人事檔案信息在人力資源管理的應(yīng)用

1、人事檔案信息在人力資源管理的應(yīng)用摘要：人事檔案信息在人力資源管理中起著舉足輕重的作用。它為每個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)等單位進(jìn)行新生公招、工資薪酬、職業(yè)年金的測算、職稱晉升評聘、干部選拔任免管理、退休職工的養(yǎng)老退休金發(fā)放等重大事項(xiàng)時(shí)提供不可缺的重要依據(jù)和參考。它是人力資源管理的重要基石，也為做好人事管理工作做堅(jiān)實(shí)支撐。關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案材料；人事檔案信息；醫(yī)院；人力資源部；應(yīng)用人事檔案管理的程序是檔案材料的收集、整理、鑒定、保管、分類、編目、裝訂等7個(gè)環(huán)節(jié)。我們每個(gè)人在生命旅途中，都一直會與人事檔案打交道，人事檔案不僅是記載每個(gè)人的生命軌跡，見證自己的成長歷史，記錄人生節(jié)點(diǎn)每一次成功與勝利，一直到

2、退休，乃至生命終結(jié)；它又是醫(yī)院人事管理工作的完整記錄，是人力資源管理過程中取之不盡、用之不竭的寶貴資源。所以，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息管理，規(guī)范醫(yī)院人事檔案信息管理行為，使之更好地為醫(yī)院人力資源管理工作服務(wù)，但目前醫(yī)療單位人事檔案信息管理還存在居多的問題。一、人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的現(xiàn)狀和存在的問題1.人力資源管理的范圍。人力資源管理包括干部選拔任免管理、工資薪酬福利管理、職稱評聘管理、人事檔案管理等四大塊。其中，干部選拔任免管理又包括干部轉(zhuǎn)崗、提干、任免、后備人才儲備等管理；工資薪酬福利管理包括工資、職業(yè)年金、養(yǎng)老退休金等測算的管理；職稱評聘包括崗位異動、新生招聘、初中高等職稱評聘等管

3、理。前面這三大塊管理都是以人事檔案信息為基礎(chǔ)，尤如人力資源管理好比一棟高樓大夏，人事檔案信息就是這大廈的基石，如果離開了這“基石”，這大廈就是空中樓閣、海市蜃樓，無從談起、也無法建成。2.人事檔案信息的來源。眾所周知，人事檔案在人力資源管理中享有信息之源、萬物之首的譽(yù)稱，可見它在人力資源管理的地位是何等的重要。但是目前在醫(yī)院的人事檔案管理中存在著這樣或者那樣的問題，需要不斷的提高和改進(jìn)。那么什么是人事檔案材料呢？人事檔案信息又來自哪里呢？下面我們來一一介紹。人事檔案材料包括干部履歷表、自傳、鑒定考核考察審計(jì)等材料、學(xué)歷學(xué)位專業(yè)技術(shù)職稱評聘材料、審查工作中形成的材料、黨團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料

4、、表彰獎勵材料、執(zhí)紀(jì)執(zhí)法部門形成的涉及個(gè)人材料、工資薪酬福利待遇等材料（其中又包括工資異動、招錄、聘用、調(diào)動、軍轉(zhuǎn)、任免、辭職、辭退、退休、出國（境）材料、參加會議的代表登記表等材料、合同類材料等）、其他可供參考的材料（包括體檢、證明等材料）等共10大類。人事檔案信息就來自這些最基本的、最原始的10大類材料之中。3.人事檔案材料不及時(shí)歸檔?，F(xiàn)年代公立醫(yī)院業(yè)務(wù)繁忙，人滿為患，醫(yī)務(wù)人員沒有過多的時(shí)間和精力顧及自己的人事檔案材料，思想上也不夠重視，一些基本材料不及時(shí)上交歸檔。認(rèn)為自己只要會看病會診病效益好就行，人事檔案材料這都是人力資源部門的事情，與自己沒有多大關(guān)系。例如，一年一度需要及時(shí)上交歸檔案

5、的年度考核登記表、專業(yè)技術(shù)考核登記表、工資異動審批表等材料，須不知就是這些基本的、原始的材料是自己一年辛苦工作打拼經(jīng)歷的見證者。如果沒有它們的存在，他（她）們的工齡會在退休核算時(shí)減下來的嚴(yán)重后果。例：2017年單位進(jìn)行“人事檔案專項(xiàng)審核”時(shí)，發(fā)現(xiàn)一位中層干部參加工作時(shí)有連續(xù)5年的“停薪留職”經(jīng)歷，可是她的人事檔案里沒有任何材料痕跡能佐證她這段經(jīng)歷的存在，所以，出現(xiàn)她的工齡被減少5年的嚴(yán)重后果。這不僅導(dǎo)致她工資測算減少，還影響到她的職稱晉升評聘?？梢?，人事檔案材料的及時(shí)歸檔可不是空口一說之詞。4.人事檔案信息填寫的隨意性。醫(yī)院還有一部分醫(yī)務(wù)人員對人事檔案材料信息填寫也比較漠然。每次填寫信息表格材

6、料時(shí)隨意填寫、涂改、圈化，不認(rèn)真、不核對，而且填寫的信息前后不一致，這樣很容易造成人事信息不準(zhǔn)確、不真實(shí)。例：2017年醫(yī)院進(jìn)行“專項(xiàng)審核”時(shí)，發(fā)現(xiàn)很多職工在填寫干部履歷表上的出生年月前后都不一致，陰歷陽歷相互交替出現(xiàn)；參加工作時(shí)間時(shí)而填寫5月、時(shí)而填寫6月、時(shí)而填寫7月，并沒有對照自己的畢業(yè)證上的時(shí)間認(rèn)真核對后再填寫；入黨時(shí)間有的是填寫“支部大會召開通過”的那一天時(shí)間，有的人卻填寫的是支部書記簽字的那天時(shí)間等等。在我們單位職工人事檔案材料里這些關(guān)鍵時(shí)間隨意填寫現(xiàn)象普遍存在。由于自己填寫不認(rèn)真，很隨意，也會給當(dāng)事人造成不可估量的損失。例：2017年單位進(jìn)行“專項(xiàng)審核”時(shí)發(fā)現(xiàn)有位女職工，在她人生

7、第一份歸檔材料中隨意填寫了比她自己當(dāng)時(shí)實(shí)際年齡大四歲的一個(gè)出生年月。當(dāng)時(shí)年幼無知，也未做認(rèn)真核對糾正。盡管后來歸檔的多份材料都是填寫自己的實(shí)際出生年月，更正了這個(gè)“錯(cuò)誤”，但是已經(jīng)于事無補(bǔ)。2017年“專項(xiàng)審核”時(shí)，不巧她又無法提供自己的出生證和原始戶籍材料證明。根據(jù)“專項(xiàng)審核”的程序和相關(guān)文件精神，最后認(rèn)定她“檔案年齡”為第一次歸檔材料上那次她隨意填寫的出生日期。這樣將來她就要比自己實(shí)際年齡提前四年退休，她將為自己不認(rèn)真填寫信息而付出沉痛的代價(jià)。5.人事檔案信息認(rèn)定時(shí)的政策把握不夠準(zhǔn)確。不同時(shí)期、不同年代，人事檔案信息認(rèn)定時(shí)的政策是不同的。就拿工齡認(rèn)定和工齡測算來說吧，不同年代、不同社會背景

8、、當(dāng)事人本身的一些特殊情況等，對工齡認(rèn)定和測算的標(biāo)準(zhǔn)是不一樣的。就舉個(gè)簡單的例子來吧，文件規(guī)定2019年11月18日之前到非公有制就業(yè)的高校畢業(yè)生考錄或者招聘到機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的人員，她（他）們只要與用人單位簽訂勞動合同、與政府人事行政部門人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理了人事代理手續(xù)這兩條就可以認(rèn)定為工齡，其簽訂合同的時(shí)間視為“參加工作時(shí)間”；但是在2019年11月18日之后就不一樣了，除了與用人單位簽訂勞動合同外，還要有參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)和基本醫(yī)療保險(xiǎn)的記錄，其繳費(fèi)年限可以合并計(jì)算為工齡，繳費(fèi)啟動時(shí)間才是她（他）們的“參加工作時(shí)間”。人事檔案信息的準(zhǔn)確性又無時(shí)不刻與工資、獎金、職業(yè)年金、年休假，甚至退休

9、后養(yǎng)老退休金多少的發(fā)放等緊緊相連呢？做各種信息認(rèn)定的檔案管理員如果不把政策吃透、弄懂，或者一知半解的話，很容易給我們的職工帶來嚴(yán)重的后果。例：今年10月我提了在2015年4月就已經(jīng)退休了的老院長檔案，為其辦理養(yǎng)老退休金，到人社廳去審核審批他的人事檔案，其中人社廳審批的同志就把他的工齡核減下來有7.5年之多。原來認(rèn)定他工齡的工作人員未把當(dāng)時(shí)的政策吃透、弄懂，參加工作時(shí)間認(rèn)定錯(cuò)誤，測算后的工齡就沒有那么長。老院長原來認(rèn)為自己的工齡長，職稱級別高，退休后養(yǎng)老金肯定會很高，結(jié)果讓他空歡喜一場。二、人事檔案信息在醫(yī)院人力資源管理中的作用1.能夠提高醫(yī)院人力資源管理效率。人事檔案信息管理工作的有效開展，能

10、夠?yàn)獒t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員提供良好的決策依據(jù)，以此來有效促進(jìn)醫(yī)院人才隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)得以有效提升，從而真正讓醫(yī)院人力資源管理效率得到有效提升。人事檔案信息之中本身就涉及到較多醫(yī)院職工情況，如其思想道德素養(yǎng)、學(xué)歷、業(yè)務(wù)能力等等，這些信息的存在就能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員工作安排提供有效依據(jù)，以此來保障工作任務(wù)分配合理性，從而有效發(fā)揮出每一個(gè)職工的優(yōu)勢，真正讓每一位職工都能夠各得其所、各盡其才，從而最大化提升醫(yī)院人力資源管理效率。2.為人才職稱評定提供依據(jù)。人事檔案信息在醫(yī)院人力資源管理中的應(yīng)用作用還表現(xiàn)為其能夠?yàn)獒t(yī)院人才職稱評定工作提供重要依據(jù)這一點(diǎn)上。人事檔案信息管理工作實(shí)施過程中，自然能夠?qū)⒚總€(gè)職工真實(shí)學(xué)歷有效記錄

11、在案，這能為人力資源管理部門提供鑒定材料，以此來有效保證醫(yī)院人力資源管理職稱評定工作的順利實(shí)施，從而有效促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。3.促進(jìn)人力資源管理制度優(yōu)化。人事檔案信息在醫(yī)院人力資源管理中的應(yīng)用作用除了上述幾點(diǎn)之外，還體現(xiàn)在其能夠促進(jìn)人力資源管理制度優(yōu)化與完善。之所以會如此，是因?yàn)槿肆Y源管理人員在應(yīng)用人事檔案信息的時(shí)候，會基于此來分析醫(yī)院人力資源特征，然后再基于實(shí)際需求制定出相應(yīng)的管理與優(yōu)化制度，這樣自然能夠有效提升整個(gè)醫(yī)院發(fā)展效率與品質(zhì)。除此之外，醫(yī)院人力資源管理過程中，管理人員也可以依賴于人事檔案信息來直接對醫(yī)院人才管理體系進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而最大程度促進(jìn)醫(yī)院人力資源管理工作的順利實(shí)施與開展。三、提升

12、人事檔案信息管理在醫(yī)院人力資源管理水平的策略1.提供準(zhǔn)確、真實(shí)的人事檔案信息。人事檔案信息在人力資源管理中發(fā)揮著非常重要作用，其準(zhǔn)確性、真實(shí)性無不牽動著每一個(gè)職工的每一根神經(jīng)？所以，人事檔案管理員必須遵循“凡提必審、凡轉(zhuǎn)必審、凡進(jìn)必審”、“誰管理、誰把關(guān)、誰考察、誰審核、誰簽字、誰負(fù)責(zé)”為原則，進(jìn)行人事檔案專項(xiàng)審核。信息錄入時(shí)一定以“專項(xiàng)審核”后的信息為基礎(chǔ)，對照每個(gè)職工各種資質(zhì)證書、學(xué)歷學(xué)位、各種任免文件、職稱聘文等再次進(jìn)行核對，確保信息全面、準(zhǔn)確、真實(shí)、安全。2.加強(qiáng)人事檔案信息電子化管理在人力資源中的作用。在社會不斷發(fā)展期間，醫(yī)院發(fā)展規(guī)模也有了明顯擴(kuò)大，并且還因此而延伸出了大量的人事檔案

13、資料，這也加大了人事檔案管理人員工作量、提高了工作要求。這種情況下傳統(tǒng)的管理模式明顯無法滿足新時(shí)代背景下提出的新要求。近幾年電子檔案逐漸興起，但是在各醫(yī)療單位的應(yīng)用還不是十分的廣泛。人事檔案信息電子化管理優(yōu)點(diǎn)是便于信息隨時(shí)閱讀、隨時(shí)提起、隨時(shí)傳遞、隨時(shí)匹配、隨時(shí)打印、隨時(shí)保存，而且查閱快、提起快、保存更方便。它的高效、快捷、方便、安全等是紙質(zhì)檔案無法做到的，它與紙質(zhì)檔案配合，相互補(bǔ)充達(dá)到完美無缺，極大程度上滿足了人力資源管理者的需求。所以，加強(qiáng)人事檔案信息電子化管理是非常有必要的。3.加強(qiáng)人事檔案管理員信息化和檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)。在醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)過程中，既要提高人事檔案管理人員的信

14、息化理論知識和實(shí)際操作能力，又要加強(qiáng)管理人員的人事檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)。針對目前人事檔案管理人員對信息系統(tǒng)、電子設(shè)備、電子表格、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫等操作能力低的情況下，需要開展專項(xiàng)培訓(xùn)活動，幫助檔案員充分了解人事檔案數(shù)據(jù)庫、信息管理系統(tǒng)等操作方法；同時(shí)還要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)，充分掌握人事檔案管理每一個(gè)環(huán)節(jié)要點(diǎn)，做到及時(shí)歸檔、精準(zhǔn)鑒定、保持整潔、分類明確、編目清晰、裝訂整齊。4.完善醫(yī)院人事檔案管理工作制度。完善人事檔案管理工作制度是醫(yī)院人事檔案管理工作順利實(shí)施的基礎(chǔ)與前提，做好這一項(xiàng)工作，一方面不僅能夠直接對醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行約束，另一方面還能有效為人事檔案管理工作人員提供強(qiáng)有力的規(guī)范

15、與指導(dǎo)。為此，醫(yī)院在發(fā)展過程中一定要及時(shí)完善醫(yī)院人力資源管理工作制度，結(jié)合人力資源管理現(xiàn)狀與特征來及時(shí)完善相關(guān)制度體系，如人事檔案資料收集整理制度、人事檔案信息化管理制度、人事檔案歸納細(xì)則等等，這樣檔案管理人員自然能夠結(jié)合相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)來合理展開工作，確保工作的合理性與有效性。在這一過程中需要注意，在制度完善的時(shí)候一定要加強(qiáng)與各個(gè)科室工作人員之間的交流與溝通，認(rèn)真聽取基層醫(yī)護(hù)人員工作意見，然后以此來提升制度完善與合理性。5.確保人事檔案工作內(nèi)容、章程辦法與標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范度。現(xiàn)如今，我國醫(yī)院人事檔案管理工作在實(shí)施過程中依然還是存在著各種各樣不規(guī)范的操作行為，如人事檔案信息資料填充不夠完整、檔案信息

16、隨意改動、格式不夠規(guī)范、更新與補(bǔ)充不夠及時(shí)等等，這種情況下人事檔案信息自然會出現(xiàn)失真、流失等情況。因此，要想及時(shí)優(yōu)化人事檔案管理工作，還需要對人事檔案管理工作內(nèi)容、章程辦法與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范。在工作期間及時(shí)整理完善人事檔案管理工作內(nèi)容，對醫(yī)院內(nèi)部員工相關(guān)人事信息定期進(jìn)行采集，而且在采集的時(shí)候一定要確保資料填寫完整與規(guī)范程度，后期則需要做好補(bǔ)充與優(yōu)化工作，盡可能避免因?yàn)槿藶橐蛩囟l(fā)的管理不當(dāng)?shù)葐栴}。四、結(jié)束語人事檔案信息是一個(gè)人在成長道路上留下一串串“腳印”，是對個(gè)人能力以及綜合素質(zhì)進(jìn)行評判的有力證據(jù)，也是兌現(xiàn)各種福利待遇不可缺少的重要依據(jù)。醫(yī)院既是一個(gè)嚴(yán)肅嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓卜?wù)場所，又是高層次人才聚集如云的地方。做好人事檔案信息管理，既是提高人力資源在醫(yī)院管理中地位的堅(jiān)實(shí)后盾；又是激發(fā)醫(yī)務(wù)人員為患者服務(wù)熱情的催發(fā)劑；更是提升醫(yī)院在社會中美譽(yù)度的護(hù)航標(biāo)，為更好的服務(wù)于臨床醫(yī)務(wù)人員打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。參考文獻(xiàn)：1孫愛平.淺談人事檔案信息在醫(yī)院人力資源管理中的應(yīng)用J.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，20182黃莉.淺談人事檔案信息在醫(yī)院人力資源管理中的應(yīng)用分析J.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，20153李燁.淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的優(yōu)勢與弊端J.蘭臺內(nèi)外，20194薛麗，徐繼承.原始檔案材料在國際關(guān)系史教學(xué)中的地位和作用J.文教資料，20185姚百慧.國際關(guān)系史網(wǎng)絡(luò)檔案文獻(xiàn)資源概要J.歷史教學(xué)(下半月刊)，2018