天健酒店管理系統(tǒng)操作手冊

1、天健酒店管理系統(tǒng)操作手冊一、 系統(tǒng)維護(hù)當(dāng)啟用本套軟件時首先要對系統(tǒng)進(jìn)行一些必要的設(shè)置,先做好初始化工作才能開始正常的工作.1、 系統(tǒng)選項(xiàng):按F8鍵或在系統(tǒng)維護(hù)中選擇第一項(xiàng)為系統(tǒng)選項(xiàng),在這里你可以進(jìn)行一些必要的設(shè)置，在系統(tǒng)選項(xiàng)中可以進(jìn)行以上選項(xiàng)的設(shè)置: （1） 登記后自動轉(zhuǎn)訂房、退房后自動結(jié)帳，這兩項(xiàng)前面選擇打?qū)矗@樣會給以后的登記結(jié)帳帶來方便，當(dāng)客人登記完后系統(tǒng)會自動彈出入住選項(xiàng)，或在客人退房后系統(tǒng)自動彈出結(jié)帳的選項(xiàng)。（2） 系統(tǒng)啟動時確認(rèn)時間：此項(xiàng)可不選擇，在啟動本套軟件時系統(tǒng)會彈出確認(rèn)時間對話框，一般情況下此時間校對一次即可，以后啟動時可不顯示。（3）主窗口背景圖案：在這里可以選擇自己喜

2、歡的圖片做為背景，比如一些風(fēng)景或是本酒店的外觀照片等，可以在任意文件夾中選擇圖片，系統(tǒng)將自動復(fù)制到默認(rèn)的文件夾。（4）退房時間設(shè)定：可以按照片自己酒店規(guī)定來設(shè)定一個時間進(jìn)行房費(fèi)的核算，比如什么時退房收半天房費(fèi)，什么時候退房收全天房費(fèi)。此項(xiàng)可任意更改。（5）該時間或此前入住算做昨天入?。捍诉x項(xiàng)也是按酒店規(guī)定來定義時間段，比如在早晨4點(diǎn)入住算做昨天入住，就可以此選項(xiàng)中輸入4點(diǎn)。（6）該時間后打掃房自動轉(zhuǎn)空閑房設(shè)置。設(shè)定時間后在客人退房后該時間后房間狀態(tài)自動由打掃房轉(zhuǎn)為空閑房（7）鐘點(diǎn)房基本費(fèi)設(shè)置。如20元/3小時，設(shè)好后在客人入住鐘點(diǎn)房三小時內(nèi)都按20元計算房價，超過三小時的則按客房管理中設(shè)好的對

3、應(yīng)鐘點(diǎn)房價收取。（8）登記時自動根據(jù)客人姓名彈出客人資料選擇。選中該項(xiàng)后在客人登記時自動跟隨輸入的客人姓名彈出客人歷史資料供選擇，以方便錄入。（9）房間規(guī)格價格數(shù)系統(tǒng)默認(rèn)此選項(xiàng)中有：標(biāo)準(zhǔn)價、會員價、團(tuán)體價、鐘點(diǎn)價，在房間規(guī)格價格數(shù)中填入一個數(shù)字最大為5，也就是一種房可以根據(jù)實(shí)際需要來定義五種不同的價格，比如可以加入一些優(yōu)惠房價，招待價格等。工具欄設(shè)置請按系統(tǒng)默認(rèn)值設(shè)定，可不更改。2、 數(shù)據(jù)庫維護(hù)本選項(xiàng)用于日后對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)，為了防止意外的發(fā)生，一般每天都要進(jìn)行一次備份（1） 初始化數(shù)據(jù)庫：是對數(shù)據(jù)進(jìn)行清除，恢復(fù)到原始的出廠狀態(tài)，除非必要此項(xiàng)一般不要選擇（2） 備份數(shù)據(jù)庫：每天固定一個時間進(jìn)行數(shù)

4、據(jù)庫的備份，進(jìn)入此選項(xiàng)后會提示你存入路徑你可以選一個固定的路徑來存放備份文件，然后取一個文件名，選擇開始備份，以后備份時會自動跳出文件夾及文件名。點(diǎn)擊開始備份。（3） 還原數(shù)據(jù)庫：用于對突發(fā)事件或需要某日數(shù)據(jù)時的恢復(fù)，一般情況下可按實(shí)際需要，保留一周或一個月，一個季度，一年等，每一天可以取一個文件名，便于日后查找。在此選項(xiàng)中按還原數(shù)據(jù)庫按鈕選擇所需要的數(shù)據(jù)即可。3、 等級權(quán)限設(shè)置此項(xiàng)功能用于對一些不同部門的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。首先選擇增加，輸入一個部門的名稱，選擇該部門應(yīng)有的權(quán)限，然后點(diǎn)擊修改保存即可。4、 添加管理員在上一項(xiàng)設(shè)定中已經(jīng)對部門權(quán)限進(jìn)行了增加和設(shè)定，此項(xiàng)用于對已經(jīng)建好的部門進(jìn)行員工登記

5、，也就是哪個人屬于哪個部門，比如是前臺還是經(jīng)理還是財務(wù)或客房人員等。5、 刪除管理員：對于一些人離崗調(diào)動的人員進(jìn)行刪除。管理員管理：可以輸入各個管理員的詳細(xì)信息：比如電話、住址、照片等進(jìn)行登記，備案。6、 員工照片設(shè)置：對員工的照片進(jìn)行增加或者修改，選擇員工照片所在的路徑關(guān)閉既定出即可。7、 簽單部門設(shè)置對于一些業(yè)務(wù)往來比較頻繁的單位，或是旅行社等，不能現(xiàn)金結(jié)算的單位或是固定時間段結(jié)算的單位可以設(shè)為簽單部門，這樣客人走后系統(tǒng)會自動掛帳到該單位的帳戶上。此項(xiàng)首先要選擇新增部門否則會提示錯誤或不能存盤，進(jìn)行名稱及簽單人的登記后進(jìn)行存盤然后再新增部門，反復(fù)操作直到登記完畢。8、黑名單管理查詢一些被列

6、入黑名單的客人，或?qū)⒁恍┝腥牒诿麊蔚娜嘶謴?fù)為正常的客人狀態(tài)。9、 業(yè)務(wù)員管理對于一些旅游城市可能會遇到對送客人到本酒店的出租車司機(jī)或一些介紹客人入住本酒店的人員進(jìn)行一定數(shù)額或一定比例的提成。在此可以對這些業(yè)務(wù)員進(jìn)行設(shè)置即可以按一次提成的金額設(shè)置，也可以按房價的百分比進(jìn)行設(shè)置。10 協(xié)議單位管理在此可設(shè)好協(xié)議房價的單位和一年中不同時間段內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)房價和鐘點(diǎn)房價。11 會員管理在此窗口下設(shè)置會員信息和會員星級標(biāo)準(zhǔn)，在客人退房時可輸入會員卡號，系統(tǒng)根據(jù)客人的會員星級對應(yīng)的折扣自動對房價打折，并自動累計客人的消費(fèi)和計算新的會員星級。12 打印設(shè)置選擇所需要使用的打印機(jī)并進(jìn)行對紙張的大小及其它參數(shù)進(jìn)行設(shè)置

7、。二 客房管理a) 客房狀態(tài) 顯示每間客房的房態(tài)（入住、打掃、空閑、維修等）b) 添加樓層首選要增加樓層，輸入所有可出租客房所在要樓層可以輸入123也可以輸入一層二層三層或是第一層第二層第三層等。 c) 添加類別在空白處添加新的類別：如三人間，四人間等，修改時先選擇類型然后修改相應(yīng)的名稱或者房價信息等。d) 添加房間首先要輸入一個房間號碼，然后按順序加入電話號，房間類型、樓層、床位數(shù)，備注信息可以輸入一些關(guān)于此房間的信息，比如朝馬路較吵，老年人不宜，或是此房面山可看風(fēng)景等等關(guān)于此房與其它房間的不同之處。每增加完一條后按保存修改，輸完后返回。e) 刪除客房刪除一些已經(jīng)不存在的客房,選擇房間號,然

8、后點(diǎn)擊刪除按鈕即可.f) 整理客房此項(xiàng)設(shè)置可以修房態(tài)比如可將雙人間改為套間,或?qū)⒋驋叻扛臑榭辗康鹊?一般情況下會在客人退房后服務(wù)員清理完房間時用到,或是將空閑房改為維修房等.三 前臺處理1客人登記此項(xiàng)只須將客人姓名和身份號等信息輸入即可,其它選項(xiàng)系統(tǒng)會根據(jù)身份證來自動識別,證件類型可根據(jù)客人提供的有效證件進(jìn)行選擇,比如駕駛證,回鄉(xiāng)證等,客人類型要求選擇,一般客人選擇標(biāo)準(zhǔn)入住,團(tuán)隊(duì)或會員入住要選擇相應(yīng)的類型.如果客人是現(xiàn)金支付責(zé)要在付方式中選擇現(xiàn)金支付,如果客人是簽單支付(已在簽單部門中列入)一定要選擇簽單支付.然后點(diǎn)擊確定.2、客房入住當(dāng)客人登記后系統(tǒng)會自動跳到客房入住,首先要選擇客房規(guī)格,然

9、后選擇一個房號,預(yù)價款為實(shí)際和客人協(xié)商后的價格,可以更改,然后選擇添加,如果有錯誤請選擇全部取消,如果客人登記多間客房,逐一添加即可.收取預(yù)付押金輸入實(shí)際收取的押金數(shù)即可,點(diǎn)擊完成則入住成功.3、取消入住對于一些客人入住時間比較短,因有事或?qū)Ψ块g不滿意或是輸入錯誤等原因退房的但不收費(fèi)的可以取消入住,首先要選擇客人的房間號,然后點(diǎn)擊取消入住即可.4、客人續(xù)住首先選擇要續(xù)住的客人,點(diǎn)擊房間號,然后再輸入補(bǔ)住的天數(shù),預(yù)定價格會自動彈出,然后輸入本次實(shí)際交納的押金數(shù),確定后.此時要收回上次客人的押金收據(jù),然后到票據(jù)打印選項(xiàng)中選擇這個房間的客人重新打印押金收據(jù),這次打印的是多次繳納押金的總和.5、客人換

10、房選擇要換房間的客人(左邊),然后選擇將要換入的房間,點(diǎn)擊中間的號，提示換房操作成功.6、客人退房首先要選擇要退房客人的房間號,點(diǎn)擊符號,根據(jù)不同的規(guī)定可以在記作天數(shù)中修改客人的入住天數(shù),按實(shí)收金額修改該房應(yīng)收取的費(fèi)用.點(diǎn)擊確定.7、客人結(jié)帳退完房后,系統(tǒng)會自動轉(zhuǎn)入到客人結(jié)帳欄,先選擇要結(jié)帳的客人,下面的收取金額若為黑字表示應(yīng)向客人再收取的費(fèi)用(除押金以外),如果為-156責(zé)表示應(yīng)該找給客人156元.確定后系統(tǒng)會打印結(jié)帳單,如果是簽單支付,系統(tǒng)會自動選擇簽單支付,如果客人逃帳請選擇客人逃帳,金額將不在記入本日收入中.8、簽單結(jié)帳如果客人是簽單結(jié)算,在收回款項(xiàng)時請選擇簽單結(jié)帳,選擇簽單部門,然后

11、輸入結(jié)款人,點(diǎn)擊付款即可.9、餐欽費(fèi)入帳當(dāng)客人在本酒店有餐費(fèi)時可選擇餐費(fèi)入帳,在增加餐欽費(fèi)用一欄中輸入本次消費(fèi)的金額,下次同樣按此操作,系統(tǒng)會累計計算.電話費(fèi)可自動入帳（另外根據(jù)交換機(jī)提供的接口定做），電話費(fèi)和雜費(fèi)人工入帳同上。10、物品寄存首先點(diǎn)擊寄存按鈕,然后輸入客人的名字,以及所存放物品的名稱,客人的證件號碼等等,取回時先選擇物品,然后點(diǎn)擊取回即可.系統(tǒng)對取回的物品將自動刪除.11、客人預(yù)定處理如果客人有預(yù)定過房間,當(dāng)客人來入住時或者通知退訂時可選擇預(yù)定處理,選擇客人預(yù)定的房間號然后選擇取消預(yù)定或者預(yù)定轉(zhuǎn)入住. 預(yù)定時可進(jìn)行客人登記,當(dāng)彈出客人入住時關(guān)閉窗口即可.客人來時再點(diǎn)擊客人入住,

12、已有的客人入住時也可選擇此法續(xù)住.四 查詢處理1 客人信息資料在此可以查詢客人客人的名字以及所訂房間號等信息.可以在以上選項(xiàng)中選擇不同的條件查詢.2 客人消費(fèi)記錄可以查詢客人在本店的消費(fèi)詳細(xì)情況,如上圖所示.3押金不夠提醒和預(yù)住過期提醒押金不夠提醒可以查詢到某些客人的押金超支情況.以備及時提醒客人繳納押金.預(yù)住過期提醒按客人預(yù)住天數(shù)計算，同上。4 交接繳款記錄顯示每次上繳財務(wù)營業(yè)款情況,以及修改金額等都可以在此查詢歷史記錄.5 簽單業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)查詢簽單部門的已結(jié)帳單的情況.未結(jié)帳單的查詢在前臺處理中的簽單結(jié)賬中可以查詢到.6、客房狀態(tài)圖示點(diǎn)擊客房圖示選擇不同的房間可看到本間客人的資料,以及此間房的

13、實(shí)際價格信息.客房狀態(tài)與此略有區(qū)別,只會顯示房間的狀態(tài)而不會顯示房內(nèi)客人的信息.五 系統(tǒng)報表1客房結(jié)帳報表查詢某個時間段客人退房結(jié)帳的詳細(xì)情況.以及總的金額.可打印報表.2 客房收益按時間分組報表選擇不同的時間段,按不同的時長分組可查詢比較分析酒店的收入情況.3 客房收益按房間匯總報表按房間或者房間類型來查詢某個時間段的收入情況,比如按房號查或按標(biāo)準(zhǔn)間,單人間等房間類型查詢.4客人結(jié)帳匯總報表 統(tǒng)計某個時間段客人結(jié)帳的費(fèi)用清單。5前臺服務(wù)員業(yè)績查詢統(tǒng)計某個時間段前臺服務(wù)員開房，退房次數(shù)和收押金，營業(yè)款的情況。6收銀點(diǎn)營業(yè)收入統(tǒng)計和按銷售商品統(tǒng)計收銀點(diǎn)營業(yè)收入統(tǒng)計是統(tǒng)計某個時間段各客人消費(fèi)收銀點(diǎn)

14、客人消費(fèi)收銀情況（收多少現(xiàn)金和多少記帳）。收銀點(diǎn)銷售按商品統(tǒng)計是統(tǒng)計某個時間段某個客人消費(fèi)收銀點(diǎn)某種商品的銷售量和總金額。六 財務(wù)管理a) 上繳營業(yè)款對于本日或昨日結(jié)帳收入進(jìn)行上繳,要求輸入當(dāng)班人員的密碼,以及收款人的密碼,所上繳的營業(yè)款可以小于在手營業(yè)款,但不能大于.輸入完上繳營業(yè)款額后點(diǎn)擊上繳營業(yè)款按鈕完成.b) 下放營業(yè)款對于前臺的一些零用金可以從財務(wù)部借支,此時的處理為下放營業(yè)款,也就是財務(wù)部交給前臺的款項(xiàng),同樣要輸入雙方的密碼可以進(jìn)行.輸入下放金額后選擇下放營業(yè)款按鈕即完成操作.c) 修改營業(yè)款數(shù)對于一些錯誤的數(shù)據(jù)或是意外情況可以進(jìn)行此處理,根據(jù)需要修改不同的款額,營業(yè)款,上繳款,下

15、放款等等.七 客人消費(fèi)收銀進(jìn)入時選擇相應(yīng)的消費(fèi)點(diǎn)，對在住客人既可收現(xiàn)金，也可記帳（自動記入雜費(fèi)項(xiàng)），待客人退房時一起結(jié)帳。錄入客人消費(fèi)時支持條碼掃描和助記碼兩種方式，小票打印客人消費(fèi)結(jié)帳清單（支持58MM和78MM兩種寬度格式），并對參與庫存計算的商品自動減庫存。八 夜審 在該窗口下生成當(dāng)日入住客人和結(jié)帳客人的明細(xì)表。在當(dāng)日入住客人明細(xì)表上可修改押金和房價。在當(dāng)日結(jié)帳客人的明細(xì)表上可修改結(jié)帳房費(fèi)。執(zhí)行SQL是指可輸入一些特定的SQL語句執(zhí)行（一般用于完成在系統(tǒng)界面操作下不能完成的一些對數(shù)據(jù)庫的操作，一般要在開發(fā)商的指導(dǎo)下進(jìn)行）。九 基本操作1修改密碼 操作員登錄后可以修改自己 個人操作密碼,首先要輸入密碼,然后輸入新的密碼,再輸入一次新的密碼,點(diǎn)擊確定按鈕,修改成功.密碼不能少于四位,或空.2鎖定系統(tǒng) 當(dāng)操作員因有事暫時離開 為了防止他人操作,可以 鎖定系統(tǒng),回來后輸入密碼 即可重新操作.3員工交班當(dāng)本班員工下班后一定要與下一班進(jìn)行交班,否則下班操作員將無法進(jìn)行開房退房結(jié)帳等操作.在雙方輸入各自密碼后,核對金額,以及記錄一些重要情況,核對金額后,點(diǎn)擊交接按鈕完成操作。若有疑問也可在期內(nèi)發(fā)生額明細(xì)中調(diào)出當(dāng)班期間的操作明細(xì)進(jìn)行對帳