采購和應(yīng)付款管理辦法

1、 財務(wù)制度 采購與應(yīng)付款項管理辦法采購與應(yīng)付款管理辦法目 錄1管理目的22相關(guān)定義22.1采購22.2貨物22.3工程22.4服務(wù)22.5應(yīng)付賬款22.6付款23采購分類23.1貨物項目采購分類23.2服務(wù)項目采購分類23.3工程項目采購分類34管理內(nèi)容34.1采購目錄管理34.2采購計劃管理34.3采購流程管理34.4采購合同管理54.5供應(yīng)商管理65業(yè)務(wù)流程65.1請購與審批業(yè)務(wù)流程65.2 采購與驗收業(yè)務(wù)流程65.3采購付款業(yè)務(wù)流程75.4庫存材料退貨業(yè)務(wù)流程86、附則96.1本辦法由財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂91管理目的為提高采購管理水平，節(jié)約采購成本，加強(qiáng)采購與付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付

2、款行為，特制訂本辦法。本辦法適用于公司各部門（以下簡稱公司）。2相關(guān)定義2.1采購指有償取得貨物、工程和服務(wù)的行為，包括購買、租賃、委托、雇傭等。2.2貨物指各種形態(tài)和種類的物品，包括原材料、燃料、設(shè)備、產(chǎn)品等。2.3工程指建設(shè)工程，工程種類包括建筑物和構(gòu)筑物的新建、改建、擴(kuò)建、裝修、拆除、修繕等。工程內(nèi)容包括項目的勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理以及與工程建設(shè)有關(guān)的重要設(shè)備、材料等。2.4服務(wù)指除貨物和工程以外的其他項目。2.5應(yīng)付賬款指在正常經(jīng)營過程中，因購買材料、商品和接受勞務(wù)供應(yīng)等應(yīng)付給供應(yīng)單位的款項。2.6付款指對所采購的物品或勞務(wù)支付款項的行為。3采購分類3.1貨物項目采購分類按照貨物用途可

3、分為：產(chǎn)品材料類、費(fèi)用性物料類、辦公消耗用品類、低值易耗品類、設(shè)備類和其他物資的采購。3.2服務(wù)項目采購分類服務(wù)項目采購分為保障服務(wù)采購、產(chǎn)品銷售服務(wù)、咨詢服務(wù)采購和公共服務(wù)采購。保障服務(wù)是指公司日常運(yùn)營所需的硬件和軟件系統(tǒng)的維修維護(hù)服務(wù)，辦公及管理服務(wù)；產(chǎn)品銷售服務(wù)是指產(chǎn)品廣告設(shè)計、產(chǎn)品樣本設(shè)計、企業(yè)形象宣傳、展覽會服務(wù)、銷售網(wǎng)站設(shè)計維護(hù)、翻譯、代言、策劃等服務(wù)。咨詢服務(wù)是指法律、審計、資產(chǎn)評估、可行性研究分析、管理咨詢等咨詢類專業(yè)服務(wù)；公共服務(wù)是指保潔、保安、慶典等一般性服務(wù)。3.3工程項目采購分類工程項目按照勘察、設(shè)計、施工、安裝、監(jiān)理以及與工程建設(shè)有關(guān)的重要設(shè)備、材料進(jìn)行分類。4管理內(nèi)

4、容4.1采購目錄管理公司對貨物和服務(wù)項目的合格供應(yīng)商實行采購目錄管理，采購目錄由采購部制訂，按照規(guī)定的流程報公司批準(zhǔn)后，嚴(yán)格執(zhí)行。4.2采購計劃管理采購部依據(jù)經(jīng)過批準(zhǔn)的請購計劃，執(zhí)行采購業(yè)務(wù)。請購計劃由使用部門和倉庫共同提交。財務(wù)部對請購計劃的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。嚴(yán)禁超計劃采購。4.3采購流程管理采購流程包括：請購、審批、采購、驗收、付款等。采購員應(yīng)按規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強(qiáng)請購手續(xù)、采購訂單、采購合同、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件和憑證的相互核對工作。4.3.1請購計劃公司相關(guān)部門根據(jù)生產(chǎn)和經(jīng)營管理

5、的實際需求，提出請購計劃，并填制規(guī)定的請購單，按照規(guī)定的流程批準(zhǔn)后，提交采購員，采購員根據(jù)批準(zhǔn)的請購單，簽訂采購合同或采購訂單，實施采購。（1）原材料、生產(chǎn)用低值易耗品的請購，生產(chǎn)部提出請購計劃的，交倉庫核實庫存簽署意見。（2）費(fèi)用性物料的請購由使用部門提出請購計劃，交倉庫確認(rèn)無庫存并簽署意見。（3）辦公消耗類物品的請購由辦公室提出請購計劃。（4）非生產(chǎn)性低值易耗品的請購由使用部門提出請購計劃，交倉庫確認(rèn)無庫存并簽署意見。（5）固定資產(chǎn)的請購按照固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行。（6）服務(wù)項目的請購由銷售部或者具體的需求部門提出請購計劃。4.3.2請購計劃審批（1） 原材料、生產(chǎn)用低值易耗品由生產(chǎn)部長、倉

6、庫主管、生產(chǎn)副總、采購副總、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)； （2）費(fèi)用性物料使用部門經(jīng)理、倉庫主管、主管副總、采購副總、總經(jīng)理。（3）辦公消耗類物品的請購辦公室主任、主管副總、總經(jīng)理。（4）非生產(chǎn)性低值易耗品使用部門經(jīng)理、倉庫主管、主管副總、總經(jīng)理。（5）固定資產(chǎn)按照固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行。（6）服務(wù)項目使用部門經(jīng)理、主管副總、總經(jīng)理。4.3.3采購管理（1）采購數(shù)量的管理采購部按照經(jīng)過批準(zhǔn)的請購計劃數(shù)量安排采購。（2）采購方式的管理生產(chǎn)性物料，應(yīng)當(dāng)采用訂單或合同的采購方式；小額零星物品或勞務(wù)可以采用直接采購的方式；重要的物品或勞務(wù)以及基建或技改項目主要物資的采購以及其他金額較大的大宗物資采購必須采用比質(zhì)比價

7、采購方式；采購部應(yīng)當(dāng)制定滿足緊急需求的特殊采購處理程序和方法。（3）采購時間的管理采購時間包括請購計劃的報送審批時間、訂單處理時間、供應(yīng)商備貨時間、運(yùn)輸時間、驗收時間和入庫時間等，應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購性質(zhì)和采購方式確定具體的采購時間和采購周期。4.3.4驗收管理根據(jù)規(guī)定的驗收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同等采購文件，由采購員、數(shù)量檢驗員、質(zhì)量檢驗員、倉庫保管員，對所購物品的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗收，出具驗收證明，辦理入庫手續(xù)。經(jīng)過批準(zhǔn)不需要辦理入庫手續(xù)的物料驗收，由數(shù)量檢驗員、使用部門接收人、使用部門領(lǐng)導(dǎo)，共同驗收并出具簽字的驗收證明。對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗收的部門或人員應(yīng)當(dāng)

8、立即向采購部報告；采購部應(yīng)查明原因，及時處理。固定資產(chǎn)的驗收按照固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行。4.3.5支付管理采購部必須審核請購部門的請購單、倉庫的入庫單、采購數(shù)量檢驗員簽字的送貨單、驗收部門簽發(fā)的驗收證明和供應(yīng)商出具發(fā)票的品名、規(guī)格、明細(xì)、數(shù)量等是否一致。采購部和財務(wù)部在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性以及規(guī)范性進(jìn)行嚴(yán)格審核。在付款的同時要及時登記有關(guān)賬簿，做好各項會計記錄。除預(yù)付貨款和定金外，供應(yīng)商發(fā)票未到，財務(wù)未作結(jié)算記賬的，不予支付貨款。4.3.6預(yù)付款和定金的管理預(yù)付賬款和定金應(yīng)當(dāng)簽訂規(guī)范的采購合同，付款之前按照流程辦理審批手續(xù)；對于金額

9、較大的款項支付，以及合同中加入定金條款的，要保持謹(jǐn)慎的態(tài)度。預(yù)付款由采購員或者經(jīng)辦人負(fù)責(zé)跟蹤和處理，包括催貨、到貨驗收、發(fā)票催收、尾款結(jié)算等事項，拖延處理和長期擱置不辦造成壞賬等損失的，采購員或者經(jīng)辦人要承擔(dān)一定的責(zé)任。財務(wù)部加強(qiáng)預(yù)付款的監(jiān)督，前次預(yù)付款沒有結(jié)算完畢的，原則上不再支付新的預(yù)付款；分批預(yù)付貨款的，交貨時要根據(jù)發(fā)票結(jié)清最后一筆貨款，發(fā)票未到的，欠款不能繼續(xù)支付；當(dāng)月追加采購計劃的財務(wù)部將酌情辦理；4.3.7應(yīng)付賬款的管理采購員要跟蹤到貨情況和催收發(fā)票，每月與供應(yīng)商核對到貨數(shù)量、金額、發(fā)票，應(yīng)當(dāng)按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。已到期的應(yīng)付款項需要按照財務(wù)規(guī)定的審批流程辦理

10、結(jié)算與支付。按照結(jié)算賬期批量支付的應(yīng)付賬款，由財務(wù)部主管會計編制付款計劃，按照公司規(guī)定的審批流程批準(zhǔn)后，財務(wù)部統(tǒng)一安排付款。按照結(jié)算賬期付款額度的具體計算辦法如下：結(jié)算賬期付款額度備注月結(jié)應(yīng)付賬款余額供應(yīng)商變更時，在保證供貨順利銜接的前提下，按照采購部的安排分批付清剩余欠款。30天應(yīng)付賬款余額/260天應(yīng)付賬款余額/390天應(yīng)付賬款余額/4應(yīng)付賬款的對賬工作由采購部和財務(wù)部共同負(fù)責(zé)辦理。對賬單的確認(rèn)，由采購和財務(wù)共同確認(rèn)，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，公司簽字蓋章。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自出具對賬單給公司造成損失的，要承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。4.3.8采購?fù)素浐蛢r格折讓的管理到貨驗收時發(fā)現(xiàn)貨物的數(shù)量和質(zhì)量不符合購貨定單要求的

11、，決定全額退貨時不得辦理入庫手續(xù)；決定要求對方補(bǔ)貨時，按照實際數(shù)量辦理入庫手續(xù)，補(bǔ)充的貨物在到貨時辦理入庫手續(xù)；決定向供應(yīng)商提出折讓時，折讓金額必須由采購總經(jīng)理批準(zhǔn)，再辦理入庫手續(xù)。全額退貨供應(yīng)商不再發(fā)貨的，采購部和經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收回已經(jīng)支付的價款和退貨費(fèi)用。已經(jīng)入庫的材料物資，需要退貨和換貨時，采購部應(yīng)當(dāng)首先確認(rèn)貨款的支付情況，已經(jīng)支付貨款的，由采購部協(xié)調(diào)換貨或者負(fù)責(zé)收回貨款；倉庫和財務(wù)部同時調(diào)整庫存和應(yīng)付賬款記錄。與供應(yīng)商有關(guān)的退貨和換貨業(yè)務(wù)由采購部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁其他部門和人員擅自辦理，否則造成損失將承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。4.4采購合同管理采購員應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同法以及相關(guān)法規(guī)，與供應(yīng)商簽訂正式的采購訂單或

12、合同，采購合同必須經(jīng)過采購總經(jīng)理的審批；采購員應(yīng)對經(jīng)手的所有合同進(jìn)行存檔管理。采購員應(yīng)建立統(tǒng)一格式的合同臺賬，內(nèi)容包括：合同編號、合同名稱、合同單位、內(nèi)容摘要、付款進(jìn)度、未付款金額、經(jīng)辦人等；預(yù)付款和定金匯款審批單提交時，應(yīng)當(dāng)后附經(jīng)過批準(zhǔn)的采購合同或者采購訂單。4.5供應(yīng)商管理公司對供應(yīng)商實行目錄管理，采購部負(fù)責(zé)組織收集供應(yīng)商企業(yè)信息，審查供應(yīng)商資格，建立和定期公布供應(yīng)商目錄，并根據(jù)情況進(jìn)行調(diào)整和更新；采購部及各采購員必須建立供應(yīng)商信息管理、評估考核系統(tǒng)，設(shè)置評價指標(biāo)，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，對目標(biāo)采購市場信息進(jìn)行動態(tài)管理，充分了解相關(guān)供應(yīng)商的商品價格、供貨條件、信譽(yù)、技術(shù)水平、供應(yīng)服務(wù)能力和財

13、務(wù)狀況等，為公司的采購決策提供可靠信息，并以此作為選擇供應(yīng)商的依據(jù)；采購部和采購員應(yīng)廣泛收集市場信息，制定適當(dāng)?shù)牟少彶呗?，在保證質(zhì)量和交貨期等前提下，盡量降低采購價格和采購成本。采購員對于比較重要的材料、配件或勞務(wù)的采購，建立由采購、使用、技術(shù)和質(zhì)量管理部門共同參與的比質(zhì)比價體系。5業(yè)務(wù)流程5.1請購與審批業(yè)務(wù)流程5.1.1 固定資產(chǎn)的請購與審批按照固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行。5.1.2其他采購的請購計劃審批按照以下程序執(zhí)行。請購與審批業(yè)務(wù)流程表流程順序號程序/操作部門/責(zé)任人文件及單據(jù)1填寫請購計劃單申請人請購計劃單2審核用途及數(shù)量，簽字部門領(lǐng)導(dǎo)請購計劃單3填寫庫存數(shù)量并簽字倉庫主管請購計劃單4核

14、準(zhǔn)審批簽字。副總經(jīng)理請購計劃單5批準(zhǔn)總經(jīng)理請購計劃單5.2 采購與驗收業(yè)務(wù)流程5.2.1 固定資產(chǎn)采購與驗收流程，按照固定資產(chǎn)管理辦法執(zhí)行。5.2.2 不需要材料倉庫出入庫管理的費(fèi)用性物料采購和服務(wù)項目采購的驗收，采用簡易程序辦理。驗收由數(shù)量檢驗員、使用部門領(lǐng)導(dǎo)和使用人負(fù)責(zé)，驗收合格后在驗收報告單上簽字確認(rèn)，驗收不合格的直接退回，重新采購或者更改直至合格。5.2.3上述以外的采購與驗收按照下表流程執(zhí)行。（見采購與驗收業(yè)務(wù)流程表）采購與驗收業(yè)務(wù)流程表流程順序號程序/操作部門/責(zé)任人文件及單據(jù)1請購計劃單，轉(zhuǎn)換為采購合同或者采購訂單，執(zhí)行采購程序。采購員采購合同、采購訂單2到貨后，核對送貨單與合同

15、、訂單是否相符，實物數(shù)量、名稱、規(guī)格型號是否相符，核對無誤在供應(yīng)商送貨單上簽字；有誤通知采購員聯(lián)系處理。倉庫/數(shù)量檢驗員供應(yīng)商送貨單、批準(zhǔn)的請購計劃單3 根據(jù)數(shù)量檢驗員簽字確認(rèn)的供應(yīng)商送貨單，填制報檢/檢驗/入庫單采購員報檢/檢驗/入庫單4檢驗，填寫合格數(shù)量、不合格數(shù)量，并簽字質(zhì)檢部/質(zhì)檢員報檢/檢驗/入庫單5核對辦理入庫，并簽字倉庫/倉管員報檢/檢驗/入庫單6根據(jù)不合格數(shù)量，填制退貨單，并簽字采購員報檢/檢驗/入庫單、退貨單7退貨單，接收質(zhì)檢部/質(zhì)檢員報檢/檢驗/入庫單8退貨單，接收倉庫/倉管員報檢/檢驗/入庫單9倉庫賬務(wù)處理倉庫/賬務(wù)員報檢/檢驗/入庫單、退貨單10 審核：供應(yīng)商送貨單、報

16、檢/檢驗/入庫單、退貨單，簽字采購經(jīng)理報檢/檢驗/入庫單、退貨單、供應(yīng)商送貨單11審核財務(wù)部/會計報檢/檢驗/入庫單、退貨單、供應(yīng)商送貨單、入庫單和退貨單（數(shù)量、單價、金額式）、批準(zhǔn)的請購單（原件）12批準(zhǔn)簽字采購副總經(jīng)理入庫單和退貨單（數(shù)量、單價、金額式）13財務(wù)賬務(wù)處理財務(wù)部/會計報檢/檢驗/入庫單、退貨單、供應(yīng)商送貨單、入庫單和退貨單（數(shù)量、單價、金額式）、批準(zhǔn)的請購單（原件）5.3采購付款業(yè)務(wù)流程5.3.1采用結(jié)算賬期批量付款方式的，財務(wù)部主管會計按照月度編制付款計劃，財務(wù)部經(jīng)理審核，報送采購部和采購總經(jīng)理核準(zhǔn)簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，財務(wù)部根據(jù)計劃額度安排付款。5.3.2沒有采用結(jié)算賬期批

17、量付款方式的，按照以下采購付款流程執(zhí)行。采購付款業(yè)務(wù)流程表流程順序號程序操作部門責(zé)任人文件及單據(jù)1填寫 匯款申請單/現(xiàn)金報銷申請單（1）匯款申請單：屬于預(yù)付款的后附：采購合同、批準(zhǔn)的請購計劃單；屬于發(fā)票財務(wù)已經(jīng)入賬的應(yīng)付款，提交匯款申請單即可；屬于直接報銷的匯款后附：發(fā)票、批準(zhǔn)的請購計劃單、入庫單或驗收單（2）現(xiàn)金報銷申請單，后附：發(fā)票、批準(zhǔn)的計劃申請單、入庫單或驗收單；（3）固定資產(chǎn)采購的提交固定資產(chǎn)驗收報告單和財務(wù)部門要求提供的其他必要單證采購員（經(jīng)辦人）匯款申請單及附件；現(xiàn)金報銷申請單及附件2審核采購用途無誤，金額正確，款項支付合理，無誤后簽字。部門經(jīng)理）批件3審批 主管副總/采購總經(jīng)理批件4會計復(fù)核，復(fù)核單證是否符合要求，是否齊全，金額是否正確，有否預(yù)付款未清，請購單是否批準(zhǔn)。協(xié)調(diào)處理，無誤后簽字。會計批件5財務(wù)審批，審核預(yù)付和重大匯款是否適當(dāng)。財務(wù)經(jīng)理批件6審批總經(jīng)理批件7付款出納員現(xiàn)金、