者顧客的復查時間，以便即使地通知顧客來復查。美容整形醫(yī)院管理信息系

20、統(tǒng)系統(tǒng)功能模塊設(shè)置一、 客服管理1、客戶服務(wù)：TMK咨詢登記、現(xiàn)場咨詢登記、咨詢顧問登記、渠道錄入、禮品兌換、禮品贈送、會員密碼查詢、會員密碼修改、會員信息及發(fā)卡、渠道客戶分配、記事本、客戶投訴登記、客戶投訴評估、客戶投訴處理。 2、客戶跟蹤：預約中心、會員生日提醒、短信群發(fā)、郵件群發(fā)、咨詢客戶消費明細、客戶欠費明細、客戶明細介紹、當日手術(shù)清單、當日復診清單、當日手術(shù)執(zhí)行清單、咨詢項目查詢表、贈送項目查詢表、短信客戶回訪記錄、咨詢顧問短信回訪、客戶跟蹤分配、銷售管道管理、記事本二、HIS 管理1、收費管理：預收款管理、前臺收費、欠款結(jié)算、住院結(jié)算、會員轉(zhuǎn)賬、項目成本記賬。2、藥房管理：藥房發(fā)藥

21、、藥房退藥3、住院管理：床位管理、入院管理、護理中心、三、醫(yī)務(wù)管理 1、醫(yī)務(wù)管理：醫(yī)生處方、電子病案、治療檔案管理、病案借閱、病案歸還、項目圖片查詢、治療執(zhí)行、項目咨詢單、項目確診單、手術(shù)通知單、免費治療單四、庫存管理 1、藥品管理：啟用期初入庫、期初入庫、入庫管理、出庫管理、調(diào)撥管理、盤點管理、入庫調(diào)整、出庫調(diào)整、價格調(diào)整、庫存管理、記賬管理、月末結(jié)賬、出庫流水帳、記賬明細帳、記賬流水帳、藥品匯總表、記賬匯總表2、物資管理：啟用期初入庫、期初入庫、入庫管理、出庫管理、調(diào)撥管理、盤點管理、入庫調(diào)整、出庫調(diào)整、價格調(diào)整、庫存管理、記賬管理、月末結(jié)賬、出庫流水帳、記賬明細帳、記賬流水帳、物資匯總表、記賬匯總表五、財務(wù)管理1、員工管理：員工管理、員工獎罰、工作計劃、員工培