物資臺帳管理辦法

1、物資臺帳管理方法目錄第一章總則第二章 物資臺帳的管理責(zé)任第三章臺帳的建立第四章臺帳的操作第五章臺帳的日常管理第六章附則第一章總則第一條 為改善公司物流控制狀況，優(yōu)化公司信息管理，把物資臺帳管理納 入制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理軌道，制定本管理方法。第二條本方法的物資包含物資分類編碼管理方法中的所有物資。第三條 物資臺帳以下簡稱臺帳是公司物資基本信息數(shù)據(jù)反映的載體， 它同時具有下述特征：1、臺帳是物資分類編碼管理方法中某一分類物資信息數(shù)據(jù)的集合，集 合的最小單元是與該編碼對應(yīng)的具體物資；2、是該具體物資信息比較完整的反映。臺帳載有物資信息量的多少根據(jù)管 理需要和公司制度決定，一般至少應(yīng)包括該物資的

2、物資編碼、固有屬性品名、 型號、規(guī)格等、計量單位、收發(fā)存“流水”丨數(shù)量、發(fā)生時間、物資價值、物 資狀態(tài)等；3、臺帳以表格的形式表現(xiàn)，一般有相對穩(wěn)定的帳頁和賬簿，可以是紙質(zhì)的， 也可以是電子的。第四條臺帳的種類：1、按物資分類范圍大小分類，如分為總帳、分類明細(xì)賬；2、按物資種類分類，如分為為原材料臺帳、設(shè)備臺帳等等；3、按職能領(lǐng)域分類，如分為倉庫物資臺帳、車間物資臺帳等等。第五條臺帳級別：臺帳按財務(wù)成本核算的科目分為兩個級別。構(gòu)成公司流動資產(chǎn)形態(tài)的物資，主要表現(xiàn)為用于產(chǎn)品的原材料、半成品、成 品、輔機(jī)以及生產(chǎn)用低值易耗品的臺帳為一級臺帳；其它臺帳為二級臺帳。第六條臺帳的管理目標(biāo)：1、齊全完備 填

3、補(bǔ)該建立臺帳而未建立“空白”；2、信息真實(shí)準(zhǔn)確；3、信息的時效及時；4、臺帳信息保持連續(xù)性；5、帳、物、單、卡一致統(tǒng)一，賬實(shí)相符、帳帳相符、帳證相符。第七條 臺帳帳頁的統(tǒng)一設(shè)計公司所有物資臺帳均使用公司統(tǒng)一設(shè)計的帳頁， 具體由物資管理部負(fù)責(zé)，根 據(jù)物資分類編碼管理方法的分類，分別設(shè)計假設(shè)干種帳頁內(nèi)容和格式，征求 物資相關(guān)管理部門車間的意見后報財務(wù)部審定。所有的物資臺帳帳頁上必須設(shè)置表格編號欄目，居于帳頁表格的右上角。表 格編號主要反映臺帳的物資分類、總帳和明細(xì)賬的區(qū)分以及臺帳種類的序號， 在 進(jìn)行上述設(shè)計時同時設(shè)定。第八條本方法適用于全公司范圍，包括所有存在物資管理責(zé)任的子公司、 部門、車間。

4、第二章 物資臺帳的管理責(zé)任第九條物資管理部是物資臺帳的業(yè)務(wù)主管部門，除負(fù)責(zé)管理所轄倉庫物資 臺帳外，還對非所直接管轄物資臺帳的建帳和運(yùn)行負(fù)有監(jiān)管責(zé)任。第十條除物資管理部之外，凡存在物資管理職責(zé)的部門車間均負(fù)有物 資臺帳的管理責(zé)任，具體包括下述范圍的臺帳：1、財務(wù)部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)總臺帳的管理，并負(fù)責(zé)落實(shí)固定資產(chǎn)各分類臺帳的 管理責(zé)任。；2、動力設(shè)備部負(fù)責(zé)生產(chǎn)含動力設(shè)備、搬運(yùn)設(shè)備臺帳的管理;3、 工藝部負(fù)責(zé)工裝模卡具臺帳總帳管理，車間負(fù)責(zé)其分臺帳的管理；4、生產(chǎn)車間負(fù)責(zé)車間物資臺帳的管理，具體按本方法和車間物資臺帳管 理方法執(zhí)行；5、全面質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)計量檢測設(shè)備、計量器具、計量裝置臺帳管理；6總裁

5、辦負(fù)責(zé)辦公設(shè)備、辦公耗材和土地房產(chǎn)臺帳的管理。7、公司認(rèn)為其它應(yīng)該建立的物資臺帳管理。第十一條 臺帳的管理責(zé)任：1、臺帳管理責(zé)任按工作性質(zhì)分為直接管理責(zé)任和監(jiān)督管理責(zé)任：直接管理負(fù)責(zé)臺帳建立、臺帳運(yùn)行和臺帳維護(hù)，并按有關(guān)規(guī)定形成臺帳匯總 統(tǒng)計的相關(guān)物資報表；監(jiān)督管理負(fù)責(zé)制度執(zhí)行情況的監(jiān)督、檢查、考核和指導(dǎo)。2、臺帳管理責(zé)任按臺帳級別實(shí)行分工：第一級臺帳由物資管理部直接管理，財務(wù)部監(jiān)督管理；第二級臺帳由直接管理責(zé)任的部門車間管理，物資管理部監(jiān)督管理。第十二條 上述不限于部門、車間對職責(zé)范圍內(nèi)管轄的倉儲和在用物資 按本方法的要求建立臺帳，專人可兼職操作管理，標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行，持續(xù)運(yùn)行。部 門車間主任負(fù)責(zé)監(jiān)

6、督檢查臺帳信息的錄入與更新、報表報送，審核信息的準(zhǔn) 確性和真實(shí)性。第十三條 總裁辦主任負(fù)責(zé)牽頭，財務(wù)部和物資管理部參與，每年進(jìn)行一次 臺帳管理狀況的檢查，對受檢部門車間臺帳的管理狀況提出整改和指導(dǎo)意見。 本項(xiàng)管理活動列入成本突破指標(biāo)體系完善和信息數(shù)據(jù)庫完善工作計劃。第三章臺帳的建立第十四條臺帳要素的設(shè)置：臺帳作為物資信息數(shù)據(jù)最重要的載體，其帳頁欄目應(yīng)盡可能全面反映物流過 程中收付（用）存的信息，一般情況下必須含有以下欄目：1、基本欄目：序號、物資編碼、物資名稱、規(guī)格、型號產(chǎn)品編號和圖號、 鋼材牌號計量單位、收發(fā)存數(shù)量、價格、金額、貨位保存或使用處所、 物資現(xiàn)有狀態(tài)、備注、日期等等?；緳谀繛楸?/p>

7、備欄目。2、擴(kuò)充欄目：除基本欄目外，根據(jù)物資特性和管理需要，還應(yīng)增加反映物 資信息的其它重要欄目，如：物資性能、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)批號、購置入庫時 間、商品附隨文件以及相關(guān)憑證信息等。擴(kuò)充欄目根據(jù)管理目標(biāo)的需要選擇設(shè)置。第十五條 電子臺帳為了完善公司信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，提高物資管理工作效率，凡具備條件的 物資管理部門（車間）均應(yīng)設(shè)置電子臺帳，以提高物資信息統(tǒng)計分析和報表生成的 效率及準(zhǔn)確性。具體要求如下：電子臺帳和紙質(zhì)臺帳格式基本相同，具體格式由財務(wù)部審定。電子臺帳和紙質(zhì)臺帳可同時存在并同時使用，但必須保持一致。在電子臺帳正常運(yùn)行滿一個統(tǒng)計年度時，經(jīng)財務(wù)部主任認(rèn)可、物資主管副總 批準(zhǔn)可以停止設(shè)置

8、和停止使用紙質(zhì)臺帳。第四章臺帳的操作第十六條 臺帳信息的錄入責(zé)任人：臺帳信息一般由該物資的直接管理人員錄入， 對臺帳的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、標(biāo) 準(zhǔn)性負(fù)責(zé)。物資管理部倉庫物資臺帳的錄入由其部門主任進(jìn)行崗位職能分配， 并 將臺帳錄入人名單報總裁辦備案。第十七條臺帳錄入工作標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)：1、錄入工作標(biāo)準(zhǔn) 及時：臺帳信息主要是憑證單據(jù)發(fā)生后，錄入人應(yīng)隨即逐筆登記有關(guān) 臺賬、賬簿，要求在錄入要件全部具備的二天內(nèi)完成錄入； 準(zhǔn)確：臺帳信息數(shù)據(jù)必須真實(shí)反映事實(shí)； 標(biāo)準(zhǔn)：臺帳的錄入必須到達(dá)專業(yè)化狀態(tài)。下述規(guī)定是判斷臺帳是否合格的 基本依據(jù)：欄目不得隨意空置;不得任意涂改。如須刪除必須雙杠線改寫，對于紙質(zhì)臺帳雙杠線應(yīng)用直

9、尺劃 出；對于紙質(zhì)臺帳要求填寫標(biāo)準(zhǔn)、字跡清晰工整。不得用鉛筆、油汁圓珠筆錄入 臺帳；第十八條 臺帳信息的復(fù)核臺帳信息的復(fù)核對系指臺帳直接管理人員按規(guī)定的周期檢查臺帳所記載的 信息與相關(guān)憑證單據(jù)、卡片和實(shí)物是否一致相符的操作。第一級臺帳的核對周期應(yīng)不大于一個月；第二級臺帳的核對周期應(yīng)不大于六個月。當(dāng)核對周期內(nèi)適逢盤點(diǎn)時，核對可和盤點(diǎn)合并進(jìn)行。物資管理部門車間主任負(fù)責(zé)檢查核對結(jié)果，對不相符的負(fù)責(zé)查清事實(shí)和 原因后，方能更正。第十九條 臺帳信息的統(tǒng)計臺帳信息的統(tǒng)計系指按規(guī)定的統(tǒng)計周期，對臺帳中的關(guān)鍵或指定的同類數(shù)據(jù) 進(jìn)行匯總計算，并設(shè)置對應(yīng)的表單反映出來，形成各類物資報表。具體操作規(guī)定 按物資管理和

10、報表的相關(guān)制度執(zhí)行。第五章臺帳的日常管理第二十條紙質(zhì)臺帳必須滿足下述基本要求：帳頁裝訂整齊，賬簿冊用硬皮封面裝夾，不得破爛不堪；封面標(biāo)識標(biāo)志明晰，對多本多套賬簿冊編號清楚；賬簿設(shè)置專門柜屜保存存放。第二十一條 電子臺帳必須滿足下述要求：使用統(tǒng)一的軟件，除財務(wù)部另有要求外，電子臺帳應(yīng)運(yùn)用電子表格Excel 設(shè)置；規(guī)定部門車間內(nèi)部人員上機(jī)的規(guī)則和紀(jì)律；對訪問、更改設(shè)置必要的保護(hù)、保密措施；選擇合適的備份保存格式和方法。第二十二條 在臺帳管理和操作人員發(fā)生異動時嚴(yán)格執(zhí)行臺帳交接手續(xù)包括電子臺帳。第二十三條 物資臺帳的長期保存期限按財務(wù)會計賬簿保持期限的規(guī)定執(zhí) 行。第六章附則第二十四條 自本方法公布實(shí)施之日起，對違反本方法的部門車間按以 下規(guī)定處理：1、本方法規(guī)定建立或公司認(rèn)為應(yīng)該建立而未建立物資臺帳的責(zé)令限期建立；2、超過上述限期仍然未建立臺帳的對部門車間主任通報批評，處以罰 金300元，并限一個月內(nèi)建立到位。3、