時(shí)間管理高效職業(yè)人士必備技能工具表單

1、高效個(gè)人管理工具表單參考表-1 時(shí)間管理的目的時(shí)間管理的目的特點(diǎn)是否達(dá)到改進(jìn)計(jì)劃效果確定的期待結(jié)果效率以最小的代價(jià)或花費(fèi)獲得結(jié)果效能以最小的代價(jià)和花費(fèi)獲得最佳的期待結(jié)果總結(jié)：使用說明作用：提升你的時(shí)間管理意識(shí)。目的：檢查你的時(shí)間管理是否達(dá)到管理目的。若沒有達(dá)到目的，提出你的改進(jìn)計(jì)劃。填寫：描述一下你今天的主要工作，檢查你是否達(dá)到了“三效”,即效果、效率、效能。如果沒有，提出你的改進(jìn)計(jì)劃。表-2 目標(biāo)設(shè)定檢查表目標(biāo)你的目標(biāo)如何達(dá)到你的目標(biāo)目標(biāo)的長短：長期目標(biāo)中期目標(biāo)短期目標(biāo)目標(biāo)的對(duì)象：家庭目標(biāo)健康目標(biāo)工作目標(biāo)財(cái)務(wù)目標(biāo)人際關(guān)系目標(biāo)學(xué)習(xí)成長目標(biāo)娛樂目標(biāo)公益目標(biāo)選擇一個(gè)你最想達(dá)到的目標(biāo)，請(qǐng)你用SMAR

2、T原則進(jìn)行衡量（請(qǐng)從你設(shè)定的目標(biāo)中找出SMART各要點(diǎn)）。：_：_：_：_：_使用說明作用：明確你的目標(biāo)。目的：明確你的目標(biāo)有哪些，哪些目標(biāo)重要，采用SMART原則明確你的目標(biāo)。填寫：目標(biāo)的種類很多，請(qǐng)你根據(jù)目標(biāo)的長短和目標(biāo)的對(duì)象填寫你的目標(biāo)，在目標(biāo)選擇的過程中注意采用SMART原則。表-3 目標(biāo)設(shè)定計(jì)劃表目標(biāo)概述：設(shè)定此目標(biāo)的理由：實(shí)際達(dá)成目標(biāo)日期：預(yù)定達(dá)成目標(biāo)日期：領(lǐng)域：設(shè)定目標(biāo)日期：達(dá)成此目標(biāo)的利益：需避免哪些損失：障礙與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：應(yīng)對(duì)障礙與風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策：應(yīng)采取的行動(dòng)步驟：預(yù)定達(dá)成日期檢查日期完成日期(1)(2)(3)(4)(5)(6)(7)(8)(9)追蹤與授權(quán)追蹤與授權(quán)是否愿意花時(shí)間、

3、精力、金錢與其他方式達(dá)成此目標(biāo)？是 否使用說明作用：設(shè)定明確具體的目標(biāo)。目的：檢查具體目標(biāo)的利益、障礙、行動(dòng)的步驟，并對(duì)目標(biāo)進(jìn)行追蹤。填寫：對(duì)于你設(shè)定的一個(gè)具體目標(biāo)，寫出你在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程中達(dá)成的利益，遇到的障礙，應(yīng)對(duì)障礙的措施。對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的步驟進(jìn)行規(guī)劃，并對(duì)目標(biāo)的達(dá)成進(jìn)行跟蹤。表-4 分析法設(shè)定事項(xiàng)的優(yōu)先順序待辦事項(xiàng)重要性計(jì)劃用時(shí)完成確認(rèn)ABC使用說明目的：明確待辦事項(xiàng)的優(yōu)先順序。填寫：事件的順序是通過比較來確認(rèn)的。對(duì)于待辦的許多事項(xiàng)，首先分析其重要性，排出優(yōu)先順序，然后分配時(shí)間，是一項(xiàng)有效的時(shí)間管理方法。針對(duì)你要做的事情，利用分析法來管理時(shí)間。表5 授權(quán)的因素檢查表因素內(nèi)容任務(wù)（WHAT）

4、被授權(quán)人（WHO）目標(biāo)(WHY)執(zhí)行(HOW)方法(WHICH)時(shí)間（WHEN）使用說明目的：明確授權(quán)的因素。填寫：結(jié)合所學(xué)，針對(duì)一次授權(quán)的經(jīng)過，分析授權(quán)的5W和1H因素。表-6 溝通情況檢查要點(diǎn)溝通不良的原因是否存在改進(jìn)計(jì)劃是否×不明白事情的重要性沒有時(shí)間沒有傾聽溝通的目的不明確時(shí)機(jī)不當(dāng)溝通的機(jī)會(huì)不夠補(bǔ)充：使用說明目的：檢查工作中的溝通情況。填寫：溝通不良是工作中浪費(fèi)時(shí)間的主要原因。在你的工作中發(fā)生過溝通不良的情況嗎？請(qǐng)分析一下溝通不良的原因，結(jié)合所學(xué)提出你的解決之道。表-7 浪費(fèi)時(shí)間的外在因素及其解決辦法干擾因素是否存在后果對(duì)策排序是否×電話干擾不速之客用人不當(dāng)社交閑談

5、權(quán)責(zé)混淆溝通不良進(jìn)度失控資料不全會(huì)議耽擱文件復(fù)雜工作擱置安排旅行使用說明目的：明確浪費(fèi)時(shí)間的內(nèi)部干擾因素，并提出解決之道。填寫：有十二種外部干擾因素浪費(fèi)時(shí)間。分析一下在你的工作中，浪費(fèi)時(shí)間外部干擾因素及其造成的后果。同時(shí)對(duì)干擾因素進(jìn)行排序，確定你在時(shí)間管理中哪些是浪費(fèi)時(shí)間的最主要的因素，然后有重點(diǎn)有針對(duì)性地解決。表-8 浪費(fèi)時(shí)間的內(nèi)在因素及其解決辦法干擾因素是否存在后果對(duì)策排序是否×危機(jī)應(yīng)付計(jì)劃欠妥貪求過多事必躬親條理不清欠缺自律無力拒絕做事拖延使用說明目的：明確浪費(fèi)時(shí)間的外部干擾因素，并提出解決之道。填寫：浪費(fèi)時(shí)間的內(nèi)部因素是由于自身的一些不良習(xí)慣造成的。請(qǐng)就你自身的具體情況說明干

6、擾因素有哪些，并對(duì)干擾因素進(jìn)行排序，以便今后更有針對(duì)性地改正。表-9 工作實(shí)施跟蹤表事項(xiàng)計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間浪費(fèi)/超時(shí)原因分析改進(jìn)計(jì)劃使用說明目的：對(duì)于具體的工作事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤。填寫：對(duì)你所做的事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤，把計(jì)劃時(shí)間與實(shí)際時(shí)間進(jìn)行比較，找出浪費(fèi)時(shí)間的原因，并提出你的改進(jìn)計(jì)劃。表-10 人生夢(mèng)想檢視表重要等級(jí)我 想 要人生的領(lǐng)域填寫日期使用說明目的：寫出你的人生夢(mèng)想。填寫：成功是你想去的地方，成為你想成的人，做想做的事。在你的生命過程中，曾經(jīng)有很多夢(mèng)想。請(qǐng)?jiān)谏媳碇袑懮夏阍?jīng)想去的地方，想要做的事，想要擁有的東西，或者你想要成為的人。你可以天馬行空的去想象。盡可能地用文字表達(dá)出來，再將所記載的內(nèi)容依重

7、要等級(jí)區(qū)分，決定屬于人生的哪個(gè)領(lǐng)域，再逐步的去實(shí)現(xiàn)你的夢(mèng)想與目標(biāo)，但一定是你認(rèn)為有價(jià)值的。表-11 時(shí)間管理策略檢查要點(diǎn)檢查要點(diǎn)是否做到改進(jìn)計(jì)劃是否確定明確的目標(biāo)分割，量化你的目標(biāo)明確的方向目標(biāo)與價(jià)值觀符合制定詳細(xì)的計(jì)劃每日的目標(biāo)是否達(dá)成是否制定輔助方案固定的時(shí)間做計(jì)劃設(shè)定目標(biāo)達(dá)成的期限專心專注于每一件事情是否經(jīng)常檢查是否遵循40/30/30法則把東西放在固定位置控制電話、拜訪和干擾馬上改善最薄弱的環(huán)節(jié)使用說明目的：檢查你的時(shí)間管理策略。填寫：檢查以上時(shí)間管理策略你是否做到？提出你的改進(jìn)計(jì)劃。表-12 創(chuàng)意點(diǎn)子記錄表時(shí) 間創(chuàng)意點(diǎn)子構(gòu)想點(diǎn)子來源備注使用說明目的：隨時(shí)記錄你的創(chuàng)意點(diǎn)子，養(yǎng)成隨手記錄

8、的習(xí)慣。填寫：在你日常生活中，有很多事情可能來自一個(gè)觀念、一句話或是一個(gè)畫面引起你的聯(lián)想，這些想法或點(diǎn)子有可能很快就消失，如果馬上記下來，它可能幫助你產(chǎn)生更多的創(chuàng)意。請(qǐng)使用上面的表格來記錄你的創(chuàng)意，它可以幫你作更多的事情，豐富你的生活。表-13 授權(quán)雙方達(dá)成的共識(shí)檢查表檢查要點(diǎn)達(dá)成的共識(shí)不能達(dá)成共識(shí)的原因預(yù)期的成果授權(quán)的規(guī)范需要的資源人力物力資金技術(shù)其它評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)獎(jiǎng)懲使用說明目的：明確授權(quán)雙方應(yīng)該達(dá)成的共識(shí)。填寫：充分信任型的授權(quán)是有效的管理之道，需要授權(quán)雙方達(dá)成一定的共識(shí)。你在授權(quán)的過程中雙方達(dá)成了哪些共識(shí)？哪些不能達(dá)成共識(shí)，分析其原因。表-14 待辦事項(xiàng)管理表日期重要性待辦事項(xiàng)授權(quán)負(fù)責(zé)人起

9、日止日備注ABC使用說明目的：對(duì)接受授權(quán)的待辦事項(xiàng)進(jìn)行管理。填寫：結(jié)合你實(shí)際接受授權(quán)的情況填寫，接受授權(quán)的事項(xiàng)和內(nèi)容、接受的日期、授權(quán)事項(xiàng)的重要程度。并對(duì)事項(xiàng)進(jìn)行追蹤。表-15 會(huì)議計(jì)劃表會(huì)議主題：會(huì)議日期： 會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議主持人： 會(huì)議記錄人：與會(huì)人員：與會(huì)列席人員：討論交辦與授權(quán)事項(xiàng)： 結(jié)果與處理：會(huì)議決議與交辦事項(xiàng)溝通與協(xié)調(diào)事項(xiàng)：會(huì)議缺失與檢討：對(duì)策與改進(jìn)：使用說明目的：幫助你制定詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃。填寫：結(jié)合實(shí)際填寫會(huì)議的具體內(nèi)容。表-16 年度目標(biāo)計(jì)劃表生命遠(yuǎn)景(1)健康： (5)理財(cái)(2)家庭： (6)心智(3)工作： (7)休閑(4)人際： (8)心靈中期目標(biāo)【 】年度方針【 】年度

10、各項(xiàng)目標(biāo)年度重點(diǎn)目標(biāo)使用說明目的：制定你的年度目標(biāo)計(jì)劃。填寫：根據(jù)你的生命遠(yuǎn)景，你的中期目標(biāo)，制定你的你的年度目標(biāo)計(jì)劃。表-17 季度計(jì)劃表【 】年度 季度本年度重大計(jì)劃：本季度必須實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)：【 】月份【 】月份【 】月份1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31.1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31.1.2.3.4.5.6.7.8.9.10

11、.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31.使用說明目的：制定季度計(jì)劃。填寫：針對(duì)下個(gè)季度的活動(dòng)、目標(biāo)，制定具體的季度計(jì)劃。表-18 月計(jì)劃表填表日期：【 】年 月計(jì)劃本月高效益活動(dòng)要項(xiàng)大事紀(jì)要(1)緊急事項(xiàng)安排(2)重要事項(xiàng)安排(3)重要人物訪談(4)均衡式成功(5)本月休閑計(jì)劃(6)親友喜慶活動(dòng)本月高效活動(dòng)重點(diǎn)：本月份工作檢查：使用說明目的：制定月計(jì)劃。填寫：針對(duì)下個(gè)月的活動(dòng)、目標(biāo)，制定具體的月計(jì)劃。表-19 周計(jì)劃表填表日期：【 】年 自 月 日至 月 日周計(jì)劃重點(diǎn)：緊急事項(xiàng)安排重要事項(xiàng)安排重要人物訪談高

12、效活動(dòng)安排休閑活動(dòng)計(jì)劃親友喜慶活動(dòng)寧靜心靈修煉為未來作準(zhǔn)備檢查與調(diào)整星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日使用說明目的：制定周計(jì)劃。填寫：針對(duì)下一周的活動(dòng)、目標(biāo)，制定具體的周計(jì)劃。表-20 日計(jì)劃表【 】年 月 日 星期復(fù)習(xí)你的人生目標(biāo)復(fù)習(xí)你的年度目標(biāo)完成時(shí)間：本月目標(biāo)重點(diǎn)：完成時(shí)間：本周目標(biāo)重點(diǎn)：完成時(shí)間：今日高效活動(dòng)重點(diǎn)_均衡式目標(biāo)重點(diǎn)健康：家庭：工作：人際：理財(cái)：心智：休閑：心靈：AM：6：00-7：007：00-8：008：00-9：009：00-10：0010：00-11：0011：00-12：00PM:1:00-2:002:00-3:003:00-4:004:00-5:005:

13、00-6:006:00-7:007:00-8:008:00-9:009:00-10:0010:00-11:0011:00-12:00追蹤與檢查明日的活動(dòng)成效決定于今夜周詳?shù)挠?jì)劃，并付諸行動(dòng)。使用說明目的：制定日計(jì)劃。填寫：結(jié)合你第二天的活動(dòng)，制定詳細(xì)的計(jì)劃。表-21 系統(tǒng)全方位檢視 檢視日期：(1)健康：_(2)理財(cái)：_(3)人際：_(4)家庭：_(5)心智：_(6)心靈：_(7)休閑：_(8)工作：_使用說明目的：全方位的檢視。填寫：結(jié)合你的目的、角色、價(jià)值觀、信念，填寫你在人生八大領(lǐng)域的目標(biāo)，檢查你是否達(dá)到了目標(biāo)。表-22 個(gè)人成長記錄表主題：時(shí)間：地點(diǎn)：授課老師：參加人數(shù)：內(nèi)容：新觀念如何運(yùn)用到工作、人際和其他方面：本次學(xué)習(xí)成長的感言：我的行動(dòng)承諾：使用說明目的：記錄培訓(xùn)情況。填寫：根據(jù)你參加的培訓(xùn)課程進(jìn)行填寫。表-23 個(gè)人理財(cái)記錄表日期項(xiàng)目現(xiàn)金支票信用卡其他備注特殊記載事項(xiàng)：使用說明目的：幫助你理財(cái)。填寫：根據(jù)你的日常消費(fèi)情況填寫。表-24 每日行程表【 】 年 月 日時(shí)間活動(dòng)安排重要度完成情況跟進(jìn)備注AM 8:00AM 9:00AM 10:00A