印章使用管理規(guī)定

1、 印信使用管理辦法第一章 總 則第一條 為進一步規(guī)范公司各類印章和介紹信的使用及管理，強化對印信工作的管理，杜絕違法、違規(guī)行為，防范風險的發(fā)生，有效維護公司的利益，保障印章使用的嚴肅性和權威性，特制定本辦法。第二條 本辦法主要適用于介紹信、協(xié)議書、合同書、意向書、證件、證書、申請、報表、獎狀及公司對內(nèi)對外行文等文書用印。所指印章有公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、各部門印章等。第三條 公司的印信由*部專人管理，印信的使用和管理必須嚴格照章辦事。凡是不符合本辦法的，印信管理員應堅持原則，拒絕用印。第二章 印章的種類第四條 公司公章（行政章）公司公章是代表本公司的法定名稱，代表本公司

2、的權力、憑信和職責。公章的使用必須嚴格審批，不符合規(guī)定或未經(jīng)領導審批的文件、合同等，*部門有權拒絕用印。本公司公章名稱為“廣潔環(huán)境科技有限公司 ”。第五條 公司下屬各級單位公章1.公司所屬各分公司公章、各項目部的公章，具有一定法律效力，其印章僅限于項目相關領域內(nèi)使用。2.公司所屬各級職能部門公章，不具有法人資格，沒有法律效力，只能在一定范圍內(nèi)使用。第六條 專用印章專用印章包括“財務專用章”、“合同專用章”等，專用印章不能代表整個公司權力，只能用于印章上注明的使用范圍，超過這個范圍不具有法律效力。第七條 領導名章公司領導名章在一定范圍具有規(guī)定的效力。法人名章具有法人效力，需要法人簽字后方可使用。

3、主管財務的領導名章在財務范圍內(nèi)具有規(guī)定的效力。第八條 電子印章電子印章是在電子公文上蓋章使用的簽名印章。未經(jīng)第三方CA頒發(fā)認證的電子印章和電子簽名僅作為公司內(nèi)部流程運轉和審批程序的辨識依據(jù)，不具備法律效力，對外不得使用。第三章 印章的安全與管理第九條 公司各類印章實行集中授權、分級管理的原則，公司公章、合同專用章由公司*部負責管理，其它分支機構、職能部門公章、專用章由相關機構和職能部門負責管理。第十條 印章必須指定專人保管，印章存放地須安全、牢固，保管人不得擅自動用印章，不得將印章帶離公司，更不得遺失。第十一條 為保證資金的絕對安全，財務專用章、法人個人名章等銀行預留印章由二人以上分開保管、監(jiān)

4、督使用，做到一人無法簽發(fā)支票、匯票，一人無法提出現(xiàn)金。第十二條 印信管理員的職責1.要堅持原則，自覺遵守保密規(guī)定，嚴守秘密，嚴格照章辦事。未按批準權限用印或用印審批手續(xù)不全的，印信管理員不予用?。唤?jīng)辦人拒絕印信管理員審核文件內(nèi)容或審批手續(xù)的，印信管理員可拒絕用印并上報領導處理。2.每天下班前應檢查印章是否齊全，并存放至安全地方，妥善保管；次日上班后，應首先檢查所保管印章是否有異樣，若發(fā)現(xiàn)情況應立即上報有關領導。3.因事、病、休假、外出、出差等原因不在崗位時，由部門負責人指定專人代管，辦理移交手續(xù)填寫印章移交登記表，并交代清楚用印時的注意事項及相關登記表格。印信管理員正常上班后，代管人應向印信管

5、理員交還印章保管權，并完善印章移交登記表交接手續(xù)，以明確責任，落實到人。4.蓋印位置要恰當，要齊年蓋月，印跡要端正、圖形清晰；印章名稱要與印件落款一致；代用印章要注明“代章”；不漏蓋、不多蓋。5.每次用印都應進行登記，登記的項目包括：用印日期、內(nèi)容摘要、批準人、用印單位、承辦人、用印數(shù)以及留存材料等項（公章使用登記表）。6.用印時，應當審閱、了解用印內(nèi)容，同時還要檢查留存材料是否齊全。7.不得擅自用印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴肅處理；若因擅自用印導致公司遭受經(jīng)濟損失的，由其承擔全部賠償責任并按公司人事相關規(guī)定進行處罰。8.離職時，其管理的印章記錄及相關檔案資料作為員工離職移交工作的一部分；并完善印章移交登

6、記表交接手續(xù)和交代清楚相關用印事項。9.負責公司印信使用管理辦法的制定、修訂工作。10.負責年度本公司印信管理盤點工作。第十三條 公司嚴禁員工私自將公章帶離公司使用；因客觀原因或工作需要，如異地辦公、緊急事務、特別處置、司法協(xié)助等事項，確需帶離公司用印的，須在用印申請單上詳細注明用印件名稱和用印目的，經(jīng)總經(jīng)理批準，*部辦理公章外帶手續(xù)（公章外帶登記表、公章外帶使用登記表）。第十四條 印信確需外帶時，須遵循“開封、用印、再次封存，必須二人在場”的原則。外帶時要用專門的檔案袋封存，并填寫公章外帶密封表，由保管人和*部負責人雙方共同簽字確認。公章使用完畢后需密封帶回。公章外帶期間的用印必須是相關使用

7、人中的兩人一起外出辦理，并在公章外帶使用登記表上簽字，歸還時要交回公章外帶使用登記表和用印材料原件或復印件。第十五條 公司及下屬各分公司每年度所涉及的所有類別印章的統(tǒng)計數(shù)據(jù)需經(jīng)印信管理員、各分公司*部負責人、*確認后，提交公司*部印信管理員歸檔。第四章 用印規(guī)定及審批權限第十六條 公司公章使用必須嚴格控制。原則上凡能使用本職能部門印章的，一概不用公司印章。第十七條 公司公章使用必須事先詳細填報用印申請單并將有關用印文件上傳（保密性文件除外），具體說明用印的性質(zhì)、目的、份數(shù)、蓋章個數(shù)和緩急程度，由部門負責人審核，逐級完成審批后，到*部審核用印。如審核結果與用印申請單填制內(nèi)容不符，*部有權利拒絕用

8、印。第十八條 合同用印根據(jù)合同性質(zhì)，經(jīng)相關合同管理規(guī)定審批通過后，可用印。第十九條 需對電子公文進行電子簽名的，在打印公文前需要驗證公文電子簽名的合法性（即核實電子簽名是否有第三方CA頒發(fā)的數(shù)字證書），可通過電子印章系統(tǒng)查詢。通過驗證并按規(guī)定方式打印而成的紙制公文具有法律效力。第二十條 各部門的電子章只具有內(nèi)部效力，不能代表公司，不具備法律效力。第二十一條 公司公章審批權限 1.*部負責人審批權限（1）所有涉及公司證照工商公示、變更、更換的用印事務（如工商年審、電信網(wǎng)絡業(yè)務辦理），一般性文書、一般性介紹信、普通證明、非重大經(jīng)濟往來的服務協(xié)議。（2）一般性未涉及金額的辦公室合同用章。（3）所有手

9、續(xù)齊備、正常辦理的人事關系、社保關系、勞動關系（如勞動合同、離職證明等）、職稱評定等。（4）公司業(yè)務發(fā)展過程中，財務正常辦理（如變更銀行聯(lián)系人、法人等）業(yè)務過程中涉及的文書材料。（5）經(jīng)集體會議討論決定，并有明確會議紀要支持的工作事務文書用印。（6）部門日常性工作報表、上報材料等用印。2.*審批權限（1）各類重大財經(jīng)工作對外（財政、稅務、工商、統(tǒng)計）報表、材料，必須經(jīng)部門負責人、分管副總審核簽字同意，總經(jīng)理審批用印。（2）銀行大宗現(xiàn)金提款開具介紹信的用印。（3）對外經(jīng)濟合同、技術轉讓合同、融資協(xié)議等涉及重大經(jīng)濟技術行為的文書用印。（4）其他重大問題用印。第二十二條 使用公司領導名章，須經(jīng)領導本

10、人或本人委托的其他領導審閱印件內(nèi)容并簽名批準后方可用章。第二十三條 各部門外出公務活動需由公司出具介紹信的，必須事先獲得用印審批后，到*部開具公司介紹信，印信管理員嚴格審核后方可出具公司介紹信，介紹信中必須明確業(yè)務方名稱、業(yè)務范圍和有效期。嚴禁在空白介紹信、空白證件及空白獎狀、證書上用印，因特殊情況需要的，須經(jīng)公司*批準。第二十四條 凡屬于對外經(jīng)濟、技術合作等事項的印件，先由部門負責人審核，再由公司總經(jīng)理核準，董事審批后方可用印。如果合同、協(xié)議文本由多頁組成，除簽字處蓋章外，還應蓋騎縫章。第二十五條 凡申請使用已報廢并存檔的舊印章，須用印單位報請主管公司領導同意后，與公司*部接洽用章。第二十六

11、條 用印后一般需要保存的材料有：1.協(xié)議書、合同書應保留兩份文本。與財務有關的原件交給財務部1份，用印申請部門留存1份，復印件按照檔案管理辦法、保密管理辦法要求存檔。2.各類證書要保留名冊及證書的樣本，并逐一核實。3.沒有留存材料的，要詳細記載用印情況。第五章 印章的刻制、發(fā)放與銷毀第二十七條 公司所有印章（公章、法人名章、合同專用章、財務專用章、部門章等）的刻制均由公司董事審批同意后，由公司*部執(zhí)行。任何部門和個人未經(jīng)公司批準，不得利用其他渠道非法刻制印章。第二十八條 印章發(fā)放時必須登記印章發(fā)放登記表，同時在印章樣印冊上簽字并注明領用日期。第二十九條 電子印章的制作式樣和標準，按國務院關于國

12、家行政機關和企業(yè)事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定執(zhí)行。第三十條 印章的銷毀由印章使用部門或*部提出意見，分管副總審核，總經(jīng)理審批后按公章銷毀流程辦理，銷毀時必須由3人以上的單數(shù)人員監(jiān)督（原則上是分管副總、*部負責人、印章銷毀部門負責人），銷毀后在公司印章樣印登記冊上注明銷毀日期。第三十一條 電子印章由于損壞、遺失等原因造成不能使用需要重新制作，或因單位名稱變更、撤銷、合并等原因而需要在系統(tǒng)中變更資料的，必須將舊電子印章銷毀。銷毀電子印章時，使用單位印信管理員在場。第六章 法律責任第三十二條 任何人員必須嚴格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，不得擅自使用。第三十三條 違反本辦法的規(guī)定使用印章，造成丟失、

13、盜用、仿制等，依情節(jié)輕重，對責任者分別進行批評教育、行政處分，情節(jié)嚴重的，由責任者承擔法律責任。第七章 附 則第三十五條 本辦法由公司*部負責解釋、補充、監(jiān)督執(zhí)行。第三十六條 本辦法自頒布之日起執(zhí)行。本辦法執(zhí)行后，凡既有的類似規(guī)章制度自行終止，與本辦法有抵觸的規(guī)定以本辦法為準。附件：1.印章移交登記表2.公章使用登記表3.公章外帶使用登記表4.公司印章印樣登記冊5.印章發(fā)放登記表6.公章外帶密封條移交雙方填寫移 交 人印 章 留 樣 接 收 人移交印章類別 公章 專用章 名章其他印章名 移 交 原 因移 交 時 間臨時：自 年 月 日至 年 月 日止。永久：自 年 月 日起本印章自移交日起，其

14、保管責任和用印責任均由接收人負責。 接收人簽字： 年 月 日印章管理部門負責人審批意見 年 月 日備 注印章移交登記表公章使用登記表時間用印資料名稱頁數(shù)份數(shù)用途使用人經(jīng)辦人批準人審批方式備注公章外帶使用登記表時 間公章類別文件資料名稱份數(shù)文件去向使用人監(jiān)印人審批方式備 注說明：1、外帶公章蓋章時，須兩人在此表中簽字確認； 2、歸還公章時，同時交回此表至*部印信管理員處。公司印章樣印登記冊留樣日期 年 月 日留樣日期 年 月 日留樣日期 年 月 日留樣日期 年 月 日領用人：領用人：領用人：領用人：領用日期 年 月 日領用日期 年 月 日領用日期 年 月 日領用日期 年 月 日銷毀日期 年 月 日銷毀日期