淺談基于信息系統(tǒng)的“存貨管理”

1、淺談基于信息系統(tǒng)的“存貨管理”    在企業(yè)的日常管理中，特別是對(duì)于制造企業(yè)，企業(yè)通過(guò)存貨的不斷變化產(chǎn)生的增值來(lái)達(dá)到自身的增值，因而存貨管理上一個(gè)優(yōu)秀的解決方案將會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益。采用信息系統(tǒng)進(jìn)行存貨管理時(shí)，可以充分發(fā)揮計(jì)算自動(dòng)化和流程固化的優(yōu)越性。此處討論的存貨管理更多是從細(xì)化日常管理的角度，利用ERP等信息系統(tǒng)對(duì)存貨進(jìn)行管理，以便企業(yè)的各類(lèi)存貨能夠得到更加準(zhǔn)確的核算和賬務(wù)管理。存貨的數(shù)量管理存貨的管理實(shí)踐中，實(shí)現(xiàn)需要做到的是數(shù)量的管理，要能夠分清不同的貨品的數(shù)量變化情況。在存貨的數(shù)量管理中也會(huì)涉及到配合其他管理方式而采取的對(duì)存貨的細(xì)化管理，

2、例如針對(duì)工程項(xiàng)目的工程物資方式管理、針對(duì)GMP等的批次管理，這些都是對(duì)存貨管理的細(xì)化。存貨的數(shù)量管理也就是通常所說(shuō)的基本物流管理，最基本的是能夠?qū)}(cāng)庫(kù)出入庫(kù)賬務(wù)的清楚記錄，以便產(chǎn)生相應(yīng)的報(bào)表，例如庫(kù)存月報(bào)表、庫(kù)存日?qǐng)?bào)表、庫(kù)存收發(fā)臺(tái)帳等。在實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)以后，倉(cāng)庫(kù)保管員將不再需要編制繁瑣的報(bào)表，只需要每天將相關(guān)的入庫(kù)和出庫(kù)記錄清楚，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生需要的報(bào)表。在基本的數(shù)量管理基礎(chǔ)上，配合倉(cāng)庫(kù)實(shí)物的管理等方面，對(duì)于倉(cāng)庫(kù)的存貨按照不同的庫(kù)位或者批次進(jìn)行記錄。庫(kù)位可以看做是大的倉(cāng)庫(kù)中的一個(gè)小倉(cāng)庫(kù)，關(guān)于倉(cāng)庫(kù)和庫(kù)位在各類(lèi)管理系統(tǒng)中的叫法也存在一定的差異，如果了解了其中的原理，采用什么叫法都能夠很好的理解。

3、針對(duì)一些物料還可以采用不同的批次來(lái)加以區(qū)別，例如有些辦公用品的品牌不同但是采用相同的物料編碼，這個(gè)時(shí)候就可以采用批次來(lái)區(qū)分具體品牌，從而能夠區(qū)分出各部門(mén)領(lǐng)用的實(shí)際應(yīng)承擔(dān)費(fèi)用。在信息系統(tǒng)中，倉(cāng)庫(kù)更多的是一種邏輯倉(cāng)庫(kù)，而不一定需要是一個(gè)實(shí)體倉(cāng)庫(kù)。可以從兩方面來(lái)說(shuō)明這個(gè)問(wèn)題，一方面，可以將一個(gè)實(shí)體倉(cāng)庫(kù)存放地點(diǎn)作為系統(tǒng)中的一個(gè)倉(cāng)庫(kù)，也可以將倉(cāng)庫(kù)中的某一塊區(qū)域作為一個(gè)倉(cāng)庫(kù)，或者將多個(gè)實(shí)體倉(cāng)庫(kù)作為系統(tǒng)中的一個(gè)倉(cāng)庫(kù)，也就是說(shuō)可以結(jié)合庫(kù)位管理來(lái)分割不同的倉(cāng)庫(kù)，理論上甚至可以挑選幾個(gè)倉(cāng)庫(kù)中的幾個(gè)區(qū)域來(lái)作為系統(tǒng)中的一個(gè)倉(cāng)庫(kù)，之所以這樣說(shuō)是因?yàn)閭}(cāng)庫(kù)在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄更多的是從賬務(wù)處理的角度來(lái)進(jìn)行區(qū)分，在實(shí)際的企業(yè)管理

4、過(guò)程中還需要考慮保管職責(zé)的因素；另外一方面，系統(tǒng)中的有些倉(cāng)庫(kù)是為了系統(tǒng)處理的方便而設(shè)置，例如委托加工倉(cāng)庫(kù)、待檢庫(kù)等。考慮生產(chǎn)計(jì)劃的計(jì)算的需要，在信息系統(tǒng)中往往會(huì)將庫(kù)存分割為有效庫(kù)存和無(wú)效庫(kù)存。所謂有效庫(kù)存是指該部分庫(kù)存可以為計(jì)劃所用，是屬于正常的產(chǎn)品或者材料；所謂無(wú)效庫(kù)存是指該部分庫(kù)存不可以為計(jì)劃所用，一般是一些廢品、計(jì)劃外的材料等等。存貨的金額管理存貨除了數(shù)量上的管理，還存在著金額上的管理，也就是通常所說(shuō)的存貨核算或者成本核算，存貨在財(cái)務(wù)的資產(chǎn)負(fù)債表中是作為一項(xiàng)重要的資產(chǎn)進(jìn)行列示的。存貨在每次的入庫(kù)和出庫(kù)過(guò)程中都會(huì)伴隨著相應(yīng)的金額的變化，在基于本位幣核算的情況下，存貨的金額記錄主要是標(biāo)準(zhǔn)成本

5、的記錄和實(shí)際成本的記錄。對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)成本，一般來(lái)說(shuō)是一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的成本，在一定周期，例如一年，變動(dòng)一次，該成本由于其相對(duì)穩(wěn)定性往往可以起到對(duì)比的作用，是一種管理控制使用的手段。標(biāo)準(zhǔn)成本的核算一般是依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的材料定額和工時(shí)定額等，結(jié)合材料的市場(chǎng)公允價(jià)進(jìn)行核算出來(lái)的。對(duì)于實(shí)際成本，是指實(shí)際生產(chǎn)過(guò)程中發(fā)生的成本；對(duì)于采購(gòu)的材料，是實(shí)際的購(gòu)買(mǎi)價(jià)；而對(duì)于自制件，是實(shí)際領(lǐng)用的材料成本再加上應(yīng)分配的工資和制造費(fèi)用等計(jì)算得出的。采購(gòu)材料的實(shí)際成本是直接按照購(gòu)入的成本來(lái)進(jìn)行核算的，主要考慮的是在系統(tǒng)中處理運(yùn)費(fèi)等費(fèi)用時(shí)如何處理，例如手續(xù)費(fèi)、郵寄費(fèi)等，這部分費(fèi)用有時(shí)是隨貨物的發(fā)票一起到，有時(shí)是批量針對(duì)幾批材料一起匯總開(kāi)

6、的，需要根據(jù)具體情況確定在系統(tǒng)中如何處理，如果是同步到達(dá)，可以直接匯總后同收貨單進(jìn)行核算，如果是稍后到達(dá)，可能前面的收貨單已經(jīng)被前面的發(fā)票結(jié)清，這個(gè)時(shí)候就需要確定是否通過(guò)下批材料進(jìn)行核算，在軟件支持的情況下，也可以將這部分費(fèi)用直接歸集到存貨金額中，但是此種方式下需要特別關(guān)注流程控制，避免管理漏洞。在對(duì)費(fèi)用類(lèi)發(fā)票處理時(shí)還需要注意的是稅率的不同，在中國(guó)大陸地區(qū)，勞務(wù)費(fèi)的稅率同普通的材料的稅率是不同的。自制件的實(shí)際成本核算的計(jì)算方法主要可以分為分步法和分批次兩種方式，而簡(jiǎn)單的品種法可以看做是單批次單步驟的核算方式，這樣更容易理解。在分步法的實(shí)際操作過(guò)程中，又有逐步結(jié)轉(zhuǎn)分步法和平行結(jié)轉(zhuǎn)分步法兩種方式。

7、在自制件的核算過(guò)程中，首先需要確定的是核算對(duì)象，其次是半成品的核算，再次是對(duì)于廢品和副產(chǎn)品的核算。在信息系統(tǒng)上線(xiàn)的過(guò)程中，重點(diǎn)的是確定核算的原則，其他的一些工作都是交由系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行管理和控制，例如產(chǎn)品領(lǐng)用的材料系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)定額領(lǐng)料單進(jìn)行歸集，而計(jì)算過(guò)程更是簡(jiǎn)便。在實(shí)際的核算過(guò)程中，還會(huì)存在分批核算的情況，例如價(jià)格波動(dòng)導(dǎo)致各批的成本差異較大，每批加工條件不同導(dǎo)致成本差異較大等，分批核算在一些工程安裝類(lèi)型的企業(yè)應(yīng)用較為廣泛，這類(lèi)企業(yè)往往每個(gè)產(chǎn)品都是根據(jù)企業(yè)要求定制，實(shí)際成本各不相同，而且是按照各工程項(xiàng)目進(jìn)行損益核算的。理論上，企業(yè)的存貨都需要進(jìn)行核算，且在財(cái)務(wù)賬面上反應(yīng)，但是實(shí)際業(yè)務(wù)中仍然需要有一

8、部分存貨的管理不需要通過(guò)財(cái)務(wù)賬進(jìn)行反應(yīng)，另外有一部分是在信息系統(tǒng)上線(xiàn)后不再需要通過(guò)財(cái)務(wù)賬進(jìn)行反應(yīng)以后也可以進(jìn)行很好的管理，例如暫存需要退回的一些材料、借用的材料等。存貨核算時(shí)還需要注意的是財(cái)務(wù)總賬中各子科目同存貨管理中的各類(lèi)物資的對(duì)應(yīng)關(guān)系，這也是財(cái)務(wù)總賬和庫(kù)存明細(xì)賬對(duì)賬的一個(gè)重要依據(jù)。在信息系統(tǒng)上線(xiàn)過(guò)程中需要建立起存貨財(cái)務(wù)科目對(duì)賬表，明確對(duì)應(yīng)關(guān)系，作為存貨金額變化時(shí)的記賬依據(jù)。存貨管理的控制職能在實(shí)際的信息系統(tǒng)管理中，倉(cāng)庫(kù)的管理往往擔(dān)當(dāng)著一定的材料定額控制者的角色。企業(yè)的定額控制對(duì)企業(yè)的材料損耗情況有著舉足輕重的地位，曾經(jīng)有一個(gè)企業(yè)在搬遷時(shí)發(fā)現(xiàn)車(chē)間后面的池塘全是丟棄的零件，原來(lái)工人為了逃避工廢

9、引起的考核而直接將不合格的零件丟棄，因?yàn)闆](méi)有很好的定額控制手段，該問(wèn)題沒(méi)有被公司的管理者們及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決。在信息系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，倉(cāng)庫(kù)保管員嚴(yán)格按照系統(tǒng)中提交的通知單來(lái)進(jìn)行收貨和發(fā)貨，配合前面的通知單定額的控制，這樣就可以達(dá)到定額管理控制的目的。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，開(kāi)生產(chǎn)領(lǐng)料通知單時(shí)，系統(tǒng)嚴(yán)格按照物料清單中的定額，只允許在不高于物料清單規(guī)定的數(shù)量要求的情況下開(kāi)領(lǐng)料通知單，超出部分必須開(kāi)超額領(lǐng)料通知單，而超額領(lǐng)料通知單必須經(jīng)過(guò)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行審批。針對(duì)定額控制這個(gè)問(wèn)題，在信息系統(tǒng)實(shí)施后可以通過(guò)以下的邏輯來(lái)具體實(shí)現(xiàn)：（1）嚴(yán)格控制標(biāo)準(zhǔn)BOM的管理，特別是更改流程，該部分更多的是從制度上來(lái)保障；（2）通過(guò)生產(chǎn)

10、訂單中的數(shù)量和標(biāo)準(zhǔn)的BOM確定生產(chǎn)訂單的物料清單，也就是該生產(chǎn)訂單可以且需要領(lǐng)用的材料情況；（3）開(kāi)生產(chǎn)領(lǐng)料通知單嚴(yán)格依照生產(chǎn)訂單，并且系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)生產(chǎn)訂單的可領(lǐng)用數(shù)量進(jìn)行扣減；（4）對(duì)于超額部分必須根據(jù)生產(chǎn)訂單開(kāi)超額領(lǐng)料通知單，超額領(lǐng)料通知單必須經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的審核才能到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用；（5）倉(cāng)庫(kù)嚴(yán)格按照通知單的數(shù)量進(jìn)行發(fā)料；（6）定期對(duì)生產(chǎn)訂單進(jìn)行盤(pán)查，針對(duì)拖期的生產(chǎn)訂單進(jìn)行核查；（7）定期對(duì)生產(chǎn)訂單的用料情況進(jìn)行分析，特別是超額用料情況。通過(guò)以上這種方式可以有效的控制物料領(lǐng)用的定額管理，如果企業(yè)對(duì)車(chē)間作業(yè)流程進(jìn)行了管理，也就是說(shuō)細(xì)化到工序進(jìn)行了管理，可以結(jié)合計(jì)件工資考核和工序流轉(zhuǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)更加嚴(yán)密的控制。通過(guò)系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行這方面的管理，可以減少管理過(guò)程中的一些人情因素。在實(shí)際的存貨管理過(guò)程中，利用信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，可以得出更為準(zhǔn)確的積壓物資的管理，同時(shí)可以利用信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)先進(jìn)先出的管理控制，在一般的信息系統(tǒng)中都可以實(shí)現(xiàn)此類(lèi)控制。后記在信息系統(tǒng)的