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文檔簡介

1、利用"條件求和向導"對數(shù)據按條件進行匯總在一個表格中經常需要將表中的數(shù)據按一定的條件進行求和計算。如一個人事職稱檔案表,需要統(tǒng)計"助理工程師"、"工程師"、"會計師"等職稱的人數(shù)各為多少。對類似問題,利用"條件求和向導"便可很好地解決。具體方法是選擇"工具"*"加載宏",在打開的窗口中選中"條件求和向導",然后按"確定"按鈕,調用加載宏; 選擇"工具"*"向導"*"條

2、件求和",進入求和向導; 在求和向導中首先單擊"輸入"框右邊的小按鈕,然后在表格中直接選定包含數(shù)據的區(qū)域,再單擊"下一步",在"求和列"中選定求和數(shù)據所在列,在"條件"框中添加求和的條件,根據向導的步驟指定存放匯總結果的單元格,即將光標置于輸入框中,直接在表格中選中相應單元格即可,最后單擊"完成"按鈕。在匯總結果單元格中將出現(xiàn)預期的匯總結果,且一旦設定,匯總結果單元格會隨著數(shù)據變化自動匯總,一勞永逸。要取消匯總結果只需點擊匯總結果單元格,將公式去掉即可。當然,熟悉函數(shù)公式的用戶,可直接

3、定義單元格的公式,效果是一樣的。把Excel表格轉換為圖片許多報紙和雜志都介紹過在Excel中,同時按住Shift鍵點擊“文件”菜單,原來的“關閉”菜單項就會變成“全部關閉”。如果我們在按下Shift鍵的同時點擊“編輯”菜單,原來的復制和粘貼就會變成“復制圖片”和“粘貼圖片”。利用這一功能,我們可以將一個數(shù)據表以圖片的形式進行復制,從而將其轉換為圖片。方法如下:首先選中需要復制成圖片的單元格區(qū)域,然后按住Shift鍵依次選擇“編輯復制圖片”命令,接著彈出“復制圖片”窗口,選擇“圖片”單選項后點擊“確定”按鈕,這時就將選定的表格區(qū)域復制成圖片了。最后復制到目標只需直接選擇“粘貼”命令即可(或者按

4、Shift鍵再選擇“編輯粘貼圖片”命令)。我們還可以將其在Word中進行粘貼。另外,在復制圖片時如果選擇了“如打印效果”單選項,在粘貼的時候如果表格沒有邊框,復制后的圖片也不會出現(xiàn)邊框。將Excel的文本數(shù)字轉換成數(shù)字在Excel中,系統(tǒng)將前面帶有半角單引號的數(shù)字視為文本對待,而且為了某些需要,用戶可以通過“格式”菜單中的“單元格”命令,將數(shù)字設置為文本格式。然而,現(xiàn)在我們卻需要把工作表中文本格式的數(shù)字轉換成數(shù)字,那么以下方法可以一試。1一次轉換一個單元格在“工具”菜單上,單擊“選項”,再單擊“錯誤檢查”選項卡(一定要確保選中了“允許后臺錯誤檢查”和“數(shù)字以文本形式存儲”復選框)。選中任何在左

5、上角有綠色錯誤指示符的單元格。在單元格旁邊,單擊出現(xiàn)的按鈕,再單擊“轉換為數(shù)字”。2一次轉換整個區(qū)域在某空白單元格中,輸入數(shù)字“1”。選中該單元格,并在“編輯”菜單上單擊“復制”命令。選取需轉換的存儲為文本數(shù)字的單元格區(qū)域。在“編輯”菜單上,單擊“選擇性粘貼”。在“運算”下,單擊“乘”。單擊“確定”按鈕。3處理特殊財務數(shù)字一些財務程序顯示負值時在該值右邊帶有負號“-”。要將此文本字符串轉換為數(shù)值,必須返回除最右邊字符(即負號)以外的所有文本字符串字符,然后乘以“-1”。例如,如果單元格A2中的值為“156-”,那么公式“=LEFT(A2,LEN(A2)-1)*-1”將文本轉換為數(shù)值“-156”

6、,然后用上面的方法操作??焖匐[藏單元格所在位置的行與列1. 按ctrl+9 可隱藏選中單元格或區(qū)域所在的行2. 按ctrl+0 可隱藏選中單元格或區(qū)域所在的列恢復隱藏的行和列的快捷鍵是:ctrl+shift+0ctrl+shift+9快速選擇Excel工作表在Excel中,要在一個有很多個工作表的工作簿中快速的選擇某一個工作表,只需將鼠標指針移到工作薄左下角的工作表滾動軸(Sheet Tabs),然后點擊右鍵,在快捷菜單中選擇你想要的工作表如何將多個工作表一次設置成同樣的頁眉和頁腳?如何才能一次打印多個工作表?如果在一個Excel文件中含有多個工作表,如何將多個工作表一次設置成同樣的頁眉和頁腳

7、?如何才能一次打印多個工作表?把鼠標移到工作表的名稱處(若你沒有特別設置的話,Excel自動設置的名稱是“sheet1、sheet2、sheet3.”),然后點右鍵,在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項,這時你的所有操作都是針對全部工作表了,不管是設置頁眉和頁腳還是打印你工作表。當然,如果只選擇其中幾個工作表,你可用ctrl或shift與鼠標結合選擇避開Excel的誤差微軟的Excel軟件在財務應用領域使用得非常廣泛、被許多單位用來處理財務數(shù)據。筆者就是用Excel來為單位做工資表的,不過筆者在使用過程中發(fā)現(xiàn),當用Excel進行復雜算術運算時,其計算出來的結果有時會與電子計算器的結果有

8、些微小的差別,特別是在進行多項除法運算而留有余數(shù)的情況下,算術“誤差”很容易產生,究其原因,就是Excel在除不盡的情況下,不會自動對數(shù)值進行四舍五入的操作。這在要求嚴格的財務報表上當然是不允許的,避開這種“誤差”的途徑有兩種:1 利用Round函數(shù)對中間值四舍五入Excel中Round函數(shù)的格式為:Round(數(shù)值,保留的小數(shù)位數(shù)),它的作用就是對指定數(shù)值進行四舍五入的操作并保留指定小數(shù)位數(shù)。比如Round(8.8888,2)的意思就是對8.8888的千分位進行四舍五入、結果就是8.89,當然為工作方便,此函數(shù)括號內的數(shù)值也可以是單元格地址或別的算術公式,每個中間值經過這樣處理后得到的最終運

9、算結果就和計算器算出來的一致了。2 正確設置Excel選項來避開“誤差”上述函數(shù)方法雖然方便,不過遇上大型Excel表格時,如果每個單元格都要設置這個函數(shù),工作量未免太巨大,這時我們就可以進入Excel的工具菜單選項重新計算,在“工作簿選項”處勾選“以顯示值為準”,上述Excel“誤差”也可有效避免,而默認情況下這個小選項是沒有被勾選的。如何快速輸入數(shù)據序列?如果你需要輸入諸如表格中的項目序號、曰期序列等一些特殊的數(shù)據系列,千萬別逐條輸入,為何不讓Excel自動填充呢?在第一個單元格內輸入起始數(shù)據,在下一個單元格內輸入第二個數(shù)據,選定這兩個單元格,將光標指向單元格右下方的填充柄,沿著要填充的方

10、向拖動填充柄,拖過的單元格中會自動按Excel內部規(guī)定的序列進行填充。如果能將自己經常要用到的某些有規(guī)律的數(shù)據(如辦公室人員名單),定義成序列,以備曰后自動填充,豈不一勞永逸!選擇“工具”菜單中的“選項”命令,再選擇“自定義序列”標簽, 在輸入框中輸入新序列,注意在新序列各項2間要輸入半角符號的逗號加以分隔(例如:張三,李四,王二),單擊“增加”按鈕將輸入的序列保存起來。只計算Excel公式的一部分在Excel中當我們調試一個復雜的公式時可能需要知道公式某一部分的值,可以用以下的辦法來獲得:雙擊含有公式的單元格,選定公式中需要獲得值的那部分公式,按“F9”鍵,Excel就會將被選定的部分替換成

11、計算的結果,按“Ctrl+Z”可以恢復剛才的替換。如果選定的是整個公式的話,就可以看到最后的結果。例如,有這樣一條公式:(A1*B1+C1)/D1,選定公式中的A1*B1(假設A1和B1的值分別為12和8),按“F9”鍵,Excel就會將A1*B1這部分轉換為96。這時,公式就變成了(96+C1)/D1。如果繼續(xù)選定D1(假設D1的值為6),并按“F9”鍵,Excel會將公式轉換為(A1*B1+C1)/6。 當你完成了公式的計算部分,想恢復成原來的公式, 按“Esc”即可。在Excel中當我們調試一個復雜的公式時可能需要知道公式某一部分的值,可以用以下的辦法來獲得:雙擊含有公式的單元格,選定公

12、式中需要獲得值的那部分公式,按“F9”鍵,Excel就會將被選定的部分替換成計算的結果,按“Ctrl+Z”可以恢復剛才的替換。如果選定的是整個公式的話,就可以看到最后的結果。如何不使顯示或打印出來的表格中包含有0值?通常情況下,我們不希望顯示或打印出來的表格中包含有0值,而是將其內容置為空。例如,圖1合計列中如果使用“=b2+c2+d2”公式,將有可能出現(xiàn)0值的情況,如何讓0值不顯示?方法一;使用加上If函數(shù)判斷值是否為0的公式,即: =if(b2c2d20,“”, b2c2d2)方法二:選擇“工具”“選項”“視窗”,在“窗口選項”中去掉“零值”選項。 方法三:使用自定義格式。 選中 E2:E

13、5區(qū)域,選擇“格式”“單元格”“數(shù)字”,從“分類”列表框中選擇“自定義”,在“格式”框中輸入“G/通用格式;-G/通用格式;”,按“確定”按鈕即可。方法四:將0替換成空 (選擇單元格匹配)方法五(根據5樓雨點):定義目標EXCEL表,在“條件格式”中將“單元格數(shù)值”等于“0”,在“格式”中將“顏色”設為“白色”,兩次“確定”即可。定義表中的0值均為白色,打印時也不顯示Excel中“攝影”的妙用在Excel中,如果需要在一個頁面中反映另外一個頁面的更改,我們一般用粘貼連接等方式來實現(xiàn)。但是,如果需要反映的內容比較多,特別是目標位置的格式編排也必須反映出來的時候,再使用連接數(shù)據的方式就行不通了。好

14、在天無絕人之路,Excel早為我們準備了“照相機”,你只要把希望反映出來的那部分內容“照”下來,然后把“照片”粘貼到其他的頁面即可。1、準備“照相機”1) 打開Excel的“工具”菜單,選擇“自定義”對話框。2) 單擊“命令”選項卡,在“類別”中選擇“工具”,在右邊“命令”列表中找到“攝影”,并且將其拖到工具欄的任意位置。2、給目標“拍照”假設我們要讓Sheet2中的部分內容自動出現(xiàn)在Sheet1中。1) 拖動鼠標并且選擇Sheet2中需要“拍照”的內容。2) 用鼠標單擊工具欄上準備好的“照相機”按鈕,于是這個選定的區(qū)域就被“拍”了下來。3、粘貼“照片”1) 打開Sheet1工作表。2) 在需

15、要顯示“照片”的位置上單擊鼠標左鍵,被“拍攝”的“照片”就立即粘貼過來了。在Sheet2中調整“照片”的各種格式,粘貼到Sheet1中的內容同步發(fā)生變化,而且因為插入的的確是一幅自動更新的圖像文件,所以,“圖片”工具欄對這個照片也是有效的哦!你可以按幾個按鈕試試,這個“照片還可以自由的旋轉呢!怎么樣?這個數(shù)碼照相機還不錯吧!Excel 電子表格運用技巧匯總目的在于 匯集電子表格的各種使用技巧 共同提高 以后會不斷充實 并整理 希望大家也能都整理并回帖發(fā)表!Excel XP的八則快速輸入技巧 如果我們在用Excel XP處理龐大的數(shù)據信息時,不注意講究技巧和方法的話,很可能會花費很大的精力。因此

16、如何巧用Excel XP,來快速輸入信息就成為各個Excel XP用戶非常關心的話題,筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。 1、快速輸入大量含小數(shù)點的數(shù)字 如果我們需要在Excel XP工作表中輸入大量的帶有小數(shù)位的數(shù)字時,按照普通的輸入方法,我們可能按照數(shù)字原樣大小直接輸入,例如現(xiàn)在要在單元格中輸入0.05這個數(shù)字時,我們會把“0.05”原樣輸入到表格中。不過如果需要輸入若干個帶有小數(shù)點的數(shù)字時,我們再按照上面的方法輸入的話,每次輸入數(shù)字時都需要重復輸入小數(shù)點,這樣工作量會變大,輸入效率會降低。其實,我們可以使用Excel XP中的小數(shù)點自動定位功能,讓所有數(shù)字的小數(shù)點自動定位,從而快速提高輸

17、入速度。在使用小數(shù)點自動定位功能時,我們可以先在Excel XP的編輯界面中,用鼠標依次單擊“工具”/“選項”/“編輯”標簽,在彈出的對話框中選中“自動設置小數(shù)點”復選框,然后在“位數(shù)”微調編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù)就可以了。以后我們再輸入帶有小數(shù)點的數(shù)字時,直接輸入數(shù)字,而小數(shù)點將在回車鍵后自動進行定位。例如,我們要在某單元格中鍵入0.06的話,可以在上面的設置中,讓“位數(shù)”選項為2,然后直接在指定單元格中輸入6,回車以后,該單元格的數(shù)字自動變?yōu)椤?.06”,怎么樣簡單吧? 2、快速錄入文本文件中的內容 現(xiàn)在您手邊假如有一些以純文本格式儲存的文件,如果此時您需要將這些數(shù)據制作成E

18、xcel XP的工作表,那該怎么辦呢?重新輸入一遍,大概只有頭腦有毛病的人才會這樣做;將菜單上的數(shù)據一個個復制/粘貼到工作表中,也需花很多時間。沒關系!您只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件導入功能,就可以大大減輕需要重新輸入或者需要不斷復制、粘貼的巨大工作量了。使用該功能時,您只要在Excel XP編輯區(qū)中,依次用鼠標單擊菜單欄中的“數(shù)據/獲取外部數(shù)據/導入文本文件”命令,然后在導入文本會話窗口選擇要導入的文本文件,再按下“導入”鈕以后,程序會彈出一個文本導入向導對話框,您只要按照向導的提示進行操作,就可以把以文本格式的數(shù)據轉換成工作表的格式了。 3、快速輸入大量相同數(shù)據 如果你希

19、望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據信息,那么你不必逐個單元格一個一個地輸入,那樣需要花費好長時間,而且還比較容易出錯。你可以通過下面的操作方法在多個相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個數(shù)據,具體方法為:首先同時選中需要填充數(shù)據的單元格。若某些單元格不相鄰,可在按住Ctrl鍵的同時,點擊鼠標左鍵,逐個選中;其次輸入要填充的某個數(shù)據。按住Ctrl鍵的同時,按回車鍵,則剛才選中的所有單元格同時填入該數(shù)據。 4、快速進行中英文輸入法切換 一張工作表常常會既包含有數(shù)字信息,又包含有文字信息,要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復切換輸入法,非常麻煩,為了方便操作,我們可以用以下方法實現(xiàn)自

20、動切換:首先用鼠標選中需要輸入中文的單元格區(qū)域,然后在輸入法菜單中選擇一個合適的中文輸入法;接著打開“有效數(shù)據”對話框,選中“IME模式”標簽,在“模式”框中選擇打開,單擊“確定”按鈕;然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域,在“有效數(shù)據”對話框中,單擊“IME模式”選項卡,在“模式”框中選擇關閉(英文模式);最后單擊“確定”按鈕,這樣用鼠標分別在剛才設定的兩列中選中單元格,五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。 5、快速刪除工作表中空行 刪除Excel XP工作表中的空行,一般的方法是需要將空行都找出來,然后逐行刪除,但這樣做操作量非常大,很不方便。那么如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量呢?您可以使

21、用下面的操作方法來進行刪除:首先打開要刪除空行的工作表,在打開的工作表中用鼠標單擊菜單欄中的“ 插 入”菜單項,并從下拉菜單中選擇“列”,從而插入一新的列,在列中順序填入整數(shù);然后根據其他任何一列將表中的行排序,使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中列的數(shù)據,以列重新排序,然后刪去列。按照這樣的刪除方法,無論工作表中包含多少空行,您就可以很快地刪除了。6、快速對不同單元格中字號進行調整 在使用Excel XP編輯文件時,常常需要將某一列的寬度固定,但由于該列各單元格中的字符數(shù)目不等,致使有的單元格中的內容不能完全顯示在屏幕上,為了讓這些單元格中的數(shù)據都顯示在屏幕上,就不得不對這些單元格重新

22、定義較小的字號。如果依次對這些單元格中的字號調整的話,工作量將會變得很大。其實,您可以采用下面的方法來減輕字號調整的工作量:首先新建或打開一個工作簿,并選中需要Excel XP根據單元格的寬度調整字號的單元格區(qū)域;其次單擊用鼠標依次單擊菜單欄中的“格式”/“單元格”/“對齊”標簽,在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復選框,并單擊“確定”按鈕;此后,當你在這些單元格中輸入數(shù)據時,如果輸入的數(shù)據長度超過了單元格的寬度,Excel XP能夠自動縮小字符的大小把數(shù)據調整到與列寬一致,以使數(shù)據全部顯示在單元格中。如果你對這些單元格的列寬進行了更改,則字符可自動增大或縮小字號,以適應新的單元格列寬,但是

23、對這些單元格原設置的字體字號大小則保持不變。 7、快速輸入多個重復數(shù)據 在使用Excel XP工作表的過程中,我們經常要輸入大量重復的數(shù)據,如果依次輸入,無疑工作量是巨大的?,F(xiàn)在我們可以借助Excel XP的“宏”功能,來記錄首次輸入需要重復輸入的數(shù)據的命令和過程,然后將這些命令和過程賦值到一個組合鍵或工具欄的按鈕上,當按下組合鍵時,計算機就會重復所記錄的操作。使用宏功能時,我們可以按照以下步驟進行操作:首先打開工作表,在工作表中選中要進行操作的單元格;接著再用鼠標單擊菜單欄中的“工具”菜單項,并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項,并從隨后彈出的下級菜單中選擇“錄制新宏”命令;設定好宏后,我

24、們就可以對指定的單元格,進行各種操作,程序將自動對所進行的各方面操作記錄復制。 8、快速處理多個工作表 有時我們需要在Excel XP中打開多個工作表來進行編輯,但無論打開多少工作表,在某一時刻我們只能對一個工作表進行編輯,編輯好了以后再依次編輯下一個工作表,如果真是這樣操作的話,我們倒沒有這個必要同時打開多個工作表了,因為我們同時打開多個工作表的目的就是要減輕處理多個工作表的工作量的,那么我們該如何實現(xiàn)這樣的操作呢?您可采用以下方法:首先按住“Shift"鍵或“Ctrl"鍵并配以鼠標操作,在工作簿底部選擇多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標簽,然后就可以對其實行多方面的批量處理

25、;接著在選中的工作表標簽上按右鍵彈出快捷菜單,進行插入和刪除多個工作表的操作;然后在“文件”菜單中選擇“頁面設置”,將選中的多個工作表設成相同的頁面模式;再通過“編輯”菜單中的有關選項,在多個工作表范圍內進行查找、替換、定位操作;通過“格式”菜單中的有關選項,將選中的多個工作表的行、列、單元格設成相同的樣式以及進行一次性全部隱藏操作;接著在“工具”菜單中選擇“選項”,在彈出的菜單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕,將選中的工作表設成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性;最后選中上述工作表集合中任何一個工作表,并在其上完成我們所需要的表格,則其它工作表在相同的位置也同時生成了格式完全相同的表格。高效辦公Ex

26、cel排序方法"集中營"排序是數(shù)據處理中的經常性工作,Excel排序有序數(shù)計算(類似成績統(tǒng)計中的名次)和數(shù)據重排兩類。本文以幾個車間的產值和名稱為例,介紹Excel 2000/XP的數(shù)據排序方法。 一、數(shù)值排序 1.RANK函數(shù) RANK函數(shù)是Excel計算序數(shù)的主要工具,它的語法為:RANK (number,ref,order),其中number為參與計算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格,ref是對參與計算的數(shù)字單元格區(qū)域的絕對引用,order是用來說明排序方式的數(shù)字(如果order為零或省略,則以降序方式給出結果,反之按升序方式)。 例如圖1中E2、E3、E4單元格存放一季度的

27、總產值,計算各車間產值排名的方法是:在F2單元格內輸入公式“=RANK(E2,$E$2: $E$4)”,敲回車即可計算出鑄造車間的產值排名是2。再將F2中的公式復制到剪貼板,選中F3、 F4單元格按Ctrl+V,就能計算出其余兩個車間的產值排名為3和1。如果B1單元格中輸入的公式為“=RANK(E2,$E$2E$4,1)”,則計算出的序數(shù)按升序方式排列,即2、1和3。 需要注意的是:相同數(shù)值用RANK函數(shù)計算得到的序數(shù)(名次)相同,但會導致后續(xù)數(shù)字的序數(shù)空缺。假如上例中F2單元格存放的數(shù)值與 F3相同,則按本法計算出的排名分別是3、3和1(降序時)。 2.COUNTIF函數(shù) COUNTIF函數(shù)

28、可以統(tǒng)計某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目,它的語法為COUNTIF(range,criteria)。其中range為參與統(tǒng)計的單元格區(qū)域,criteria是以數(shù)字、表達式或文本形式定義的條件。其中數(shù)字可以直接寫入,表達式和文本必須加引號。 仍以圖1為例,F(xiàn)2單元格內輸入的公式為“=COUNTIF($E$2E$4, ">"&E2)+1”。計算各車間產值排名的方法同上,結果也完全相同,2、 1和3。 此公式的計算過程是這樣的:首先根據E2單元格內的數(shù)值,在連接符&的作用下產生一個邏輯表達式,即“>176.7”、“>167.3”等。 COUNTIF

29、函數(shù)計算出引用區(qū)域內符合條件的單元格數(shù)量,該結果加一即可得到該數(shù)值的名次。很顯然,利用上述方法得到的是降序排列的名次,對重復數(shù)據計算得到的結果與RANK函數(shù)相同。 3.IF函數(shù) Excel自身帶有排序功能,可使數(shù)據以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF函數(shù)結合,可以計算出沒有空缺的排名。以圖1中E2、E3、 E4單元格的產值排序為例,具體做法是:選中E2單元格,根據排序需要,單擊Excel工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕,即可使工作表中的所有數(shù)據按要求重新排列。 假如數(shù)據是按產值由大到?。ń敌颍┡帕械模窒胭x予每個車間從1到n(n為自然數(shù))的排名。可以在G2單元格中輸入1,然后在

30、G3單元格中輸入公式“=IF(E3=E2, G3,G3+1)”,只要將公式復制到G4等單元格,就可以計算出其他車間的產值排名。 二、文本排序 選舉等場合需要按姓氏筆劃為文本排序, Excel提供了比較好的解決辦法。如果您要將圖1數(shù)據表按車間名稱的筆劃排序,可以使用以下方法: 選中排序關鍵字所在列(或行)的首個單元格(如圖1中的A1),單擊Excel“數(shù)據”菜單下的“排序”命令,再單擊其中的“選項”按鈕。選中“排序選項”對話框“方法”下的“筆畫排序”,再根據數(shù)據排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”,“確定”后回到“排序”對話框(圖2)。如果您的數(shù)據帶有標題行(如圖1中的“單位”之類),則應選中

31、“有標題行”(反之不選),然后打開“主要關鍵字”下拉列表,選擇其中的“單位”,選中排序方式(“升序”或“降序”)后“確定”,表中的所有數(shù)據就會據此重新排列。 此法稍加變通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序,請讀者自行摸索。 三、自定義排序 如果您要求Excel按照“金工車間”、“鑄造車間”和“維修車間”的特定順序重排工作表數(shù)據,前面介紹的幾種方法就無能為力了。這類問題可以用定義排序規(guī)則的方法解決:首先單擊Excel“工具”菜單下的“選項”命令,打開“選項”對話框中的“自定義序列”選項卡(圖3)。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”,光標就會在右邊的“輸入序列”框內閃動,您就可以輸入“金工

32、車間”、 “鑄造車間”等自定義序列了,輸入的每個序列之 間要用英文逗號分隔,或者每輸入一個序列就敲回車。如果序列已經存在于工作表中,可以選中序列所在的單元格區(qū)域單擊“導入”,這些序列就會被自動加入“輸入序列”框。無論采用以上哪種方法,單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用(圖3)。 使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆劃排序很相似,只是您要打開“排序選項”對話框中的“自定義排序次序”下拉列表,選中前面定義的排序規(guī)則,其他選項保持不動?;氐健芭判颉睂υ捒蚝蟾鶕枰x擇“升序”或“降序”,“確定”后即可完成數(shù)據的自定義排序。 需要說明的是: 顯示在“自定義序列”選項卡中的序列(如一、二、三等

33、),均可按以上方法參與排序,請讀者注意Excel提供的自定義序列類型。談談Excel輸入的技巧在Excel工作表的單元格中,可以使用兩種最基本的數(shù)據格式:常數(shù)和公式。常數(shù)是指文字、數(shù)字、曰期和時間等數(shù)據,還可以包括邏輯值和錯誤值,每種數(shù)據都有它特定的格式和輸入方法,為了使用戶對輸入數(shù)據有一個明確的認識,有必要來介紹一下在Excel中輸入各種類型數(shù)據的方法和技巧。 一、輸入文本 Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字、空格和非數(shù)字字符的組合,每個單元格中最多可容納32000個字符數(shù)。雖然在Excel中輸入文本和在其它應用程序中沒有什么本質區(qū)別,但是還是有一些差異,比如我們在Wo

34、rd、PowerPoint的表格中,當在單元格中輸入文本后,按回車鍵表示一個段落的結束,光標會自動移到本單元格中下一段落的開頭,在Excel的單元格中輸入文本時,按一下回車鍵卻表示結束當前單元格的輸入,光標會自動移到當前單元格的下一個單元格,出現(xiàn)這種情況時,如果你是想在單元格中分行,則必須在單元格中輸入硬回車,即按住Alt鍵的同時按回車鍵。 二、輸入分數(shù) 幾乎在所有的文檔中,分數(shù)格式通常用一道斜杠來分界分子與分母,其格式為“分子/分母”,在Excel中曰期的輸入方法也是用斜杠來區(qū)分年月曰的,比如在單元格中輸入“1/2”,按回車鍵則顯示“1月2曰”,為了避免將輸入的分數(shù)與曰期混淆,我們在單元格中

35、輸入分數(shù)時,要在分數(shù)前輸入“0”(零)以示區(qū)別,并且在“0”和分子之間要有一個空格隔開,比如我們在輸入1/2時,則應該輸入“0 1/2”。如果在單元格中輸入“8 1/2”,則在單元格中顯示“8 1/2”,而在編輯欄中顯示“8.5”。三、輸入負數(shù) 在單元格中輸入負數(shù)時,可在負數(shù)前輸入“-”作標識,也可將數(shù)字置在()括號內來標識,比如在單元格中輸入“(88)”,按一下回車鍵,則會自動顯示為“-88”。 四、輸入小數(shù) 在輸入小數(shù)時,用戶可以向平常一樣使用小數(shù)點,還可以利用逗號分隔千位、百萬位等,當輸入帶有逗號的數(shù)字時,在編輯欄并不顯示出來,而只在單元格中顯示。當你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶

36、有固定位數(shù)的以“0”字符串結尾的數(shù)字時,可以采用下面的方法:選擇“工具”、“選項”命令,打開“選項”對話框,單擊“編輯”標簽,選中“自動設置小數(shù)點”復選框,并在“位數(shù)”微調框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù),如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動添零,可指定一個負數(shù)值作為要添加的零的個數(shù),比如要在單元格中輸入“88”后自動添加3個零,變成“88 000”,就在“位數(shù)”微調框中輸入“-3”,相反,如果要在輸入“88”后自動添加3位小數(shù),變成“0.088”,則要在“位數(shù)”微調框中輸入“3”。另外,在完成輸入帶有小數(shù)位或結尾零字符串的數(shù)字后,應清除對“自動設置小數(shù)點”符選框的選定,以免影響后邊的輸入;如

37、果只是要暫時取消在“自動設置小數(shù)點”中設置的選項,可以在輸入數(shù)據時自帶小數(shù)點。 五、輸入貨幣值 Excel幾乎支持所有的貨幣值,如人民幣(¥)、英鎊()等。歐元出臺以后,Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值,Excel會自動套用貨幣格式,在單元格中顯示出來,如果用要輸入人民幣符號,可以按住Alt鍵,然后再數(shù)字小鍵盤上按“0165”即可。 六、輸入曰期 Excel是將曰期和時間視為數(shù)字處理的,它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入的曰期和時間格式。用戶可以用多種格式來輸入一個曰期,可以用斜杠“/”或者“-”來分隔曰期中的年、月、曰部分。比

38、如要輸入“2001年12月1曰”,可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在單元格中插入當前曰期,可以按鍵盤上的Ctrl+;組合鍵。 七、輸入時間 在Excel中輸入時間時,用戶可以按24小時制輸入,也可以按12小時制輸入,這兩種輸入的表示方法是不同的,比如要輸入下午2時30分38秒,用24小時制輸入格式為:2:30:38,而用12小時制輸入時間格式為:2:30:38 p,注意字母“p”和時間之間有一個空格。如果要在單元格中插入當前時間,則按Ctrl+Shift+;鍵。 了解Excel公式的錯誤值經常用Excel的朋友可能都會遇到一些莫名奇妙的錯誤值信息:#

39、N/A!、#VALUE!、#DIV/O!等等,出現(xiàn)這些錯誤的原因有很多種,如果公式不能計算正確結果,Excel將顯示一個錯誤值,例如,在需要數(shù)字的公式中使用文本、刪除了被公式引用的單元格,或者使用了寬度不足以顯示結果的單元格。以下是幾種常見的錯誤及其解決方法。 1#! 原因:如果單元格所含的數(shù)字、曰期或時間比單元格寬,或者單元格的曰期時間公式產生了一個負值,就會產生#!錯誤。 解決方法:如果單元格所含的數(shù)字、曰期或時間比單元格寬,可以通過拖動列表之間的寬度來修改列寬。如果使用的是1900年的曰期系統(tǒng),那么Excel中的曰期和時間必須為正值,用較早的曰期或者時間值減去較晚的曰期或者時間值就會導致

40、#!錯誤。如果公式正確,也可以將單元格的格式改為非曰期和時間型來顯示該值。 2#VALUE! 當使用錯誤的參數(shù)或運算對象類型時,或者當公式自動更正功能不能更正公式時,將產生錯誤值#VALUE!。 原因一:在需要數(shù)字或邏輯值時輸入了文本,Excel不能將文本轉換為正確的數(shù)據類型。 解決方法:確認公式或函數(shù)所需的運算符或參數(shù)正確,并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如:如果單元格A1包含一個數(shù)字,單元格A2包含文本"學籍",則公式"=A1+A2"將返回錯誤值#VALUE!??梢杂肧UM工作表函數(shù)將這兩個值相加(SUM函數(shù)忽略文本):=SUM(A1:A2)。 原因二:將單元格引用、公式或函數(shù)作為數(shù)組常量輸入。 解決方法:確認數(shù)組常量不是單元格引用、公式或函數(shù)。 原因三:賦予需要單一數(shù)值的運算符或函數(shù)一個數(shù)值區(qū)域。 解決方法:將數(shù)值區(qū)域改為單一數(shù)值。修改數(shù)值區(qū)域,使其包含公式所在的數(shù)據行或列。3#DIV/O! 當公式被零除時,將會產生錯誤值#DIV/O!。 原因一:在公式中,除數(shù)使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用(在Excel中如果運算對象是空白單元格,Excel將此空值當作零值)。 解決方法:修改單元格引用,或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。 原因二:輸入的公式

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