數(shù)字檔案室建設(shè)指南(精品)

1、數(shù)字檔案室建設(shè)指南國家檔案局2014年說 明本指南由國家檔案局提出并歸口。本指南起草單位：國家檔案局檔案館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)司。本指南主要起草人：孫鋼 朱煜 李忱 丁德勝毛海帆 傅培超 張會琴 張紅 吳惠敏。 目 錄1 概念與基本特征. 11.1 概念. .11.2 基本特征. . 12 建設(shè)原則與內(nèi)容. 22.1 建設(shè)原則. 22.2 建設(shè)內(nèi)容.23 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè). 33.1 網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施. 33.2 系統(tǒng)硬件. 33.3 基礎(chǔ)軟件. 33.4 安全保障系統(tǒng). 43.5 終端及輔助設(shè)備. 44 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè). 44.1 檔案門類管理. . 44.2 接收采集. . 54.3 分類編目. . 54

2、.4 檢索利用. 64.5 鑒定統(tǒng)計. . 64.6 系統(tǒng)管理. . 74.7 技術(shù)文檔管理. 74.8 測評鑒定. 75 數(shù)字檔案資源建設(shè). 85.1 基本要求. . 85.2 數(shù)字檔案資源命名規(guī)則. . 85.3 文書類電子檔案質(zhì)量要求. . 95.4 聲像類電子檔案質(zhì)量要求. . 95.5 科技和專業(yè)類電子檔案質(zhì)量要求. . 105.6 紙質(zhì)檔案數(shù)字副本質(zhì)量要求. . 115.7 數(shù)字檔案資源的備份. . 116 保障體系建設(shè). . 126.1 經(jīng)費保障. . 126.2 制度保障. . 126.3 人才保障. . 13 機關(guān)（團體和其他社會組織下同）檔案工作是國家檔案事業(yè)的組成部分，也

3、是機關(guān)提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。隨著檔案信息化建設(shè)的逐步深入，傳統(tǒng)機關(guān)檔案工作面臨著機關(guān)辦公自動化應(yīng)用、數(shù)字檔案館建設(shè)以及用戶多樣化需求的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，是檔案信息化建設(shè)中亟需強化的重要節(jié)點。數(shù)字檔案室是信息化條件下檔案室的“升級版”，是管理機關(guān)檔案信息、聯(lián)結(jié)機關(guān)辦公自動化與數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。建設(shè)符合國家和社會信息化發(fā)展要求的數(shù)字檔案室，有利于提高機關(guān)檔案工作水平，維護機關(guān)檔案信息的真實、完整、可用和安全，提升機關(guān)行政效率和公共服務(wù)能力；有利于促進(jìn)國家核心信息資源建設(shè)，實現(xiàn)信息資源總量增加、質(zhì)量提高和結(jié)構(gòu)優(yōu)化，為數(shù)字檔案館的最終實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)，以推動全國檔案信息化工作全面、健康、均衡發(fā)

4、展。1 概念與基本特征1.1 概念本指南所稱的數(shù)字檔案室，是指機關(guān)在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺。1.2 基本特征與傳統(tǒng)檔案室相比較，數(shù)字檔案室具有獨有的特點和功能： 1）檔案資源“數(shù)字”化。數(shù)字檔案室以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進(jìn)了組織形式。信息記錄形式的“數(shù)字”化，是數(shù)字檔案室的基本特征。2）檔案實體“虛擬化”。通過對紙質(zhì)檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，實現(xiàn)檔案

5、實體“虛擬化”，使之能夠與其他數(shù)字檔案資源一并進(jìn)行管理和規(guī)范。 3）檔案管理系統(tǒng)化。將檔案業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范固化在數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)、規(guī)范管理。4）信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案室依附于網(wǎng)絡(luò)而存在，通過不同類型的網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案收集、管理和移交，用戶不必親自“登門造訪”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。5）檔案利用知識化。數(shù)字檔案室將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎(chǔ)上有機組織并鏈接起來，以動態(tài)分布的方式為用戶提供服務(wù)，實現(xiàn)由檔案的提供向知識的提供轉(zhuǎn)變。2 建設(shè)原則與內(nèi)容2.1 建設(shè)原則數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循“資源為先，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整

6、體推進(jìn)，確保安全”的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃，積極實施，務(wù)求實效。1）資源為先。資源建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的根本。數(shù)字檔案室應(yīng)堅持“資源為王”，著眼于數(shù)字檔案資源建設(shè)，著重于非數(shù)字檔案的數(shù)字化和數(shù)字檔案的及時、完整、有效歸檔，規(guī)劃設(shè)計以最大限度保證數(shù)字檔案資源建設(shè)質(zhì)量為根本出發(fā)點。數(shù)字檔案室的建設(shè)應(yīng)該有助于保障數(shù)字檔案資源的齊全、完整，有利于數(shù)字檔案資源的有效管理和方便利用。2）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)文件管理與檔案管理、業(yè)務(wù)工作與檔案工作、檔案室與綜合檔案館之間關(guān)系，嚴(yán)格遵循既有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計、建設(shè)，實現(xiàn)文檔一體、館室一體。3）整體推進(jìn)。應(yīng)將數(shù)字檔案室建設(shè)與機關(guān)電子政務(wù)和信息化建設(shè)密切

7、結(jié)合起來，統(tǒng)籌考慮數(shù)字檔案室系統(tǒng)功能、文件格式要求等因素，整體推進(jìn)數(shù)字檔案室實施方案。4）確保安全。數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)建立健全安全管理制度，按照信息安全等級保護和分級保護要求采取安全保障技術(shù)方法，配備必要的軟硬件設(shè)施，完善災(zāi)難恢復(fù)應(yīng)急機制，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和運行的安全。2.2 建設(shè)內(nèi)容數(shù)字檔案室建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)，需要機關(guān)檔案部門、信息化部門、業(yè)務(wù)部門和保密部門共同參與實施。主要包括：l）按照數(shù)字檔案室基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，建設(shè)適應(yīng)未來一定時期數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案室各項管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)

8、施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵依托機關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。2）開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡(luò)化。3）嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，全面進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理，全面推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)。應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和手段，保證數(shù)字檔案資源真實、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。4）根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像（照片、錄音、錄像）電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應(yīng)急處置等各項規(guī)章制度，明確要求和權(quán)限，確保數(shù)

9、字檔案資源的規(guī)范管理，保證數(shù)字檔案室運行順暢。5）加大人才建設(shè)力度，通過培訓(xùn)或引進(jìn)人才，為數(shù)字檔案室的建設(shè)和運行儲備既通曉信息技術(shù)，又精通信息資源管理、知識管理的人才。 3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)為確保數(shù)字檔案資源的安全管理和有效利用，應(yīng)依托機關(guān)信息化建設(shè)成果，建設(shè)相對獨立且穩(wěn)定、兼容的，能夠滿足數(shù)字檔案資源管理和機關(guān)共享利用需求的數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施，主要包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備等五個部分?；A(chǔ)設(shè)施應(yīng)盡量采用國產(chǎn)產(chǎn)品，尤其是具有自主知識產(chǎn)權(quán)的國有品牌產(chǎn)品。用于支撐涉密數(shù)字檔案資源管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)符合國家有關(guān)保密工作的規(guī)定。3.1 網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施數(shù)字檔案室網(wǎng)絡(luò)

10、基礎(chǔ)設(shè)施是機關(guān)整體網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的有機組成部分，應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃、設(shè)計和建設(shè)。一般情況下，應(yīng)將數(shù)字檔案室網(wǎng)絡(luò)管理中心設(shè)于機關(guān)中心機房。機關(guān)中心機房應(yīng)具備防雷、防靜電、防磁、防火、防水、防盜、穩(wěn)壓、恒溫、恒濕等基本管理條件，有條件的單位應(yīng)建設(shè)符合電子信息系統(tǒng)機房設(shè)計規(guī)范(GB 50174-2008)要求的B級機房。中心機房、網(wǎng)絡(luò)綜合布線的配置，要充分考慮各類電子文件采集、歸檔和數(shù)字檔案資源安全管理、移交等工作要求。應(yīng)為數(shù)字檔案室配備足夠數(shù)量的內(nèi)部局域網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)和政務(wù)內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)信息點，網(wǎng)絡(luò)性能應(yīng)能適應(yīng)圖像、音頻、視頻等各類數(shù)據(jù)的傳輸、利用要求。3.2 系統(tǒng)硬件3.2.1 服務(wù)器專業(yè)服務(wù)器是數(shù)字檔案室必備的

11、基礎(chǔ)設(shè)施。服務(wù)器性能和數(shù)量的配置，應(yīng)能滿足數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫、中間件、全文檢索、備份、防病毒等基礎(chǔ)軟件的部署和安全高效運行的需求，并適當(dāng)冗余、可擴展。3.2.2 存儲與備份為滿足各門類電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本的存儲、利用和備份要求，應(yīng)為數(shù)字檔案室配備先進(jìn)、高效和穩(wěn)定的磁盤陣列作為數(shù)字檔案資源在線存儲設(shè)備。根據(jù)機關(guān)制定的數(shù)字檔案資源保存策略，確定近線或離線備份系統(tǒng)的配置，近線備份應(yīng)選擇磁帶庫或虛擬帶庫及相應(yīng)的備份軟件，離線備份可選擇光盤、移動硬盤等脫機存儲介質(zhì)以及相應(yīng)的備份、檢測設(shè)備。3.3 基礎(chǔ)軟件為確保各門類電子檔案及其元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和及時采集、捕獲、保存，提供便捷、有效的數(shù)字

12、檔案資源利用，應(yīng)結(jié)合數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)或運行需要，為數(shù)字檔案室配備必要的正版基礎(chǔ)軟件，包括數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、中間件、全文檢索、光學(xué)字符識別（OCR）等軟件。應(yīng)選用主流數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，其性能應(yīng)能支持本單位今后較長一個時期數(shù)字檔案資源管理的需要。3.4 安全保障系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合實際，參照信息系統(tǒng)安全等級保護有關(guān)要求，從多層面為數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)建立安全保障體系。涉密數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)必須按照國家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級保護的規(guī)定執(zhí)行。3.4.1 應(yīng)建立數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)的三員管理制度，明確系統(tǒng)管理員、安全管理員和安全審計員職責(zé)，并貫徹落實。3.4.2 應(yīng)結(jié)合三員管理制度，為數(shù)

13、字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計、實施完善的用戶權(quán)限配置和管理功能，為數(shù)字檔案資源的安全存儲、管理提供保障。3.4.3 應(yīng)為數(shù)字檔案室的應(yīng)用系統(tǒng)配備正版殺毒軟件。如有必要，應(yīng)有選擇地配備防火墻、用戶認(rèn)證、數(shù)字簽名、移動存儲介質(zhì)管理軟件、業(yè)務(wù)審計軟件等安全管理工具。3.5 終端及輔助設(shè)備應(yīng)結(jié)合工作需要，為數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)配備專用終端計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機、打印機等終端設(shè)備，以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機、移動存儲介質(zhì)等輔助設(shè)備。4 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)基于開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（ISO 14721-2012 Space data and information transfer syst

14、ems-Open archival information system (OAIS) -Reference model）設(shè)計功能架構(gòu)，應(yīng)能集成管理各門類數(shù)字檔案資源，具備收集、元數(shù)據(jù)捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數(shù)字簽名、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計、處置、格式轉(zhuǎn)換、命名、移交、審計、備份、災(zāi)難恢復(fù)、用戶管理、權(quán)限管理等基本功能，為電子檔案的真實、完整、可用和安全提供首要保障，并達(dá)到靈活擴展、簡單易用的基本要求。其具體功能需求可參見電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求（GB/T 29194-2012）。4.1 檔案門類管理數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)以國家或地方制定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為基礎(chǔ)，具有管理文書、聲像（照

15、片、錄音、錄像）、科技、專業(yè)等各門類電子檔案和輔助管理實體檔案資料的功能，且具備靈活的可擴展功能，包括檔案資料門類的擴展管理、分類方案的擴展管理、適當(dāng)?shù)脑獢?shù)據(jù)方案擴展管理、電子檔案移交包制作的擴展管理等。4.1.1 電子檔案門類的擴展管理應(yīng)能依據(jù)已經(jīng)實施的元數(shù)據(jù)方案擴展管理新增電子檔案門類，且具備新增門類歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的捕獲、登記以及電子檔案的分類、編目、著錄、存儲、數(shù)字簽名、檢索、利用、鑒定、處置、統(tǒng)計、移交、審計、用戶管理等一系列功能。4.1.2 實體檔案門類的擴展管理應(yīng)能擴展管理新增的實體檔案門類，且具備新增實體檔案門類的分類、編目、著錄、檢索、利用、鑒定、處置、統(tǒng)計、移交、審計

16、、用戶管理等一系列功能。4.1.3 分類方案的擴展管理應(yīng)能靈活配置各門類檔案資料分類方案，支持對檔案門類、年度、機構(gòu)或問題、保管期限等著錄項值域的擴展定義，尤其是多級機構(gòu)或問題分類方案的擴展配置。4.1.4 元數(shù)據(jù)方案的擴展管理應(yīng)能適度擴展設(shè)置電子檔案管理所需的元數(shù)據(jù)元素；應(yīng)能根據(jù)同級國家綜合檔案館的要求，配置生成基于可擴展標(biāo)記語言（XML）格式的電子檔案及其元數(shù)據(jù)移交數(shù)據(jù)包。4.2 接收采集 數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)能以在線或離線方式自動或半自動接收、采集形成于不同環(huán)境的，經(jīng)過系統(tǒng)整理的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)，登記歸檔電子文件，并通過計算機文件名元數(shù)據(jù)等關(guān)鍵指針建立二者間的關(guān)聯(lián)。4.2.1 文

17、書類電子文件的接收采集應(yīng)能自動接收并登記形成于辦公自動化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文書類電子文件及其相對應(yīng)的元數(shù)據(jù)，采集形成于機關(guān)各職能部門的非公文類電子文件，分類、有序地存儲電子文件及其組件，保證關(guān)于同一事由的往來文件及其組件完整并相互關(guān)聯(lián)。4.2.2 聲像類電子文件的采集應(yīng)支持電子文件形成部門或檔案部門上傳或掛接照片、錄音、錄像等聲像類電子文件，自動提取形成時間和背景、結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)。4.2.3 科技和專業(yè)類電子文件的接收采集 各種科技、專業(yè)類電子文件的接收采集功能可參照4.2.1執(zhí)行。有其他專門規(guī)定的，從其規(guī)定。4.3 分類編目數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)支持電子文件的分類、編目、

18、命名和存儲，完成電子文件的歸檔保存，輔助完成紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體歸檔文件的分類、編目工作。4.3.1 分類組織應(yīng)能以自動或半自動化方式為各門類電子文件或傳統(tǒng)載體歸檔文件的年度、機構(gòu)或問題、項目代號、案卷號、件號、保管期限等分類項賦值，調(diào)整其排列順序，從而完成電子文件或輔助完成傳統(tǒng)載體歸檔文件的分類組織，維護關(guān)于同一事由的往來文件、組件的完整性和相互間的有機關(guān)聯(lián)。4.3.2 歸檔存儲應(yīng)能統(tǒng)籌電子文件和傳統(tǒng)載體歸檔文件，根據(jù)分類結(jié)果自動賦予檔號，完成歸檔過程。應(yīng)能依據(jù)檔號各構(gòu)成項自動、逐級建立并命名文件夾，分類存儲電子檔案，并采用檔號自動為電子檔案命名；應(yīng)使用第三方權(quán)威機構(gòu)提供的技術(shù)手段，在適當(dāng)時間生成

19、電子檔案原文的固化信息，提供驗證途徑。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本的上傳、掛接和存儲功能需求可參照執(zhí)行。4.3.3 編目著錄應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)，支持各門類電子檔案題名、責(zé)任者、文件編號、時間、保管期限等元數(shù)據(jù)的著錄，自動編制電子檔案案卷級、文件級電子目錄。應(yīng)能根據(jù)電子檔案著錄的不同要求，提供必要的著錄窗口，為著錄者提供下拉菜單、攜帶錄入以及日歷、時間軸等自動化著錄工具，提升著錄方式的自動化程度；應(yīng)能自動核驗著錄信息的完整性、規(guī)范性和有效性，并提示修改、校正，應(yīng)支持在權(quán)限許可范圍內(nèi)的元數(shù)據(jù)或目錄數(shù)據(jù)的增加、修改、刪除等。4.4 檢索利用數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)以權(quán)限管理為基礎(chǔ)，支持多途徑、多角度且易用的檢索和利

20、用方式，應(yīng)能滿足用戶各類查檔需求。4.4.1 檔案檢索應(yīng)能提供多種類型的檢索方式，包括：不設(shè)定檢索字段的簡單檢索，選定多項檢索字段及其邏輯關(guān)系的高級檢索，模糊檢索和精確檢索，跨檔案門類檢索，全文檢索等。應(yīng)支持用戶根據(jù)需要設(shè)定任意檢索條件查找其權(quán)限許可范圍內(nèi)的數(shù)字檔案資源，并能在檢索結(jié)果中作更精確查找。4.4.2 檔案利用應(yīng)支持用戶在權(quán)限許可范圍內(nèi)在線查看、打印目錄數(shù)據(jù)或原文，如有必要，應(yīng)能限制用戶對電子檔案或傳統(tǒng)載體數(shù)字副本組件或具體頁面的可閱讀范圍；應(yīng)能對數(shù)字檔案資源的下載進(jìn)行審批、添加數(shù)字水印和授權(quán)閱讀時間等，應(yīng)支持實體檔案借閱的申請、審批、登記、歸還等。4.4.3 檔案編研應(yīng)支持用戶開展

21、檔案編研工作，授權(quán)用戶能建立編研計劃、分配工作任務(wù)、建立編研素材庫、復(fù)制粘貼數(shù)字檔案內(nèi)容信息、審核編研文稿、發(fā)布或下載編研成果等。4.5 鑒定統(tǒng)計數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)具備各門類檔案資料的鑒定處置功能，應(yīng)具備對各種檔案資料以及相關(guān)業(yè)務(wù)情況的統(tǒng)計管理功能。4.5.1 鑒定處置應(yīng)支持各種類型的檔案鑒定任務(wù)，包括檔案密級或保管期限變更，檔案續(xù)存、銷毀、移交等，應(yīng)支持檔案管理人員依據(jù)書面鑒定報告，通過直接修改密級、保管期限等著錄字段，執(zhí)行銷毀、移交功能，完成檔案鑒定處置任務(wù)；或根據(jù)實際需求，具備鑒定處置工作流功能，應(yīng)能支持鑒定審批流程的配置、實施，包括發(fā)起鑒定任務(wù)、實施鑒定、審批鑒定意見、觸發(fā)處置功能等

22、；應(yīng)留存銷毀記錄，包括銷毀授權(quán)、銷毀內(nèi)容、銷毀執(zhí)行人、銷毀時間等；應(yīng)能生成符合電子檔案移交與接收辦法及同級國家綜合檔案館要求的電子檔案移交數(shù)據(jù)包。4.5.2 統(tǒng)計報告應(yīng)支持實體檔案、數(shù)字檔案資源室藏量的統(tǒng)計，應(yīng)能靈活設(shè)定統(tǒng)計條件，包括：檔案門類、保管期限、格式、大小、時間長度、類、卷、件、存儲載體等；應(yīng)支持檔案利用情況統(tǒng)計，包括：利用檔案的職能部門及人次、利用實體檔案和數(shù)字檔案門類及數(shù)量、數(shù)字檔案下載瀏覽量等；應(yīng)能按照統(tǒng)計年報要求，通過統(tǒng)計報表、柱圖、餅圖或曲線等各類方式顯示、打印統(tǒng)計報告。4.6 系統(tǒng)管理數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)具備審計跟蹤、用戶與權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護、參數(shù)設(shè)置等基本系統(tǒng)管理功能。

23、4.6.1 審計跟蹤應(yīng)具備日志功能，用于記錄、審計各類管理、操作行為。應(yīng)能記錄管理員、各類用戶的行為信息，包括登錄數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)、實施檔案門類管理、編輯元數(shù)據(jù)或目錄數(shù)據(jù)、處置電子檔案等各種操作行為；應(yīng)能記錄非授權(quán)用戶試圖登錄或操作的行為；應(yīng)能記錄登錄或操作失敗的有關(guān)信息；應(yīng)具備日志檢索、輸出、導(dǎo)出等管理功能。4.6.2 用戶與權(quán)限管理應(yīng)能配置三員管理用戶組，支持靈活的用戶組、用戶注冊、賦權(quán)、編輯、刪除、遷移等操作；應(yīng)具備完善的功能權(quán)限與數(shù)據(jù)權(quán)限，能夠靈活賦權(quán)或關(guān)閉權(quán)限，并具有可擴展性；應(yīng)支持用戶口令管理，包括口令強度、找回口令、口令重置、關(guān)閉口令等功能。4.6.3 數(shù)據(jù)維護應(yīng)具備基本的數(shù)據(jù)

24、維護功能，應(yīng)支持多種通用格式的元數(shù)據(jù)或目錄數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件的自動備份與恢復(fù)，以及數(shù)字檔案資源的刪除與回收等。4.6.4 參數(shù)設(shè)置應(yīng)支持全宗信息配置與編輯，可為各門類數(shù)字檔案資源配置檔號構(gòu)成規(guī)則，通過數(shù)據(jù)字典管理功能在允許范圍內(nèi)配置元數(shù)據(jù)值域，應(yīng)支持電子檔案原文存儲路徑的配置，以及各種報表格式的編輯、修改等。4.7 技術(shù)文檔管理根據(jù)數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方式的不同，應(yīng)收集保存必要的應(yīng)用軟件文檔，為系統(tǒng)的穩(wěn)定運行、維護等提供保障。采用開發(fā)方式建設(shè)的應(yīng)用軟件，應(yīng)收集保存功能規(guī)格設(shè)計說明書、詳細(xì)設(shè)計書、數(shù)據(jù)庫設(shè)計書、技術(shù)報告、用戶手冊等文檔，文檔編制應(yīng)符合計算機軟件文檔編制規(guī)范

25、（GB/T 8567-2006）的相關(guān)要求。采購商品化的應(yīng)用軟件時，至少應(yīng)收集保存數(shù)據(jù)庫設(shè)計文檔、用戶手冊等。4.8 測評鑒定以開發(fā)方式建設(shè)數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)的，推薦進(jìn)行應(yīng)用軟件的測評?？蛇x擇第三方權(quán)威檢測機構(gòu)根據(jù)招投標(biāo)文件及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對應(yīng)用軟件進(jìn)行功能性檢測并出具檢測報告，在測評合格的基礎(chǔ)上，組織數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方、承建方、監(jiān)理方、同級檔案行政管理部門進(jìn)行項目的鑒定驗收。5 數(shù)字檔案資源建設(shè)數(shù)字檔案室的數(shù)字檔案資源應(yīng)包含文書、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業(yè)等各門類電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本和數(shù)字資料等，若條件成熟，公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁等門類的電子檔案也應(yīng)作為數(shù)字檔案資源建設(shè)內(nèi)容。

26、5.1 基本要求 數(shù)字檔案資源建設(shè)的基本要求是齊全完整、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。5.1.1 齊全完整性要求歸檔保存的數(shù)字檔案資源門類應(yīng)齊全、完整，各門類電子檔案或數(shù)字副本應(yīng)齊全、完整，能夠系統(tǒng)反映本單位履行主要職責(zé)的過程；關(guān)于同一事由的往來文件以及文件的組件應(yīng)齊全、完整，文件之間的有機聯(lián)系得以保存；各門類電子檔案內(nèi)容信息處于原始狀態(tài)，基本元數(shù)據(jù)齊全、完整。5.1.2 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性要求數(shù)字檔案資源的收集、整理、編目、著錄、格式、品質(zhì)等應(yīng)符合電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894）、歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22）、檔號編制規(guī)則（DA/T 13）等國家標(biāo)準(zhǔn)或地方規(guī)范的要求；應(yīng)參照國家或地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范設(shè)置

27、、捕獲電子檔案元數(shù)據(jù)，推薦采用包括文件實體、機構(gòu)人員實體、業(yè)務(wù)實體在內(nèi)的多實體元數(shù)據(jù)方案，元數(shù)據(jù)的賦值應(yīng)以自動捕獲為主、手工著錄為輔。5.2 數(shù)字檔案資源命名規(guī)則應(yīng)采用檔號或唯一標(biāo)識符為數(shù)字檔案資源命名。采用檔號為數(shù)字檔案資源命名的，若以卷為單位整理，按檔號編制規(guī)則（DA/T 13-1994）編制檔號，推薦增設(shè)檔案門類代碼作為類別號的子項；若以件為單位整理，檔號可采用“全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構(gòu)（問題）代碼-件號·子件號”結(jié)構(gòu)。具體編制方法如下。 1）全宗號：用四位代碼標(biāo)識，按照檔號編制規(guī)則（DA/T 13-1994）編制。 2）檔案門類代碼·年度

28、：文書、照片、錄音、錄像、科技、專業(yè)的門類代碼分別為“WS”、“ZP”、“LY”、“LX”、“KJ”、“ZY”，科技、專業(yè)門類需要復(fù)分的，應(yīng)參照科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T 11822-2008）和國家基本專業(yè)檔案目錄執(zhí)行。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。當(dāng)形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。 3）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年的，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。采用其他保管期限的，也應(yīng)使用其相應(yīng)縮寫代碼。 4）機構(gòu)（問題）代碼：機構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母標(biāo)識，如辦公室可用“BGS”

29、標(biāo)識。未按照機構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機構(gòu)（問題）代碼。5）件號·子件號：件號是單件歸檔文件在一個保管期限下排列的順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。子件號是指件內(nèi)單份文件排列的順序號，用3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足3位的，前面用“0”補足，如“001”。不需要編制子件號的，子件號可以省略。如有需要，可以在件號·子件號之后編制下位代碼，比如頁（張）號等。5.3 文書類電子檔案質(zhì)量要求文書類電子文件（檔案）的收集、整理、鑒定等，應(yīng)符合國家檔案局令第8號、歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22）等要求，此外，在辦公自動化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成并歸檔保存的電

30、子公文，其質(zhì)量還需滿足以下要求。5.3.1 完整性要求關(guān)于同一事由的往來電子公文齊全、完整，電子公文的組件正本、定稿、公文處理單、集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；紅頭、電子印章齊全、完整；文件標(biāo)題、文號、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)署名和成文日期6個要素齊全、完整。5.3.2 版面格式要求電子公文正本的公文格式應(yīng)符合黨政機關(guān)公文處理工作條例第三章要求，正本的頁面尺寸及版面要求、公文格式各要素編排規(guī)則、公文的特定格式、式樣應(yīng)分別符合黨政機關(guān)公文格式（GB/T 9704-2012）第5章、第7章、第10章、第11章的要求。5.3.3 文件格式要求電子公文的正本、定

31、稿、公文處理單應(yīng)以O(shè)FD、PDF、PDF/A等版式文檔格式歸檔保存，版式文檔格式應(yīng)符合版式電子文件長期保存格式需求（DA/T 47-2009），并支持向同級國家綜合檔案館采用的長期保存格式轉(zhuǎn)換；集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同級國家綜合檔案館認(rèn)可的格式歸檔保存。5.3.4 元數(shù)據(jù)捕獲要求應(yīng)參照文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（DA/T 46-2009）設(shè)置、捕獲電子公文元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：聚合層次、來源、立檔單位名稱、電子文件號、檔號、年度、保管期限、內(nèi)容描述、題名、日期、密級、形式特征、存儲位置、脫機載體編號、權(quán)限管理、機構(gòu)人員名稱、業(yè)務(wù)狀態(tài)、業(yè)

32、務(wù)行為、行為時間、實體標(biāo)識符20項。 5.3.5 封裝要求 若條件成熟，根據(jù)同級國家綜合檔案館要求，可以對文書類電子檔案與其元數(shù)據(jù)進(jìn)行封裝。封裝可參照基于XML的電子文件封裝規(guī)范（DA/T 48-2009）執(zhí)行。5.4 聲像類電子檔案質(zhì)量要求5.4.1 基本要求 聲像類電子文件的歸檔范圍應(yīng)參考照片檔案管理規(guī)范（GB/T 11821-2002）第4章或同級檔案行政管理部門的具體要求執(zhí)行。收集、歸檔的聲像類電子文件應(yīng)經(jīng)過挑選和系統(tǒng)整理，應(yīng)能系統(tǒng)、客觀地記錄本單位的重要職能活動，以及歷次活動的主要內(nèi)容、主要人物、主要場景等。按照客觀事實編輯形成的錄音、錄像類電子文件可收集、歸檔。5.4.2 品質(zhì)要求

33、聲像類電子檔案應(yīng)主題鮮明、影像和語音清晰、人物形象端正。照片類電子檔案應(yīng)以TIFF、JPEG格式保存，其可交換圖像文件（EXIF）信息保存完整，像素數(shù)不低于300萬；重要或珍貴的錄音類電子檔案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz；錄像類電子檔案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。5.4.3 照片類電子檔案基本元數(shù)據(jù)集應(yīng)參照照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案（制定中）設(shè)置、捕獲照片類電子檔案元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：聚合層次、檔號、年度、題名、攝影者、攝影時間、人物、地點、業(yè)務(wù)活動描述、保管期限、密級、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小、垂直分辨率、水平分辨

34、率、圖像寬度、圖像高度、色彩空間、捕獲設(shè)備、固化信息，以及描述電子檔案管理過程的機構(gòu)人員、管理活動元數(shù)據(jù)。5.4.4 錄音類電子檔案基本元數(shù)據(jù)集應(yīng)參照相關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置、捕獲錄音類電子檔案元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：聚合層次、檔號、年度、題名、錄音者、錄音時間、人物、地點、業(yè)務(wù)活動描述、保管期限、密級、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小、時間長度、音頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、音頻比特率、音頻采樣率、音頻采樣精度、聲道數(shù)、捕獲設(shè)備、固化信息，以及描述電子檔案管理過程的機構(gòu)人員、管理活動元數(shù)據(jù)。5.4.5 錄像類電子檔案基本元數(shù)據(jù)集應(yīng)參照相關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置、捕獲錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：聚合層次、檔號、年度

35、、題名、攝像者、編輯者、攝像時間、人物、地點、業(yè)務(wù)活動描述、保管期限、密級、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小、時間長度、視頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、色彩空間、幀大小、幀速率、視頻比特率、音頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、音頻比特率、音頻采樣率、音頻采樣精度、聲道數(shù)、捕獲設(shè)備、固化信息，以及描述電子檔案管理過程的機構(gòu)人員、管理活動元數(shù)據(jù)。5.4.6 著錄要求為確保聲像類電子檔案的真實、完整和可用，電子文件形成部門、檔案部門應(yīng)按照國家、行業(yè)或地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，圍繞聲像類電子檔案記錄的中心內(nèi)容，對題名、人物、地點、主題、業(yè)務(wù)活動描述等元數(shù)據(jù)進(jìn)行全面著錄。5.5 科技和專業(yè)類電子檔案質(zhì)量要求5.5.1 科技類電子文件歸檔的基本要

36、求科技類電子文件的收集、整理、鑒定、編目等應(yīng)參照科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T 11822-2008）、國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T 28-2002）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行。圖形類電子文件應(yīng)以DWG等通用格式收集、歸檔，其他電子文件歸檔保存格式可參照文書、聲像類電子文件執(zhí)行。5.5.2 專業(yè)類電子文件歸檔基本要求在履行本單位主要職能過程中產(chǎn)生的專業(yè)類電子文件都應(yīng)收集、歸檔，包括但不限于國家檔案局頒布的第一批、第二批國家專業(yè)檔案基本目錄所列內(nèi)容。各種專業(yè)類電子文件的整理、鑒定、編目參照相應(yīng)的管理辦法執(zhí)行。僅以數(shù)據(jù)庫形式存在的專業(yè)類電子文件，如人口、環(huán)境、農(nóng)業(yè)等各種普查數(shù)

37、據(jù)，可以XML等跨平臺通用格式收集、歸檔，或直接以原數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)文件歸檔，同時歸檔一套完整的數(shù)據(jù)庫設(shè)計文檔。以電子文檔形式存在的專業(yè)類電子文件，可參考文書類電子檔案的各項管理要求執(zhí)行。5.5.3 元數(shù)據(jù)的設(shè)置與捕獲應(yīng)參照檔案著錄規(guī)則（DA/T 18-1999）、文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（DA/T 46-2009）等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置、捕獲科技、專業(yè)類電子檔案元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：聚合層次、檔號、年度、題名、責(zé)任者、成文時間、文號、密級、稿本、保管期限、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小，以及描述電子檔案管理過程的機構(gòu)人員、管理活動元數(shù)據(jù)。5.6 紙質(zhì)檔案數(shù)字副本質(zhì)量要求本部分僅對批量制作的文書、科

38、技、專業(yè)等類紙質(zhì)檔案數(shù)字副本提出要求，電子環(huán)境中業(yè)務(wù)流程上的紙質(zhì)文件數(shù)字化可參照執(zhí)行。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各項技術(shù)要求按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T 31）以及同級國家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。為保證數(shù)字副本的真實性、完整性和可用性，參照縮微攝影技術(shù)縮微品的法律認(rèn)可性（GB/Z 20650-2006）、信息與文獻(xiàn)檔案數(shù)字化實施指南(ISO/TR 13028:2010(E)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的相關(guān)規(guī)定，紙質(zhì)檔案數(shù)字化還應(yīng)符合以下要求。5.6.1 數(shù)字化對象確認(rèn)要求應(yīng)按完整性、規(guī)范性要求確定需數(shù)字化的紙質(zhì)檔案。原則上，年度內(nèi)、每個案卷內(nèi)或保管期限內(nèi)、關(guān)于同一事由的往來文件、每份文件的組件應(yīng)完整數(shù)字化。涉密紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合相應(yīng)規(guī)范要求。推薦實行數(shù)字化對象審批制，擬數(shù)字化的檔案原件應(yīng)經(jīng)過本單位相關(guān)負(fù)責(zé)人的審查簽批。5.6.2 元數(shù)據(jù)捕獲要求在數(shù)字化過程中，紙質(zhì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)以件為單位自動捕獲數(shù)字化元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：數(shù)字化授權(quán)信息、數(shù)字化日期與時間、水平分辨率、垂直分辨率、色彩空間、格式信息、計算機文件大小、數(shù)字化軟硬設(shè)備等。應(yīng)將數(shù)字化元數(shù)據(jù)與目錄數(shù)