博士德軟件操作指南-A

1、4 設(shè)備操作規(guī)程編號(hào)：CTA/QF-02-002版本：A-2009 修改碼：1序 號(hào)1、軟件簡(jiǎn)介博士德銷售軟件是一款集銷售、客退、客戶、賬款、成本分析、統(tǒng)計(jì)為一體的綜合管理軟件，操作簡(jiǎn)單，界面清晰。在汽配行業(yè)進(jìn)、銷、存管理中很受歡迎。2、使用目的我公司使用博士德銷售軟件的目的是：用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理模式管理客戶信息、提高發(fā)貨效率、準(zhǔn)確管理產(chǎn)品出入庫(kù)、詳細(xì)記錄產(chǎn)品銷售明細(xì)、簡(jiǎn)單方便查詢與顧客有關(guān)的信息、降低各作業(yè)環(huán)節(jié)勞動(dòng)強(qiáng)度。3、使用范圍我公司目前使用的博士德軟件4.7版本僅限于產(chǎn)品銷售過(guò)程、庫(kù)存管理部分。暫不涉及財(cái)務(wù)管理。共配備三個(gè)站點(diǎn)：銷售前臺(tái)、成品庫(kù)（含退貨庫(kù)）、經(jīng)理查詢。按使用權(quán)限設(shè)定可訪

2、問(wèn)模塊。使用熟練后可根據(jù)需要增加站點(diǎn)。4、術(shù)語(yǔ)和定義本軟件使用過(guò)程涉及下列術(shù)語(yǔ)和定義：4.1倉(cāng)庫(kù)定義1） 成品庫(kù)：合格產(chǎn)品存放區(qū)。生產(chǎn)完成后的產(chǎn)品、其它確認(rèn)合格產(chǎn)品統(tǒng)一入成品庫(kù)。2） 退貨庫(kù)：顧客退回產(chǎn)品存放區(qū)。顧客退回的產(chǎn)品統(tǒng)一入到退貨庫(kù)。3） 整修庫(kù)：顧客退回產(chǎn)品經(jīng)整修合格可以進(jìn)行二次銷售產(chǎn)品存放區(qū)。4） 待發(fā)庫(kù)：已經(jīng)收到顧客訂單但尚未確認(rèn)可以發(fā)貨時(shí)產(chǎn)品臨時(shí)存放區(qū)。5） 樣品庫(kù)：北京營(yíng)銷部樣品存放區(qū)。4.2產(chǎn)品分類1）CT102: C代表CTA品牌；T代表配套產(chǎn)品；102代表產(chǎn)品目錄上的產(chǎn)品編號(hào)。2）CJ103：C代表CTA品牌；J代表配件產(chǎn)品；103代表產(chǎn)品目錄上的產(chǎn)品編號(hào)。3）ST10

3、4: S代表SEC品牌；T代表配套產(chǎn)品；104代表產(chǎn)品目錄上的產(chǎn)品編號(hào)。4）SJ105: S代表SEC品牌；J代表配件產(chǎn)品；105代表產(chǎn)品目錄上的產(chǎn)品編號(hào)。5）CTT2508B-CZHJ-01: C代表CTA品牌；T代表配套產(chǎn)品；T代表特殊要求；2508B-CZHJ-01代表特殊產(chǎn)品型號(hào)。每一個(gè)顧客特殊要求產(chǎn)品將對(duì)應(yīng)形成一個(gè)唯一的產(chǎn)品型號(hào)。6）STT2512B: S代表SEC品牌；T代表配套產(chǎn)品；T代表特殊要求；2512B代表特殊產(chǎn)品型號(hào)。每一個(gè)顧客特殊要求產(chǎn)品將對(duì)應(yīng)形成一個(gè)唯一的產(chǎn)品型號(hào)。7) CTZ229: C代表CTA品牌；T代表配套產(chǎn)品；Z代表整理產(chǎn)品；229代表產(chǎn)品目錄上的產(chǎn)品編號(hào)。

4、8）CJZ108: C代表CTA品牌；J代表配件產(chǎn)品；Z代表整理產(chǎn)品；108代表產(chǎn)品目錄上的產(chǎn)品編號(hào)。9）STZ229: S代表SEC品牌；T代表配套產(chǎn)品；Z代表整理產(chǎn)品；229代表產(chǎn)品目錄上的產(chǎn)品編號(hào)。10) SJZ108: S代表SEC品牌；J代表配件產(chǎn)品；Z代表整理產(chǎn)品；108代表產(chǎn)品目錄上的產(chǎn)品編號(hào)。4.3單據(jù)分類1）銷售清單：為顧客提供所供產(chǎn)品、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額證明的單據(jù)。此單據(jù)由銷售前臺(tái)業(yè)務(wù)員開(kāi)具。2）銷退清單：為顧客提供退貨產(chǎn)品、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額證明的單據(jù)。已經(jīng)正式開(kāi)具銷售清單后發(fā)生的所有退貨應(yīng)開(kāi)具此單據(jù)（含單據(jù)開(kāi)錯(cuò)）。此單據(jù)由銷售前臺(tái)業(yè)務(wù)員開(kāi)具。3）入庫(kù)單：生產(chǎn)完成

5、后的合格產(chǎn)品交成品庫(kù)時(shí)、成品庫(kù)為交驗(yàn)部門或人員提供的產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量、交驗(yàn)人的證明單據(jù)。此單據(jù)由成品庫(kù)工作人員開(kāi)具。4）采退清單：生產(chǎn)完成后已經(jīng)入成品庫(kù)的產(chǎn)品且已經(jīng)正式開(kāi)具入庫(kù)單，發(fā)現(xiàn)入庫(kù)型號(hào)、數(shù)量等信息有誤或確實(shí)需要從成品庫(kù)退回生產(chǎn)部時(shí)開(kāi)具的單據(jù)。采購(gòu)指向生產(chǎn)部采購(gòu)，生產(chǎn)部模擬為銷售部的一個(gè)供應(yīng)商。此單據(jù)由成品庫(kù)工作人員開(kāi)具。5）出庫(kù)單：內(nèi)部使用單據(jù)，庫(kù)存產(chǎn)品需出庫(kù)時(shí)證明產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量、金額、發(fā)貨倉(cāng)庫(kù)、經(jīng)辦人信息單據(jù)。此單據(jù)僅限于退貨庫(kù)向生產(chǎn)部發(fā)放退貨整修品時(shí)使用，由退貨庫(kù)工作人員開(kāi)具。4.4客戶信息：4.4.1客戶類別1）CJB：C-代表CTA品牌，J-代表配件產(chǎn)品的代理商，B-代表北京營(yíng)銷

6、部。2）CJH：C-代表CTA品牌，J-代表配件產(chǎn)品的代理商，H-代表河北廠部。3）CTB：C-代表CTA品牌，T-代表配套產(chǎn)品的電機(jī)廠，B-代表北京營(yíng)銷部。4）CTH：C-代表CTA品牌，T-代表配套產(chǎn)品的電機(jī)廠，H-代表河北廠部。5）SJ：S-代表SEC品牌，J-代表配件產(chǎn)品的代理商。6）ST: S-代表SEC品牌，T-代表配套產(chǎn)品的電機(jī)廠。7）SL：S-代表SEC品牌，L-代表配件產(chǎn)品的零售商。8）DZKY：DZKY-代表呆帳客戶。9）BF：BF-代表報(bào)廢。此客戶用于退貨整修報(bào)廢、成品非正常報(bào)廢時(shí)出庫(kù)。10）ZFHY：代表北京中紡恒遠(yuǎn)汽車電器有限公司。ZFHY-01代表公司的技術(shù)科研，Z

7、FHY-02代表公司的北京營(yíng)銷部。4.4.2客戶編碼：CJBCYB：代表CTA品牌，J-代表配件產(chǎn)品的代理商，B-代表北京營(yíng)銷部；C-代表客戶名稱姓氏的首字母，YB-代表客戶名的首字母。（即：陳玉彪）其它客戶類別的客戶編碼依次類推。4.5供應(yīng)商信息：1）XCSC：XC代表星辰廠，SC代表生產(chǎn)部。2）XCJG：XC代表星辰廠，JG代表成品再次加工。3）XCDZ: XC代表星辰廠，DZ代表配件與配套產(chǎn)品內(nèi)部調(diào)轉(zhuǎn)。5、操作流程簡(jiǎn)介1）產(chǎn)品銷售接到顧客訂單后，首先由銷售部業(yè)務(wù)員填寫訂貨計(jì)劃，填寫完整后交成品庫(kù)工作人員查貨；成品庫(kù)工作人員按訂貨計(jì)劃記錄的產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量、特殊要求在博士德軟件中查詢庫(kù)存狀況

8、，將查詢結(jié)果填寫在訂貨計(jì)劃中（軟件使用初期要驗(yàn)證庫(kù)存數(shù)量是否與軟件記錄的數(shù)量一致），同時(shí)將庫(kù)存有貨部分在博士德軟件中從成品庫(kù)調(diào)撥到待發(fā)庫(kù)，庫(kù)存沒(méi)有的型號(hào)轉(zhuǎn)交物控計(jì)劃部安排生產(chǎn)。待生產(chǎn)完成后將產(chǎn)品先入到成品庫(kù)，再?gòu)某善穾?kù)調(diào)撥到待發(fā)庫(kù)，產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程控制及信息傳遞與原流程相同；前臺(tái)業(yè)務(wù)員接到訂單需求產(chǎn)品完成入庫(kù)信息后正式開(kāi)具銷售清單，銷售清單應(yīng)從待發(fā)庫(kù)出貨。銷售清單打印完畢按要求將各聯(lián)轉(zhuǎn)交相應(yīng)人員。注意與原工作流程不同的是從成品庫(kù)調(diào)撥到待發(fā)庫(kù)只是從博士德軟件中虛擬調(diào)撥，不再移動(dòng)產(chǎn)品。軟件使用初期，成品庫(kù)5天應(yīng)核對(duì)博士德軟件記錄的成品庫(kù)存和待發(fā)庫(kù)存數(shù)量總和是否與實(shí)際數(shù)量一致。2）銷售退貨 已經(jīng)開(kāi)具正式

9、銷售清單后因各種原因顧客需要退貨時(shí)（含銷售清單開(kāi)錯(cuò)），銷售部業(yè)務(wù)員應(yīng)用博士德軟件開(kāi)具銷退清單，銷售清單開(kāi)錯(cuò)產(chǎn)品退回成品庫(kù)并在備注欄說(shuō)明，顧客已使用產(chǎn)品退回退貨庫(kù)。銷退清單打印完畢按要求將各聯(lián)轉(zhuǎn)交相應(yīng)人員。 注：經(jīng)我廠退貨工作人員驗(yàn)收及營(yíng)銷部負(fù)責(zé)人確定，廠部核查產(chǎn)品數(shù)量、金額與客戶方有出誤時(shí)，增加一配件為“差價(jià)”，沖減雙方相差金額。3）產(chǎn)品入庫(kù)產(chǎn)品生產(chǎn)確認(rèn)合格后生產(chǎn)部將產(chǎn)品移交成品庫(kù)并辦理成品入庫(kù)手續(xù)，入庫(kù)流程與原工作流程相同。成品庫(kù)工作人員為交驗(yàn)人員用博士德軟件開(kāi)具入庫(kù)單。入庫(kù)單打印完畢按要求將各聯(lián)轉(zhuǎn)交相應(yīng)人員。此單應(yīng)由經(jīng)辦人員簽字。4） 入庫(kù)后退庫(kù)成品庫(kù)工作人員已正式開(kāi)具入庫(kù)單后發(fā)現(xiàn)單據(jù)開(kāi)錯(cuò)

10、或生產(chǎn)部確需將已入庫(kù)產(chǎn)品退回的，成品庫(kù)工作人員要開(kāi)具采退清單辦理出庫(kù)手續(xù)。采退清單打印完畢按要求將各聯(lián)交相應(yīng)人員。此單應(yīng)由經(jīng)辦人員簽字。5） 退貨整修出庫(kù)退貨需要整修時(shí)，退貨庫(kù)工作人員用博士德軟件開(kāi)具出庫(kù)單，出庫(kù)單打印完畢按要求將各聯(lián)交相應(yīng)人員。此單應(yīng)由經(jīng)辦人員簽字。6）整修產(chǎn)品入庫(kù)生產(chǎn)部整修完成確認(rèn)合格的產(chǎn)品與成品庫(kù)辦理入庫(kù)手續(xù)，成品庫(kù)入庫(kù)時(shí)將整修產(chǎn)品入到整修庫(kù)。入庫(kù)單打印完畢按要求將各聯(lián)交相應(yīng)人員。此單應(yīng)由經(jīng)辦人員簽字。7）產(chǎn)品報(bào)廢退貨整修報(bào)廢：退貨整修過(guò)程中出現(xiàn)報(bào)廢數(shù)量時(shí)，由退貨庫(kù)工作人員用博士德軟件開(kāi)具出庫(kù)單，出庫(kù)單應(yīng)在退貨庫(kù)出庫(kù)，出庫(kù)單備注欄應(yīng)注明報(bào)廢原因。出庫(kù)單打印完畢按要求將各聯(lián)

11、交相應(yīng)人員。此單應(yīng)有經(jīng)辦人和授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽字。其它報(bào)廢：產(chǎn)品已入成品庫(kù)，出現(xiàn)非正常情況不能銷售時(shí)，由相關(guān)工作人員開(kāi)具出庫(kù)單，出庫(kù)單應(yīng)在成品庫(kù)出庫(kù)，出庫(kù)單備注欄應(yīng)注明報(bào)廢原因。出庫(kù)單打印完畢按要求將各聯(lián)交相應(yīng)人員。此單應(yīng)有經(jīng)辦人和授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽字。6、操作軟件要求6.1涉及特殊要求產(chǎn)品：要求成品庫(kù)、營(yíng)銷部、退貨庫(kù)、銷售開(kāi)單各站點(diǎn)工作人員均要統(tǒng)一使用顧客特殊要求產(chǎn)品質(zhì)量計(jì)劃匯編中的特殊要求產(chǎn)品編號(hào)。6.2客戶收款后應(yīng)及時(shí)錄入，星辰原則上日清日結(jié)，最多不超過(guò)2天。CTA與客戶對(duì)賬以北京營(yíng)銷部和財(cái)務(wù)記賬為準(zhǔn)，財(cái)務(wù)與北京營(yíng)銷部約定定期上報(bào)客戶匯款信息，及時(shí)錄入。每月月底可統(tǒng)一對(duì)賬。6.3打印銷售清單沒(méi)有固定用途

12、聯(lián)，現(xiàn)統(tǒng)一口徑：一聯(lián)（白色）存根、二聯(lián)（粉色）顧客、三聯(lián)（米黃色）財(cái)務(wù)。以后紙顏色可能會(huì)發(fā)生變化，但各聯(lián)用途不變。6.4在執(zhí)行該軟件中“結(jié)算”“調(diào)撥”或其它對(duì)應(yīng)命令前，可以反復(fù)進(jìn)行保存、打開(kāi)、編輯、預(yù)覽、打印等各項(xiàng)操作，一定要仔細(xì)確認(rèn)單據(jù)的正確性，只有執(zhí)行了“結(jié)算”或其它對(duì)應(yīng)命令的單據(jù)才會(huì)正式被確認(rèn)。7、特殊情況處理方案7.1即是客戶又是供應(yīng)商類財(cái)務(wù)記賬。（無(wú)錫新高）解決方案：購(gòu)買客戶的材料由財(cái)務(wù)人員作收款，并注明沖減材料款。7.2北京營(yíng)銷部直接發(fā)貨到客戶的樣品或小批量產(chǎn)品。解決方案：北京營(yíng)銷部月底提供發(fā)貨明細(xì)，由河北廠營(yíng)銷部補(bǔ)充單據(jù)。增加一個(gè)“樣品”，北京營(yíng)銷部樣品不再直接作銷售單，由開(kāi)具銷

13、售單操作員直接從河北成品庫(kù)調(diào)撥到“樣品庫(kù)”。待北京營(yíng)銷部提供明細(xì)后，補(bǔ)開(kāi)客戶銷售清單。8、數(shù)據(jù)備份1）前臺(tái)業(yè)務(wù)員和成品庫(kù)工作人員每天工作完畢應(yīng)對(duì)當(dāng)天發(fā)生的數(shù)據(jù)備份。2）公司文件管理人員每月應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)計(jì)算機(jī)進(jìn)行備份。9、軟件維護(hù)1）公司指定孫晶晶管理博士德銷售軟件，工作人員只允許進(jìn)行正常操作，不準(zhǔn)隨意設(shè)置、更改數(shù)據(jù)庫(kù)信息。工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或故障時(shí)及時(shí)通知孫晶晶處理，不允許越權(quán)操作。2）安裝博士德軟件的計(jì)算機(jī)只允許授權(quán)人操作，未經(jīng)允許任何人不得操作軟件。3）為確保公司商業(yè)機(jī)密不受侵害，安裝數(shù)據(jù)庫(kù)的計(jì)算機(jī)嚴(yán)禁上網(wǎng)。10、特別提醒1）工作人員在產(chǎn)品出入庫(kù)時(shí)一定要在確定的倉(cāng)庫(kù)中辦理出入庫(kù)手續(xù)。2）目前銷售

14、清單有兩種格式，即CTA、SEC，打印清單時(shí)應(yīng)切換到對(duì)應(yīng)的品牌單據(jù)，預(yù)覽確認(rèn)無(wú)誤后打印。3）各站點(diǎn)工作人員應(yīng)及時(shí)將發(fā)生的數(shù)據(jù)信息錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，做到日清日結(jié)，否則將影響正常工作。4）軟件運(yùn)行后采取計(jì)算機(jī)與手工帳同時(shí)并行的方式工作，月底驗(yàn)證軟件操作準(zhǔn)確性。確認(rèn)無(wú)誤經(jīng)批準(zhǔn)后方可正式運(yùn)行。11、解釋與執(zhí)行1）本軟件自2009年7月1日正式運(yùn)行使用。2）原有退貨信息及數(shù)據(jù)未錄入軟件管理。3）財(cái)務(wù)記賬、收款按原有模式進(jìn)行。軟件記錄暫僅供參考。4）軟件操作由孫晶晶負(fù)責(zé)指導(dǎo)，運(yùn)行程序由高占國(guó)負(fù)責(zé)解釋。備注：站點(diǎn)及項(xiàng)目管理信息：加密狗號(hào)：60390323001站點(diǎn)主機(jī) ：(銷售部)1.進(jìn)貨管理 入庫(kù)單、入庫(kù)

15、查詢、采購(gòu)?fù)素泦?、采?gòu)?fù)素洸樵?.庫(kù)存管理 庫(kù)存商品查詢、出入庫(kù)匯總表、盤點(diǎn)單、盤點(diǎn)查詢、內(nèi)部調(diào)撥單、內(nèi)部調(diào)撥查詢、調(diào)價(jià)單、調(diào)價(jià)查詢3.銷售管理銷售清單、銷售查詢、銷售退回單、退回查詢4.往來(lái)帳管理應(yīng)收帳款總帳查詢、應(yīng)收帳款明細(xì)帳查詢、收款、應(yīng)收帳款發(fā)生錄入、預(yù)收款結(jié)算站點(diǎn)標(biāo)識(shí)號(hào)102：（庫(kù)房）1.進(jìn)貨管理入庫(kù)單、入庫(kù)查詢、采購(gòu)?fù)素泦?、采?gòu)?fù)素洸樵?.庫(kù)存管理庫(kù)存商品查詢、出庫(kù)單、出庫(kù)查詢、出入庫(kù)匯總表、盤點(diǎn)單、盤點(diǎn)查詢、內(nèi)部調(diào)撥單、內(nèi)部調(diào)撥查詢、調(diào)價(jià)單、調(diào)價(jià)查詢3.銷售管理銷售清單、銷售查詢、銷售退回單、退回查詢站點(diǎn)標(biāo)識(shí)號(hào)103：（經(jīng)理）1.進(jìn)貨管理 入庫(kù)單、入庫(kù)查詢、采購(gòu)?fù)素泦巍⒉少?gòu)?fù)素洸樵?.庫(kù)存管理 庫(kù)存商品查詢、出入庫(kù)匯總表、盤點(diǎn)