信息檔案管理制度

1、 檔案管理制度成都XX建筑工程設(shè)計院信 息 檔 案 管 理 制 度制度名稱： 信息檔案管理制度制度編號： CDJYx0901編寫部門： 信息開發(fā)管理部簽發(fā)日期：6/16檔案管理制度根據(jù)中華人民共和國檔案法、國家檔案局頒發(fā)的國有企業(yè)檔案管理規(guī)定，結(jié)合本院實際情況，特制定檔案管理制度。1 通則1.1檔案管理是設(shè)計院企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項重要工作。1.2本院各級管理人員，在業(yè)務(wù)、科研、經(jīng)營、財務(wù)、行政、人力資源等各項活動中直接形成的對本企業(yè)具有保存價值的、不同載體形式的文件資料均屬本院檔案范圍。1.3XX院的檔案資料由信息管理開發(fā)部檔案室集中統(tǒng)一

2、管理，在履行本企業(yè)檔案完整、準確和安全的義務(wù)的同時，按規(guī)定為各部門提供服務(wù)。2 職責(zé)2.1各部門在業(yè)務(wù)及管理工作中形成的各種歸檔材料，由各部門負責(zé)整理，遵守檔案自然形成規(guī)律，按文件類別不同，分別填寫好移交目錄清單，按時向檔案室移交（與項目有關(guān)資料按2.2實行）。2.2 按項目歸檔材料，由項目負責(zé)人組織相關(guān)部門的相關(guān)人員就與項目全過程有關(guān)的、符合第3條之歸檔范圍要求的所有資料、文件，填寫移交目錄清單，及時向檔案室移交歸檔。2.2各部門文件材料的歸檔應(yīng)列入部門職責(zé)范圍及有關(guān)人員崗位責(zé)任。2.3各部門歸檔材料須經(jīng)本部門的負責(zé)人簽字確認。2.4各部門的歸檔目錄清單，是部門檔案移交憑證，也是考核部門的依

3、據(jù)。3 歸檔范圍3.1凡是在本院各項業(yè)務(wù)及管理工作中形成的具有保存價值的設(shè)計圖紙及文件（包括報表、總結(jié)、照片、錄音帶、光盤、磁盤、榮譽獎勵證書等）均屬歸檔范圍。歸檔文件必須齊全完整，能準確反映本院主要職能活動和形成規(guī)律。3.2本院的歸檔資料的基本分類及編號見附件1“歸檔資料的基本分類及編號”。3.3 具體歸檔內(nèi)容及細則詳見附件2：“歸檔內(nèi)容細則”。4 歸檔要求4.1歸檔材料必須是原件，每份文件的附件、頁數(shù)應(yīng)完整，領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)意見應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水；如果因特殊原因不能歸原件，須在目錄中注明原件出處和原因，需要收回者，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督收回。4.2歸檔材料應(yīng)注重實用價值及時間價值。4.3 歸檔材

4、料應(yīng)力求完整、準確，分類得當，專題清楚，目錄齊全。4.4歸檔文件材料用紙規(guī)格為A4紙，大于A4紙的文件材料要折疊成A4紙大小。計算機形成的電子文件歸檔（如照片等），應(yīng)由歸檔人配合檔案室提交計算機系統(tǒng)管理人員刻制成光盤歸檔。電子文件的歸檔及檔案管理見附件4：“電子文件的歸檔及檔案管理”。4.5工程設(shè)計文件及資料歸檔要求見貫標體系文件工程設(shè)計文件及資料歸檔管理。4.6 凡是按限定時間、預(yù)算和質(zhì)量標準完成的一次性任務(wù)，如科研、工程設(shè)計、工程管理均應(yīng)根據(jù)立項報告、合同等按項目立案歸檔。5 檔案管理5.1檔案管理人員要對各部門歸檔材料進行檢查和接收，對不符合要求的材料提出整改意見。5.2檔案整理必須遵循

5、檔案的形成規(guī)律，反映企業(yè)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。分類清楚，概念明確，同一級次的標準一致。按類別或工程項目的不同，保持歸檔材料的完整、準確、系統(tǒng)，便于利用。5.3檔案室應(yīng)積極進行管理和服務(wù)，滿足本單位各方面對檔案的需要，歸檔的信息應(yīng)及時的進入計算機管理，按國家標準或行業(yè)標準要求進行檔案的標引和著錄，建立檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案利用者提供咨詢服務(wù)。5.4凡本單位保管的在經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理等方面形成的、或重要的會議記錄等材料，屬本單位的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，均關(guān)系到本單位的經(jīng)濟利益，凡不應(yīng)知悉者不可接觸此類檔案。（詳見第7條之檔案借閱規(guī)定）5.5企業(yè)所有員工調(diào)離崗位時，必須清退應(yīng)歸

6、檔的文件材料和借閱的檔案，方可辦理有關(guān)手續(xù)。6 檔案借閱及復(fù)印規(guī)定6.1本院內(nèi)部人員借閱、復(fù)印檔案文件，在權(quán)限范圍內(nèi)的（見附件3規(guī)定），可到檔案室申請借閱或復(fù)?。环菣?quán)限范圍內(nèi)但因工作需要確需借閱或復(fù)印的，應(yīng)辦理檔案資料查閱/復(fù)印申請單，注明查閱、復(fù)印內(nèi)容及利用目的等，并由其上一級負責(zé)人簽認后，方可到檔案室申請借閱或復(fù)印；對“機密”級檔案，必須由院級主管領(lǐng)導(dǎo)成員簽認。6.2檔案管理人員應(yīng)在確定符合借閱規(guī)定、并根據(jù)檔案資料查閱/復(fù)印申請單進行登記后，方可借閱或復(fù)?。粰n案資料的復(fù)印必須由檔案管理人員根據(jù)檔案資料查閱/復(fù)印申請單嚴格操作、把關(guān)。6.3存檔原件，原則上不能借出。如遇特殊情況，須經(jīng)公司主管

7、領(lǐng)導(dǎo)批準并辦理相應(yīng)手續(xù)后借出。對借出的檔案文件，檔案管理人員有權(quán)催還。6.4借閱檔案文件只限在檔案室或指定地點閱覽，不得擅自帶走。6.5凡查閱、借出檔案者，均應(yīng)對檔案負有安全、保密之責(zé)，不得轉(zhuǎn)借，不得遺失、污損，不得隨意抽、拆或在材料上圈點、劃線、涂改等，違者追究責(zé)任。7 檔案保管期限7.1工程設(shè)計文件及資料的保管期限按貫標文件工程設(shè)計文件及資料歸檔管理實施。7.2除“7.1”規(guī)定以外的檔案保管期限參照航天部工業(yè)標準“文書檔案類目與保管期限的規(guī)定”。8 檔案銷毀8.1根據(jù)檔案的保管期限，期滿后經(jīng)過院檔案鑒定小組（可臨時組建）鑒定，確認某些檔案已經(jīng)失去保存價值，并形成鑒定報告。將鑒定報告連同銷毀清冊一起報院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可銷毀。8.2銷毀檔案要指定兩人監(jiān)銷，同時指派專人銷毀，并在銷毀清冊上簽署姓名及日期，銷毀清冊要永久保存。9 檔案保密9.1檔案保密管理按附件3：“檔案保密制度”。10 庫房管理10.1檔案庫房箱、柜、架排列有序，非檔案管理人員未經(jīng)許可，不得擅自進入庫房，庫房管理要做到防盜、防火、防潮、防霉、防塵、防鼠、防蟲、防光，以適合檔案存放的要求。10.2檔案管理人員要堅守崗位，履行職責(zé)，定期對檔案進行清點，發(fā)現(xiàn)問題，要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，主動采取措施，進行相應(yīng)技術(shù)處理。10.3檔案人員調(diào)動工作時，必須辦理交接手續(xù)，違者追究責(zé)任