應收管理制度、應收管理規(guī)定

1、應收控制管理規(guī)定內(nèi)部資料，請勿外傳制訂：財務部康爾應收控制管理規(guī)定審核記錄制訂人制訂部門財務部制訂時間生效日期本文件共計1-8頁會審人國際業(yè)務部/負責人國內(nèi)渠道部/負責人國內(nèi)商超部/負責人財務部/負責）商務部/負責）行政人事部/負責人日期日期日期日期日期日期批準董事長日期應收控制管理規(guī)定分發(fā)記錄分發(fā)部門簽收人日期國內(nèi)渠道部國內(nèi)商超部國際業(yè)務部財務部商務部行政人事部贛州工廠上海公司廣州公司修訂記錄版本/版次文件編號修改內(nèi)容提要修改日期撰寫/修改人應收控制管理規(guī)定一：目的為了進一步規(guī)范應收帳款日常管理和健全客戶信用管理體系，對應收帳款在銷售的事前、事中、事后進行有效控制，防止應收賬款管理過程中的各

2、種風險，減少壞賬損失，加快企業(yè)資金周轉(zhuǎn)，提高資金使用效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司因賒銷業(yè)務產(chǎn)生的應收賬款和公司經(jīng)營中產(chǎn)生的各種債權（預付貨款，其他應收款）.三、職權1、財務部負責應收帳款、帳齡分析及分類，及時將數(shù)據(jù)提報反饋。2、商務部負責每筆銷售交易貨款的交付方式、交款日期及日常催款。3、銷售部負責相關帳款類別反饋的審核確定及協(xié)助商務部對客戶應收款的日常催收，主導對準/呆帳的追收。4、總經(jīng)理負責準呆帳、呆帳、準壞帳、壞帳分類最終批準和托收的授權及準呆帳追收事項執(zhí)行批準。5、總經(jīng)理負責本制度的執(zhí)行批準。四、定義1、準呆帳：指財務對帳目帳齡在一年以上一年零一個月以內(nèi)未收的客戶欠

3、款。2、呆帳：指財務對帳目帳齡在_年_個月以上距法律追款失效期3個月以內(nèi)的客戶欠款。3、準壞帳：指財務對帳目帳齡距法律追款失效期3個月之內(nèi)的客戶欠款。4、壞帳：指財務對帳目帳齡在法律追款失效期后的客戶欠款。五、應收控制管理規(guī)定（分售前、售中、售后控制）1、售前控制1）客戶資信管理的信息基礎工作由商務部門完成（銷售部門收集客戶資料，商務部建立客戶信息檔案）。2）經(jīng)銷商、代理商、專營店、工程客戶在與公司長期合作或非現(xiàn)錢現(xiàn)貨交易時，銷售人員必須對其法定主體資格相關資料收集齊全（個人身份證、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證、法人身份證等），商務部為客戶信息檔案的最終責任人。3 ）公司對收集的客

4、戶信息資料定期對客戶的資信程度進行評定，以便確定資信額度和信用期限（借款支持政策）。4 ）銷售人員必須清楚告知客戶公司財務應收貨款執(zhí)行的方式，并定期或不定期走訪客戶，在走訪中根據(jù)所得信息資料重新評估客戶信用等級。5）銷售部和商務部密切注意客戶的支付能力進而控制客戶風險，并不會妨礙銷售的增長。因為這樣做不僅可以通過避免一些不必要的成本而增加利潤，而且可以通過把銷售努力集中于前景良好的客戶而增加銷售機會。相反，進行有效的信用控制銷售反而會增長，因為信用評估使客戶風險程度更加清晰了，從而使銷售努力集中到更好的客戶上。6）由商務部主導、銷售部協(xié)助、財務部復核一起對公司交易的客戶建立起“客戶安全賬期及授

5、信額”并錄入系統(tǒng)，見各客戶安全賬期及授信額一覽表。7）財務應收貨款執(zhí)行的方式：第一、貨到付款（一般是由公司司機送貨、司機代收貨款）第二、款到發(fā)貨（一般是第一次交易的客戶、國際客戶等）第三、協(xié)議付款（一般是百安居、經(jīng)銷商、代理商、工程客戶，以執(zhí)行安全安全賬期方式）8）擔保人擔保金額的授權規(guī)定：業(yè)務員元銷售經(jīng)理元銷售總經(jīng)理元董事長元2、售中控制1）、商務部打單控制A、對于渠道客戶：商務部在預約送貨前，必須與客戶溝通好付款日期，并備注在“銷售送貨單”上，再執(zhí)行打單。B、對于工程客戶：商務部在預約送貨前，依照工程協(xié)議中有關付款的條款與客戶溝通、與財務確認付款情況后再執(zhí)行打單。C、對于百安居客戶：按百安

6、居平臺訂單打單。D、對于國際客戶：按款到發(fā)貨的原則打單，對于非款到發(fā)貨的必須要有擔保人員簽名.注：商務錄單前需查看該客戶是否有到了安全賬期或超過授信額未結(jié)貨款，如有請在紙質(zhì)訂單中注明，并相應擔保人員在擔保權限范圍內(nèi)簽字擔保、經(jīng)領導審批方可出庫。2 ）、財務部審單控制：A、財務部對于商務部未注明付款方式的“銷售送貨單”及價格、型號不符的不予審核通過。B、財務部對于到了安全賬期或超過授信額而又沒有擔保人簽字的“銷售送貨單”不予審核通過。C、對于工程單客戶，未依照工程協(xié)議中有關付款的條款執(zhí)行付款的，不予審核通過。D、對于國際客戶按款到發(fā)貨的原則審單，對于非款到發(fā)貨的必須要有擔保人員在擔保權限范圍內(nèi)簽

7、名，無簽名不予審核通過。3 ）、司機送貨控制：對于自己送貨的“銷售送貨單”司機必須要求客戶在收貨單上簽名，對于貨到付款的商務必須事先與司機做好交接，并跟進收款情況，當天向財務上交貨款。3、售后控制1）、商務部對于所負責客戶依發(fā)貨時與客戶溝通好付款日期及各客戶安全賬期及授信額一覽表進行日常的貨款催收。2）、商務部對于工程客戶依照工程協(xié)議中有關付款的條款進行日常的貨款催收。3) 、 商務部對于百安居客戶必須每天跟進促銷員及時充定送貨單(在百安居提貨或有百安居送貨的)若由公司送貨，必須跟進司機取回在客戶手上百安居銷售單的客戶聯(lián)，收回后再交由促銷員充定。4 )、商務部每周五上午下班前發(fā)出百安居大表，財

8、務部進行監(jiān)督是否有百安居未沖定的清單，并每周五下班前將百安居大表發(fā)回商務部，商務部有困難無法解決的要及時跟商超經(jīng)理反饋并追蹤處理。5 )、商務部有接收到客戶匯款信息的，要及時通知財務部、并告知沖定單號，以便財務部查看是否到賬、并進行沖定下賬，財務部有收到貨款，未知沖定單號的需及時通知商務部告知沖定單號，財務部需每天發(fā)應收表于商務部。6 )、財務部每周整理一次異常應收報表，每周五發(fā)商務部，抄送銷售部、銷售總經(jīng)理、財務總監(jiān)；由商務部整合催收、銷售部協(xié)助催收，并將處理結(jié)果以郵件或書面形式每周六回復財務部，抄送銷售部、銷售總經(jīng)理、財務總監(jiān)；商務部、銷售部每周一會議上報告預計收款情況，并日常催收貨款。7

9、 )、財務部對超過擔保期限未回款或超過安全賬期未結(jié)清貨款的，及時通知相關擔保人、業(yè)務人員和公司領導，并跟進處理結(jié)果，財務部有權通知商務部拒絕再次發(fā)貨。8 )、給予客戶的優(yōu)惠及返利政策，應以配發(fā)貨物的形式，或作應收賬款的沖減，不做現(xiàn)金支付。10 )、回款形式應以銀行轉(zhuǎn)賬為主，盡量避免業(yè)務員接觸現(xiàn)金。若有現(xiàn)金收款的，應及時上繳公司出納，不得挪用或積壓收款。一旦發(fā)現(xiàn)給予重處，若因此給公司造成經(jīng)濟損失的，公司有權追究其法律責任。11 )、業(yè)務員在公司的暫留提成，在未結(jié)清應收賬款之前，公司不予結(jié)算。12 )、應收賬款的交接A、銷售人員調(diào)崗或離崗時，必須提前一個月對其經(jīng)手的應收賬款及客戶進行交接，并出俱移

10、交清單。B、移交清單上必須詳細清楚注明與客戶的對賬記錄，并有移交人、接交人、監(jiān)交人的簽字，監(jiān)交人必須是所在區(qū)域的大區(qū)經(jīng)理。C、銷售人員接交時，應與客戶核對賬單，如有疑問及時上報，和查明原因。若有意隱瞞與接交人同負全部責任。D、移交清單必須上繳財務部，經(jīng)往來會計確認金額屬實并簽字確認后，方可辦理離職手續(xù)，移交清楚后，發(fā)生的應收賬款由接交人負責。4 、對賬管理1 )、財務部對于除百安居之外的客戶每月3日前導出-客戶收發(fā)貨明細表給商務部，由商務與客戶的相關人員簽名確認，并交由公司財務部與對方對賬。2 )、對于百安居客戶依照百安居對賬流程執(zhí)行。3 )、對于向公司供貨的供應商的對賬，每月5日前由采購發(fā)-

11、月采購明細單與供應商的相關人員簽名確認，并交公司財務部與對方財務對賬。5 、問題賬款的處理1 ）、公司本著誰賒銷誰負責，誰擔保誰連帶的原則，公司不予承擔因賒銷發(fā)生的呆賬、死賬。2 ）、對于因銷售部們?nèi)藛T未盡職責行為而發(fā)生的壞賬損失，銷售經(jīng)理承擔20，業(yè)務員承擔80，對因擔保人員未盡職責行為而發(fā)生的壞賬損失，擔保人員承擔100（銷售人員、擔保人員的未盡職責行為包括但不限于：未收集客戶有效的法定資格資料，合同條款不清晰、協(xié)助催款不力，未及時發(fā)現(xiàn)客戶搬遷、關門、倒閉、失蹤，客戶經(jīng)營不善無力償還等情形）。3 ）、對于因商務部們?nèi)藛T未盡職責行為而發(fā)生的壞賬損失，商務經(jīng)理承擔20，跟單員承擔80，（商務部

12、們?nèi)藛T的未盡職責行為包括但不限于：未及時發(fā)百安居大表、未及時與客戶確認客戶收發(fā)明細表、未做好日常的催款工作，發(fā)現(xiàn)回款異常未及時和銷售人員或擔保人員反饋，對銷售人員或擔保人員未及時處理未向公司最高領導請示處理意見，客戶貨物簽收問題拖欠回款等情形。4 ）、對于因財務部們?nèi)藛T未盡職責行為而發(fā)生的壞賬損失，財務經(jīng)理承擔20，往來會計承擔80，（財務部們?nèi)藛T的未盡職責行為包括但不限于：未及時發(fā)出異常應收表給相關人員，未及時發(fā)回百安居大表給相關人員，未按原則審單，未及時與客戶對賬等情形）。5 ）、對于銷售、商務、財務均有失職行為的情形，無論失職的情節(jié)的輕重，公司采取平均分攤的原則。六、參考附件1 、百安居

13、對賬流程2 、-客戶收發(fā)貨明細表3 、-月采購明細單4 、異常應收報表5 、各客戶安全賬期及授信額一覽表七、執(zhí)行日期：2013年5月份八、本規(guī)定最終解釋權屬財務部。百安居對賬流程1設立“百安居文件夾”，用以匯集保存核算與百安居的對帳資料，收集保存公司與百安居的有關合同協(xié)議規(guī)定等。2每月初從公司T1系統(tǒng)中（上月單據(jù)全部審核并過賬完畢后）引出上月銷售明細，以百安居結(jié)算單位分別列出“百安居銷售明細”，與公司收到的百安居收貨明細的數(shù)量金額進行核對，并在“百安居銷售明細”表內(nèi)添加百安居驗收單號，如驗收單與我司送貨單有差異的及時與商超經(jīng)理聯(lián)系處理，并在“百安居銷售明細”表內(nèi)注明。如有未收回百安居驗收單的，

14、與倉管商超經(jīng)理聯(lián)系，要求及時收回百安居驗收單，并就此每周在公司例會上予以報告。3每月6號從百安居平臺導出上月“對賬匯總報表”與“經(jīng)銷對賬明細報表”方法：登陸百安居供應商網(wǎng)站：一一輸入賬號BQC10632301密碼1234、安全密碼鎖碼密碼（即時）日常作業(yè)對賬作業(yè)“對賬匯總報表”“經(jīng)銷對賬明細報表”一選EXCE文件格式一一我的報表一一查看“對賬匯總報表”、“經(jīng)銷對賬明細報表”一一保存至百安居文件夾。4將導自百安居平臺的“對賬匯總報表”與“經(jīng)銷對賬明細報表”的數(shù)量金額等進行核對一一一般都能核對上，如核對不上，以匯總表為準。5將百安居“經(jīng)銷對賬明細報表”與公司對百安居發(fā)出商品“百安居銷售明細”進行核

15、對，在“百安居銷售明細”內(nèi)注明對賬月份與對賬金額，將公司有送貨但百安居未列入對賬的部分及百安居已列入對賬但公司無單的部分單獨顯示并發(fā)給相關人員（商超經(jīng)理分管總經(jīng)理等）處理。6如百安居“經(jīng)銷對賬明細報表”中有退貨而公司卻未退回的（即公司無銷售退貨單），應立即與百安居財務溝通，先剔除這部分退貨開具增值稅專用發(fā)票向百安居結(jié)算（這種情形下不能在百安居平臺生成匹配單，只能請百安居財務進行手工匹配），并在“百安居銷售明細”表后加以注明。7依百安居“對賬匯總報表”內(nèi)各百安居結(jié)算單位名稱與金額開具增值稅專用發(fā)票，并填制打印所開具增值稅專用發(fā)票的發(fā)票清單。8在百安居平臺錄入所開具發(fā)票信息一法：登陸百安居供應商網(wǎng)

16、站：一一輸入賬號BQC10632301密碼1234、安全密碼鎖碼密碼（即時）日常作業(yè)對賬作業(yè)發(fā)票輸入（月結(jié)）發(fā)票輸入選擇當月對賬開票的相應單據(jù)下一步錄入發(fā)票日期、發(fā)票號、發(fā)票金額與所選單據(jù)金額核對（差額須在3.00元內(nèi)，否則百安居會退票）確認生成匹配單打印匹配單OK9、將發(fā)票、發(fā)票清單、匹配單及相對應百安居收貨明細（寄出的百安居收貨明細公司要留有復印件存檔）一起寄上海百安居總部（公司寄上海分公司，由分公司人員送百安居財務）。10、百安居發(fā)票等對賬資料寄出后及時跟進百安居收到發(fā)票情況，可上百安居平臺查看（方法：登陸百安居供應商網(wǎng)站：一一輸入賬號BQC10632301密碼1234、安全密碼鎖碼密碼（即時）日常作業(yè)對賬作業(yè)發(fā)票/匹配單查詢，如果發(fā)票狀態(tài)為已審核表示百安居已收到發(fā)票并審核通過，否則查看“錯誤發(fā)票駁回”信息，如發(fā)票屬駁回，要立即與百安居財務聯(lián)系，同時向分管總經(jīng)理匯報，作退回重開等處理，并及時作廢百安居所駁回的發(fā)票