外貿(mào)函電寫作的三_C_原則

1、15外貿(mào)函電寫作的三“C ”原則天津外國語學(xué)院高嘉勇摘要:本文討論在外貿(mào)函電寫作中應(yīng)該注意的寫作特點(diǎn)的問題。除了正確地掌握外貿(mào)函電的格式,語法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)外,在外貿(mào)函電寫作中還要注意外貿(mào)函電的特點(diǎn):即清楚(clarity 、簡潔(conciseness 和禮貌(courtesy 。這三個(gè)原則被簡稱為三“C ”原則。為體現(xiàn)該寫作原則,應(yīng)正確地選擇適宜的詞和相應(yīng)的句子結(jié)構(gòu)。關(guān)鍵詞:外貿(mào)函電;清楚;簡潔;禮貌中圖分類號(hào):H 315文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-0894(200102-015-03Abstract :T h is paper exp l ores the distinguish i

2、ng features of comm u 2nicating English in business w riting .A part from the p roper usage of for 2m at ,gramm ar and punctuati on in business w riting ,the w riter puts for 2w ard th ree 2C p rinci p les ,nam ely clarity ,conciseness and courtesy ,w h ich should be foll ow ed in w riting a busines

3、s letter ,and can be reflected in ap 2p rop riate usage of words ,ph rases and sentences.Key words :business w riting ,clarity conciseness ,courtesy也就是說讓學(xué)生分別提出自己的考試方式、考試內(nèi)容或者讓學(xué)生每人出套考題。教師可以擇優(yōu)選用,這樣不僅能避免學(xué)生被動(dòng),盲目地接受考試,而且能使其主動(dòng)參與,主動(dòng)發(fā)現(xiàn)語言點(diǎn)。這在實(shí)質(zhì)上,更便于達(dá)到考試的根本目的。這無疑增強(qiáng)了學(xué)生的參與意識(shí)。僅僅這樣還不夠充分,過重于這一方面,未免會(huì)使教育的發(fā)展趨于往常,抑或徘徊不

4、前?？朔朔N現(xiàn)象的弊端,作為教育工作者必須進(jìn)行試題出題方式的改革。在整套試題中既能體現(xiàn)出題方式,又得突出能力點(diǎn),同時(shí)還必須體現(xiàn)不同類形試題在時(shí)間上的安排與能力點(diǎn)的側(cè)重。這樣做既能避免一部分學(xué)生很快完成試題,又能避免一部分學(xué)生做不完題。既能激發(fā)優(yōu)秀學(xué)生的上進(jìn)心,又能防止后進(jìn)生的畏難心理。通過考試來檢測學(xué)生對(duì)語言點(diǎn)的掌握運(yùn)用能力,最終達(dá)到考試的根本目的。最后,更值得一提的是,在不忽視語言點(diǎn)的同時(shí),要提高學(xué)生的聽說能力。有些課文具有很強(qiáng)的故事性、趣味性,很容易引起學(xué)生續(xù)寫及討論的興趣。這樣,在無形中就提高了學(xué)生的語言聽說能力。只有這樣才能達(dá)到學(xué)習(xí)語言的基本目的。因?yàn)檎Z言的特征之一就是因?yàn)槠涫墙涣鞴ぞ?/p>

5、。為了更好、更快捷地提高學(xué)生聽說能力,不違背學(xué)習(xí)語言規(guī)律的前提下,增加、提供相關(guān)方面聽說的辦法與途徑。比如,可以開辦英語角,欣賞外文影視,舉辦英語口語演講賽,試演英語短劇,開設(shè)英語歌曲卡拉O K 大賽,定期舉辦英語作品賞讀與鑒照,以期培養(yǎng)學(xué)生的參與意識(shí),競爭意識(shí),很好地配合教學(xué),從而使之更好地達(dá)到運(yùn)用語言能力的目的,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)素質(zhì)教育的轉(zhuǎn)變?？傊?在英語教學(xué)中,我們要不斷改革,不斷創(chuàng)新,才能更好地讓語言這一工具為我們服務(wù),使之達(dá)到與自我能量釋放的最佳結(jié)合,更能體現(xiàn)教學(xué)相長這一深遠(yuǎn)長久的內(nèi)涵。同時(shí),也為一個(gè)人的未來意識(shí)的實(shí)現(xiàn)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。外貿(mào)函電英語是在外貿(mào)書信、傳真和電子郵件中使用的英語。在

6、國際貿(mào)易中,一筆交易,除當(dāng)面洽談外,通常是采用書信、傳真和電子郵件等方式進(jìn)行洽商,最終達(dá)成協(xié)議,簽訂合同,以確立合同當(dāng)事人之間的經(jīng)濟(jì)關(guān)系。因此,外貿(mào)函電是進(jìn)行國際貿(mào)易的重要通訊手段,在對(duì)外貿(mào)易中的位置也越來越重要。它有其自身獨(dú)特的語言特點(diǎn)。對(duì)于商務(wù)人員,在外貿(mào)函電的寫作中,除了要正確地運(yùn)用語法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)外,還要遵循外貿(mào)函電英語寫作的三“C ”原則,既清楚(clarity 、簡潔(conciseness 和禮貌(courtesy 。(一清楚(clarity 原則清楚是外貿(mào)函電英語寫作最重要的原則。一封含糊不清,辭不達(dá)意的書信會(huì)引起誤會(huì)與歧義,甚至?xí)斐赏赓Q(mào)損失。表達(dá)清楚應(yīng)注意選擇準(zhǔn)確、簡練的詞和

7、正確的句子結(jié)構(gòu)。(1詞的選擇作為一種世界貿(mào)易語言,英語為一百多個(gè)非英語國家的商務(wù)人員在外貿(mào)書信中使用,而這些商務(wù)人員并非個(gè)個(gè)精通英語。因此,在選詞上應(yīng)注意選擇那些簡單的,為人熟悉并且符合常規(guī)的表達(dá)方法;避免使用那些復(fù)雜、生僻的用詞。下面是這兩種詞與慣用語用法的對(duì)照:承德民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)2001年第2期JOURNAL O F CHE NGDE VOCATI O NAL &TECH NI C AL COLLEGE FOR NATI O NAL I TES NO .2.2001常規(guī)的詞與慣用語生僻的詞與慣用語after subsequentlarge substantialissue p

8、romulgate house dom iciledaily per diemw ell acquainted au faitthe present situa2tion status quoin good faith bona fidabefore prior toend term inate(2起修飾限定作用的介詞詞組和定語從句應(yīng)緊跟先行詞,這樣可以避免句子歧義。試比較下面一組句子。例一:T hose w ho work rap idly get ill in these conditi ons.這句話會(huì)產(chǎn)生兩種不同的理解,也就是句子歧義。如將此句改為:T hose w ho wo rk

9、in these conditi on s get ill rap idly.這樣,句子的意思就非常清楚了。(3在一句話中,要避免重復(fù)使用一個(gè)有兩個(gè)不同含意的詞。例一:W e shall take a f ir m line w ith the f ir m.此句中,第一個(gè)fir m的意思是strong,第二個(gè)fir m的意思是corpo rati on。因此如果將整個(gè)句子改為:W e shall take a strong line w ith the fir m.這樣,整個(gè)句子意思就更清楚。例二:How do you account for the fact that the accoun

10、t is w rong?本句中accoun t for的意思是exp lain,而第二個(gè)accoun t的意思是“帳戶”。宜將此句改為:How do you exp lain the fact that the accountis w rong?例三:P lease quote your bestp rice for your best quality coat.本句中的第一個(gè)best意思是favo rable,而第二個(gè)best的意思是excellent。宜將此句改為:P lease quoteyour l ow est p rice fo r your bestquality coat.(二

11、簡潔(conciseness原則在國際貿(mào)易競爭愈加激烈的當(dāng)今世界,簡潔在外貿(mào)函電寫作中顯得尤為重要。簡潔的意思是用盡量少的詞來表達(dá)完整的意思,同時(shí)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、語氣禮貌。(1有力、生動(dòng)的措詞是增強(qiáng)國際商務(wù)函電有效性的一大法寶。在具體運(yùn)用方面,可適當(dāng)選用那些為人熟知的外貿(mào)縮略語。這一方面與國際外貿(mào)函電本身性質(zhì)有關(guān),同時(shí)也反映出二十一世紀(jì)快捷溝通的特點(diǎn)。需要特別注意的是,縮略語的運(yùn)用切忌過雜過亂,要盡可能使用那些通用的或本專業(yè)常用的縮略語,例如,L C(letter of credit信用證、B L(bill of lading提單、C IF(co st,insurance and freigh

12、 t成本加保險(xiǎn)加運(yùn)費(fèi)價(jià)格,EA T(esti m ated arrival ti m e預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間,A S(at sigh t即期,FCL(full container l oad整柜,FY I(fo r your info r m ati on供你方參考,S C(sales con tract銷售合同,D D(de m and draft即期匯票,T T(telegraph ic tran sfer電匯,M T(m ail draft信匯,D P(docum en ts against paym ent付款交單(2句子結(jié)構(gòu)應(yīng)該簡潔,用單詞替換詞組和定語從句。例一:In the event

13、that yous peak to M r.W ood in regard top roducti on,ask h i m to give con2siderati on to the delivery sched2ule.此句不夠簡潔,可將詞組inthe event that改為if,in regardto改為介詞about,將give con2siderati on to改為consider。這樣,在保證意思完整的情況下,行文更加簡潔。If you s peak to M r.W oodabout p roducti on,ask h i m tocon sider the delive

14、ry schedule.例二:W e require furniturew h ich is of the ne w type.可將該句中的定語從句w h ich is of the ne w type改為ne w2type,這樣整個(gè)句子顯得更加簡潔。W e require ne w2type furni2ture.(3在保證禮貌的前提下,避免使用那些僅起填充作用,可有可無的詞組和表達(dá)法。請(qǐng)看以下三個(gè)例句:(3.1.It should be notedthat th is is the best w e can do.(3.2For your infor m ati onw e encl o

15、sed a catal ogue.(3.3P lease be advised thatw e have received your invoice.在以上三個(gè)例句中的,Itshould be noted,For your infor2m ati on,P lease be advised僅僅起到填充作用,沒有實(shí)際意義。將其取消后,不僅沒有改變意思的完整性,反而增加了句子的簡潔性。這三個(gè)句子可改為:(3.1.T h is is the best w ecan do.(3.2W e encl osed a cata2l ogue.承德民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)2001年第2期JOURNAL O F C

16、HE NGDE VOCATI O NAL&TECH NI C AL COLLEGE FOR NATI O NAL I TES NO.2.200116(3.3W e have receivedyour invo ice.(三禮貌(courtesy原則明智的外貿(mào)函電寫作者會(huì)尊敬貿(mào)易伙伴,會(huì)從對(duì)方的角度看問題,理解對(duì)方的困難。在尊敬對(duì)方感情和利益的同時(shí),獲得對(duì)方的好感,促進(jìn)交易的成功。即使雙方在貿(mào)易中產(chǎn)生分歧,甚至提出索賠,在外貿(mào)函電中也要有禮貌,為今后合作打下基礎(chǔ)。(1盡量少用否定句。否定往往產(chǎn)生消極的后果。在面對(duì)面的商務(wù)談判中,尚有解釋余地。但在寫信時(shí),我們就必須逐字逐句,認(rèn)真對(duì)待。因此

17、,我們在寫信過程中,要盡量使語氣積極肯定,避免消極否定。例一:W e canno t have these figures for you before next w eek.“canno t have”語氣過于強(qiáng)烈,會(huì)使收信人感到反感,如改成下句雖然意思未變,但容易接受。W e w ill have these figures for you nex t w eek.例二:Your letter is no t clear at all.I cant understand it.應(yīng)避免使用“I cant under2 stand”這樣的否定語氣,因?yàn)椤安涣私狻庇胸?zé)怪對(duì)方表達(dá)不清的含意,最好改

18、成:If I understand your letter co rrectly此句既為對(duì)方保全了面子,又借機(jī)表明了己方觀點(diǎn),一舉兩得。(2避免使用消極的詞匯英語中既有積極詞匯(posi2 tive wo rds,如:p lease,thank s, fair,successful,useful,reas on2able,hel pful,也有消極詞匯(negative words如:delinquent,request,w rong,delay,arrogan t,unfair,un reas onable。在外貿(mào)函電中要盡量避免使用消極詞匯,否則就會(huì)失禮,使對(duì)方產(chǎn)生不快。例一:W e ha

19、ve found outthat you are delinquent w ith re2gard to your accoun t by$3.此句中用“delinquent”指責(zé)對(duì)方犯錯(cuò)誤,肯定會(huì)使對(duì)方感到不快,交易很難順利進(jìn)行。顯然,“delinquent”這一消極詞使用不當(dāng),可改為:Your accoun t show s a s m alldeficit of$3.例二:You are requested tosend paym ent by8June.應(yīng)避免使用發(fā)號(hào)施令的用詞,如改成下句語氣就委婉多了。P lease send paym en t by8June.(3使用祈使句和疑問

20、句表達(dá)禮貌的語氣寫信人在表達(dá)自己的觀點(diǎn)或向?qū)Ψ教峤ㄗh時(shí),常有三種選擇:既陳述句、帶p lease的祈使句和疑問句。其中,陳述句過于直白、生硬而不宜使用,帶p lease的祈使句語氣比較禮貌。疑問句的語氣最客氣、委婉,并給對(duì)方留有余地。試比較以下二組:例一:(1W e need the state m en tby the end of nex t w eek.(2P lease send us the state2m ent by the end of nex t w eek.(3Could you p lease send usthe state m ent by the end of nex tw eek?例二:(1W e w an t to know w hatparticular ite m s you are interest2ed in.(2P lease lets know w hatparticu