工程管理部資料組制度(共13頁)

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上附件1：工程資料及檔案管理制度第一章 總則第一條 為進一步規(guī)范中國水電成都地鐵四號線二期工程土建二標項目經(jīng)理部檔案文件的收集、整理、立卷、歸檔工作，統(tǒng)一工程檔案文件的編制標準，確保檔案文件完整、準確、規(guī)范、及時移交歸檔，根據(jù)國家檔案局頒發(fā)的建設工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328-2001）、四川省建設廳印發(fā)的四川省建設工程文件歸檔技術管理規(guī)定（川建發(fā)2006158號）、四川省檔案局印發(fā)的四川省重大建設項目檔案管理制度（川檔發(fā)200845號）、成都地鐵公司印發(fā)的成都軌道交通有限公司建設分公司竣工文件編制移交管理暫行制度，結合中國水電成都地鐵四號線二期工程實際，特制

2、定本制度。 第二條 竣工文件系指在建設項目建設過程中形成的、如實反映 施工過程和工程實體狀況的，具有保存利用價值的各種文件材料、圖紙、照片、錄音、錄像、光盤等。第三條 項目經(jīng)理部工程管理部歸口管理軌道項目檔案文件編制移交工作。第四條 本制度適用于中國水電成都地鐵4號線二期工程土建2標項目經(jīng)理部。 第二章 文件管理制度第五條 文件的分類：文件分受控文件和非分受控文件兩類。1、受控文件：（1）管理體系文件：管理手冊（除因投標送給顧客以及其它用途的管理手冊）、程序文件、作業(yè)文件（包括管理制度、管理制度、管理規(guī)定等）； （2）合同文件：施工合同、分包文件、供貨合同等；（3）技術文件：施工組織設計、項目

3、質量計劃、職業(yè)健康安全管理方案、環(huán)境管理方案、專項技術措施等；（4）外來文件：包括相關的法律、法規(guī)、規(guī)程、規(guī)范、標準、設計文件、設計變更、招標文書、顧客提供的圖紙、圖樣等）。（5）其他文件：包括公司其他與一體化管理體系有關的管理文件及上級下發(fā)的文件；2、除以上受控文件外，其他為非受控文件。第六條 文件的標識1、各部門負責編制各自使用的“受控文件清單”，并由部門負責人審核，文件和資料管理員負責控制。2、受控文件一般加蓋“受控”印章；規(guī)程、規(guī)范、圖紙、技術資料可采用其它的適當方式進行標識。3、各部門管理性文件編號以文件號作為狀態(tài)標識。第七條 文件的編制和審批：項目經(jīng)理部各部門管理性文件由各部門組織

4、編制，并組織有關部門和人員進行會審和會簽，分管領導審批，項目經(jīng)理批準，項目經(jīng)理部綜合辦公室負責發(fā)放。第八條 文件的發(fā)放1、受控文件由文件資料管理員統(tǒng)一編制分發(fā)號，并填寫“受控文件發(fā)放(領用)審批登記表”，經(jīng)部門負責人或分管領導審核批準后，按發(fā)放（領用）范圍發(fā)放。2、文件領用人在“受控文件發(fā)放（領用）審批登記表”上簽收，注明日期，每份文件都有分發(fā)號，以便于追溯。3、當需使用文件的人員未領到文件時，不得隨意借用其他人的文件復印，應填寫“受控文件發(fā)放（領用）審批登記表”，經(jīng)部門負責人或分管領導批準后，到文件管理部門辦理領用手續(xù)。文件復印件由文件資料管理員加蓋“受控”印章，否則復印件無效。復印件在原件

5、編號的后面加注-1 或-2，作為受控號，以便發(fā)放登記。4、受控文件使用人應保護好文件，不得丟失或損壞。如一旦發(fā)生丟失或損壞，應辦理申請領用手續(xù)，并在領用申請中作出說明。第九條 文件的換版與作廢1、文件經(jīng)過多次更改或需要進行大幅度修改時應進行換版。發(fā)放新版本時，由綜合辦公室負責作廢文件的處理。2、失效或作廢的文件，由文件資料管理員填寫“文件銷毀申請單”，經(jīng)綜合辦公室負責人審批后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件，申請人應填寫“文件保留申請單”，經(jīng)綜合辦公室負責人審批后方可留用。保留的作廢文件，應加蓋“保留”、“作廢”標識。防止作廢文件的非預期使用。第十條 文件的歸檔、借閱1、受控文件經(jīng)審核批準后，

6、由文件資料管理員填寫“文件歸檔登記表”，并列入“受控文件清單”中。存入磁盤的文件也由文件資料管理員進行歸檔登記，以防丟失。2、需臨時借閱文件的人員應填寫“文件借閱申請單”，經(jīng)文件管理部門負責人批準后借閱。借閱者應在指定日期歸還文件，到期不歸還的由文件資料管理員限期收回。原版文件一律不外借，以防丟失或損壞。3、文件資料管理員應經(jīng)常檢查各類在用文件的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，防止失效或作廢文件的非預期使用。第十一條 外來文件的管理1、項目經(jīng)理部對法律、法規(guī)、標準、規(guī)程、規(guī)范及其他要求的收集、識別和控制按法律法規(guī)和其他要求控制程序有關規(guī)定執(zhí)行。2、各文件管理部門發(fā)放到供方的受控文件，如發(fā)給工區(qū)的施工

7、圖、技術要求和規(guī)程、規(guī)范等，應進行發(fā)放登記和跟蹤更改控制。第三章 竣工文件管理 第十二條 項目經(jīng)理部工程技術部依據(jù)在招、投標文件的編制、合同協(xié)議的簽訂時明確規(guī)定竣工文件的編制要求、內容、份數(shù)、移交歸檔時間及履約責任等要求對檔案管理工作進行管理和指導。 第十三條 項目經(jīng)理部應認真履行投標承諾與合同中關于竣工文件編制的有關條款、規(guī)定，重視竣工文件編制移交管理，將這項工作納入到施工技術管理、勞動競賽考核、總工程師和有關工程技術人員的職責范圍。由工程管理部配備專業(yè)人員負責竣工文件從形成到歸檔移交各個環(huán)節(jié)。 第十四條 項目經(jīng)理部負責收集、編制、立卷歸檔施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。材料、構件和設備的供

8、貨單位負責將其承包項目范圍內的文件收集齊全，及時提交施工安裝單位整理、立卷、歸檔。第十五條 工程竣工文件收集、編制、整理和移交歸檔應與工程建設同步進行，必須真實、準確、完整，不得后補。第四章 竣工文件歸檔范圍及組卷要求第十六條 竣工文件歸檔范圍及組卷順序見成都軌道交通工程竣工文件歸檔范圍及組卷排列順序表第十七條 建設項目聲像檔案、電子檔案的整理移交按照成都軌道交通有限公司工程建設項目電子檔案整理移交細則（暫行）（成軌建司發(fā)201159號）、成都軌道交通有限公司工程建設項目竣工聲像檔案整理移交細則（暫行）（成軌建司發(fā)201163號）等文件執(zhí)行。 第十八條 竣工文件是軌道交通工程建設項目的真實記錄

9、，必須 真實記錄和準確反映工程建設過程和竣工時的實際情況，圖物相符、 技術數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。嚴禁對文件進行涂改、偽造、隨意抽撤、損毀和丟失。 第十九條 竣工文件的質量要求一、竣工文件應為原件，確無原件的應歸具有憑證作用的復印件，須在復印件上加蓋公章，并注明原件存儲位置。供貨商提供的復印件，應加蓋供貨商單位公章并標明品種、規(guī)格型號、批次、供貨日期和數(shù)量等；施工單位、監(jiān)理單位提供的復印件應加蓋施工單位、監(jiān)理單位公章。 二、竣工文件裝訂整齊美觀、字跡工整、卷面整潔，簽字蓋章手 續(xù)完備規(guī)范，圖紙圖幅標準、線條清晰、反差良好、折疊標準統(tǒng)一。 三、竣工文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水，不得使

10、用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、熱敏紙、鉛筆等。確為易褪色材料（如復寫紙、熱敏紙等）形成的文件，應附一份掃描打印件或復印件。 四 、竣工文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4 幅面 (297mm × 210mm)，圖紙宜采用國家標準圖幅并與施工設計圖紙的比例一致。對小于A4幅面的文件，應將其粘貼在A4幅面的白紙上；對大于A4幅面的文件，應將其折疊成A4幅面。 五、竣工文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張，應采用70克以上（含70克）的紙張。圖紙一般采用藍圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。 六、打印文件應使用激光

11、打印機進行打印。復印、打印文件的清 晰度應符合設備標定質量的要求。 第二十條 竣工文件的編制要求一、竣工文字材料編制要求 1.施工組織設計、單位（子單位）工程開工報告、工程竣工驗收自評報告、幾方責任主體出具的工程質量評估報告和檢查報告、單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄、工程竣工驗收報告、竣工驗收備案表、工程質量保修書等重要文件必須加蓋公司公章，聯(lián)合體應加蓋相應的聯(lián)合單位的公章。其余竣工資料可用項目經(jīng)理部公章，但需辦理授權委托書。委托書應有法定代表人簽字并加蓋公司公章，歸入竣工檔案的綜合性文件中。 2.工程用表及表格填寫要求 工程用表按照建設工程施工質量驗收規(guī)范實施指南（第二版）和成都軌道交通

12、有限公司質量安全部門相關文件要求編制。各類用表的內容應填寫準確，工程名稱填寫標準全稱，所有需填寫的檢查記錄、評定（結論）意見、姓名、日期簽署等必須采用手寫方式，不能以加蓋簽名章代替本人簽名。 在填寫質量驗收記錄時，應根據(jù)質量驗收規(guī)范的規(guī)定，填寫具體 的質量要求。應逐一或歸納地填寫好國家驗收規(guī)范中主控項目、一般 項目的全部內容。 在填寫主控項目、一般項目的檢查評定記錄時，對定量項目，應直接填寫檢查的數(shù)據(jù)；對定性項目，應將有關質量的證明文件編號填入記錄中；對既有定性又有定量的項目，應同時反映出滿足條文對定性和定量的要求。 空白欄應以“/”標注。 二、竣工圖編制要求 1.竣工圖應完整、準確、清晰、規(guī)

13、范，真實反映工程竣工驗收時的實際情況，應與施工圖、設計變更、洽商、材料變更、施工及質檢記錄相符合。 2.竣工圖原則上不能在施工設計圖上修改，須重新繪制。無修改內容的安裝圖集、標準圖集可在原圖集上加蓋竣工圖章作為竣工圖。 3.竣工圖修改應與工程同步進行，不得在施工后期或竣工時靠記憶集中修改繪制。 4.竣工圖圖號按施工圖圖號編制規(guī)則編制，應將施工圖的圖別代號中的“S”改為竣工圖圖別代號“J”。 5.竣工圖圖標欄的簽署應在硫酸紙（底圖）上進行。 6. 竣 工 圖 圖 幅 應 按 技 術 制 圖 復 制 圖 的 折 疊 方 法 （ GB 10609.3-89）要求采用手風琴式折疊方法統(tǒng)一折疊成A4幅面

14、（297mm× 210mm），圖標欄露在外面。折疊后的圖紙應四方厚度均勻?？⒐D不裝訂成冊。 三、竣工圖章的使用 1.所有竣工圖應由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章?？⒐D章中的內容填寫應齊全、清楚，不得代簽，不得用名字章代替簽字。 2.竣工圖章應使用紅色印泥，蓋在標題欄上方空白處。 第十六條：竣工文件的立卷整理要求竣工文件的整理程序為：分類立卷卷內文件排列復查定卷編制頁號編制卷內目錄編制卷內備考表編制案卷封面案卷裝訂編制案卷脊背、裝盒案卷排列及編制順序號編制檢索工具 第二十一條 竣工文件的組卷要求一、竣工文件的立卷 （一）竣工文件以卷為保管單位。立卷應遵循竣工文件的形成規(guī) 律和成套性

15、特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系，分類科學，組卷合理，便于檔案的保管和利用。 （二）施工單位的竣工文件組卷移交單元為：車站、車輛段、控制中心、供冷站土建工程以站或單位（子單位）工程為組卷移交單元；車站、車輛段、控制中心機電安裝與裝飾裝修工程以站或單位（子單位）為組卷移交單元，每個單元的文件按通風空調、給排水、建筑電氣、電梯、智能建筑和裝飾裝修等6個專業(yè)相對獨立組卷；區(qū)間工程（含明挖、暗挖和盾構區(qū)間）、軌道工程以合同標段為組卷移交單元，每個合同標段的文件應按左線、右線相對獨立組卷、車輛段與正線文件 應相對獨立組卷；人防工程以一個防護單元為組卷移交單元；主變電站工程按單位（子單位）工程為組卷移交單元，

16、每個單元的土建工程 和機電工程文件應相對獨立組卷；牽引供變電、接觸網(wǎng)、通信、信號、自動售檢票、屏蔽門、綜合監(jiān)控系統(tǒng)工程以單位工程為組卷移交單元，其中各子單位工程的文件應相對獨立組卷。（三）案卷內不應有重份文件。若一份文件需歸入幾個案卷的，不需重復歸檔，只需在卷內目錄上注明文件存放位置；不同載體的文件應分別組卷；案卷不宜過厚，一般不超過40mm。 （五）移交成都軌道交通有限公司的竣工文件以A、B、C、D、E為套別號，原件應統(tǒng)一歸入A套竣工文件中。B、C、E套文件可用復印件。:A套為竣工文件正本，由文字材料原件及竣工圖原件組卷而成；B、C、D、E套為竣工文件副本，其中B套移交成都軌道交通有限公司，

17、由文字材料復印件及竣工圖原件組卷而成；C套移交運營分公司，由文字資料復印件、部分單份文件的原件及竣工圖原件組卷而成；D套為移交運營分公司竣工圖原件；E套為移交建設公司的文字材料復印件和竣工圖原件。若有多份原件，則原件優(yōu)先于復印件進入副本。 二 、案卷與卷內文件的排列 （一）卷內文件一般按照文字在前，圖樣在后；批復在前，請示 在后；主件在前，附件在后；譯文在前，原文在后的順序排列。 （二）文字材料一般按問題、時間或重要程度排列；圖紙按工程、專業(yè)、圖號排列。具體排列順序參見成都軌道交通有限公司制定的相關竣工文件編制歸檔管理制度。三、案卷編目 （一）卷內文件頁號的編寫 卷內文件有書寫內容的頁面均應編

18、寫頁號。每卷應用自動號碼機 單獨從“1”開始編號。頁號編寫位置為單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正 面在右下角，背面在左下角；圖樣頁號編寫在標題欄外。成套圖紙或印刷成冊的文件，自成一卷、已有頁號的，不必重新編寫頁號。案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。（二）卷內目錄的編制 序號：用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注，一份文件一個號。 文件編號：填寫文件文號、圖樣的圖號、設備型號、項目代號等。 責任者：填寫文件的直接形成單位（部門），而不是組卷單位名稱。涉及多個形成單位的，可填寫主要形成單位（部門）。 文件題名：填寫文件標題全稱。沒有文件名或文件名不完整的，立卷人應根據(jù)文件內容擬定文件題名，

19、并加上“”。日期 ：填寫文件的形成日期 。應填寫為 8 位阿拉伯數(shù)字 ，如 “”。只有年月沒有日期的，填6位阿拉伯數(shù)字，如“”。 頁號：填寫文件在卷內所排的頁號。一卷文件中，第一條目錄起的文件頁號填寫起始頁號，最后一條目錄的文件頁號文件填寫起止頁號。備注：填寫需要說明的內容或事項。 卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。 （三）卷內備考表的編制 卷內備考表要標明卷內文件頁數(shù)，說明立卷情況，填寫立卷人、 檢查人、立卷時間等。備考表的說明，主要說明卷內文件完整、準確 情況、復印件情況、頁碼錯誤情況、文件的更換情況等，沒有需要說 明的事項可不必填寫。 立卷人、審核人必須是本人簽名，不得打印。 卷內備考表排

20、列在卷內文件之后。 （四）案卷封面的編制 案卷封面采用內封面形式。 檔號：由檔案保管單位填寫。 套別號：用大寫英文字母表示，依套別順序以A、B、C、D、E等字 母編排。 案卷題名：應簡明、準確地概括和揭示卷內文件的內容。案卷題名應包括工程名稱、專業(yè)名稱、結構名稱、階段名稱、文件名稱等內容。同類文件頁數(shù)過多分開立卷時，案卷題名不能同名，應以時間段、部位或圖紙編號等作區(qū)分標注。立卷單位：填寫文件立卷單位或項目履約單位（以合同簽訂的單 位為準），并加蓋合同單位公章。 起止日期：填寫卷內文件形成的起止日期。 保管期限：工程建設檔案的保管期限為永久。 密級：由檔案保管單位填寫。 四、案卷裝訂要求 （一）

21、案卷應整卷裝訂（案卷封面、卷內目錄、卷內文件和卷內 備考表一起裝訂）。印刷成冊并自成一卷的文件，可不裝訂。竣工圖 不裝訂。 （二）應預留不少于25mm的裝訂邊。橫向打印的文件，其標題欄 方向為裝訂邊。 （三）裝訂時必須剔除金屬物，采用線繩三孔左側裝訂法，要整 齊、牢固、美觀，便于保管和利用。 （四）案卷厚度應與案卷檔案盒厚度匹配，檔案盒不宜過空或過滿。八、案卷裝具及案卷脊背 （一）案卷裝具應統(tǒng)一外表面，采用卷盒形式，無酸紙制作，其 外表規(guī)格為305mm×220mm，選用厚度30mm、40mm為宜。 （二）案卷脊背的編制 案卷脊背應填寫案卷題名、保管期限。檔號由檔案保管單位填寫。脊背標簽采用白色紙張制作并粘貼在案卷脊背上。第五章 竣工文件驗收及移交第二十二條 工程竣工驗收前，項目經(jīng)理部應完成竣工文件編制，提請城建檔案館對竣工檔案進行預驗收，預驗收合格后方可組織工程 竣工驗收，不符合標準的，要求竣工檔案形成單位修改完善。第二十三