采購管理控制程序

1、1.0目的對本公司生產(chǎn)所需物資的采購進行控制，以保證所采購的物料符合規(guī)定要求。2.0適用范圍本程序適用于組織自購物料的采購作業(yè)管理及對生產(chǎn)用物料、輔料供應商的選擇和評審過程,及辦公用品的申購等。3.0定義3.1協(xié)力廠商：在公司產(chǎn)品實現(xiàn)的過程中，根據(jù)公司要求為公司提供穩(wěn)定可靠的物料來源的廠商。3.2采購資料:明確采購物料所要求的資料。包括采購訂單、圖紙、規(guī)格書、檢驗項目明細，以及申請購買部門提出的要求。3.3報價單：采購尋價過程時，協(xié)力廠商提供產(chǎn)品價格的正式憑證。主要應包括：產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、稅率、價格、付款方式、公司名稱、蓋章。4.0職責4.1采購部：負責具體實施采購作業(yè)與開發(fā)、管理協(xié)力廠

2、商，建立采購資料檔案。主導協(xié)力廠商的評審。4.2品質(zhì)部：負責采購物料品質(zhì)的檢驗、監(jiān)控與跟蹤處理；文控中心負責發(fā)布對外資料。參與協(xié)力廠商的評審與管理。 4.3 PMC部：負責對物料的管控，提出物料需求的部門，并對協(xié)力廠商的準時交貨率進行統(tǒng)計與監(jiān)督。參與協(xié)力廠商的管理。4.4工程部或開發(fā)部：負責提供所需的BOM表、技術(shù)規(guī)格書并對協(xié)力廠商樣品進行鑒定。參與協(xié)力廠商評審。4.5生產(chǎn)部門:負責在辦公用品需要申購時,內(nèi)部聯(lián)絡單的填寫。經(jīng)財務審核,總經(jīng)理或其受權(quán)人批準,人事行政部統(tǒng)一請購。4.6行政部:負責對生產(chǎn)部門內(nèi)部聯(lián)絡單的處理和相關(guān)物料的采購和安裝。5.0工作程序5.1報價5.1.1 采購詢價時需從合

3、格協(xié)力廠商名錄中選擇23家廠商報價，客戶指定供應商和壟斷行業(yè)產(chǎn)品除外。5.1.2 如需開發(fā)新協(xié)力廠商，采購依據(jù)協(xié)力廠商開發(fā)和考核作業(yè)規(guī)定進行。新物料采購前，如需其他部門對物料進行確認時，確認部門只負責就產(chǎn)品的質(zhì)量和產(chǎn)品要求與供應商進行溝通，而采購價格的談判由采購部負責且需2人同時在場。5.1.3 針對半年以上未交易的產(chǎn)品，再次交易時應找協(xié)力廠商重新報價。5.1.4 針對有一定采購量且采購頻繁的物料應要定期降價或是重新比價，在對產(chǎn)品進行比價時，采購員應給出比價建議。5.1.5 采購員整理報價單并附供應商比價表經(jīng)采購主管審核后，呈總經(jīng)理或其授權(quán)人核準。依據(jù)協(xié)力廠商開發(fā)和考核作業(yè)規(guī)定開發(fā)的新協(xié)力廠商

4、，則必須附上協(xié)力廠商現(xiàn)場調(diào)查評審表。 5.1.6報價單經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人核準后，原件由采購部保管，復印交PMC錄入ERP系統(tǒng)后，由財務部保管。如為新協(xié)力廠商或新物料，采購應依據(jù)樣品管理作業(yè)規(guī)定對物料進行打樣確定。5.2協(xié)力廠商的評價、選擇5.2.1協(xié)力廠商的資格認定與新的協(xié)力廠商開始合作前，應依據(jù)協(xié)力廠商開發(fā)和考核作業(yè)規(guī)定進行評價，并認定其協(xié)力廠商資格。5.2.2協(xié)力廠商的登錄采購部將選擇認定合格的協(xié)力廠商登入合格協(xié)力廠商名錄。5.3協(xié)力廠商的定期考核采購部應依據(jù)協(xié)力廠商開發(fā)和考核作業(yè)規(guī)定對合格協(xié)力廠商名錄，每三個月由采購部主導定期考核一次。考核參與部門：品質(zhì)部，PMC部，采購部?？己藘?nèi)容包括

5、：采購物料的品質(zhì)狀況、交期、價格及配合度。5.4采購部在下單前，應與協(xié)力廠商簽訂采購合同或相關(guān)協(xié)議并由采購員將協(xié)力廠商基本資料輸入ERP系統(tǒng)。5.5 采購需求的提出 致 5.5.1 PMC部依據(jù)銷售計劃在ERP系統(tǒng)擬定物料需求表經(jīng)主管審核后，提供給采購部。5.5.2 輔料申請由各使用部門提出，填寫物料請購單經(jīng)部門主管審核，總經(jīng)理或其授權(quán)人批準。原件由請購單位保存，副本分發(fā)采購和PMC。原則上每月請購2次。5.5.2.1 采購部負責采購的輔料有： A生產(chǎn)用輔助材料如：洗板水、天那水、錫膏、熱熔膠等； B、專用表單如：日常用量大的印刷類表單； C、生產(chǎn)用工具及各種儀器設備如：剪鉗、測試架用探針等；

6、 D、辦公類大件物品如：電腦、辦公桌、柜子等（文具類除外）；注：5.5.2.2電工類消耗品,由需要部門提出維修或安裝申請,電工人員列出請購清單, 財務審核,總經(jīng)理或其受權(quán)人批準。采購負責購買。費用公攤至相關(guān)使用部門。注：5.5.2.3辦公文具由需求部門申請,財務審核,總經(jīng)理或其受權(quán)人批準,人事行政部統(tǒng)一請購。5.6采購需求的受理5.6.1采購部門依據(jù)PMC部提出的物料需求表或生產(chǎn)部提出的物料請購單進行采購作業(yè)。采購訂單需經(jīng)部門主管審核后呈總經(jīng)理或其授權(quán)人批準。5.6.2各部門表單的采購,應依據(jù)文控中心提供的表單樣品進行采購。5.7采購物料的替代品與安全庫存對應如所需物料可通過更換材料或品牌等方

7、法以達到降低成本的目的應送樣經(jīng)開發(fā)部確認，如因廠商停止生產(chǎn)該物料但又需要確保一定庫存時，應經(jīng)市場部和開發(fā)部確認，再呈總經(jīng)理或其授權(quán)人批準后，實施采購作業(yè)。5.8 采購部門應依據(jù)物料需求表在合格協(xié)力廠商名錄中選擇合適的廠商下單，如有需要應提供圖紙，規(guī)格書等相關(guān)資料。5.9訂單變更5.9.1采購訂單未下給協(xié)力廠商，需變更訂單交期、數(shù)量或取消訂單時，PMC應書面通知采購。5.9.2如采購訂單已下至協(xié)力廠商，需要取消已下訂單的所有或一部分物料時，要與協(xié)力廠商達成一致，在更改訂單上注明取消訂單的編號，傳真給廠商回簽。5.10交期管理5.10.1采購部和PMC部應掌握物料的到料狀況，進行到料日期的確認，督

8、促物料的到料，確保交期，以保證生產(chǎn)的順利進行。5.10.2 應每天關(guān)注生產(chǎn)排程，特別注意交期短的訂單物料，或需提前交期物料，及時與協(xié)力廠商協(xié)調(diào)采購數(shù)量、交期。5.10.3訂單物料如發(fā)生交期延期問題，采購員應與廠商交涉，并與相關(guān)部門協(xié)調(diào)。5.11采購物料的驗貨管理5.11.1我司到協(xié)力廠商現(xiàn)場驗貨品質(zhì)部或相關(guān)部門直接到協(xié)力廠商驗證BOM類物料時，應按照規(guī)格書或驗證要求規(guī)定，由IQC直接驗貨。但應事先通知到協(xié)力廠商。5.11.2客戶對我司協(xié)力廠商驗貨合同上如有規(guī)定，則客戶或其代理人員可到廠商或業(yè)務部門驗證采購物料是否符合規(guī)定要求。但進行此種驗證/審廠需提前取得協(xié)力廠商同意以及總經(jīng)理批準。5.12來

9、料驗收、入庫5.12.1入庫物料的標示方法為防止混淆、誤用，采購部應要求協(xié)力廠商配合依我司標示方法標示物料。5.12.2來料的核對倉庫人員應依據(jù)采購訂單，確認來料是否符合訂單批號、規(guī)格和數(shù)量要求。當來料的批號、規(guī)格和數(shù)量不符，倉庫應馬上通知相關(guān)采購員到現(xiàn)場處理。5.13采購物料入庫檢驗5.13.1 BOM類物料應由品質(zhì)部門依據(jù)來料檢驗標準進行驗貨并將檢驗記錄提供給倉庫。5.13.2輔料以外的采購物料應由申請部門確認來料是否與要求購買的物料一致。5.14驗貨完畢物料的處理5.14.1倉庫應對判定合格的來料入庫，然后發(fā)放給生產(chǎn)部門，但必須將合格物料的數(shù)據(jù)建入ERP系統(tǒng)。5.14.2不合格品應依據(jù)不

10、合格品控制程序處理。5.15模具管理請參閱模具管理作業(yè)規(guī)定。5.16采購資料的管理及保存5.16.1采購資料（采購數(shù)據(jù)）的管理5.16.1.1采購資料的管理原則上由各采購員保管，但應標識清晰的保管于部門公用領(lǐng)域。5.16.1.2提供給協(xié)力廠商的采購資料（圖紙，規(guī)格書等）應為文控中心發(fā)布的資料。5.16.1.3對于非BOM用物料（設備，檢測儀器等），以協(xié)力廠商提供的彩頁或型錄等資料作為采購資料依據(jù)時應由申請部門主管確認后進行管理。5.16.1.4協(xié)力廠商提供的物料規(guī)格書為采購依據(jù)時，應交由文控中心依據(jù)文件控制程序進行管理。5.16.2采購記錄的保存5.16.2.1認定協(xié)力廠商時的評價記錄，合同或合約的相關(guān)記錄應依據(jù)文件控制程序進行編號及注明保存期限。5.16.2. 2 作為交易證明的所有單據(jù)等相關(guān)資料應依據(jù)記錄控制程序進行保存。6.16.2.3超過保管期限的票據(jù)等資料應根據(jù)需要進行防泄密的處理。6.0流程圖6.1采購作業(yè)流程圖（見附件一）7.0附件7.1 KTPU12V1.0-001 采購訂單7.2 KTPU36V1.0-002 協(xié)力廠商現(xiàn)場調(diào)查評審表7.3