協(xié)同辦公系統(tǒng)管理員初始化配置手冊

1、金蝶EAS 協(xié)同辦公系統(tǒng) 管理員初始化配置手冊前 言感謝您使用金蝶EAS 協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶手冊。本手冊包含的內(nèi)容可以幫助您進行有效的辦公管理，主要包括以下內(nèi)容： 系統(tǒng)總述 操作建議 詳細(xì)的操作流程 系統(tǒng)的功能和特點 系統(tǒng)設(shè)置在手冊的前言部分還向您提供了獲得其它幫助信息的途徑及編寫約定。 讀者對象本手冊假設(shè)您在本手冊涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域具有較好的工作經(jīng)驗和知識，并假設(shè)您對金蝶EAS產(chǎn)品的基礎(chǔ)知識有整體的了解。如果您沒有使用過本系統(tǒng)，我們建議您接受一次或者更多的本子系統(tǒng)的培訓(xùn)課程（請同金蝶本地分支機構(gòu)聯(lián)系，獲得更多培訓(xùn)信息）。如果您希望了解更加深入的系統(tǒng)知識，請閱讀金蝶EAS系統(tǒng)相關(guān)的技術(shù)文檔。相關(guān)信息

2、來源您還可以通過以下途徑了解我們的系統(tǒng)，并獲取您需要的服務(wù)和幫助。1. 在線信息如果您需要及時了解金蝶EAS產(chǎn)品動態(tài)，交流產(chǎn)品應(yīng)用解決方案，可以登錄金蝶網(wǎng)站（2. 售前咨詢服務(wù)根據(jù)企業(yè)的發(fā)展和管理需要，提供管理咨詢及解決方案，幫助企業(yè)作出快速、準(zhǔn)確的決策。3. 產(chǎn)品培訓(xùn)金蝶公司秉承技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新的宗旨，不斷提供給客戶完整的行業(yè)解決方案。在提供優(yōu)秀產(chǎn)品的同時，不斷推出配套的培訓(xùn)服務(wù)，幫助用戶在應(yīng)用軟件時達(dá)到事半功倍的效果。4. 實施咨詢服務(wù)金蝶公司吸收十多萬客戶的經(jīng)驗，結(jié)合國內(nèi)外先進的管理理念和管理軟件的實施方法，推出符合中國國情的標(biāo)準(zhǔn)軟件實施方法-金手指實施方法。我們愿意運用我們在企業(yè)管理

3、及IT技術(shù)方面的知識，幫助顧客獲得更大的成功！5. 現(xiàn)場支持服務(wù)我們的資深專業(yè)人員面對面地和您溝通，在運行現(xiàn)場對問題進行研究分析，使問題迅速得到解決。6. CRM服務(wù)借助客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（金蝶EAS-CRM）我們建立了客戶綜合信息管理庫，能夠快速地解決客戶的問題并保留歷史記錄，以便提供長期、持續(xù)、高效的服務(wù)。7. CSP服務(wù)支持金蝶公司融合多年客戶服務(wù)經(jīng)驗與國外先進的管理思想，提煉出客戶常用的和最需要的服務(wù)為一體的CSP服務(wù)。它是以金蝶公司先進的科技手段和專業(yè)化的服務(wù)隊伍為依托，在業(yè)界領(lǐng)先推出的項目完整、功能全面的系統(tǒng)性服務(wù)產(chǎn)品。8. 呼叫中心通過客戶呼叫中心服務(wù)（Call Center），提

4、供全面、周到的服務(wù)，快速解答客戶應(yīng)用問題。9. 個性化服務(wù)針對企業(yè)個性化的需求，我們提供"量身定制"服務(wù)，使用一切資源，包括和合作伙伴一道為您提供全面的應(yīng)用解決方案。10. 便利服務(wù)金蝶不僅是解決方案的提供者，也是相關(guān)附屬產(chǎn)品的提供者。我們提供的便利服務(wù)不僅省去您選擇的苦惱，還有利于保證相關(guān)產(chǎn)品和系統(tǒng)的兼容性和一致性。11. 合作聯(lián)盟服務(wù)我們和其他IT領(lǐng)域先導(dǎo)型的企業(yè)進行戰(zhàn)略合作，為您提供企業(yè)管理咨詢、系統(tǒng)集成、相關(guān)知識培訓(xùn)等全方位的服務(wù)。在此，您不僅能得到金蝶的服務(wù)資源，也能以優(yōu)惠的條件享受金蝶合作伙伴的資源。12. 版本升級服務(wù)版本升級服務(wù)將使您隨時代的進步而保持投資的

5、增值，以優(yōu)惠的價格實現(xiàn)軟件"以舊換新"。關(guān)于金蝶金蝶國際軟件集團有限公司是亞太地區(qū)領(lǐng)先的企業(yè)管理軟件及電子商務(wù)應(yīng)用解決方案供應(yīng)商，是全球軟件市場中成長最快的獨立軟件廠商之一，是中國軟件產(chǎn)業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)廠商。金蝶開發(fā)及銷售的軟件產(chǎn)品包括針對快速成長的新興市場中企業(yè)管理需求的、通過互聯(lián)網(wǎng)提供服務(wù)的企業(yè)管理及電子商務(wù)應(yīng)用軟件和為企業(yè)構(gòu)筑電子商務(wù)平臺的中間件軟件。同時，金蝶向全球范圍內(nèi)的顧客提供與軟件產(chǎn)品相關(guān)的管理咨詢、實施與技術(shù)服務(wù)。金蝶獨特的“快速配置，快速實施，快速應(yīng)用，快速見效”的全球化產(chǎn)品與服務(wù)定位，能夠幫助顧客從容面對動態(tài)不確定商業(yè)環(huán)境帶來的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程與IT技術(shù)的完美

6、結(jié)合，有效管理變革，確保組織快速持續(xù)和健康成長。金蝶國際軟件集團有限公司是中國第一個WINDOWS版財務(wù)軟件，第一個純JAVA中間件軟件，第一個基于互聯(lián)網(wǎng)平臺的三層結(jié)構(gòu)的ERP系統(tǒng)金蝶K/3的締造者，其中金蝶K/3是中國中小型企業(yè)市場中占有率最高的企業(yè)管理軟件。2003年3月，金蝶正式對外發(fā)布了第三代產(chǎn)品金蝶EAS (KINGDEE ENTERPRISE APPLICATION SUITE)。金蝶EAS構(gòu)建于金蝶自主研發(fā)的商業(yè)操作系統(tǒng)金蝶BOS之上，面向中大型企業(yè)，采用最新的ERP管理思想和一體化設(shè)計，有超過50個應(yīng)用模塊高度集成，涵蓋企業(yè)內(nèi)部資源管理、供應(yīng)鏈管理、客戶關(guān)系管理、知識管理、商業(yè)

7、智能等，并能實現(xiàn)企業(yè)間的商務(wù)協(xié)作和電子商務(wù)的應(yīng)用集成。編寫約定 通用格式約定 圖形界面格式約定 鍵盤操作約定 鼠標(biāo)操作約定 特別標(biāo)志意見反饋感謝您使用我們的產(chǎn)品及用戶手冊。在本手冊的最后附有意見反饋表，您可以在上面說明您對我們的產(chǎn)品或用戶指南的意見和建議，并通過金蝶分支機構(gòu)或直接傳真至(0755)26710666 產(chǎn)品管理部反饋給我們, 我們將期待你給予我們好的建議和意見。金蝶EAS協(xié)同辦公系統(tǒng)管理員配置手冊 目 錄目 錄1. 編寫目的 . 42. 適用對象 . 43. 系統(tǒng)基礎(chǔ)調(diào)研工作 . 44. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)初始化 . 54.1. 部門管理 . 54.1.1.4.1.2.4.1.3. 創(chuàng)建部門

8、 . 5 復(fù)制部門 . 6 修改部門信息 . 74.2. 用戶管理 . 84.2.1. 修改用戶信息 . 94.2.2. 重置密碼 . 104.3. 角色管理 . 104.3.1. 增加角色 . 104.3.2. 角色授予 . 114.4. 職位級別 . 124.5. 職位管理 . 134.6.4.7.4.8.4.9.4.10. 系統(tǒng)字典 . 14 職務(wù)管理 . 15 注冊信息 . 15 操作日志 . 16 同步管理 . 165. 工作流初始化 . 175.1. 工作流特性 . 175.2. 表單設(shè)計 . 185.2.1. 創(chuàng)建表單 . 195.2.2. 字段設(shè)置 . 215.2.3.5.2.

9、4.5.2.5.5.2.6.5.2.7.5.3.5.3.1.5.3.2.5.3.3. 表單設(shè)計 . 27 打印模板設(shè)計 . 30 文件編號規(guī)則設(shè)置 . 32 模板管理 . 34 表單修改日志 . 35 創(chuàng)建工作流 . 36 流程節(jié)點設(shè)計 . 39 權(quán)限 . 43 工作流設(shè)計 . 36金蝶EAS協(xié)同辦公系統(tǒng)管理員配置手冊 目 錄5.3.4.5.3.5.5.3.6.5.3.7.5.3.8.5.3.9.5.4. 報表設(shè)計. 555.4.1.5.4.2.5.4.3.5.5.5.6.5.7. 字段控制. 43 修改屬性. 45 成員控制. 48 結(jié)束節(jié)點設(shè)置. 50 啟動（發(fā)布）工作流 . 53 流程修

10、改日志. 54 創(chuàng)建報表. 55 設(shè)計報表格式. 58 預(yù)覽報表. 61 審批決策群設(shè)置 . 62 表單選擇字典設(shè)置. 62 表單樹形字典設(shè)置. 636. 友情鏈接設(shè)置. 64III1. 編寫目的金蝶EAS OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是支持多組織集團應(yīng)用的集成系統(tǒng)，其組織架構(gòu)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)控制策略等各方面，存在著很多約束關(guān)系，決定了基本的應(yīng)用模式和業(yè)務(wù)流程。 本指南用來幫助項目實施人員、系統(tǒng)管理人員快速搭建符合客戶單位業(yè)務(wù)需求的組織架構(gòu)和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并描述金蝶OA協(xié)同辦公系統(tǒng)初始化全過程，幫助系統(tǒng)管理員順利完成協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用的實現(xiàn)。2. 適用對象本文檔適用于：金蝶OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的實施顧問金蝶OA協(xié)同辦公

11、系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員金蝶OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的初學(xué)者3. 系統(tǒng)基礎(chǔ)調(diào)研工作在進行OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的初始化工作之前，首先需先了解或收集相關(guān)初始化數(shù)據(jù)，項目的調(diào)研內(nèi)容一般包括：單位行政架構(gòu)及匯報關(guān)系(直屬上級)人員名稱及用戶名、聯(lián)系方式和個人資料角色定義規(guī)則和使用范圍涉及網(wǎng)上辦公審批的具體業(yè)務(wù)流程、辦事規(guī)范、流程說明現(xiàn)行文檔及檔案管理規(guī)范更多調(diào)研內(nèi)容及要求，請參考金蝶OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項目實施指導(dǎo)手冊或需求調(diào)研計劃等相關(guān)文檔。4. 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)初始化數(shù)據(jù)庫、OA和中間件服務(wù)器的安裝部署，操作不在此描述。請參考EAS OA辦公系統(tǒng)安裝配置手冊。備注：如果OA辦公管理是部署在EAS平臺之上時，部門及人員信息就無需管

12、理，OA辦公管理系統(tǒng)中的組織架構(gòu)及人員信息，與EAS行政組織架構(gòu)已經(jīng)實現(xiàn)了同步管理。4.1. 部門管理4.1.1. 創(chuàng)建部門1. 系統(tǒng)安裝完成，默認(rèn)超級管理員為admin，密碼為：000000。2. 點擊【系統(tǒng)管理】【部門管理】【增加】，創(chuàng)建部門，進入增加部門頁面：部門信息說明如下表：點擊【確定】按鈕，保存部門信息。 舉例說明： 如果我定義實施部的部門公文號為“實施部” ，流程文件的編號格式為“擬稿部門 （系統(tǒng)年）文件編號” ，那么實施部下面的員工擬稿的文件，在流程文件中形式的編號格 式如下圖： 溫馨提示： 區(qū)域是指組織單位中不同的管理單元可以分別設(shè)置不同的管理員，管理單元的管理員 負(fù)責(zé)本組織

13、內(nèi)的組織架構(gòu)、用戶和權(quán)限等管理功能。如：建立組織單元、建立用戶、分配 權(quán)限等。 管理單元不需要授權(quán)，如果被指定為某一個管理單元的管理員，則自動擁有該管理單 元的管理權(quán)限，但是管理單元的管理員不可以做任何具體業(yè)務(wù)操作，此點同超級管理員一 致。 復(fù)制部門 4.1.2. 復(fù)制部門實質(zhì)也是新創(chuàng)建部門信息，但可以在已有的部門信息基礎(chǔ)上進行復(fù)制，即將已 經(jīng)存在的部門信息及其上級部門等選項信息進行復(fù)制，達(dá)到快速建立一個同級別或部門的管 理需求。 點擊【系統(tǒng)管理】 【部門管理】 ，進入部門列表，選中需要復(fù)制的部門名稱，單擊【復(fù) 制】按鈕。 復(fù)制部門 如選擇“辦公室” ，進入部門復(fù)制頁面： 可以直接修改部門名稱

14、及順序，單擊【確定】按鈕完成部門復(fù)制的操作。 注意： 組織單位中一級部門（根部門）只能有一個，因此根部門不允許進行復(fù)制。 修改部門信息 4.1.3. 對已經(jīng)建立的部門信息進行修改。 點擊【系統(tǒng)管理】 【部門管理】 ，進入部門列表，選中需要修改的部門名稱，單擊【修 改】按鈕。 可以直接修改部門的各項信息，單擊【確定】按鈕完成部門修改的操作。4.2. 用戶管理點擊【系統(tǒng)管理】 【用戶管理】，顯示“用戶管理”的列表頁面，點擊【新增】，錄入基本信息。人員信息說明如下表：點擊【確定】按鈕，保存用戶信息4.2.1. 修改用戶信息對已經(jīng)建立的用戶信息進行修改點擊【系統(tǒng)管理】 【用戶管理】，進入用戶信息列表，

15、選中需要修改的用戶名稱，單擊【修改】按鈕。4.2.2. 重置密碼 當(dāng)用戶忘記密碼時候，可以請求管理員重置密碼，密碼重置后就會變?yōu)橄到y(tǒng)的初始密碼： 000000，然后用戶再登入自己重新設(shè)置新的密碼，具體操作如下： 重置密碼 點擊【系統(tǒng)管理】 【用戶管理】 ，進入用戶信息列表，選中需要重置密碼的用戶名稱， 單擊【重置密碼】按鈕。 4.3. 角色管理 定義： 角色管理是指將具有相同操作權(quán)限、相同職位、相同職責(zé)的用戶抽象成一個角色，避 免逐一授權(quán)。 點擊【系統(tǒng)管理】 【角色管理】 ，顯示“角色管理”列表頁面。 4.3.1. 增加角色 點擊【增加】按鈕，建立新的角色，并可為新增的角色分配各個業(yè)務(wù)模塊的操

16、作權(quán)限。 輸入角色的名稱，選擇該角色組擁有的操作權(quán)限，單擊【確定】按鈕。 溫馨提示： 系統(tǒng)提供二級的權(quán)限分配機制，即通過角色授權(quán)到模塊權(quán)限，而通過數(shù)據(jù)權(quán)限控制可以 結(jié)合不同的模塊、不同的分類，對用戶能操作哪些數(shù)據(jù)進行授權(quán)。 基于角色管理的權(quán)限：相同操作權(quán)限、相同職位、相同職責(zé)的用戶抽象成一個角色。一 基于角色管理的權(quán)限 個角色可以分配多個用戶，也可以是一個用戶擁有多個角色。 基于數(shù)據(jù)訪問的權(quán)限：是控制用戶能夠查閱或管理哪些數(shù)據(jù)內(nèi)容，由具體的工作流程、 基于數(shù)據(jù)訪問的權(quán)限 知識分類、或具體的業(yè)務(wù)信息管理員所決定。 （權(quán)限模式為數(shù)據(jù)授權(quán)） 4.3.2. 角色授予 創(chuàng)建完角色后在用用戶管理中可以將每

17、個用戶設(shè)置成自己所要的角色，如下圖： 也可以將某一角色批量賦于某些人員，在角色列表選擇某個角色，點擊【角色授予】按鈕。 點【選擇】選擇這個角色的人員即可。4.4. 職位級別 在工作流詳情頁，點職位的人員處理。進行成員設(shè)置?？梢栽O(shè)置指定職位級別，發(fā)送給同部門此級別的點擊【系統(tǒng)管理】 【職位級別】，顯示“職位級別”的列表頁面，點擊“新增”，錄入基本信息。4.5. 職位管理 在工作流詳情頁， 點 進行成員設(shè)置。 在工作流中設(shè)置 “指定具體的職位人員處理” ， 流程文件可以直接將文件發(fā)給相關(guān)人員處理。 點擊【系統(tǒng)管理】 【職位管理】 ，顯示“職位”樹的頁面，點擊【創(chuàng)建下屬職位】 ， 錄入基本信息。 溫

18、馨提示： 錄入職位信息后，需要設(shè)置職位的用戶，在流程中設(shè)置相關(guān)職位處理，流程才能流轉(zhuǎn)， 要不然處理人會顯示為空。 點擊職位樹的相應(yīng)職位，就會顯示職位的詳細(xì)信息，在職位信息的下面是此職位的用戶 列表。點擊【新增用戶】可以新增此職位下的具體人員，填寫相關(guān)信息，保存即可。 4.6. 系統(tǒng)字典 定義： 系統(tǒng)字典是指對各個業(yè)務(wù)模塊中需要使用到的選項內(nèi)容，建立字典信息，便于對應(yīng)的業(yè) 務(wù)模塊在應(yīng)用時，可以直接調(diào)用字典信息。 點擊系統(tǒng)管理 系統(tǒng)字典 ，選擇要修改的字典項名稱，點擊【修改】按鈕： 修改字典值后，點擊【確定】按鈕保存信息。 注意： 系統(tǒng)字典在系統(tǒng)初始化時已經(jīng)包含，一般只是根據(jù)組織單位的使用情況，對

19、字典項的字 典值進行修改。 4.7. 職務(wù)管理在工作流詳情頁，點進行成員設(shè)置。在工作流中設(shè)置“指定一個職務(wù)范圍內(nèi)”，流程文件可以直接將文件發(fā)給指定的職務(wù)范圍的相關(guān)人員處理。點擊系統(tǒng)管理職務(wù)管理【新增】，創(chuàng)建職務(wù)信息。注意填寫職務(wù)名稱和職務(wù)級別。職務(wù)級別須填寫數(shù)字，以來區(qū)分職務(wù)的排序和高低級別。單擊【確定】按鈕保存職務(wù)信息。4.8. 注冊信息每套OA系統(tǒng)都會有一套單獨的license，license中是根據(jù)服務(wù)器的機器碼、在線用戶數(shù)、過期日期生成的，因此在安裝了OA系統(tǒng)后需要向OA服務(wù)商提供機器碼、在線用戶數(shù)、過期日期，機器碼在系統(tǒng)管理注冊信息中讀取。4.9. 操作日志輸出用戶操作日志，日志類型

20、分為：DEBUG、INFO、WARN、ERROR、FATAL這幾種。系統(tǒng)管理員可以將操作日志的信息導(dǎo)出到EXCEL。4.10. 同步管理OA系統(tǒng)是一套獨立的系統(tǒng)，和EAS同步后需要將部門、用戶、職位等信息同步。只有與EAS集成的，在根部門下的擁有系統(tǒng)管理員角色的用戶才能看到此菜單。如果是第一次同步請使用FID同步，或者由于觸發(fā)器沒有同步過來的數(shù)據(jù)，可以使用FID同步。如：部門同步，點擊部門同步的頁簽，點按鈕FID同步即可。同步完成和可以在“同步數(shù)據(jù)歷史”頁簽中查找數(shù)據(jù)同步的歷史信息。 當(dāng)建立了部門信息、用戶信息及角色權(quán)限等基礎(chǔ)系統(tǒng)初始化后，就可以正常使用系統(tǒng)了， 用戶可以通過 IE 方式訪問

21、OA 協(xié)同系統(tǒng)。 溫馨提示： 一般在初始使用系統(tǒng)時，需要對各個業(yè)務(wù)模塊的基礎(chǔ)信息進行設(shè)置，如工作流審批表單、 審批流程、辦公用品分類管理及庫房管理、知識中心的分類管理等等。 在金蝶 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)的初始化工作中，一般是以工作流的初始化工作為重點，其它 業(yè)務(wù)模塊的初始化信息可以交由最終用戶操作。 5. 工作流初始化 組織單位內(nèi)部可以通過工作流進行處理的事務(wù)范圍廣泛，以行政發(fā)文管理及收文管理為 應(yīng)用基礎(chǔ)，可涵蓋資源申請、設(shè)備申購、人力資源、財務(wù)報銷、日常報送等工作領(lǐng)域，所有 涉及到協(xié)同審批流轉(zhuǎn)的事務(wù)都可以通過工作流來完成。 5.1. 工作流特性 方便易用的流程建模工具 工作流建模工具適應(yīng)于實施

22、人員和企業(yè)流程管理人員，具有良好的界面交互性和操作性。熟悉企業(yè)業(yè)務(wù)流程的人員都能很快地掌握流程配置的能力。 強大的工作流引擎1) 靈活的任務(wù)執(zhí)行人設(shè)置，可以為任意組織架構(gòu)、職務(wù)、直屬上級、特定部門、特定人員、任意人員2) 任務(wù)可以有多個執(zhí)行人，而且可以轉(zhuǎn)交他人，如果執(zhí)行人出差，還能授權(quán)某人代理3) 流程支持分支、合并、會簽、或辦、異或、子流程多種應(yīng)用模式4) 引擎采用異步處理方式，可以支持大數(shù)據(jù)量大并發(fā)5) 自動發(fā)送任務(wù)消息給相關(guān)處理人，處理人直接在消息上處理業(yè)務(wù)6) 超過任務(wù)的處理期限自動發(fā)送催辦消息提醒任務(wù)執(zhí)行者7) 支持遠(yuǎn)程和分布式辦公，便于出差人員或移動辦公人員處理業(yè)務(wù)，消息能夠通過E

23、mail，企業(yè)QQ，手機短信接收待辦信息8) 完善的權(quán)限控制機制：對流程的發(fā)起、監(jiān)控可以控制到個人，對處理步驟可以控制字段顯示、意見顯示、批閱模式、操作功能等。9) 完善的監(jiān)控管理系統(tǒng)：工作流監(jiān)控管理系統(tǒng)能實時監(jiān)控正在運程的信息，圖形化的展示，便于管理人員及時跟蹤處理重點業(yè)務(wù)的運行數(shù)據(jù)，便于管理人員隨時控制流程的流轉(zhuǎn)、中止掛起流程、重新制定任務(wù)的執(zhí)行人。 完善的流轉(zhuǎn)處理機制1) 督辦與催辦。向處理人發(fā)出催辦督辦通知，系統(tǒng)自動催辦與手工催工結(jié)合應(yīng)用。2) 流程跳轉(zhuǎn)（重定位）功能。特殊情況下可以由流程監(jiān)控人員將正在流轉(zhuǎn)的文件，進行步驟跳轉(zhuǎn)。3) 正文模板引用、套紅頭。擬稿人在擬文時能直接調(diào)用正文模

24、板或紅頭，規(guī)范組織單位行文格式。4) 在線正文簽批、筆跡留痕、電子簽章及簽名。5) 多種流轉(zhuǎn)應(yīng)用機制取回、協(xié)辦、掛起、收藏。6) 與文件傳閱集成應(yīng)用?？梢灾苯釉诠ぷ髁鞯奶幚磉^程中，將正文批量發(fā)送給指定的人員在線傳閱簽收。7) 與關(guān)聯(lián)流程跳轉(zhuǎn)應(yīng)用。將正在處理的文件，選擇其它流程繼續(xù)流轉(zhuǎn)。8) 與知識中心集成應(yīng)用。工作流辦結(jié)文件可以統(tǒng)一移交到知識中心進行利用和管理。5.2. 表單設(shè)計按照組織單位的審批表單格式，進行網(wǎng)上審批表單的字段定義、簽批表單格式設(shè)計、打印表單格式設(shè)計、正文模板上傳、紅頭模板上傳等配置。初始進行一個表單設(shè)置時，至少應(yīng)包括以下信息： 表單基礎(chǔ)信息 表單字段信息 審批表單格式5.2

25、.1. 創(chuàng)建表單點擊【設(shè)置】【公文表單設(shè)置】【創(chuàng)建表單】按鈕，填寫表單基礎(chǔ)信息：表單基礎(chǔ)信息說明如下表：點擊【確定】按鈕保存基礎(chǔ)信息，進入下一步，進行表單字段信息的設(shè)置。按鈕說明： 文件編號設(shè)置：配置表單在流轉(zhuǎn)時，文件的編號規(guī)則 增加字段：增加表單的字段信息 表單設(shè)計：根據(jù)已經(jīng)創(chuàng)建的表單字段，設(shè)計審批表單格式 打印設(shè)計：根據(jù)已經(jīng)創(chuàng)建的表單字段，設(shè)計打印表單格式 清除表單模板：對表單模板的樣式進行清除 打印模板上傳：表單的內(nèi)容按WORD的編輯的樣式進行打印 正文模板上傳：如果擬稿時需調(diào)用固定的正文模板，可以上傳WORD正文模板 紅頭模板上傳：如果文件處理過程中需要套紅頭，可以上傳WORD紅頭模板

26、5.2.2. 字段設(shè)置5.2.2.1 增加字段表單新增成功后，在不同的字段類型右側(cè)都會有“增加”鏈接。字段類型有四種：短字段、長字段、列表字段、明細(xì)字段，每種字段類型都將支持不同的輸入方式，可根據(jù)表單的實際情況靈活應(yīng)用。點擊的【增加】，可增加字段。如下圖：不同的字段類型都有一些說明，請見如上圖紅字標(biāo)志處。表單基礎(chǔ)信息說明如下表：字段（最大可輸入 2000 個字符） 3 狀態(tài) 字符 有效和無效兩個選項。 輸入該字段需要顯示默認(rèn)的信息 在新增字段的下方有一些常用的默認(rèn)值， 可以根 據(jù)需要設(shè)置，如：#getUserUsername 用戶名，則 文件處理時此字段將顯示成設(shè)置的默認(rèn)值。 日期、整數(shù)、浮點

27、、字符，默認(rèn)為字符型 是否將該字段作為查詢字段， 如果設(shè)置成查詢字 段，則在公文處理查詢報表中的查詢 欄中顯示這個字段。 字典彈出多選、頁面簽章簽字、文本輸入、字典 縱向多選、字典橫向多選、取在線用戶、字典縱 向單選、字典橫向單選、主送抄送、意見欄、簽 章欄、字典選擇等。 不同的字段類型將支持不同的輸入方式， 選擇不 同的字類型在輸入方式下拉菜單中將只顯示支 持的輸入方式。 如果字段的輸入方式為意見欄或簽章欄， 將提供 按時間或領(lǐng)導(dǎo)排序進行顯示模式的自定義； 如果 輸入方式為字典選擇， 則需要指定引用哪一個表 單字典項。 輸入該字段的補充說明內(nèi)容 否 4 默認(rèn)值 字符 否 5 6 數(shù)據(jù)類型 查

28、詢字段 字符 字符 是 否 7 輸入方式 字符 否 8 顯示方式 字符 否 9 描述 字符 否 注意： 當(dāng)表單基礎(chǔ)信息創(chuàng)建成功后，會自動產(chǎn)生：文件標(biāo)題、文件編號、提交人、提交日期、 主題詞、擬稿部門、緊急程度等默認(rèn)系統(tǒng)字段。 增加字段時請認(rèn)真閱讀“字段定義規(guī)則” ，如果不是按此規(guī)則增加的字段在擬稿時可能出 現(xiàn)報錯現(xiàn)象。 5.2.2.2 修改字段 點擊字段信息列表中操作欄的修改圖標(biāo) ，進入修改界面，如下圖： 可以修改字段名稱、數(shù)據(jù)類型、輸入方式、顯示方式等。 注意： 如果修改了字段名稱，則需要手動在表單設(shè)計中修改輸入框的名稱，系統(tǒng)不會自動更改。 5.2.2.3 刪除字段 點擊字段信息列表中操作欄

29、的修改圖標(biāo) ，可以刪除此字段。 注意： 如果此表單已在應(yīng)用，并產(chǎn)生了一些流程文件，則需要慎用字段刪除操作。如果流程文 件中已經(jīng)在此字段中產(chǎn)生了數(shù)據(jù)，則刪除此字段將引起數(shù)據(jù)的不完整，導(dǎo)致瀏覽以前的流程 文件會報錯,因此不要輕易刪除字段。 5.2.2.4 字段輸入方式說明 字段輸入方式說明 輸入方式 注意： 輸入方式為“頁面簽章簽字、簽章欄、意見欄、單人意見欄”時，點擬稿時進入的表單 界面這幾個字段是不能直接輸入相關(guān)內(nèi)容的，只有表單暫存后才能填寫這幾個類型的字段的 值。文件流轉(zhuǎn)過程中經(jīng)辦人如果設(shè)置字段可寫則都可以填寫相關(guān)內(nèi)容。 輸入方式選擇為“頁面簽章簽字”將調(diào)用金格的網(wǎng)頁手寫的控件，設(shè)置這個字段

30、， 就會在處理文件界面出如圖效果。 點擊“打開簽 章”就可以用鼠標(biāo)手寫簽名。設(shè)置“頁面簽章簽字”需要購買第三方控件才能使用。 輸入方式選擇為“簽章欄” ，則在處理文件的界面將出現(xiàn)如下圖效果： 點擊【簽章】系統(tǒng)將彈開新窗口顯示當(dāng)前用戶設(shè)置的簽名圖片，如下圖：輸入正確的密碼點擊【確認(rèn)】后，就會將簽名簽署到審批表單。 輸入方式選擇為“字典縱向多選”或“字典橫向多選”時擬稿時就會出現(xiàn)復(fù)選項，如下圖：字典橫向多選字典縱向多選 輸入方式選擇為“字典縱向單選”或“字典橫向單選”時字典縱向單選字典橫向單選 輸入方式選擇為“樹形字典單選”時，擬稿時，點【選擇】將以彈出窗口的方式顯示字典項，如下圖： 輸入方式選擇

31、為“字典選擇”時，審批表單中的界面為 輸入方式選擇為“主送和抄送”，設(shè)置了這個字段，用戶處理文件的表單上輸入框旁邊出現(xiàn)文字“選擇”，這樣就可以選擇到系統(tǒng)用戶。 輸入方式選擇為“意見欄”，則處理界面則會出現(xiàn)意見欄，如下圖用戶可以選擇快捷意見進行簽署操作，若需要簽署其他意見，則需要點擊【處理意見】進行簽署。點擊【處理意見】將彈開新窗口，在新窗口的處理意見中輸入更多的意見。 輸入方式選擇為“取在線用戶”時，審批表單中此字段將取得當(dāng)前登錄用戶的姓名顯示在表單輸入框中，如下圖： 輸入方式選擇為“單人意見欄”，則用戶可以選擇快捷意見進行簽署操作。也可以直接在輸入框中輸入意見。單人意見只限于單人用戶簽署意見

32、的情況，如果此字段可能會多個人簽署意見，輸入方式請選擇“意見欄”。5.2.3. 表單設(shè)計在表單設(shè)置詳細(xì)信息頁面，點擊【表單設(shè)計】按鈕，進入在線設(shè)計表單樣式的頁面。系統(tǒng)將根據(jù)表單的字段信息，默認(rèn)形成一個表單的格式。右擊鼠標(biāo)，可以通過在線表單設(shè)計器中的單元格編輯、行編輯、列編輯或刪除屬性工具，對表格的格式進行調(diào)整。修改完成后，點擊【保存】按鈕，保存格式并返回表單詳細(xì)信息頁面。5.2.3.1 特殊功能說明 第一次增加表單時增加的字段可以加載到表單設(shè)計界面，第二次增加的字段需要手工加到頁面中才可使用。手工增加的方法為：拷貝一個輸入框到字段需要放置的位置，選中此輸入框“右鍵”“單行文本屬性”在“名稱”輸

33、入字段的名稱即可。字段名稱可以從表單設(shè)計界面上方的字段參考下拉列表中，選擇字段，此字段便會自動拷貝到右邊的輸入框中，用戶可以從這里快速拷貝文字以方便更改輸入框的名稱。 如果需要附件名直接顯示到審批表單中，在設(shè)計表單時只需要在界面上輸入附件欄即可。（括號為中文全角大括號）打印表單中如果需要打印附件名也采用同樣方式設(shè)置即可。不用增加一個專門的字段，只需要在表單設(shè)計中增加“附件欄”即可。設(shè)置完成后，在擬稿界面，增加的附件后附件名就會直接顯示到表單中，如下圖： 需要將某個節(jié)點的處理人的姓名按次序在表單中顯示出來，可以按以下方式設(shè)置，使用短字段或者長字段，類型為字符串，輸入方式為文本，在字段定義的描述中

34、定義如下： “!節(jié)點處理人|XX節(jié)點名稱?！比缦聢D：此字段可以在全程定義為只讀節(jié)點，只在要取數(shù)據(jù)的這個節(jié)點設(shè)置成可寫。"!節(jié)點處理人|"為固定的，后面跟上取節(jié)點處理人的所在節(jié)點的名稱這樣在表單中將顯示此節(jié)點所有處理人的名字，如下圖： 如果字段為“列表字段”則在表單設(shè)計里要注意。比如：在表單設(shè)計中，有一些費用報銷、設(shè)備領(lǐng)用等，是涉及到多行多列的列表型字段。如下圖：這些字段可以采用列表字段來完成，大家在對表單模板進行編輯時，請注意，如附件的模板，對字段及格式編排的時候，方法為：1、 增加4個列表字段：始發(fā)地、到達(dá)地、交通工具、票價。2、 在圖所示的紅色字體的文字，是為了方便你理

35、解，你在設(shè)計時需要將文字描述，修改成輸入文本框的名稱對表單HMTL的表單設(shè)計中，如需要多行，就可以拷貝一行表格，然后修改輸入文本框的name名稱，在這個字段后面增加數(shù)字序號就可以了。3、 上圖所示的紅色字體的文字，是為了方便你理解，你在設(shè)計時需要將文字描述，修改 成輸入文本框的名稱 4、 列表字段的設(shè)計原理是，在表單設(shè)置時字段只需要設(shè)計始發(fā)地、到達(dá)地、交通工具、 票價 4 個字段，系統(tǒng)會自動形成列表|始發(fā)地，這樣的格式。然后你需要幾行，就在 這個字段后面增加數(shù)字序號就可以了。如列表|始發(fā)地|1，列表|始發(fā)地|2，列表|始 發(fā)地|3 注意： 1、這里的豎線是半角狀態(tài)下的，只有設(shè)置打印模板時，豎線

36、才是全角狀態(tài)下的。 2、列表字段的輸入框不能設(shè)計成 textarea 框，設(shè)計成 textarea 框則表單中的數(shù)據(jù)將不 能保存。 3、如果需要將現(xiàn)有設(shè)計的模板樣式清除，加載默認(rèn)的模板樣式，點【清除表單模板】即 可。 5.2.4. 打印模板設(shè)計 打印模板設(shè)計 模板 打印格式是指結(jié)合企業(yè)管理的應(yīng)用需求，有些流程辦結(jié)后，需要將審批的意見及領(lǐng)導(dǎo)簽 名，以 WORD 文檔格式對審批表單進行打印，便于存檔管理。表單的頁面打印往往不能滿足客 戶打印排版的要求，因此便需要通過 WORD 套打來實現(xiàn)，使得文件打印出來的樣式很符合企業(yè) 的需要。 新建表單后系統(tǒng)將按默認(rèn)的樣式自動生成一個打印模板，如果用戶不修改此

37、模板的樣式 則用戶點擊【W(wǎng)ORD 套打】出來文檔樣式就是默認(rèn)的樣式。 具體設(shè)置方法為：新建一個 WORD 文件進行 WORD 打印模板的設(shè)計，另存成 HTML，然后選 擇相應(yīng)的表單，在表單詳情頁的下方上傳 WORD 打印模板即可，如下圖。 按企業(yè)的表單顯示樣式編輯 WORD,在需要顯示字段的位置輸入字段名 （括號為中文全 角狀態(tài)大括號）這樣的格式，打印表單是以“ ”來對字段的打印位置進行定位。這樣用 戶在點 WORD 打印時就會自動將表單中相應(yīng)的字段中的數(shù)值讀取出來并顯示在 WORD 中，如下 圖。 溫馨提示： 1. 字段名 ，括號為中文全角狀態(tài)大括號 2. 模板文件一定要存成 html 的格

38、式。 3. 如果字段為列表字段打印模板字段設(shè)置的格式為“ 列表字段名1，注意“” ” 也是在中文全角的方式。但是字段名后面的數(shù)字不只能在英文半角的狀態(tài)下輸入。 （在表單設(shè)計中列表字段最多可增加 50 行） 4. 如果打印預(yù)覽時沒有顯示字段的值仍顯示“ 字段名 ”這樣的格式，請用網(wǎng)頁編輯 器打開打印表單，查看源代碼，保證源代碼中“ 字段名 ”字符在一起，中間不能 有其他代碼隔開。 5. 如果字段輸入方式為“頁面簽章簽字”而 WORD 打印中又需要設(shè)置此字段按比例顯 示圖片，那么可以這樣設(shè)置。如果表單中設(shè)置的頁面簽章的尺寸為 800×300，則在 打印模板中設(shè)置的應(yīng)該為“ 字段名8003

39、00，如果在打印中需要按比例縮小， ” 則需要在按縮小的比例計算打印模板中的值，比如要縮小到 30，那么打印模板中 應(yīng)該這樣設(shè)置“ 字段名24090，打印模板的設(shè)置時系統(tǒng)初始化時就應(yīng)該做的 ” 工作，需要培訓(xùn)系統(tǒng)管理員學(xué)習(xí)這方面的應(yīng)用能力。 5.2.5. 文件編號規(guī)則設(shè)置 文件編號規(guī)則設(shè)置 組織單位通過 OA 協(xié)同平臺進行流程的審批處理后，從步驟的處理方式、編號的操作模式 等，都可以進行優(yōu)化。利用系統(tǒng)自動編號功能，可以替代傳統(tǒng)的手工編號，避免出現(xiàn)重號、 空號、漏號等現(xiàn)象。 文件編號是根據(jù)不同審批表單的要求，形成符合組織單位管理需求的編號規(guī)則。 舉例： 如發(fā)文號，一般編號規(guī)則為“發(fā)文字發(fā)文年發(fā)文

40、號” ，如“司字20061 號” 。在建立 發(fā)文擬稿單時，就可以創(chuàng)建“發(fā)文字”和“發(fā)文年”的字段。 進入文件編號設(shè)置時，將編號條件設(shè)為“發(fā)文字,發(fā)文年” ，編號格式設(shè)為“發(fā)文字 發(fā)文年文件編號” ，這樣當(dāng)通過發(fā)文擬稿單進行文件流轉(zhuǎn)時，系統(tǒng)將根據(jù)用戶選 擇的發(fā)文字和發(fā)文年的值，來自動生成文件編號。 假設(shè)流程 A 使用表單 A，流程 B 使用表單 B，如果表單 A 和表單 B 使用同一套文件編號規(guī) 則，并且文件編號名稱相同，那么流程 A 和 B 的文件將產(chǎn)連續(xù)編號，如流程 A 文件上次 的編號為“司字20061 號” ，此刻流程 B 擬稿時他的編號將為“司字20062 號” 在表單設(shè)置詳細(xì)信息頁面

41、，點擊【文件編號】按鈕，進入文件編號的設(shè)置頁面： 不自動：不會自動生成文件編號，需要在文件審批過中手動按【取新號】按鈕，手動生成編號。擬稿自動獲得：點擊流程表單時就自動生成一個編號。如果文件編號格式中有些字段是需要通過表單中的某些字段的值來獲得的，那么便不能使用這個編號規(guī)則。結(jié)束自動獲得：公文流轉(zhuǎn)完后系統(tǒng)將根據(jù)文件編號規(guī)則產(chǎn)生文件編號，用戶查看流轉(zhuǎn)結(jié)束的文件時就能在表單中查看到文件編號的值。編號條件可以根據(jù)情況來設(shè)定，如“擬稿部門”或“系統(tǒng)年”,擬稿部門的公文號在【系統(tǒng)管理】 【部門管理】中維護，如下圖：注意： 并不是表單中所有的字段都可以在文件編號中設(shè)置的，除了系統(tǒng)參考字段和表單參考字 段外

42、，其他字段均不能設(shè)置在文件編號格式當(dāng)中。表單參考字段是指：短字段且輸入方式為 文本輸入的字段。 模板管理 5.2.6. 根據(jù)組織單位的行文及相關(guān)管理規(guī)范，將常用的正文模板、紅頭模板進行設(shè)置，將鼠標(biāo) 點擊在模板中需要顯示表單字段的位置，點擊 WORD 中的插入>書簽 ，如下圖： 輸入書簽名，點【添加】按鈕即可，書簽名和表單中的字段名稱須一致才能正確顯示這 個字段的值。 在模板中要顯示正文內(nèi)容，則只需要在書簽名中輸入“正文”兩個字即可。如果正文編 輯采用的是第三方的控件 iweboffice，則書簽名應(yīng)該輸入“zhengwen” 。 編輯好正文或紅頭模板后再在表單詳情頁上傳模板即可。 上傳模板 點擊【瀏覽】按鈕，選擇已經(jīng)建立的正文模板、紅頭模板文檔，再點擊【上傳】按鈕。 溫馨提醒： 如果正文模板中不包括文件紅頭，可以將紅頭模板獨立管理，