辦公物資管理制度

1、辦公物資管理制度一、總則（一）為使辦公物資管理合理化，遵從“保證供應(yīng)、方便工作、節(jié)省開支”的原則，特制定本制度。（二）本制度所指辦公物資是指文具、紙張等文案用品，辦公桌椅、檔案柜等家具、器具，電話機、傳真機、復(fù)印機、計算機、打印機、電扇、空調(diào)等辦公設(shè)備。二、適用范圍本制度適用于XXXXXXXXXX 有限公司。三、物資采購（一）各部門所需的辦公物資應(yīng)統(tǒng)籌計劃，納入年度費用預(yù)算中，經(jīng)批準(zhǔn)后，按月實施。（二）辦公物資采購及發(fā)放實行集中管理，由公司行政部負(fù)責(zé)。（三）辦公物資的月度采購：1、 部門負(fù)責(zé)人根據(jù)批準(zhǔn)的月度費用預(yù)算，結(jié)合本部門的實際需要，填寫 辦公用品申購登記表（一式兩聯(lián)），將本部門下月需用的

2、辦公物資分類填寫，并于每月 25日報至公司行政部內(nèi)勤進行匯總，行政部內(nèi)勤根據(jù)庫存情況和各部門的緩急需要編制辦公用品申購匯總表，交財務(wù)部審核后報總經(jīng)理批準(zhǔn)，由行政部實施采購。2、 對于紙張及物資價值在10 元人民幣以下的文具等低值易耗品不需填報采購計劃，由行政部內(nèi)勤根據(jù)各部門需求情況直接報外勤適時采購。（四）辦公物資的臨時采購：各部門因臨時或預(yù)算外需要而申請采購時，價值在人民幣100元以下的，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核后，由行政部外勤或直接采購；價值超過人民幣100元的，應(yīng)填寫采購申請單，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人、財務(wù)部審核、項目負(fù)責(zé)人審批后，由行政部實施采購；價值超過人民幣2000元的，三家比選后

3、制作價格比選表，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可實施采購。四、采購工作細則（一） 由行政部外勤負(fù)責(zé)公司辦公物資的采購，在每個預(yù)算年度開始前選擇三家以上的中等物資供應(yīng)商進行比選，確定年度的供應(yīng)商名單報總經(jīng)理審批。（二）外勤在實施采購業(yè)務(wù)時，應(yīng)充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特別要求，保證物美價廉。（三） 對供應(yīng)商，應(yīng)每季度對其價格進行徹底調(diào)查，并將調(diào)查結(jié)果報行政部負(fù)責(zé)人核定。如有必要，應(yīng)確定新的供應(yīng)商。（四）采購后要及時辦理入庫手續(xù)并登記采購臺賬。五、入庫工作細則（一）由行政部內(nèi)勤負(fù)責(zé)辦理采購物資的驗收、入庫手續(xù)。（二）辦理入庫手續(xù)時，內(nèi)勤應(yīng)根據(jù)辦公用品申購登記表或采購申請單進行認(rèn)真核對，仔細檢查

4、品名、規(guī)格、 數(shù)量和質(zhì)量是否符合要求，如不符合要求，有權(quán)拒絕入庫并督促外勤辦理退貨。如果符合要求，應(yīng)填寫“入庫單”（本單一式三聯(lián)， 一聯(lián)內(nèi)勤留存，一聯(lián)交外勤辦理請款或報銷手續(xù)并留存于財務(wù)部，一聯(lián)每月 25日連同本月物資發(fā)放統(tǒng)計表一同交財務(wù)部用于盤點），辦理入庫手續(xù)，并登記庫存數(shù)量賬。六、庫房管理規(guī)定（一）內(nèi)勤應(yīng)確保庫房及庫存物資的安全完整和庫容整潔，做到“八防四檢”：1、八防：防火、防盜、防潮、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電。2、四檢：2.1 上班必須檢查倉庫門鎖有無異常，物品有無丟失。2.2 下班檢查是否已鎖門、拉閘、斷電及是否存在其它不安全隱患。2.3 經(jīng)常檢查庫內(nèi)溫度、濕度，保持通風(fēng)。2

5、.4 檢查易燃、易爆物品是否單獨存儲、妥善保管。（二）內(nèi)勤應(yīng)合理有效地使用庫容，分門別類碼放物品，保證出入方便、整齊有序。（三）內(nèi)勤應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫保管工作紀(jì)律。倉庫保管工作紀(jì)律內(nèi)容如下：1、嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)吸煙、動用明火。2、嚴(yán)禁無關(guān)人員進入倉庫。3、嚴(yán)禁在倉庫堆放雜物。4、嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)存放私人物品。5、嚴(yán)禁私領(lǐng)、私分倉庫物品。6、嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)談笑、打罵。7、嚴(yán)禁隨意挪動倉庫的消防器材。8、嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)私拉亂接電源電線。（四）內(nèi)勤對庫存物資做到日清月結(jié)。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損必須查明原因，分清責(zé)任， 寫出書面報告，呈報行政部負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門。財務(wù)部每半年應(yīng)對物資庫房進行清查，并提出書面報告，報公司總

6、經(jīng)理。七、辦公物資發(fā)放細則（1） 辦公物資的發(fā)放應(yīng)集中辦理：各部門指定專人負(fù)責(zé)辦公物資的領(lǐng)用、內(nèi)部發(fā)放及統(tǒng)計工作，需要時負(fù)責(zé)同財務(wù)部核對。未辦理入庫手續(xù)的物資不得發(fā)放，若需緊急發(fā)放需于發(fā)放同時辦理入庫手續(xù)。（2） 辦公物資應(yīng)由行政部內(nèi)勤按照每月部門上交的辦公用品申購登記表簽字領(lǐng)用并同時辦理出庫手續(xù)，內(nèi)勤要認(rèn)真核對和控制辦公物資的領(lǐng)用支出，準(zhǔn)確無誤辦理發(fā)放，并登記庫存數(shù)量賬。（三）內(nèi)勤應(yīng)于每月25日填報月度辦公物資領(lǐng)用匯總表（本表一式三份，一份自存，一份報行政部負(fù)責(zé)人，一份報財務(wù)部），財務(wù)部根據(jù)內(nèi)勤上報的月度辦公物資領(lǐng)用匯總表審核各部門的辦公物資領(lǐng)用是否超出了預(yù)算，視情況采取相應(yīng)的措施。（四）對

7、家具器具、辦公設(shè)備和家電設(shè)備的登記與管理，按公司固定資產(chǎn)管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（五）職員離職時，必須向行政部辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng)行政部認(rèn)可的，不得為其辦理離職手續(xù)。八、盤點及報廢細則（一）每月30日前，內(nèi)勤應(yīng)會同財務(wù)部指定人員對庫房進行盤點，將庫房盤點表的盤點數(shù)量與賬面數(shù)量核對。（二）若有盤虧，由內(nèi)勤填寫盤虧處理報告（一式兩份），由行政部負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，呈總經(jīng)理批準(zhǔn)，一聯(lián)自存，一聯(lián)送財務(wù)部。（三）擬以“報廢”方式處理物品，財務(wù)部應(yīng)會同行政部查明原因，并由行政部出具情況說明或處理意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，財務(wù)作出相應(yīng)的處理。九、處罰辦法（一）違反以上規(guī)定，責(zé)任人處以人民幣20 元以上的罰款。（二）若人為原因致使辦公用具、設(shè)備損壞的，如責(zé)任人清楚，視情況由責(zé)任人賠償修理費的70% 100%，造成報廢或丟失的視情況由責(zé)任人賠償原值的70% 100%。如責(zé)任人不清楚，由該部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)賠償額的50%，保管人或使用人承擔(dān)另外50%。十、附則（一）本制度由XXXXXXXXXX 有限公司行政部負(fù)責(zé)修訂和解釋。（二）本制度自20XX 年 1 月 1 日起試行。（三）附件1、辦公用品申購登記表2、辦公物資申購匯總表3、采購申請單（四）附加說明本制度審核人：公司總經(jīng)理：公司董事長：附件1:年 月辦公用品申購登記表部門:名稱型號單位