憑證管理基礎知識介紹

1、第六章憑證管理一、基本規(guī)定憑證包括有價單證、重要空白憑證和一般憑證，重要空白憑證根據(jù)是否進行控號管理又分為控號重要空白憑證、非控號重要空白憑證。（控號重要空白憑證的參數(shù)由總行維護，全行統(tǒng)一版本的非控號重要空白憑證的參數(shù)由總行維護（20001 至 50），非全行統(tǒng)一版本的非控號重要空白憑證的參數(shù)由各分支行維護（200 51 至 99）。對有價單證、控號重要空白憑證，其出入庫、領用、簽發(fā)（發(fā)行）、出售、付款（兌付）實行嚴格的控、 銷號管理。 柜員之間可直接通過交易進行憑證的調(diào)撥，但柜員只能作調(diào)出 交易，不可作調(diào)入交易。憑證核算到份（張），一份（張）記“1 元”。出售重要單證時，通過手工錄入或系統(tǒng)計

2、算可聯(lián)動收取費用。柜員領用的或客戶領購的有價單證、重要空白憑證，系統(tǒng)將其歸屬到該柜員或該客戶名下，柜員、客戶只能使用自己名下的重要單證，其他柜員或其他客戶不得使用。對客戶掛失的重要單證和協(xié)防的重要單證，系統(tǒng)通過交易登記單證號碼以備查控制。 系統(tǒng)可以控制、提示客戶名下的重要空白憑證數(shù)量；超過一定數(shù)量，系統(tǒng)提醒柜員在出售時予以關(guān)注。柜員根據(jù)客戶需要可按份零售 重要空白憑證。本章所介紹的各種憑證交易僅適用于有價單證和控號重要空白憑證，對于非控號重要空白憑證使用（ 1120表外收付）交易處理。信用卡業(yè)務憑證管理請參閱相關(guān)部分。二、總行憑證管理（一）憑證入庫總行憑證管理員根據(jù)印制廠家填制的一式二聯(lián)“商行

3、委托印制的空白重要憑證清單”，認真核對空白重要憑證的種類和數(shù)量無誤后，空白重要憑證入庫保管。第一聯(lián)送總行會計部門，第二聯(lián)留存，憑以登記“空白重要憑證保管使用登記簿” 。總行會計部門使用（ 2400重要單證調(diào)撥）交易，功能選擇“ 0正?！?、調(diào)撥類型選擇“ 1機構(gòu)入庫” 、調(diào)撥來源選擇“7廠家”、對方機構(gòu)號 “ 000”，輸入憑證種類和憑證號碼后提交系統(tǒng)處理，交易成功并打印表外收入傳票。表外收入傳票參與柜員日結(jié)， “商行委托印制的空白重要憑證清單”第一聯(lián)作有關(guān)表外科目收入憑證或附件。會計分錄為：收： 6281 或 6271 的相關(guān)科目（機構(gòu)庫）（二）憑證出庫各支行向總行領用重要單證，須填制重要憑證

4、領用書一式三聯(lián)，并在第一聯(lián)上加蓋預留總行印鑒以及在備注欄注明各支行憑證入庫員的柜員號，向管證員領取憑證；總行管證員將重要憑證領用書第一聯(lián)送總行清算中心?？傂星逅阒行氖褂茫?400 重要單證調(diào)撥）交易，功能選擇0正常、調(diào)撥類型選擇2機構(gòu)間調(diào)撥、調(diào)撥來源選擇1總行、對方柜員號輸入重要憑證領用書上注明的柜員號，輸入憑證種類和憑證號碼后提交系統(tǒng)處理，交易成功并打印表外付出傳票。表外付出傳票參與柜員日結(jié)，重要憑證領用書作付出傳票附件。會計分錄為：付： 6281 、 6271 等相關(guān)科目（機構(gòu)庫）注意事項：1）憑證出庫（或沖正）成功后，系統(tǒng)將自動生成信息廣播通知憑證領用機構(gòu)的柜員，柜員可以使用（0009信

5、息廣播）交易查詢信息情況并進行交易處理。2）總行入庫的憑證只對仍在總行庫存中的憑證號碼進行判斷是否重復，無法對已被各支行領用或使用的憑證號碼進行判斷。3）實行號碼管理的憑證，使用相關(guān)交易如 （ 2400重要單證調(diào)撥） 、（ 2410憑證出售） 、（2401 重要單證作廢上繳/ 銷毀）等記賬發(fā)生錯誤時，不可使用(1106 當日抹賬 ) 交易沖賬，可作原交易，在“功能”欄中選擇沖賬，提交后系統(tǒng)即可將原記錄以紅字抹去。4）對機構(gòu)庫中憑證進行隔日沖賬時，仍使用(2400 重要憑證入庫)交易，“沖補標志”中選擇沖賬。 必須按在庫中的每一條記錄進行沖正。領入的憑證未出庫或被柜員領用時，調(diào)出機構(gòu)同入庫時的調(diào)

6、出機構(gòu)號。領入的憑證已被部分出庫或柜員領用后，則調(diào)出機構(gòu)為出庫時的調(diào)入機構(gòu)號。2400 交易機構(gòu)調(diào)撥：提交后提示打印通知書和表外付出傳票：三、 支行憑證管理（一）憑證入庫1、從總行領用或其他支行調(diào)入重要憑證：填制重要憑證領用書一式三聯(lián)，并在第一聯(lián)上加蓋預留印鑒并注明入庫柜員號，傳遞到調(diào)出行， 根據(jù)調(diào)出行蓋章退回的第三聯(lián)領用書核對數(shù)量、號碼是否相符。從印刷廠或其他渠道調(diào)入憑證：應填制重要憑證入庫單一式三聯(lián)，并核對數(shù)量、號碼是否相符。2、憑證入庫柜員使用(2400 重要單證調(diào)撥)交易 ，輸入有關(guān)要素，對方機構(gòu)號一欄輸入總行清算中心的地區(qū)號08 或調(diào)出分行的地區(qū)號（支行為機構(gòu)號），如果是從其他渠道調(diào)

7、入，則輸入“000”，系統(tǒng)聯(lián)動打印表外收入憑證，柜員加蓋轉(zhuǎn)訖章和私章,會計分錄為:收： 6281 相關(guān)科目重要空白憑證（機構(gòu)尾箱）注意事項 ：1）實行號碼管理的憑證，使用相關(guān)交易如（2400重要單證調(diào)撥） 、（ 2410憑證出售）、（ 2401重要單證作廢上繳/ 銷毀）等記賬發(fā)生錯誤時，不可使用(1106當日抹賬)交易沖賬，可作原交易，在“功能”欄中選擇沖賬，提交后系統(tǒng)即可將原記錄以紅字抹去。2）對機構(gòu)庫中憑證進行隔日沖賬時，仍使用(2400 重要憑證入庫)交易，“沖補標志”中選擇沖賬。 必須按在庫中的每一條記錄進行沖正。領入的憑證未出庫或被柜員領用時，調(diào)出機構(gòu)同入庫時的調(diào)出機構(gòu)號。領入的憑證

8、已被部分出庫或柜員領用后，則調(diào)出機構(gòu)為出庫時的調(diào)入機構(gòu)號。3）憑證的調(diào)撥，必須遵守“調(diào)出機構(gòu)先作出庫交易，調(diào)入機構(gòu)后作入庫交易”的原則，否則入庫交易不成功。（二）憑證出庫比照調(diào)撥憑證手續(xù)辦理。四、柜員憑證管理（一） 柜員領用憑證1、柜員發(fā)現(xiàn)自己尾箱中的憑證不足需向支行領用時, 填寫一式三聯(lián)重要憑證領用書并加蓋私章，交管庫員。2、管庫員審核領用書無誤后，填寫憑證號碼，加蓋業(yè)務公章和私章，并交付憑證。3、柜員根據(jù)領用書核對憑證無誤后，使用 (2400 重要單證調(diào)撥)交易輸入憑證要素，提交后，系統(tǒng)聯(lián)動打印表外收入、付出憑證，柜員加蓋轉(zhuǎn)訖章、私章。會計分錄為：收：表外科目628101 重要空白憑證（柜

9、員尾箱）付：表外科目628101 重要空白憑證（機構(gòu)尾箱）4、領用書第一聯(lián)作為表外付出憑證的附件，第三聯(lián)作為表外收入憑證的附件，第二聯(lián)由管庫員專夾保管作為重要空白憑證登記簿的備查資料。注意事項：柜員之間的重要空白憑證可以通過(2400 重要單證調(diào)撥) 交易進行調(diào)劑， 調(diào)撥后歸入自己名下方可使用，但柜員只能作調(diào)出交易，不可作調(diào)入交易。（二）柜員出售憑證1、 柜員接到客戶提交的一式四聯(lián)空白憑證領用單，并審核憑證要素( 是否套寫、憑證日期、憑證印鑒與銀行預留印鑒是否相符等) 。2、柜員審核無誤后使用(2410 憑證出售 )交易，輸入憑證要素及手續(xù)費、工本費、郵電費等相關(guān)費用，提交系統(tǒng)處理，聯(lián)動打印表

10、外付出憑證，選擇是否打印相關(guān)收費憑證，會計分錄為：借： 2101單位活期存款貸： 5102中間業(yè)務收入（相應的結(jié)算業(yè)務收入子目）貸： 5501080001 憑證工本費付：表外科目628101 重要空白憑證 ( 柜員尾箱 )3、空白憑證領用單第一、二聯(lián)作為借、貸方憑證參與日結(jié)，第三聯(lián)作為表外付出憑證的附件，第四聯(lián)加蓋轉(zhuǎn)訖章，與憑證一起交付給客戶。（三）柜員上繳憑證將尾箱中的重要空白憑證上繳到機構(gòu)庫， 柜員填寫一式三聯(lián)重要憑證入庫單， 加蓋轉(zhuǎn)訖章及私章，使用（ 2400重要單證的調(diào)撥）交易，會計分錄為：付： 628101 或 627101 等有關(guān)科目 ( 柜員尾箱 )收： 628101 或 627

11、101 等有關(guān)科目（機構(gòu)庫）（四）客戶支票注銷1、 柜員在接到客戶銷戶或作廢繳回的空白支票時，在繳回的支票上剪角或加蓋作廢章。2、 使用 (2412 客戶憑證繳回處理)交易 ，輸入各要素，提交系統(tǒng)處理。會計分錄：收入： 6282 待銷毀重要空白憑證機構(gòu)待銷毀戶。3、打印輸出客戶繳回憑證清單一式兩聯(lián)，一聯(lián)給客戶作回單，另一聯(lián)作表外記賬憑證附件）。注意事項：注銷的支票號碼不連續(xù)時需分次輸入。（五）客戶重要憑證查詢1、柜員在受理客戶提交的支票時，審核憑證要素后，若需審核憑證合法性（是否為該客戶所有憑證） ，可使用（ 2442根據(jù)賬號查詢憑證）交易輸入有關(guān)要素，提交系統(tǒng)處理，柜員根據(jù)系統(tǒng)顯示的信息進行

12、判斷。2、當柜員需要了解某一客戶賬戶下的憑證狀況時，可以使用（2411 客戶憑證狀態(tài)查詢）交易，輸入有關(guān)要素（注：單證起始序號可輸入“00000000”）提交系統(tǒng)處理，系統(tǒng)將顯示該賬號下的憑證狀況。注意事項：這兩個交易的區(qū)別，2442 交易只能查詢某一帳戶下指定的某種憑證的情況，包括該指定憑證的憑證號，狀態(tài)等，可以查詢客戶賬開戶時對應的銀行卡、存折編號，而2411 交易可以查詢某帳戶下各類憑證的總體數(shù)量和狀態(tài)。六、重要單證的作廢上繳待銷毀/銷毀（ 2401重要單證作廢上繳 /待銷毀）交易主要處理重要單證的上繳待銷毀（含柜員上繳給營業(yè)機構(gòu)、 營業(yè)機構(gòu)上繳給上級管理機構(gòu)） 、以及管理機構(gòu)對作廢重要

13、單證的集中銷毀。經(jīng)系統(tǒng)處理后，相關(guān)單證在系統(tǒng)中的狀態(tài)和歸屬加以標識，須業(yè)務主管授權(quán)。會計分錄為：（一）柜員上繳待銷毀憑證給營業(yè)機構(gòu)付： 6281 重要空白憑證（或6271 有價單證）柜員庫存未用戶收： 6282 待銷毀重要空白憑證（或6272 待銷毀有價單證）機構(gòu)待銷毀戶（二）營業(yè)機構(gòu)上繳給上級管理機構(gòu)付： 6282待銷毀重要空白憑證（或6272待銷毀有價單證）機構(gòu)待銷毀戶（三）上級管理機構(gòu)收入待銷毀收： 6282待銷毀重要空白憑證（或6272待銷毀有價單證）機構(gòu)待銷毀戶（四）上級管理機構(gòu)集中銷毀重要單證付： 6282待銷毀重要空白憑證（或6272待銷毀有價單證）機構(gòu)待銷毀戶七、票據(jù)憑證監(jiān)控（

14、一）票據(jù)的掛失柜員接到客戶提交的票據(jù)掛失止付通知書， 按規(guī)定程序?qū)徍擞嘘P(guān)內(nèi)容 （是否符合票據(jù)法規(guī)定可以辦理掛失止付的票據(jù)，該票據(jù)是否已支付）后送主管審批。對于支票的掛失，使用（ 1683- 掛失解掛）交易選擇憑證掛失；對匯票、本票的掛失，使用（ 2413-本票 /匯票止付）交易選擇掛失止付。注意事項：1）如果在12 天內(nèi)未接到法院的公示催告，則從第13 天系統(tǒng)對該票據(jù)自動解掛。2）對（ 1683-掛失解掛）交易掛失的支票，系統(tǒng)修改該支票狀態(tài)為“掛失”，付款行使用相關(guān)交易付款時，系統(tǒng)可自動提示“該支票已掛失”并不予付款。3）對（ 6008本票 /匯票止付） 交易掛失的匯票、本票， 系統(tǒng)建立匯票、

15、 本票掛失記錄，并可由全行各機構(gòu)共享。柜員對匯票、本票付款前，應使用（ 6008 本票 /匯票止付）交易查詢該票據(jù)的掛失記錄，確定該票據(jù)是否已止付。（二）票據(jù)的解掛柜員接到客戶提交的票據(jù)解掛通知書，與原掛失止付通知書核對后送主管審批。對于支票的解掛，柜員使用（ 1683-掛失解掛）交易；對于匯票、本票的解掛，出票行使用（ 6008-本票 /匯票止付）交易選擇止付解除。注意事項：1）對（ 1683-掛失解掛）交易解掛的支票，系統(tǒng)修改該支票狀態(tài)為“正?！?，付款行使用相關(guān)交易付款時系統(tǒng)解除對該票據(jù)的監(jiān)控。2）對（ 6008本票 /匯票止付）交易解掛的匯票、本票，系統(tǒng)刪除該票據(jù)的掛失記錄，并可由全行各機構(gòu)共