工程服務(wù)交付文檔歸檔驗(yàn)收流程V10

1、文件名稱Document：【工程服務(wù)交付文檔歸檔驗(yàn)收流程】 】文件編碼 Reference No.：【 STS/EM18】版本Version：【V1.0 】業(yè)務(wù)類別 Business Category：【STS】生效日期Effective Date：【 20040630】業(yè)務(wù)模塊 Business Module ：【工程管理】 擬制責(zé)任人Prepared by：【張艷】業(yè)務(wù)小類 Sub Category of Business：【文檔歸檔驗(yàn)收 】文件審核人Reviewer：【肖志雄 】（指對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審核的業(yè)務(wù)主管）流程責(zé)任人 Process Owner：【孫漢武】角色 Role：【工程督導(dǎo)

2、,辦事處文檔信息管理員,辦事處工程管理經(jīng)理,文檔管理工程師,合作部采購員】（各角色之間請(qǐng)以“,(英文半角逗號(hào))”隔開）功能系統(tǒng) Functional System：【EPMS、CEAS、服務(wù)采購系統(tǒng)、工程采購驗(yàn)收電子流 】0 定義 Definition EPMS：工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)，是一個(gè)集成的對(duì)工程項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)的全過程支持的WEB系統(tǒng)。主要支持工程安裝管理、質(zhì)量管理、重大項(xiàng)目管理，簡(jiǎn)單的售前支持、工程勘測(cè)進(jìn)展結(jié)果管理，以及工時(shí)統(tǒng)計(jì)、發(fā)貨量統(tǒng)計(jì)。CEAS：客戶設(shè)備檔案系統(tǒng)總稱，是各產(chǎn)品客戶設(shè)備檔案的統(tǒng)一平臺(tái)，客戶設(shè)備信息的詳細(xì)描述。服務(wù)采購管理系統(tǒng)：ERP的前端系統(tǒng)，也是EPMS與ERP之間的接

3、口系統(tǒng)，主要負(fù)責(zé)原始工程量到采購量之間的折算，以提供ERP標(biāo)準(zhǔn)的PR采購數(shù)據(jù)。在此基礎(chǔ)上，增加手工創(chuàng)建PR、需求管理電子流等功能，對(duì)工程服務(wù)采購所有PR做匯總（所有PR都需經(jīng)過服務(wù)采購管理系統(tǒng)才能夠生成）。工程采購驗(yàn)收電子流：基于NOTES開發(fā)的，對(duì)涉及工程采購的工程服務(wù)交付文檔進(jìn)行PO匹配驗(yàn)收的操作系統(tǒng)。1 目的 Objective 規(guī)范工程服務(wù)交付文檔歸檔驗(yàn)收操作，保證工程文檔及時(shí)、完整、規(guī)范的歸檔，確保工程服務(wù)采購服務(wù)應(yīng)收和服務(wù)應(yīng)付的準(zhǔn)確性。2 適用范圍 Scope 起點(diǎn)：所有自產(chǎn)設(shè)備工程安裝服務(wù)和基礎(chǔ)類專業(yè)服務(wù)（工程）交付完成后，工程督導(dǎo)開始準(zhǔn)備完工交付文檔；終點(diǎn)：驗(yàn)收通過的紙面工程服

4、務(wù)交付文檔歸檔，中央收發(fā)系統(tǒng)接收完畢（財(cái)務(wù)部門據(jù)此開始付款流程），合作工程驗(yàn)收文檔驗(yàn)收合格信息通知合作單位。適用于此過程中的驗(yàn)收環(huán)節(jié)操作。3 KPI指標(biāo) KPI Index 指標(biāo)名稱指標(biāo)定義計(jì)算公式及時(shí)性系數(shù)衡量文檔歸檔及時(shí)程度的指標(biāo)均值規(guī)范性系數(shù)衡量文檔歸檔規(guī)范程度的指標(biāo)均值完整性系數(shù)衡量文檔歸檔完整程度的指標(biāo)均值4 流程圖 Flow Chart 附后5 流程說明 Instructions of Process 活動(dòng)編號(hào)活動(dòng)名稱執(zhí)行角色活動(dòng)內(nèi)容001提供工程服務(wù)交付文檔工程督導(dǎo)輸入：PO采購訂單依據(jù)設(shè)備安裝流程，負(fù)責(zé)組織客戶完成工程服務(wù)交付文檔紙面原件（設(shè)備安裝報(bào)告、硬件安裝竣工報(bào)告、系統(tǒng)初

5、驗(yàn)證書、工程竣工驗(yàn)收證書）的簽字蓋章；制作客戶設(shè)備檔案電子件。工程完工后將工程服務(wù)交付文檔紙面原件和電子文檔、工程服務(wù)實(shí)施單位（合作單位）簽字蓋章的PO（采購訂單）提交辦事處文檔信息管理員。工程督導(dǎo)對(duì)工程服務(wù)交付文檔（紙面件、電子件）歸檔驗(yàn)收時(shí)的及時(shí)性、規(guī)范性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)直接責(zé)任。輸出：設(shè)備安裝報(bào)告、硬件安裝竣工報(bào)告、系統(tǒng)初驗(yàn)證書、工程竣工驗(yàn)收證書、客戶設(shè)備檔案、PO（采購訂單）（不涉及工程服務(wù)采購的工程，不提供PO單；這里的PO單指正式PO的復(fù)印件）002審核、提交工程服務(wù)交付文檔，并生成合作工程采購驗(yàn)收單辦事處文檔信息管理員、辦事處工程經(jīng)理輸入：辦事處文檔信息管理員收到工程督導(dǎo)（或合

6、作單位秘書/文員）提交的工程文檔（工程文檔內(nèi)容詳見設(shè)備安裝流程），根據(jù)工程文檔流向表（詳見設(shè)備安裝流程）傳遞、保存與歸檔工程文檔。對(duì)于需提交公司文檔中心歸檔驗(yàn)收的工程服務(wù)交付文檔（設(shè)備安裝報(bào)告、硬件安裝竣工報(bào)告、系統(tǒng)初驗(yàn)證書、工程竣工驗(yàn)收證書）做如下審核操作：1、 核對(duì)設(shè)備安裝報(bào)告、硬件安裝竣工報(bào)告中的合同號(hào)、合作單位、服務(wù)類型、合作類型、施工單位、工程量等是否與EPMS系統(tǒng)（或?qū)嶋H）工程信息一致且正確；2、 依據(jù)最新的工程文檔審核標(biāo)準(zhǔn)審核工程文檔的及時(shí)性、完整性與規(guī)范性，確保提交到公司的紙面工程服務(wù)交付文檔的質(zhì)量；3、 根據(jù)各產(chǎn)品設(shè)備檔案歸檔要求和紙面安裝報(bào)告，檢查電子客戶設(shè)備檔案的完整性、

7、規(guī)范性，保證工程樹與安裝報(bào)告一致。4、 經(jīng)過以上檢查，將合格的紙面工程服務(wù)交付文檔及時(shí)郵寄公司文檔中心，將電子客戶設(shè)備檔案上載提交到審批庫，將紙面工程服務(wù)交付文檔掃描件上載到EPMS系統(tǒng)。5、 審核合格的工程服務(wù)交付文檔，如果涉及到工程服務(wù)采購，辦事處文檔信息管理員通過工程號(hào)等信息在服務(wù)采購系統(tǒng)找到對(duì)應(yīng)的“采購需求單”，生成 “工程采購驗(yàn)收單”，提交給辦事處工程管理經(jīng)理確認(rèn)。6、 辦事處工程管理經(jīng)理核實(shí)文檔的真實(shí)性后，確認(rèn)并提交“工程采購驗(yàn)收單”。所有“工程采購驗(yàn)收單”均流入工程采購驗(yàn)收電子流。即：由工程管理經(jīng)理發(fā)起工程采購的驗(yàn)收活動(dòng)。在辦事處文檔信息管理員進(jìn)行文檔審核的過程中，如有必要可以尋

8、求辦事處相關(guān)產(chǎn)品負(fù)責(zé)人協(xié)助完成。審核不合格的，將工程文檔返回給工程督導(dǎo)進(jìn)行處理。輸出：設(shè)備安裝報(bào)告、硬件安裝竣工報(bào)告、系統(tǒng)初驗(yàn)證書、工程竣工驗(yàn)收證書、客戶設(shè)備檔案、PO（采購訂單）、電子的工程采購驗(yàn)收單說明：其它特殊情況下的驗(yàn)收原則見后面第9條特殊情況文檔驗(yàn)收原則。003接收、驗(yàn)收歸檔工程服務(wù)交付文檔文檔管理工程師文檔管理工程師接收到辦事處提交的工程服務(wù)交付文檔后，進(jìn)行如下文檔歸檔操作：1、 根據(jù)工程文檔審核標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)工程文檔紙面件的要求，復(fù)核紙面件的規(guī)范性、完整性；2、 核對(duì)工程服務(wù)交付文檔中合同號(hào)、服務(wù)方式、工程類型、工程完工量、工程委托信息是否與EPMS系統(tǒng)中相應(yīng)的工程信息一致；3、 核對(duì)

9、工程服務(wù)交付文檔的工程完工量是否與電子客戶設(shè)備檔案系統(tǒng)中錄入的工程信息一致；4、 根據(jù)各產(chǎn)品客戶設(shè)備檔案歸檔要求，檢查客戶設(shè)備檔案的完整與規(guī)范性；5、 根據(jù)最新工程文檔審核標(biāo)準(zhǔn)的要求，核對(duì)其他信息是否正確。如果工程服務(wù)交付文檔歸檔驗(yàn)收審核不通過，點(diǎn)擊EPMS系統(tǒng)中“審核不通過”按紐，系統(tǒng)自動(dòng)向辦事處文檔信息管理員發(fā)送郵件通知。 如果工程服務(wù)交付文檔歸檔驗(yàn)收通過，涉及工程服務(wù)采購則轉(zhuǎn)入下一活動(dòng)004；不涉及工程服務(wù)采購則在EPMS系統(tǒng)記錄歸檔驗(yàn)收結(jié)果（及時(shí)性、規(guī)范性、完整性的得分），直接進(jìn)行005的活動(dòng)。004合作類工程服務(wù)采購驗(yàn)收合作部采購員根據(jù)辦事處工程管理經(jīng)理在提交“工程采購驗(yàn)收單”時(shí)的驗(yàn)

10、收量與采購量不一致情況說明或文檔管理工程師在工程采購驗(yàn)收電子流中提交的驗(yàn)收不通過描述，進(jìn)行PO和相關(guān)工程采購信息的驗(yàn)收確認(rèn)，并給出處理意見。在采購驗(yàn)收電子流中將驗(yàn)收確認(rèn)意見返回給文檔管理工程師，由其根據(jù)確認(rèn)意見進(jìn)行驗(yàn)收匹配操作。文檔管理工程師輸入：設(shè)備安裝報(bào)告、硬件安裝竣工報(bào)告、系統(tǒng)初驗(yàn)證書、客戶設(shè)備檔案、PO（采購訂單）對(duì)涉及工程服務(wù)采購的工程服務(wù)交付文檔進(jìn)行PO匹配核銷，重點(diǎn)審查真實(shí)性、復(fù)核準(zhǔn)確性和一致性。文檔管理工程師對(duì)工程服務(wù)采購進(jìn)行以下驗(yàn)收操作：師對(duì)工程服務(wù)采購進(jìn)行以下驗(yàn)收操作：1、 對(duì)于003活動(dòng)中驗(yàn)收合格的涉及到工程服務(wù)采購的工程服務(wù)交付文檔，通過工程號(hào)等信息在“工程采購驗(yàn)收電子

11、流”中找到對(duì)應(yīng)的“工程采購驗(yàn)收單”。2、 在“工程采購驗(yàn)收單”中錄入PO號(hào)，對(duì)照紙面安裝報(bào)告核對(duì)工程量信息，進(jìn)行驗(yàn)收計(jì)算，工程服務(wù)交付完工量與PO匹配一致，則驗(yàn)收通過，驗(yàn)收單提交文檔中心權(quán)簽人權(quán)簽，權(quán)簽通過電子流傳遞給中央收發(fā)進(jìn)行系統(tǒng)接收。如果工程服務(wù)交付完工量與PO匹配不一致，驗(yàn)收無法通過，文檔管理工程師在驗(yàn)收電子流中退回辦事處進(jìn)行驗(yàn)收確認(rèn)；辦事處驗(yàn)收確認(rèn)后，根據(jù)確認(rèn)結(jié)果文檔管理工程師再次進(jìn)行PO匹配驗(yàn)收操作。工程采購驗(yàn)收通過后，文檔管理工程師返回EPMS系統(tǒng)記錄工程服務(wù)交付文檔的歸檔驗(yàn)收結(jié)果（及時(shí)性、規(guī)范性、完整性的得分），并進(jìn)行005活動(dòng)，完成整個(gè)工程服務(wù)交付文檔歸檔驗(yàn)收操作。3、 中央

12、收發(fā)進(jìn)行系統(tǒng)接收后，系統(tǒng)自動(dòng)通知合作部，合作部通知合作單位工程服務(wù)采購驗(yàn)收結(jié)果。整個(gè)工程服務(wù)采購驗(yàn)收結(jié)束。（財(cái)務(wù)部門即開始付款流程）輸出：工程采購驗(yàn)收單005紙面工程服務(wù)交付文檔歸檔文檔管理工程師輸入：設(shè)備安裝報(bào)告、硬件安裝竣工報(bào)告、系統(tǒng)初驗(yàn)證書、工程竣工驗(yàn)收證書、客戶設(shè)備檔案、PO（采購訂單）工程服務(wù)交付歸檔驗(yàn)收操作完成后，將驗(yàn)收通過的紙面工程服務(wù)交付文檔歸檔，整個(gè)工程服務(wù)交付歸檔驗(yàn)收操作結(jié)束。輸出：無（服務(wù)交付閉環(huán)）6 支持文件 Supporting Document 序號(hào)文件名稱文件編碼1設(shè)備安裝流程STS/EM032服務(wù)采購上ERP流程STS/CM297 相關(guān)文件 Correlativ

13、e Documents 上層文件名稱文件編號(hào)上下游接口文件文件編號(hào)無8 記錄的保存 Retention of Record 記錄名稱保存責(zé)任者保存場(chǎng)所歸檔時(shí)間保存期限到期處理方式設(shè)備安裝報(bào)告文檔管理工程師公司質(zhì)量管理部文檔中心工程完工后一個(gè)月內(nèi)永久銷毀硬件安裝竣工報(bào)告文檔管理工程師公司質(zhì)量管理部文檔中心工程完工后一個(gè)月內(nèi)永久銷毀系統(tǒng)初驗(yàn)證書文檔管理工程師公司質(zhì)量管理部文檔中心工程完工后一個(gè)月內(nèi)永久銷毀工程竣工驗(yàn)收證書文檔管理工程師公司質(zhì)量管理部文檔中心工程完工后一個(gè)月內(nèi)永久銷毀PO（采購訂單）文檔管理工程師公司質(zhì)量管理部文檔中心工程完工后一個(gè)月內(nèi)永久銷毀注：保存期限的“永久”含義是指該紙面文檔

14、要保存到相關(guān)產(chǎn)品的生命周期結(jié)束為止，一般為十多年。9 補(bǔ)充說明 Supplementary Instructions 特殊情況文檔驗(yàn)收原則：1、一份工程文檔對(duì)應(yīng)多份PO：按照安裝報(bào)告中的合同號(hào)或工程號(hào)，在服務(wù)采購系統(tǒng)中找到對(duì)應(yīng)的采購需求單，根據(jù)工程與PO的關(guān)聯(lián)關(guān)系進(jìn)行文檔驗(yàn)收匹配，匹配一致，則驗(yàn)收通過。匹配不一致的，文檔中心提交合作部處理。 多份工程文檔對(duì)應(yīng)一份PO：整個(gè)PO實(shí)施完成后，將全部工程文檔與PO對(duì)應(yīng)齊全后一起提交進(jìn)行文檔驗(yàn)收。批量驗(yàn)收：符合下面3個(gè)條件的，可以進(jìn)行批量驗(yàn)收開工已經(jīng)半年以上；預(yù)計(jì)整個(gè)工期需一年以上。申請(qǐng)批量驗(yàn)收量不小于1000個(gè)ITEM單位。 符合條件的工程，由辦事處

15、文檔信息管理員在生成驗(yàn)收單的同時(shí)，將當(dāng)次應(yīng)驗(yàn)收的工程量填寫入“工程采購驗(yàn)收單”中。一個(gè)工程最多可申請(qǐng)2次批量驗(yàn)收。（最后一次剩余量驗(yàn)收不算）2、服務(wù)銷售合同：確認(rèn)進(jìn)入EPMS系統(tǒng)的基礎(chǔ)服務(wù)（升級(jí)改造）等按目前工程文檔的歸檔方式操作，簽回正式的安裝報(bào)告和初驗(yàn)證書，在相應(yīng)設(shè)備檔案系統(tǒng)中錄入、制作電子文檔，將安裝報(bào)告和驗(yàn)收證書掃描件上載到EPMS系統(tǒng)相應(yīng)位置。3、無合同贈(zèng)送：在服務(wù)采購管理系統(tǒng)中創(chuàng)建工程需求，并按相應(yīng)的合同號(hào)規(guī)則錄入合同號(hào)。此類工程文檔按照正常文檔歸檔驗(yàn)收流程處理，按照創(chuàng)建工程需求時(shí)生成的合同號(hào)簽相應(yīng)安裝報(bào)告和驗(yàn)收證書，以便后續(xù)進(jìn)行PO（采購訂單）匹配，完成工程采購驗(yàn)收。4、硬件工程量大于軟件調(diào)測(cè)量：在工程采購驗(yàn)收電子流中根據(jù)工程服務(wù)交付報(bào)告中的軟調(diào)、硬件工程量核對(duì)采購量，進(jìn)行驗(yàn)收計(jì)算，與PO進(jìn)行匹配。5、實(shí)驗(yàn)局工程服務(wù)交付件：實(shí)驗(yàn)局工程與一般工程一樣，工程服務(wù)交付件為安裝報(bào)告、驗(yàn)收證書。如果實(shí)驗(yàn)局工程由客戶驗(yàn)收，則安裝報(bào)告和驗(yàn)收證書由客戶簽字蓋章；如果實(shí)驗(yàn)局工程由華為公司內(nèi)部驗(yàn)收，則安裝報(bào)告和驗(yàn)收證書由辦事處工程經(jīng)理簽字（注：此時(shí)初驗(yàn)證書須使用系統(tǒng)初驗(yàn)證書（內(nèi)部）模板）。6、內(nèi)部驗(yàn)收：如果確實(shí)因非乙方原因無法初驗(yàn)