論高校后勤管理信息化建設(shè)在服務(wù)質(zhì)量和水平上的提升作用_圖文

1、 3.高校后勤信息化是提高工作效率的現(xiàn)代科技手段。實(shí)施高校后勤的信息化管理,便于及時快速地了解各種信息,為宏觀管理和決策提供依據(jù),使管理覆蓋更全面。建好高校后勤系統(tǒng)的一糇套的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),通過這一系統(tǒng)既可以覆蓋整個校園,又集中到一站,包容性大,涵蓋面廣,觸角可以延伸到每個宿舍、教室、學(xué)生,視覺感、現(xiàn)場感真實(shí),信息量大,服務(wù)性強(qiáng),便予教育行政部門廣泛收集信息,為管理提供迅速、快捷的指導(dǎo)和決策依據(jù)。同時。作為后勤服務(wù)對象的現(xiàn)代大學(xué)生.對后勤服務(wù)工作也提出了更高、更多的要求,在高校社區(qū)中學(xué)生會認(rèn)為身份地位發(fā)生了變化,前幾年都還比較服從管理,但現(xiàn)在很多學(xué)生都認(rèn)為這學(xué)校是我選擇考的。學(xué)校的牧入是我交的,

2、今后需要自謀工作等等,認(rèn)為自己是消費(fèi)者應(yīng)當(dāng)受到保護(hù),自己交了錢學(xué)校應(yīng)當(dāng)提供相應(yīng)的優(yōu)質(zhì)服務(wù),淡化了被教育的身份。而且學(xué)生維權(quán)意識不斷增強(qiáng),在衛(wèi)生保潔、日常檢查、安全管理等例行工作中,經(jīng)常與后勤工作人員發(fā)生口角和沖突。高校后勤服務(wù)對象的變化要求后勤管理部門必須做出相應(yīng)的調(diào)整,對學(xué)生提出的各種需要及時收集,迅速處理,及時反饋。只有以心管理,以情操作,以法約束,提高后勤工作的效率與水平才能滿足高校發(fā)展的需要,這些都要通過提高后勤管理信息化的水平與能力才能得以實(shí)現(xiàn)。另外,高校后勤服務(wù)管理信息系統(tǒng)還具有快捷性與便利性等功能。通過這一系統(tǒng),可以傳輸豐富的信息;具有隱蔽性,受眾能暢所欲言,說出心里話,講出實(shí)情

3、,便于監(jiān)管部門了解到真實(shí)情況;具有互動性,在電子信箱、論壇上,可以無所不說、無所不及,互動交流而無所避諱。實(shí)施高校后勤的信息化管理,便于方便快捷地傳遞經(jīng)營者、消費(fèi)者的聲音。有效把握改革動態(tài),暢通交流渠道,使管理能及時到位,從而提高管理效果和服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)能力。二、高校后勤管理信息化建設(shè)亟待解決的幾個問題1.人員素質(zhì)問題。目前,我國高校的后勤隊伍中干部不熟悉企業(yè)管理和工人整體文化素質(zhì)偏低較普遍,技術(shù)、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,年齡結(jié)構(gòu)老化的問題,較低的文化素質(zhì)必然會使管理人員的信息化處理能力受到限制。計算機(jī)的使用無疑使后勤工作走向便捷高效之路,但現(xiàn)在大多高校的后勤管理人員由于文化素質(zhì)的原因,其信息處理能力還

4、處在起步階段,雖然配備了電腦.但多數(shù)只限于日常文字的處理,甚至于不能熟練進(jìn)行文字錄入的工作人員還不少,更不用說使用辦公自動化進(jìn)行信息處理。這樣的管理者和勞動者顯然難以跟上也不愿跟隨信息化發(fā)展的步伐,在這樣的人力資源環(huán)境中,信息化必然發(fā)展緩慢。2.學(xué)生公寓管理信息化的問題?，F(xiàn)在很多高校都在嘗試使用學(xué)生公寓管理系統(tǒng)。但也還有部分高校采取傳統(tǒng)的管理方法。這里包括學(xué)生住宿檔案、公寓人員出入情況,供水電熱情況等。采用傳統(tǒng)的管理手段,哪個學(xué)生住幾號樓,哪間宿舍,都是通過登記造冊的方式進(jìn)行管理的,查找學(xué)生信息煩瑣、不便利。在統(tǒng)計學(xué)生的住宿信息方面,通常需要工作人員逐個房間進(jìn)行統(tǒng)計到紙上,然后再行匯總。經(jīng)過幾

5、遍以后,信息往往由于疏忽和筆誤造成不準(zhǔn)確,給房間的統(tǒng)計與宿舍調(diào)整分配工作帶來困難。而且當(dāng)學(xué)生的信息發(fā)生變化或者宿舍調(diào)整的時候,要花費(fèi)大量的人力和物力將登記表或墻上的住宿信息進(jìn)行更正,重新書寫一遍。每一年學(xué)期末和開學(xué)初,都需要做同樣的重復(fù)工作。為了對學(xué)生的安全負(fù)責(zé)。工作人員需要配合學(xué)校相關(guān)部門進(jìn)行夜間查房,每檢查一次都需要大量的工作人員和很長時間,這不僅要求犧牲個人的休息時間,更重要的是也影響了學(xué)生的正常休息。對大多數(shù)學(xué)生造成了影響。對學(xué)生出入宿舍情況的檢查,僅靠宿舍管理員的記憶和登記是無法準(zhǔn)確有效地查驗,也無法及時進(jìn)行統(tǒng)計。但使用學(xué)生住宿管理系統(tǒng),將會使很多工作變得無比快捷,做到隨時了解,及時

6、掌握并能快速查詢統(tǒng)計;而學(xué)生公寓管理系統(tǒng)對于學(xué)生公寓的管理提供了良好的手段.管理者能夠在任何時候了解到公寓出入人員情況、可以查閱入住人員晚間進(jìn)入公寓的信息、查詢未歸人員信息等。在學(xué)生宿舍水電管理方面。學(xué)生在宿舍內(nèi)超規(guī)定使用電器照成整層或整棟樓斷電時有發(fā)生;學(xué)生使用水電收費(fèi)統(tǒng)計難,使用水電管理系統(tǒng)能很好的解決以上問題。還可以杜絕學(xué)生因亂用電器造成火災(zāi)隱患。信息化管理已成為學(xué)生公寓管理工作中不可缺少的一部分。3.報修方面存在的問題。在一些高校,網(wǎng)絡(luò)化與電腦的配備并沒有改變其工作方法和提高辦事效率。報修可以分為學(xué)生宿舍的報修與教工住房的報修。很多高校還在采用紙面報告,不僅周期長而且容易遺忘,難以統(tǒng)計

7、。一般學(xué)生宿舍維修工作,需要學(xué)生填寫報修單,并將報修單交給樓長或者值班人員拿到維修部,由維修部派維修人員去學(xué)生宿舍樓進(jìn)行維修工作,并讓學(xué)生簽字認(rèn)可。對于教職工的報修。由于涉及高校職工對住房的管理和學(xué)校經(jīng)費(fèi)的監(jiān)督審批,顯得比學(xué)生的報修手續(xù)更為繁瑣冗長。以現(xiàn)在多數(shù)高校后勤管理模式為例.教職工的報修應(yīng)按以下的程序進(jìn)行:教職工到后勤處填寫報修單后勤處轉(zhuǎn)后勤房屋維修中心查看由后勤房屋維修中心作預(yù)算方案交后勤處后勤處預(yù)審105后交審計處(小額的可以自己審批大額交校領(lǐng)導(dǎo)審批審計處理后交回后勤處一后勤處再交后勤房屋維修中心由后勤房屋維修中心安排施工后勤處與其它有關(guān)部門一起進(jìn)行驗收(大額的還要審計參加。一個維修

8、項目從報修到驗收一般要一至兩個月才能完成程序,這些方法不但報修的時間周期長。學(xué)生、教工等的時間長,怨言多,還偶爾會丟失單據(jù)。反饋途徑不暢通,各部門相互推諉及浪費(fèi)人力等。同時由于每次的維修項目均在記錄本上進(jìn)行登記,要對某一個維修人員的工作情況和維修量進(jìn)行統(tǒng)計和評估,就顯的十分煩瑣,需要一項一項的手工去加,不僅速度慢,還容易出現(xiàn)誤統(tǒng)計,對維修人員的工作積極性有所挫傷,也不利于工作的開展和員工之間的團(tuán)結(jié)及與學(xué)生之間的信息溝通。但如果使用網(wǎng)上報修系統(tǒng),受理時限就會極大縮短,各項統(tǒng)計能及時進(jìn)行,使”快捷服務(wù)”真正落到實(shí)處。同時該系統(tǒng)能使職工考核與工資管理系統(tǒng)相互連通?？梢园研枰嗳嘶ù罅繒r間來做的工資分

9、配核算工作在不足1分鐘的時間內(nèi)準(zhǔn)確地完成。對于教職工住房的管理也同樣。如果沒有教職工住房檔案管理系統(tǒng),教職工的住房只能零散登記于表冊當(dāng)中。而教職工的住房調(diào)整時有發(fā)生。對教職工的住房情況難于進(jìn)行查找,更改和統(tǒng)計。對于一些住房條件較差的骨干教師,由于不能掌握其住房情況,直接影響到他們的工作積極性;同時住房補(bǔ)貼的發(fā)放也會面臨極大困難。4.后勤管理部門與對外聯(lián)系方面。按照目前的工作分配方式,各職能部門間的來文去文時間拉得很長,需要擬稿定稿打印簽發(fā)然后是公文的旅行,而如果使用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行工作指令。不僅可以免除大量的工作會議,而且還使后勤各層領(lǐng)導(dǎo)的工作意見方便快捷地傳達(dá)到每一個受令者,節(jié)約了人力、物力并

10、提高工作效率:工作安排系統(tǒng)可使領(lǐng)導(dǎo)足不出戶或身處異地仍然能夠全面掌握各部門的各項工作動態(tài)。如果停留在傳統(tǒng)的書面工作方式就很難節(jié)約成本、提高管理水平和辦事效率。三、提高后勤信息化管理水平的主要方法和途徑高校后勤信息化建設(shè)就是要建成比較完備的信息基礎(chǔ)設(shè)施,實(shí)現(xiàn)信息資源共享和信息技術(shù)在高校后勤服務(wù)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,基本構(gòu)建以適應(yīng)智能化為代表的新型生產(chǎn)力發(fā)展要求的信息網(wǎng)絡(luò)體系。逐步實(shí)現(xiàn)高校后勤保障與教育服務(wù)信息化。目前,高校后勤的信息系統(tǒng)無論從建設(shè)進(jìn)度上還是從利用效益上說都是滯后的,既落后于高校內(nèi)部其它部門的信息系統(tǒng),也落后予社會上的機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位的106信息系統(tǒng)。但根本原因不是來自于技術(shù)、物資、

11、資金,而是后勤自身。因此,在高校后勤信息化的實(shí)施過程中,應(yīng)著力抓好以下幾個方面:一是提高認(rèn)識,創(chuàng)造良好的氛圍和環(huán)境。后勤信息化,觀念要先行。高校后勤管理信息化建設(shè)工作的推進(jìn),首先要求后勤各級領(lǐng)導(dǎo)和全體職工對此項工作的重要性要有充分認(rèn)識。真正認(rèn)識到信息化管理在提高整個后勤管理水平和保障能力中的地位和作用,認(rèn)識到它是現(xiàn)代管理的基礎(chǔ)和”抓手”,是社會發(fā)展的大勢所趨,誰能很好的掌握和運(yùn)用它,誰就能有效地增強(qiáng)自身的優(yōu)勢,而且早采用,早受益。形成領(lǐng)導(dǎo)重視、中層積極、員工參與的良好氛圍,樹立良好的”網(wǎng)絡(luò)觀”、”信息觀”。通過各種后勤媒體(網(wǎng)站、刊物大力宣傳后勤信息化,要開展網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn),開展典型經(jīng)驗交流、

12、現(xiàn)場演示觀摩、網(wǎng)絡(luò)技能大賽、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計和應(yīng)用評比等多種形式的活動.使各級領(lǐng)導(dǎo)和后勤職工都能盡快地了解和接受后勤信息化。在高校后勤系統(tǒng)形成一種氛圍、潮流和時尚。從而為信息化工作的推進(jìn)刨造良好的環(huán)境。二是科學(xué)規(guī)劃,分步實(shí)施。實(shí)施后勤高校后勤服務(wù)管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是推進(jìn)高校后勤社會化改革可持續(xù)發(fā)展的必然之路,是增強(qiáng)后勤核心競爭力和推進(jìn)后勤現(xiàn)代化進(jìn)程的重要內(nèi)容和標(biāo)志,這是一項具有戰(zhàn)略意義的任務(wù)。高校后勤的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)包括豫個方面的內(nèi)容,服務(wù)控制的電子化和管理控制的數(shù)字化。其首要任務(wù)就是做好大系統(tǒng)的整體規(guī)劃,完成以高校后勤的管理和服務(wù)體系為中心的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。形成制度統(tǒng)一、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、信息全面、結(jié)

13、構(gòu)合理的管理和服務(wù)體系。同時,要因地制宜,根據(jù)不同階段的情況、需求選擇重點(diǎn)問題推進(jìn)局部信息化建設(shè),可以將后勤綜合信息化工程分階段實(shí)施,成熟一個,解決一個,在不同階段解決不同的信息化建設(shè)任務(wù)。以點(diǎn)帶面,逐步推進(jìn)信息化建設(shè)工程。三是切實(shí)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。高校后勤管理著全校師生的”食、住、行、水、電、暖”等各個方面,工作涉及十幾個行業(yè)。高校后勤信息化建設(shè)是一項涉及到許多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的大型系統(tǒng)工程。根據(jù)當(dāng)前后勤工作的特點(diǎn),可將整個系統(tǒng)劃分為兩部分,即內(nèi)部管理部分和經(jīng)營服務(wù)部分。內(nèi)部管理部分包含的子系統(tǒng)有:(1文件檔案管理子系統(tǒng)。將有關(guān)的文件檔案進(jìn)行分類存儲,并鐫通過多種途徑查閱。(2人事管理子系統(tǒng)。可對人

14、員的基本情況和變動情況隨時進(jìn)行增、刪、改、查;能根據(jù)指令馬上給出相應(yīng)結(jié)果、做出各種統(tǒng)計報表,為后勤人員的隊伍建設(shè)進(jìn)行輔助決策。(3設(shè)備資產(chǎn)管理子系統(tǒng):對資產(chǎn)的添加、維修、報廢等進(jìn)行管理,并能快速查詢、輸出相應(yīng)清單。(4財務(wù)管理子系統(tǒng):建立各種帳簿,與有關(guān)的經(jīng)營實(shí)體有效地進(jìn)行帳務(wù)核算、工資核算、合同管理、投資管理等。經(jīng)營服務(wù)部分通常包含的子系統(tǒng)有:(1宿舍管理子系統(tǒng):對學(xué)生住宿安排、家具配備、水電使用、衛(wèi)生檢查等情況進(jìn)行管理。(2餐飲管理子系統(tǒng)。:實(shí)行IC卡刷卡就餐,完成相關(guān)查詢、統(tǒng)計及數(shù)據(jù)上報工作。(3水電管理子系統(tǒng)。對各單位及家屬宿舍用電、用水情況及費(fèi)用進(jìn)行管理?；A(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)高校后勤信息化

15、的首要保證,要完善硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè),建立完整的信息共享平臺。以信息化、網(wǎng)絡(luò)化為突破口,提高服務(wù)管理的效率和質(zhì)量,以工作標(biāo)準(zhǔn)化帶動信息化建設(shè),促進(jìn)信息化建設(shè)。四是努力加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)。為了充分發(fā)揮后勤工作信息系統(tǒng)的作用,后勤職工應(yīng)該了解和掌握以下幾種技術(shù)和設(shè)備的功能:文字處理;數(shù)據(jù)處理;圖像處理;信息檢索;網(wǎng)絡(luò)通信等等,只有提高后勤參考文獻(xiàn):管理者的信息化處理能力才能真正發(fā)揮計算機(jī)的優(yōu)勢。高校必須選聘有信息化意識又善于利用信息化技術(shù)的管理人才補(bǔ)充到后勤隊伍中來。同時積極培養(yǎng)創(chuàng)新意識強(qiáng)、科技基礎(chǔ)扎實(shí)和技術(shù)精湛的優(yōu)秀勞動者隊伍。形成出色的生產(chǎn)、服務(wù)和管理團(tuán)隊。要建立和完善職工計算機(jī)培訓(xùn)和進(jìn)修

16、制度,充分利用校內(nèi)師資資源由相關(guān)教師或本部門內(nèi)的專業(yè)技術(shù)人員對其進(jìn)行計算機(jī)基礎(chǔ)知識和基本技能的培訓(xùn)指導(dǎo)。要運(yùn)用行政手段和激勵機(jī)制。刺激管理人員參與學(xué)習(xí)。要積極引進(jìn)人才,逐步實(shí)現(xiàn)后勤管理隊伍年輕化和專業(yè)化。同時,主管后勤管理的各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視后勤服務(wù)管理信息化建設(shè)在推進(jìn)教育和教育管理信息化過程中的重要地位,增加后勤管理信息化建設(shè)所需要的資金,認(rèn)真解決好后勤信息化的應(yīng)用人才和管理人才短缺和資金不足的問題,為推進(jìn)信息化提供資金保證。1蔡深.高校后勤管理今年處理能力的建設(shè)J.黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院學(xué)報,2006(03.2唐艷明.發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管優(yōu)勢,確保高校后勤社會化改革健康發(fā)展口.湖南科技學(xué)院學(xué)報。2

17、006(043朱國清.高校后勤今年工作的功能及算途徑J.黑龍江高教研究,2006(02.4聶月鳳.論高校后勤管理信息化處理能力的建設(shè)J溢j制與經(jīng)濟(jì),2006(02.5朱國清.淺析高校后勤信息工作的功能及途徑J.高校后勤管理,2005(03。6李社新.高校后勤管理信息化的建設(shè)J.西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報,2005(03.ranphaslzing Information Construction of Logistics Management in UniversitiesContinually Improving the Service Quality and the LevelLI Chu-juIl(

18、Tonshua Teachers Cofiege,TonghHa,Jilin134002(責(zé)任編輯:卞實(shí)Abstract:The reform of educational management system and the socialization of logistics in coUeges and universities request logistics service even fast,ovemll,high efficiency.Therefore,strengthening the information construction of logistics management has the important practical significance in consohdati