行政部崗位職務(wù)說明書(共8頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上辦公室主任職務(wù)說明書山西波爾2011第 號崗位名稱辦公室主任崗位編號所在部門行政部崗位定員1直接上級總經(jīng)理工資等級直接下級行政文員行政秘書司機薪酬類型所轄人員崗位分析日期本職：負(fù)責(zé)組織公司行政后勤的服務(wù)工作, 負(fù)責(zé)為公司管理層提供決策支持，保證公司內(nèi)部管理體系的完整和平穩(wěn)運行；進行公司形象推廣、公關(guān)和公司企業(yè)文化建設(shè)；負(fù)責(zé)后勤支持工作 。職責(zé)與工作任務(wù)：職責(zé)一職責(zé)表述：負(fù)責(zé)為公司管理層提供支持，并負(fù)責(zé)跟蹤落實總經(jīng)理和總經(jīng)理辦公會的決議。  工作任務(wù)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略，參于制定公司的各種規(guī)章制度。根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略，組織制定本部門的規(guī)章制度。負(fù)

2、責(zé)組織和安排管理層會議，提供會議紀(jì)錄與整理服務(wù)。 通報會議決議，并跟蹤會議決議的實施情況。 協(xié)助總經(jīng)理的工作，提供決策支持。職責(zé)二職責(zé)表述： 負(fù)責(zé)指導(dǎo)前臺接待工作工作任務(wù)前臺員工的儀容儀表。前臺員工的禮貌用語。前臺員工的待人接物情況。前臺員工電話接聽，郵件收發(fā),資料、傳真的接收情況。前臺衛(wèi)生干凈整潔情況.職責(zé)三職責(zé)表述：負(fù)責(zé)指導(dǎo)辦公用品的購買、登記、發(fā)放。工作任務(wù)月初公司所有部門辦公用品的預(yù)算登計情況。（每月5號之前公司所有部門上報各部門的辦公用品的預(yù)算使用情況，特殊需要特殊對待。）嚴(yán)格執(zhí)行辦公用品的領(lǐng)用、登記和發(fā)放制度，監(jiān)控辦公用品的使用情況，肚絕浪費。樹立成本意識，嚴(yán)格

3、控制采購成本，降底營運成本、人力成本和損耗；監(jiān)督檢查不必要的人為的浪費現(xiàn)象。 職責(zé)四職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司行政事務(wù)的監(jiān)督管理工作工作任務(wù)負(fù)責(zé)公司的資產(chǎn)管理，與財務(wù)銜接，建立固定資產(chǎn)帳目，監(jiān)督管理使用情況。確保資產(chǎn)能合理使用，發(fā)揮最大的作用。建立資材盤點制度和報損制度，對廢舊物品提出處置意見，報總經(jīng)理和財務(wù)審核后處理，防止公司財產(chǎn)流失；對公司設(shè)備進行管理維修工作，及時與物業(yè)聯(lián)系，保證公司能正常運作；負(fù)責(zé)公司的安全保障工作，下班時要負(fù)責(zé)關(guān)好門窗、關(guān)掉所有電源、鎖好門。負(fù)責(zé)公司水、電的合理使用及節(jié)約措施。 負(fù)責(zé)公司內(nèi)的復(fù)印、傳真、打印等工作。負(fù)責(zé)公司的公務(wù)用車管理，進行科學(xué)合理的調(diào)度。負(fù)責(zé)公司

4、檔案和資料的收集、管理、查閱或借閱。負(fù)責(zé)對公司內(nèi)電腦、網(wǎng)絡(luò)的管理、維修和升級。負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查每天的衛(wèi)生值日情況，為公司員工營造一個干凈舒適的辦公環(huán)境。職責(zé)五職責(zé)表述：指導(dǎo)審核公司員工考勤管理工作和工資、電話費的編制發(fā)放工作。工作任務(wù)監(jiān)督檢查新員工的指紋錄入情況。監(jiān)督審核公司與各地市項目部每月的考勤上報及真實性。（每月5日前公司所屬部門把考勤上報公司行政部，否則對部門及各地市項目負(fù)責(zé)人處以20-50元罰款）每月5日和12日必須把當(dāng)月的電話費及工資報表上報總經(jīng)理審批，保證15日發(fā)放。當(dāng)月公司員工出差審請單的發(fā)放、登計和回收的監(jiān)督工作。職責(zé)六職責(zé)表述：負(fù)責(zé)保證公司內(nèi)部管理體系的完整和平穩(wěn)運行工作任務(wù)負(fù)

5、責(zé)制定和完善公司內(nèi)部的管理體系和各項管理制度。負(fù)責(zé)督促管理制度的有效執(zhí)行，負(fù)責(zé)評估和監(jiān)督公司內(nèi)部管理的規(guī)范性和有效性職。職責(zé)七職責(zé)表述：部門內(nèi)部管理工作工作任務(wù)制訂、修訂辦公室的工作程序和工作制度，并監(jiān)控實施負(fù)責(zé)公司辦公室隊伍建設(shè)，選拔、配備、評價下屬人員。責(zé)控制部門預(yù)算，降低部門管理費用。負(fù)責(zé)指導(dǎo)屬下員工制定階段工作計劃，并督促執(zhí)行。工作任務(wù)職責(zé)表述：標(biāo)書的完成按時完成領(lǐng)導(dǎo)交給的標(biāo)書編寫、排版、打印、裝訂工作。職責(zé)八職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司形象推廣、公關(guān)活動 及企業(yè)文化建設(shè)工作任務(wù)負(fù)責(zé)公司形象設(shè)計和推廣實施。 負(fù)責(zé)組織公司的來訪接待工作。負(fù)責(zé)組織并協(xié)調(diào)公司的公關(guān)危機處理。負(fù)責(zé)公

6、司網(wǎng)站的建設(shè)與更新。建立員工與管理層的溝通渠道，吸引員工關(guān)心公司事務(wù)并參與管理。組織公司內(nèi)部信息發(fā)布。負(fù)責(zé)組織公司內(nèi)部員工活動。職責(zé)九職責(zé)表述：完成總經(jīng)理交付的其它任務(wù)權(quán)力：對總經(jīng)理辦公會議和總經(jīng)理決議執(zhí)行情況的監(jiān)督權(quán)。有權(quán)督促各部門按要求完成公司下達(dá)的任務(wù)。有權(quán)檢查督促對總經(jīng)理安排貫徹執(zhí)行情況。調(diào)整公司管理制度的建議權(quán)，統(tǒng)籌制定公司規(guī)章制度的建議權(quán)。對出差事務(wù)的審核權(quán)。有權(quán)向公司各部門索取和詢問必要的資料和情況。有權(quán)催促各部門做好文件的整理歸檔工作。對各部門的安全保衛(wèi)、防火、衛(wèi)生整潔的檢查監(jiān)督權(quán)權(quán)限內(nèi)的財務(wù)審批權(quán)。有權(quán)對辦公用品、用具的使用標(biāo)準(zhǔn)進行審批、檢查。對各部門的安全隱患有限期整改權(quán)。

7、對公司所有設(shè)備和固定資產(chǎn)的管理權(quán)。對公司員工思想的解惑、勸導(dǎo)權(quán)。有對直接下級人員調(diào)配、獎懲的建議權(quán)，任免的提名權(quán)和考核評價權(quán)。對所屬下級的工作有監(jiān)督、檢查權(quán)，所屬下級的工作爭議有裁決權(quán)。工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系總經(jīng)理、公司各部門外部協(xié)調(diào)關(guān)系上級部門和兄弟單位、新聞媒體、辦公用品供應(yīng)商、消防部門等考核指標(biāo)：總經(jīng)理交辦任務(wù)完成情況，固定資產(chǎn)狀況、制度建設(shè)完善性、重要任務(wù)完成情況、費用控制情況、下屬行為管理、關(guān)鍵人員流失率等。公司環(huán)境衛(wèi)生狀況、公司安全事故發(fā)生次數(shù)。部門合作滿意度及員工滿意度、后勤支持投訴率、領(lǐng)導(dǎo)能力、判斷與決策能力、人際能力、溝通能力、影響力、計劃與執(zhí)行能力、專業(yè)知識及技能辦公室

8、文員崗位說明書崗位名稱文員崗位編號所在部門辦公室崗位定員2直接上級辦公室主任工資等級直接下級薪酬類型所轄人員崗位分析日期本職：負(fù)責(zé)文印工作，文印、傳真設(shè)備的維護保養(yǎng)，辦理電函、郵件收發(fā)、傳遞等事項，辦理報刊收發(fā)，接待來訪賓客等工作。職責(zé)與工作任務(wù)：職責(zé)一職責(zé)表述：協(xié)助制定部門工作規(guī)劃及相關(guān)工作工作任務(wù)協(xié)助辦公室主任制定本部門的工作規(guī)劃財務(wù)狀況，負(fù)責(zé)公司辦公環(huán)境的控制及辦公區(qū)衛(wèi)生的檢查工作，負(fù)責(zé)公司的出車記錄及出差審請單的監(jiān)督填寫、發(fā)放和回收工作。負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的衛(wèi)生清潔工作。職責(zé)二職責(zé)表述：做好來賓接待、登記；來電接聽、登記。工作任務(wù)做好來賓、來訪登記，及時向來賓要訪問的部門和人員通報情況，

9、做好接待準(zhǔn)備。禮貌接待未預(yù)約的來賓、來訪人員，妥善安排客人落座、喝茶，迅速了解來訪人員的基本情況和來訪目的，聯(lián)系有關(guān)人員接待；重要客人來訪要迅速向領(lǐng)導(dǎo)匯報。熱情轉(zhuǎn)接電話，接聽電話語言文明禮貌，語氣溫和，回答問題清楚；電話記錄要整潔有序，便于查詢；及時將信息向有關(guān)人員傳達(dá)，接到重要電話立即匯報；對不清楚的事情、不該回答的問題不作隨意性答復(fù)，如有疑問及時匯報，自覺維護公司聲譽。完成本職工作月度、季度工作計劃和工作小結(jié)，年度工作總結(jié)。職責(zé)三職責(zé)表述：辦公用品的購買、登記、發(fā)放工作任務(wù)月初公司所有部門辦公用品的預(yù)算登計情況。（每月5號之前公司所有部門上報各部門的辦公用品的預(yù)算使用情況，特殊需要特殊對待

10、。嚴(yán)格執(zhí)行辦公用品的領(lǐng)用、登記和發(fā)放制度，監(jiān)控辦公用品的使用情況，肚絕浪費。樹立成本意識，監(jiān)督檢查不必要的人為的浪費現(xiàn)象。職責(zé)四職責(zé)表述：公司員工考勤管理工作工作任務(wù)每月5日前要把公司員工的考勤記錄上報人力資源部，并督促各地市項目部5日前上報考勤記錄。監(jiān)督管理公司的考勤制度及員工的考勤情況，對弄虛作假者以處罰。職責(zé)五職責(zé)表述：辦理公司傳真件、信件、郵件的收發(fā)、登記、送達(dá)、郵寄、清退事宜。辦理公司傳真件、信件、郵件的收發(fā)、登記、送達(dá)、郵寄、清退事宜。職責(zé)六職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司檔案和資料的收集、管理、查閱或借閱及公司固定資產(chǎn)的管理工作任務(wù)嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度。公司所有的合同（包括施工合同、框架合

11、同、采購合同、銷售合同），必須交由辦公室統(tǒng)一進行登記；已簽訂的合同必須及時交辦公室統(tǒng)一管理。固定資產(chǎn)的清查盤點每季度進行一次。負(fù)責(zé)出具盤點方法及盤點表。負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的統(tǒng)計和清查等工作。負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)進行編號，統(tǒng)一貼標(biāo)簽，注明編號、使用部門、使用人/管理人、購置日期等。職責(zé)七職責(zé)表述：標(biāo)書的完成工作任務(wù)按時完成領(lǐng)導(dǎo)交給的標(biāo)書編寫、排版、打印、裝訂工作。職責(zé)八職責(zé)表述：完成總經(jīng)理及辦公室交付的其他工作任務(wù)權(quán)力：對不符合公司制度的行為有檢查批評的權(quán)力。對各部門上報的“辦公用品審請單”有審核的權(quán)力。公司衛(wèi)生的檢查權(quán)。外部來訪人員的接待權(quán)。公司檔案和資料的使用監(jiān)督權(quán)。員工考勤管理工作監(jiān)督權(quán)。公司考勤機、

12、復(fù)印機、打印機的管理維護權(quán)。工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系公司其他部門考核指標(biāo)：重要任務(wù)完成情況，公司各類文件的收發(fā)、傳遞、登記、整理、歸檔，外來人員的接待工作；會議記錄和文字材料的整理；辦公用品的計劃、購買、發(fā)放、管理；公司車輛的管理；公司辦公區(qū)固定資產(chǎn)的管理工作；完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。考勤、服從安排、遵守制度判斷與決策能力、人際能力、溝通能力、計劃與執(zhí)行能力、專業(yè)知識技能備注辦公室秘書崗位說明書崗位名稱文秘崗位編號所在部門辦公室崗位定員1直接上級辦公室主任工資等級直接下級薪酬類型所轄人員崗位分析日期本職：協(xié)助總經(jīng)理完成日常性的工作職責(zé)與工作任務(wù)：協(xié)助總經(jīng)理完成日常事務(wù)性工作職責(zé)一職責(zé)表述：協(xié)

13、助領(lǐng)導(dǎo)合理安全每天的日常安排及每天的工作計劃工作任務(wù)負(fù)責(zé)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草及打印公司相關(guān)文件或函電。負(fù)責(zé)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排各類會議、準(zhǔn)備資料、做會議記錄以及做好會議接待等工作。負(fù)責(zé)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)日常接待及函電文件的處理。負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室文件資料和檔案的整理、歸檔和管理工作。負(fù)責(zé)監(jiān)督企業(yè)內(nèi)各部門落實各項制度或決議的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)接聽電話、妥當(dāng)應(yīng)答，如有必要，做好電話記錄；協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司來賓的接待工作；協(xié)助辦公文員完成交給的標(biāo)書的編寫、排版、打印、裝訂工作。負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的衛(wèi)生清潔工作。職責(zé)二職責(zé)表述：完成總經(jīng)理和辦公室交給的其它任務(wù)。工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系公司其他部門外部協(xié)調(diào)關(guān)系總經(jīng)理工作交叉的相關(guān)

14、部門個人素質(zhì)良好的組織溝通協(xié)調(diào)能力；工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心，條理性強；責(zé)任心強，勇于承擔(dān)挑戰(zhàn)性的工作；具有開拓精神和團隊精神?？己酥笜?biāo)：工作細(xì)致認(rèn)真程度，寫作能力，組織勾通能力，責(zé)任心及心理承受能力。備注辦公室司機說明書崗位名稱司機崗位編號所在部門辦公室崗位定員2直接上級辦公室主任工資等級直接下級薪酬類型所轄人員崗位分析日期本職：在辦公室領(lǐng)導(dǎo)下，完成本職工作。職責(zé)與工作任務(wù)：服從辦公室調(diào)動，做好出車過程中的服務(wù)。職責(zé)一職責(zé)表述：做好出車前的準(zhǔn)備工作，出車中的安全工作及出車后的保養(yǎng)工作工作任務(wù)自覺遵守國家的交通法規(guī)和公司的車輛管理規(guī)定。杜絕無證開車、酒后開車、開快車、亂闖紅燈以及隨意停放車輛等違

15、章行為。保證行車安全和車輛安全。 熟悉道路交通情況，做到既快捷又節(jié)約地完成各項交通任務(wù)。服從領(lǐng)導(dǎo)安排，憑派車單執(zhí)行任務(wù)，緊急情況可先出車后補單。用車完畢后，請相關(guān)使用人及時在車輛行駛記錄表中確認(rèn)。 開車時集中精神，確保人身和車輛安全。開文明車，文明服務(wù)。 愛護車輛，保持車容整潔，性能完好；堅持每天保持車輛的清潔，每周清洗，每月檢修一次，確保車輛具有良好的運行狀態(tài)。 除外勤及休息外，不做與工作臺無關(guān)的事，隨時接受出車任務(wù)。 做好車載證件、物品、工具及車輛的防盜工作。 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不擅自外借、濫用和公車私用。 車輛必須停在指定的車場，如亂停亂放，造成車輛劃傷、損壞、被盜責(zé)任由司機承擔(dān)。 及時辦理車輛養(yǎng)路費、保險費、營運費的交繳和年審、辦證、換證工作。 堅持安全教育和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，努力提高駕駛和維修保養(yǎng)技能。 車輛故障及進送至指定維修單位維修，及時取車，把好修理驗收關(guān)，努力節(jié)約上班時，如不出車，應(yīng)在辦公室待命。職責(zé)二職責(zé)表述：完成總經(jīng)理及辦公室交付的其他工作任務(wù)權(quán)力： 對用車員工要求其出示派車單的權(quán)力，對因緊急用車要求使用人在事后補辦手續(xù)。對用車員工