外來文件管理程序(含表格)

1、外外來來文文件件管管理理程程序序文件編號頁次版本(次)生效日期文件制/修訂記錄表版本(次)頁次制/修訂理由日期制訂審核核準(zhǔn) 外外來來文文件件管管理理程程序序文件編號頁次版本（次）生效日期1.1.目目的的: :1.11.1 為確保外來文件在本公司有效管理、使用、特制定本規(guī)范。2.2.適適用用范范圍圍: :2.12.1 適用于對所有外來文件的管理。3.3.權(quán)權(quán)責(zé)責(zé)：3.13.1 資資料料中中心心: :負(fù)責(zé)整理各部門收集的外來文件并編號歸檔管理。3.23.2 各各相相關(guān)關(guān)部部門門：負(fù)責(zé)收集（具體職責(zé)見5.2.1),實(shí)施、使用外來文件。3.33.3 各各部部門門主主管管權(quán)權(quán)責(zé)責(zé)：所有外來文件由收集部門

2、一級主管審核。4.4.名名詞詞解解釋釋：4.14.1 外外來來文文件件: :指對本公司生產(chǎn)經(jīng)營管理活動有指導(dǎo)意義的法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，顧客提供文件和供方提供文件。5.5.作作業(yè)業(yè)內(nèi)內(nèi)容容: :5.15.1 作作業(yè)業(yè)流流程程: :如頁次3 。5.25.2 作作業(yè)業(yè)內(nèi)內(nèi)容容: :如頁次4-6 。6.6.參參考考文文件件：6.16.1 系統(tǒng)文件管制程序7.7.記記錄錄表表單單：7.17.1 外來文件簽收表7.27.2 外來文件登記總表7.37.3 文件申請單7.47.4 文件發(fā)行回收簽收記錄表7.57.5 有害物質(zhì)測試報(bào)告明細(xì)7.67.6 客戶管控物質(zhì)明細(xì) 外外來來文文件件管管理理程程序序文件編號

3、頁次版本（次）生效日期5.15.1 作作業(yè)業(yè)流流程程流流 程程責(zé)責(zé)任任單單位位協(xié)協(xié)辦辦單單位位參參考考文文件件與與記記錄錄表表單單具體見5.2.1外來文件簽收表資料中心有害物質(zhì)測試報(bào)告明細(xì)客戶管控物質(zhì)明細(xì)資料中心相關(guān)部門外來文件登記總表有害物質(zhì)測試報(bào)告明細(xì)客戶管控物質(zhì)明細(xì)資料中心外來文件需求部門文件申請單文件發(fā)行回收簽收記錄表外來文件使用部門資料中心文件申請單外來文件管理程序具體見5.2.1資料中心外來文件簽收表有害物質(zhì)測試報(bào)告明細(xì)客戶管控物質(zhì)明細(xì) 外外來來文文件件管管理理程程序序文件編號外來文件收集開 始外來文件審核外來文件編號，歸檔外來文件公布、發(fā)行外來文件使用外來文件更新結(jié) 束頁次版本（

4、次）生效日期5.25.2 作作業(yè)業(yè)內(nèi)內(nèi)容容5.2.15.2.1 外外來來文文件件收收集集職職責(zé)責(zé)表表部部門門工工程程部部業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)部部采采購購部部品品保保部部管管理理部部人人事事部部維維護(hù)護(hù)部部經(jīng)濟(jì)法類勞動法類合同法類安全、環(huán)保、衛(wèi)生類行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類顧客外來文件（含HSF相關(guān)要求）供方外來文件 外外來來文文件件管管理理程程序序文件編號外外來來文文件件類類型型外外來來文文件件管管理理程程序序頁次版本（次）生效日期5.2.2 相關(guān)部門依據(jù)外來文件收集職責(zé)表適時收集對本公司經(jīng)營管理活動有指 導(dǎo)意義的法律、法規(guī)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，顧客提供文件和供方提供文件。5.2.3 各部門收集的外來文件需經(jīng)本部門一級主管審核，對適

5、合本公司使用的 外來文件交資料中心簽收,并填寫外來文件簽收表，其中有關(guān)HSF方面的資料,分別登錄于對應(yīng)的表單.5.2.4 在收到各部門收集的外來文件后,依照5.4外來文件編號原則對外來文件進(jìn)行編號,按類別登錄于外來文件登記總表，并歸檔管理。5.2.5 所有已登錄簽收的外來文件需由資料中心加蓋外來文件藍(lán)色印章作識別.5.35.3外外來來文文件件的的公公布布、發(fā)發(fā)放放、使使用用5.3.1 對通用型的外來文件(如法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)），資料中心在收到相關(guān)外來文件后以聯(lián)絡(luò)單或E-MAIL形式公布知會相關(guān)部門。5.3.2 如外來文件使用部門需要外來文件使用時，需提出申請并填寫文件申請單，經(jīng)部門一級主管審

6、核批準(zhǔn)后到資料中心領(lǐng)取。 5.3.3 外來文件發(fā)行時，需要由資料中心加蓋“外來文件發(fā)行”紅色印章。5.3.4 資料中心在發(fā)行/回收外來文件時,需在文件發(fā)行回收簽收記錄表中記錄文件編號、名稱、頁數(shù)、版本（次）等內(nèi)容。各單位申請新版外來文件時，需將舊版外來文件完整交還資料中心予以報(bào)廢。5.3.5 回收的舊版外來文件由資料中心蓋上藍(lán)色“作廢”章予以報(bào)廢。5.3.6 資料中心在收到新版外來文件時將舊版外來文件加蓋藍(lán)色“作廢”章予以報(bào)廢。5.3.7 各單位使用外來文件時需設(shè)專人管理并負(fù)責(zé)對作業(yè)現(xiàn)場所使用的外來文件的管理，確保外來文件的清晰、完整。 外外來來文文件件管管理理程程序序文件編號頁次外外來來文文

7、件件管管理理程程序序版本（次）生效日期5.45.4 外外來來文文件件編編號號原原則則5.4.1外來文件以類別（一個英文字母）+流水號（3位數(shù)）+版本號（英文字母）來表示，如下圖：版本號（一個英文字母）順序號（一組3位數(shù)字）類別代碼(一個英文字母)5.4.1.1:類別代碼S：法律法規(guī)類G：行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)類C：顧客文件類V：供方文件類O：其它類5.4.1.2 順序碼一組三位數(shù)字,從001-999.5.4.1.3 版本號一個英文字母,從A-Z.外外來來文文件件管管理理程程序序外外來來文文件件簽簽收收表表日期:外來文件類型收集部門外來文件名稱法律法規(guī)類行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)顧客文件類外來文件編號供方文件類其它文件類收集部門主管審核資料中心主管審核外外來來文文件件簽簽收收表表日期:外來文件類型收集部門外來文件名稱法律法規(guī)類行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)顧客文